“雙一流”背景下高校基層行政管理人員困境及對策

徐 威 郭麗麗

（沈陽工業(yè)大學 遼寧·沈陽 110870）

大多數高校對教師隊伍的建設和提升均給予了高度的重視，從各個層面為引進高層次人才開辟綠色通道，為本地培養(yǎng)高質量人才提供各種提升途徑，而對于行政管理隊伍質量的提升普遍缺乏重視。校、院二級管理體制是目前高校普遍實行的管理模式，學院辦公室承擔著整個學院的教學、科研、行政管理和服務工作，是教師和學校的紐帶，是學生和教師的紐帶，也是學校基礎管理單元和綜合辦事機構。隨著學校辦學規(guī)模的不斷擴大與復雜，行政服務工作量越來越大，對管理人員的業(yè)務水平要求也越來越高，同時，基層行政人員所面臨困境與問題也日益凸顯。學校的發(fā)展也越來越需要一支高水平的行政隊伍來為學校的發(fā)展保駕護航。

1 基層行政管理人員工作現狀及困境

1.1 管理范圍廣、身兼數職、工作內容多、壓力大

基層行政辦公室特別是二級學院行政辦公室服務于全院師生，不同于學生輔導員，一般高校不會根據學院教師人數和學生人數匹配相應的行政管理人員，而是一概而論的按崗位設置，比如較大院系教師150人，學生2000人，與較小院系教師30人，學生400人，同樣設置一個辦公室主任，一個教學秘書等。而由于編制問題，學院辦公室也沒有行政秘書，辦公室主任如同“光桿司令”。

辦公室涉及的工作內容多而具體，除了有相應歸口的日常教學及科研管理，還主要包括：人事招聘考核、博士后流動站管理、考勤薪資、財務報銷、后勤保障維修、各類制度建設、學院辦公用房管理、黨建相關、資產管理、消防安全以及各類評估考核等等，涉及范圍廣而雜。從辦公室人員上來看，這些工作一般都由辦公室主任負責，需要投入大量的時間和精力。作為服務崗位，在保證各項工作按進度完成的同時，也要面面俱到，不讓師生感到“冷漠”“缺乏人情味”，這些都無形中給行政管理人員造成壓力。

1.2 缺少學習機會，培訓管理制度缺失

行政管理人員要應對各個部門、各個層次的工作需要，在現代高校管理工作中對他們提出了更高的要求，他們工作的效率影響著整個學院甚至學校的發(fā)展進度。但實際上大多數學校并沒有針對行政管理人員的能力提升規(guī)劃和培訓機制，即使有培訓也呈現應急式、碎片式、缺乏反饋式，不能從根本上提升其業(yè)務能力。

現階段，大多數高校針對行政管理隊伍的培訓重視程度不足，體現在投入經費不足，培訓、相應管理考核制度方面不健全，培訓內容與工作內容不匹配，缺乏反饋系統(tǒng)等諸多方面，上述情況直接導致了參培人員積極性較低，不了解國家、教育的新政策，工作方式方法缺乏創(chuàng)新性，工作內容的單一性也導致工作人員缺乏活力。一些學校在入職時，會有簡單的入職培訓，但大多是千篇一律，沒有針對崗位的特殊性，也沒有后續(xù)的持續(xù)性。多數新入職人員在遇見工作問題時，沒有解決途徑，只能靠自己摸索，或者尋求同行經驗。

1.3 評職難、晉升渠道狹窄

“雙一流”背景下，高校“重教學科研、輕管理”已經深入人心，甚至管理人員本身都覺得自己的工作沒有價值，只是日復一日的重復性勞動，加上教學科研崗的教師收入與其工作內容、職稱直接掛鉤，他們的付出可以直接體現在收入或者職稱，反觀行政管理人員，由于工作性質，導致即使工作很多年也難以產生實質性成果，在評職上沒有“拿得出手”的業(yè)績，處于劣勢地位，而工資水平常年不變，只能靠國家、學校大政策來調整薪資。這些都將影響行政管理人員工作的積極性和主動性。

1.4 考核機制、薪酬制度不完善

從當前高校的管理模式看，大部分資源傾向于教學和科研，教學成果、科研成果都有相應的獎勵，而管理人員在薪資分配中處于弱勢地位。雖然也會隨著職稱、職務逐步增長，但是底層管理人員薪酬平均化較為嚴重，不同崗位、同一級別薪酬固定，沒有體現工作的“忙閑不均”，也就是沒有實現教師按工作量、輔導員按學生數來獲得報酬的統(tǒng)一標準。

部分高校考核機制過于剛性單一，流于形式，考核方法簡單，程序不嚴密，標準籠統(tǒng)，不利于充分調動管理人員參與，絕大多數人認為考核只是一種形式，考核后沒有任何獎懲機制，最終只是交一份“述職報告”應付差事。實際上在行政管理工作中，不同崗位之間內容差別很大，“一套標準”不可能衡量不同崗位之間的工作業(yè)績。而大部分考核都采取個人述職、領導及同事主觀描述打分，甚至打分的人對被考核人的工作內容根本不了解，對被考核人也不了解，使得考核結果過于主觀化。考核結果一般也只分為優(yōu)秀、合格、不合格，大多數人最終考核結果都是合格，這一結果無法考核此崗位的工作效率與成效。

