增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔案例

□ 遼寧省檔案館（遼寧省工業文化發展中心）張蘊博

一、單位簡介

省檔案館為遼寧省委辦公廳管理事業單位，主要職責為接收、征集、整理、保管、編纂各類檔案資料與文獻；研究、開發、設計、展覽各類檔案資料與文獻，開展對外宣傳與交流活動；開展工業文化理論研究，承擔遼寧工業文化遺產調查、保護、開發與再利用工作；為駐遼中直及省屬破產企業檔案保管、寄存提供服務以及承擔省委辦公廳交辦的其他工作。包括9個內設機構和6個分支機構。

二、開展試點前電子發票管理痛點

1.電子發票需以紙質打印形式入賬、歸檔。目前已實現審批電子化，但報銷時需要打印發票紙質版本，賬務處理時又采用電算化方式驗真、查重，這樣“線上—線下—線上”反復。

2.電子發票真偽查驗工作量較大。因電子發票可多次打印，需要財務人員登錄查驗平臺單張查驗真偽。

3.電子發票存在重復報銷的風險。

4.在接受審計、巡視時，要復印查找大量會計檔案，浪費人力、物力。

三、試點目標、試點組織及試點過程

1.試點目標。根據《遼寧省檔案局 遼寧省財政廳遼寧商貿廳 國家稅務總局遼寧省稅務局關于開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》（遼檔發〔2021〕3號），省檔案館入選電子發票電子化報銷入賬歸檔試點單位之一，結合試點工作要求及省檔案館工作開展需要，解決電子發票管理痛點，優化電子發票報銷、入賬、歸檔的全流程。

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2.試點組織。對于本次試點工作，館長高度重視，親自部署，分管財務工作的副館長安排指導，黨政群工作部部長組織協調，財務工作人員提出實施方案進行具體工作，電子檔案與信息安全部負責技術支持及保障，聘請相關公司提供軟件開發與功能建設。

3.試點過程。4月下旬，省檔案館按照《關于開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》要求進行試點申報，并在省檔案局等相關部門指導下進一步完善相關工作。5月完成會計核算系統功能升級改造并進行試運行，實現電子發票驗真、去重檢查。5月下旬至8月，完成檔號編制方案：新建電子會計檔案管理系統；電子發票及附件通過打開數據庫接口及第三方導出方式，經人工整理后，通過離線方式導入會計核算系統內。截至目前，已完成3個月電子發票歸集、報銷、入賬、歸檔，各環節全程采用電子化方式進行并形成電子檔案。

四、電子發票歸集、報銷、入賬、歸檔具體做法

省檔案館通過辦公自動化系統、財政支付系統、會計核算系統及電子會計檔案管理系統將電子發票等相關數據進行歸集、報銷、入賬及歸檔。

1.報銷環節。報銷人在黨政內網辦公自動化系統中的“經費申請模塊”填寫報銷事由，將獲取的電子發票及相關附件進行上傳。各環節審批后生成《經費使用申請表》。

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2.歸集整理環節。財務工作人員對電子憑證進行歸集。數據來源：一是辦公自動化系統內電子發票、附件及形成的《經費使用申請單》；二是未上傳到辦公自動化系統的附件；三是財政支付系統形成的《國庫集中支付憑證》。每筆經費申請建立一個文件夾。確保“一申請一文件夾”，文件夾命名“申請人—科目—申請金額”。

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整理采集階段形成的文件夾，每筆經費申請及其附帶原始憑證、附件等組成一件。建立“記賬憑證號—金額”文件夾，確保電子原始憑證與紙質原始憑證一一對應。

3.入賬環節。在互聯網會計核算系統內將電子發票原件通過OCR識別上傳到“電子發票夾”，并進行驗真、查重處理。將其他附件上傳至記賬憑證的“附件夾”中。

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根據已通過驗真的“電子發票夾”及“附件夾”內容，進行會計核算。以“雙分錄”形式，生成電子記賬憑證。確保記賬憑證與電子發票等相互關聯，防止重復入賬。

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4.歸檔環節。通過歸檔接口，將相關數據從會計核算系統歸集到互聯網的電子會計檔案系統內。電子檔案系統接收時，對數據進行“四性”檢測。對待裝冊狀態的電子會計檔案，進行裝冊和歸檔，歸檔后賦予檔號，完成電子會計檔案歸檔并生成相關元數據信息。

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電子會計檔案系統具有鑒定、整理、存儲和利用等功能。可通過“電子票夾”模塊查看已歸檔電子發票及關聯的電子記賬憑證，能夠將導出電子檔案數據包離線保存。

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五、試點成果

1.在原有會計核算系統上增加新模塊，研發了電子會計檔案系統，已實現電子發票的報銷、入賬、歸檔功能。2021年5月—7月共歸檔電子發票84張，其中，5月份24張、6月份25張、7月份35張。

2.隨著試點工作的不斷推進，有效解決了手工驗真查重、反復查閱復印紙質憑證等財務資料的痛點難點問題，提高了省檔案館財務工作的效率。

六、尚存在問題和下一步工作

1.目前會計核算系統與財政支付系統、辦公自動化系統及電子會計檔案管理系統存在于不同網絡內，采用人工方式導出進行歸檔，存在工作量大、有人工差錯的可能性。

2.強化人員培訓，提升電子會計檔案歸檔人員工作能力與整體素質；在單位內部加強宣傳和普及工作，促進相關人員更好地理解電子會計檔案歸檔工作意義重大。積極推進電子發票電子化歸檔工作。

3.及時關注國家電子會計檔案標準的出臺，不斷完善系統功能建設，優化功能體驗，推動電子會計檔案歸檔、管理及使用的日常工作。