關于在高校實驗室建設管理工作中Excel的研究

北京農業職業學院 何有明

一、高校實驗室信息化建設

在高校建設管理實驗室中，涉及到的數據規模較大，主要是各表格內容會有聯系，有內在邏輯。所以說，對于實驗室的建設管理，屬于涵蓋高校所有實驗資料，極為復雜的任務。而在建設管理中，規范化收集及處理信息等步驟，均需立足于適宜的信息化建設。Excel程序中，有諸多公式函數可選，應用Excel進行計算分析管理，整理實驗數據，繪制成列表及圖表等諸多工作，均能借助Excel提供的函數，實現簡化操作，提高管理的便利性。而且在Excel版本不斷更新中，可用功能更加豐富，運行性能也隨之強大。高校管理實驗室的任務中，能應用的Excel功能較多，如領用實驗所需的材料等，通過整理歷史資料，能得到某材料的使用情況及成本波動等。根據實驗室及年度耗用數量，生成相應的波動趨勢曲線。

二、Excel應用于高校實驗室管理的分析

（一）基本材料管理

具體操作中，先根據管理要求，編輯表頭內容。此環節中，應當注重，為方便之后信息處理的便利性，盡量不把多個字段整合在一起，不合并單元格。這樣做主要有Excel會默認識別出合并單元格是一個格與多個空白格。完成表頭編輯后，避免后期出現錯誤操作，需對表頭進行特殊處理，防止修改表頭。借助“審閱”功能鍵，啟動選項卡，選擇“新建”，編輯標題行的范圍，錄入密碼，點擊“確定”后，繼續“新建”，重復上述操作，最后通過“審閱”功能鍵，選擇“保護工作表”，繼續點擊“確定”，完成基本操作。下一步把設計內容錄入到表格中，在編輯數據中，理論上不能出現任何錯誤，但現實編輯操作期間，需要錄入大量的資料，難免會有遺漏或錯誤，如果要確保數據的可用性，便應規避出現類似情況。根據高校實驗室的管理標準，應統一設置名稱，以免之后的信息統計管理中出現漏項的問題。錄入信息的人員，直接選中自己對應的實驗室文件，而非按照個人想法，隨意編輯實驗室名稱。實際操作過程中，選中“數據”的選項卡，選擇“數據有效性”，從“允許”彈窗中，選擇“序列”，在自定義區域，編輯統一標準的實驗室名稱，不同實驗室可選擇“，”隔開，此外其他部分對名稱有統一標準且數據規模較少的內容，也能嘗試應用類似的方式。另外，也能通過總額一欄，提前設置乘積公式。在操作人員編輯某材料的單價與數量后，能直接得出乘積總額。現實使用Excel中，出現錯誤往往是由于把數字內容部分，設置為文本格式，對此應事先調整好各部分的格式。此處的快捷操作方式為：同時按“ctrl”與“1”，能直接看到設置格式的彈窗，操作人員直接按照需求，設置各列的各項參數[2]。

在實驗室日常管理中，會涉及到查詢的查詢操作。為所有實驗室在申報材料中，能快速確定對應單價，所以需根據基表，添加查詢頁面，直接在對應區域編輯材料名稱，便能直接得到相應的數據資料。對此的實現操作：借助Excel提供的“vlookup”，能基于已經建立的基表，生成新工作表，表名是“單件查詢系統”。留出空白單元格，用于變量，在此下面的單元格，編輯函數，以實現根據基表數據，自動篩選出所需的記錄信息。實際查詢期間，在預留變量單元格中編輯所需信息的關鍵字，如果基表內對應信息，會直接返回至相關數值與文本處，達到快速查詢的目的。

高校的實驗室管理中，需考慮好所用材料的采購問題。為防止實驗室內的材料隨意大量采購，導致浪費，一般會對所有實驗室的申報材料，實施成本核算，并且核算依據是對應實驗室近些年的購買情況。應用Excel進行成本管理，可提升整體的規范性，保證管理效率。借助Excel提供的數據透視功能，點擊基表，選中“數據透視表”，會直接形成一張工作表及對應透視表的結構圖。通過字段列表，設置字段，以此獲得對比表。或者直觀在透視表上，設置同比增減，以比較直接地看到統計變化情況。落實該項操作，需保證基表內容完整，同時已有的實驗室數據需達到兩年以上。基于此，確定所有實驗室的采購方案。近些年，高校實驗室申報的采購方案，通常帶有隨意性，未能基于學校現實狀況設置采購計劃，造成此方面的支出金額上升，還形成資源浪費。為規避該種問題，管理中應按照基于實驗室現實狀況，學校相關部門需基于已有資料，給相關院系提供指導性意見。借助Excel的數據透視，點擊基表，選擇“插入”中的對應功能鍵，選中實驗室及總額，生成信息表格。而后在透視表上，選中“插入”，添加“餅圖”，得到統計比例圖。假設某實驗室耗用資金所占比例偏高，可要求對應實驗室出示詳細論證報告，以判斷其申報方案的可行性。