2 改善高校行政管理人員現狀對策

2.1 建立大數據協(xié)同辦公系統(tǒng)，提升辦事效率，簡化辦事流程

隨著信息時代的發(fā)展，協(xié)同辦公系統(tǒng)越來越多的應用到日常辦公業(yè)務中。協(xié)同辦公系統(tǒng)是借助先進的網絡技術、計算機及其他辦公設備，實現用戶對日常業(yè)務的處理，有效提高信息上傳下達、審核、審批流程的系統(tǒng)。傳統(tǒng)的辦公模式具有信息傳達不及時、公文流轉效率低、工作流程不規(guī)范、辦公方式不靈活、業(yè)務交接不明確等等缺點，而協(xié)同辦公系統(tǒng)恰恰能解決這些缺點，提高工作效率，提升信息化服務能力，實現“讓數據多跑，讓老師少跑”，并且業(yè)務辦理審批規(guī)范透明，全程留痕。以校外人員申請入校為例，傳統(tǒng)模式需提交入校申請、身份證明等各式紙質材料，并且需要領導簽字、部門公章，甚至入校時需要相關人員到校門接應，辦理入校至少需要提前一天預約，而在辦公自動化中申請，只需要申請人員上傳這些信息，相關領導審批后，校外人員自動用身份證識別就能入校辦事，極大的提升了辦事效率，也減輕了行政辦公人員跑手續(xù)、簽字等流程的壓力。隨著移動互聯網和智能終端設備的普及應用[2]，協(xié)同辦公系統(tǒng)已經不僅局限于PC端，移動設備也同樣具備使用條件，這一技術打破了時間和地域界限，使行政辦公人員從桌面辦公中解放出來，實現了移動辦公、異地辦公，有效的解決了在外出差不能及時處理業(yè)務的難題。

2.2 建立長效的培訓管理機制，提升管理人員業(yè)務能力

目前高校管理人員普遍學歷較高，近些年進入高校工作的門檻甚至是碩士研究生學歷，高學歷者非常注重自身能力的培養(yǎng)和人生價值的實現。學校應該為這部分人群提供學習和培訓的機會，幫助他們找到職業(yè)發(fā)展途徑，對于有意向提升學歷的人群，可以制定政策鼓勵管理人員在職攻讀博士學位，對于需要提升自身業(yè)務能力的人提供外出培訓學習機會，借鑒開展科研工作的方法，通過外出交流等方式，學習其他高校、機關事業(yè)單位的先進管理經驗，結合學校的實際情況，將理論轉化為實踐，應用到本校管理工作中，真正提升行政管理工作能力。

一部分高校已經成立教師發(fā)展中心，來專門針對專任教師的學習培訓，但是目前尚未成立專門針對管理人員的培訓中心，各高校可以考慮成立相應組織機構，或者委托社會培訓機構來代為完成這部門內容。根據一項調查內容顯示，有86%的人希望學校成立專門機構來負責組織對管理人員進行業(yè)務學習和培訓，這也反映出管理人員渴望建立規(guī)范化、長效化、有針對性的業(yè)務學習制度[3]。

2.3 完善行政管理人員考核機制、晉升機制和薪酬制度

不斷完善考核機制。學校應當通過廣泛深入的調研，聽取廣大行政管理人員的意見和建議基礎上，修訂完善考核程序，對考核內容、范圍、標準及流程等作出明確規(guī)定，重點制定出相關辦法將行政人員的工作量和工作強度，以量化的形式表現出來，直觀參與績效考核。在此基礎上將考核結果作為行政人員職務、職稱晉升、提升福利待遇的重要參考依據。

健全職稱評聘、職務晉升機制。在職稱評審過程中，區(qū)分行政人員與教師、輔導員、黨務工作者的工作性質差別，堅持“干什么，評什么”，降低論文、專利、科研成果的比重，打破“找關系、排輩分”不合理的評審模式，充分考慮工作態(tài)度、工作能力、口碑影響、服務質量、工作業(yè)績等因素，讓被服務對象也參與到評審過程中，建立立體系統(tǒng)的職稱評審模式。在職務晉升過程中，建立多元晉升制度。一是打破原有只升不降的“老辦法”，根據考核結果、評價結果來確定職務升降，暢通晉升渠道，保證人員雙向流動。二是要細化職級層次，不能簡單區(qū)分處、副處、科、員級別，避免過于籠統(tǒng)和寬泛的劃分，這樣才能更充分調動行政人員工作積極性[4]。

科學制定薪酬制度。合理科學的薪酬制度應該充分考慮工作性質、工作強度、工作業(yè)績等因素，同時應該獎懲分明，按勞分配，通過多種分配形式發(fā)揮薪酬制度的積極作用，以薪酬待遇激勵行政管理人員努力工作，營造良好的工作氛圍。