（二）數據處理管理

結合相關填報標準，高校上報數據文件需達到：文件格式是文本格式，即“.txt”；內容格式為單行及多行的文本，其行結構是按照報表定義調整，單行長度為所有字段的綜合；一行內容包含一條記錄。此外，應注重的是，所有字段均對應固定長度，假設“設備名稱”設置長度是30字節，而現實長度不夠，應通過空格補位，滿足格式要求的文件，能借助Excel程度得到。在實際管理中，包含諸多步驟[2]。

其一，維護基礎信息。此處的維護操作表示：根據統計報表相應的填表標準處理。按照定義及字段信息類型，生成表格，設置單元格，完成編輯與更新數據等任務。轉換數據操作以前，需落實維護任務，以供轉換應用。

其二，調整數據格式，借助Excel提供的公式，將各類數據信息轉化為規定程度的文本內容，實現流程為：編輯單元格的轉換公式，而后將所在行的單元格、對應公式整合起來，以此生成一行的轉換公式。因為不同表格字段的類型及長度均不能保持統一，所以應用的轉換公式也有差異。比如“儀器名稱”，假設其規定長度是30字符，其轉換后的字段結果也需是對應長度的文本。因為“儀器名稱”具體長度不確定，同時包括雙字節的字符，所以，轉換操作中，應考慮不同情況。詳細來說：如果“儀器名稱”不足30字節，可保留全部字符；如果第30與31字節，并非同一字符，直接保留到30字節，反之僅留下前29個字節的內容；前兩種情況下，數據結果后有30個空格，則留下前30個字節。而不是字符類的內容，應先變成文本，再調整長度。在一個行上的單元格，對應公式采取“&”連接，得到轉換公式。

其三，設置轉換模板。所有報表均能設置轉換模板，其中有表頭及公式區、數據區。比如某基表的“L”列，從第5個單元格開始，為公式區，則能在“L5”編輯行轉換公式。拖拉對應單元格填充手柄，能實現正行的數據轉換。

其四，調整文本格式。編輯在數據區的統計信息，能借助Excel公式，直接在“L”列生成轉換結果。為達到上報標準，應當把Excel調整成txt格式文件。此項操作較為快捷，新建及打開文本文件，將“L”公式區中轉換內容，復制粘貼至該文件上，用名稱存儲文件，其中“*”表示學校代碼。

其五，檢查錯誤信息。在txt文件直接導進對應的檢測系統中，能自動完成檢查。具體檢測項目有單表及表間的內容，假設有問題，能直接彈出提醒對話框，操作人員根據提示內容更改即可。此環節尤其要關注各表內相同字段統一，而且必須保障信息規范性。改正錯誤內容中，基于提示信息行號，鎖定出錯內容，更改后生成新文件，再次導入檢測，循環上述操作，直到無錯誤。而后進入對應上報網址，編輯學校賬號及密碼，把完全正確的文件逐一上傳，或者集中在一個文件夾中，添加“zip”壓縮包，統一上傳，并在上傳結束后，得到相關綜表。

（三）信息質量管理

在實驗室數據的質量管理上，運用宏語言，需依托于Excel實現，VB程序使用的效果，首先由功能設置的合理性決定。在高校實驗室的日常管理中，會涉及到諸多數據，一方面，原始記錄的內容處理及審核等；另一方面，檢測報告內容的編輯、核對、打印。按照常規及儀器分析，制作記錄表，同時設計有關程序，支持內容處理及審核、以儀器分析為例，借助實驗儀器原本帶有的導出功能，把相關實驗資料整理成Excel文件，基于此開展后續操作。而常規分析中，比如容量法，需在軟件中，設置對應模塊及按鍵，編寫相應代碼，生成工作表的格式，需和原始記錄相同。錄入數據時，直接選中對應單元格，編輯內容，便可完成所需的管理操作[3]。

按照不同實驗室的研究項目，設置報告打印的列表及工作簿，負責記錄及保存有關資料。涉及到的數據清單中包括基本信息及結果內容，其中前者有報告編號及送樣時間、送樣號等內容，可在對應列上，編輯實驗操作的信息。在結果內的保存區，在記錄表數據通過審查后，直接導進即可。按照實驗任務內容及屬性，支持新建若干數據清單表。對于表格的設計，需根據實驗信息管理需求，劃分區域，方便管理操作。實驗室信息記錄的檢測報告，可新建三張工作表，各自負責輸出結果及檢測數據、報告封面，可直接采取Excel表的形式，進行打印。在首次操作打印程序時，會自動存儲，之后重新啟動此功能，會提示對應報告已經完成打印，假設要二次打印，能直接使用有關數據。

三、結束語

運用Excel軟件，能提升各項建設管理的效率，并且操作簡單方便。借助Excel提供的各項功能，對實驗室各類物資加以管理，確保采購方案的適宜性，實現資源有效分類，把握實驗室消耗的年度成本量。