大數(shù)據(jù)時代公路系統(tǒng)電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展研究

戴俊棣

（廣西壯族自治區(qū)靖西公路養(yǎng)護中心，廣西 百色 533899）

0 引言

公路是推動我國經(jīng)濟建設，促使社會和諧發(fā)展的重要媒介。通過對公路系統(tǒng)檔案電子化管理，為公路發(fā)展助力，促使公路更好地建設與發(fā)展。由于種種因素，公路系統(tǒng)電子檔案管理工作情況并不理想，不僅影響大數(shù)據(jù)技術應用價值，同時也局限公路系統(tǒng)檔案管理創(chuàng)新。為了解決這一問題，本文就電子檔案管理創(chuàng)新進行分析。

1 公路系統(tǒng)電子檔案管理中存在的問題

1.1 基礎設施有待完善

公路系統(tǒng)中大部分單位檔案管理工作都存在設備落后的情況，無法為電子檔案管理工作開展提供現(xiàn)代化設備的支持，展示電子檔案管理工作的價值與作用。通過對公路系統(tǒng)檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)大部分單位僅僅配備電腦、打印機、復印機等基礎性的辦公設備，忽略現(xiàn)代化技術設備的投入，影響電子檔案管理工作的實施。大數(shù)據(jù)背景下，衍生出需要許多與檔案管理有關的設備，如與全文識別功能有關的掃描儀、服務器等。這些設備是實現(xiàn)電子檔案管理工作的前提，也是各項工作實施與開展的關鍵。通過現(xiàn)代化技術設備的投入，為電子檔案管理工作開展提供技術支持，解決檔案管理效果差的問題。

1.2 電子檔案信息安全問題

檔案工作開展的目的，就是當公路系統(tǒng)運行中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、信息集中在一起管理，為公路事業(yè)發(fā)展提供真實的信息資源保證。電子檔案管理工作中，會因為病毒、黑客的攻擊，是原有的數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者被破壞的情況，最終影響檔案管理工作效果。安全問題是檔案管理面對的主要問題，也是目前需要解決的困境。

1.3 電子檔案管理制度不完善

電子檔案管理工作發(fā)展時間較短，沒有相對完善的管理制度與體系，無法保證管理工作實施與開展的效果[1]。科學的管理制度，能夠約束工作人員的行為舉止，同時可以保證電子化檔案管理工作實施的效果，對公路發(fā)展具有推動作用。由于紙質檔案管理與電子檔案管理的不同，所有無法將紙質檔案管理制度運用在電子檔案管理中，為公路系統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展助力。

1.4 檔案管理人員素質有待提升

在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子化檔案管理工作對從業(yè)人員的要求逐漸提升。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，需要具備以下素質：豐富的檔案管理經(jīng)驗、牢固的檔案管理知識，熟練的信息技術操作能力。但是通過對實際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)以下問題，如表1 所示。

表1 檔案管理人員工作中存在的問題及影響

（1）部分工作人員缺乏信息技術操作能力。部分檔案管理人員雖然可以利用計算機進行操作，但是并沒有掌握比較高深的技術操作方法，無法在電子檔案管理工作中展示自身的業(yè)務能力。

（2）部分工作人員缺乏信息化管理意識，仍采用傳統(tǒng)人工的方式進行檔案管理工作。檔案管理人員的思想觀念、工作理念是實現(xiàn)電子化檔案管理工作的前提。若是工作人員不具備檔案管理意識，將會電子檔案管理工作的實施產(chǎn)生消極影響。

2 大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理工作開展的優(yōu)勢

2.1 提升檔案資源的開發(fā)與利用效果

與傳統(tǒng)紙質檔案管理模式相比，電子檔案管理工作的開展，優(yōu)化工作流程，增強檔案的管理、開發(fā)與利用效果[2]。當工作人員產(chǎn)生檔案信息的閱讀需求后，可以通過檔案管理系統(tǒng)的運用，查找相關的信息，節(jié)約檔案資源的開發(fā)與利用時間。電子檔案管理工作，打破時間空間的約束，工作人員可以利用電子檔案系統(tǒng)查找、分享檔案資源，無形中增強檔案管理工作效果。

2.2 提升工作效率

大數(shù)據(jù)時代下，信息技術、網(wǎng)絡技術已經(jīng)成為各個行業(yè)發(fā)展的關鍵手段。電子檔案管理工作的實施，提升電子檔案信息收集、處理與利用效果，減輕檔案管理人員的工作壓力。日常工作中，可以通過信息技術的操作，獲取相關的檔案信息，將此以數(shù)字化的方式進行保存，為后續(xù)的運用提供便利。電子檔案管理工作的實施，提升檔案工作效率，同時可以促使公路系統(tǒng)檔案管理創(chuàng)新改革。

3 大數(shù)據(jù)時代下公路系統(tǒng)電子檔案管理工作開展的對策

3.1 加強基礎設施建設

大數(shù)據(jù)時代背景下，為了實現(xiàn)公路系統(tǒng)電子檔案管理，需要做好基礎設施的投入與建設工作，根據(jù)電子檔案管理工作的特點，投入相關的基礎設施與設備，為信息化檔案管理工作開展打下堅實的基礎。實際工作中，可以從以下3 個方面入手：①做好硬件設備的投入。電子檔案管理工作的開展，對儲存電子檔案的硬件設備要求較高，不僅要容量大，而且質量還要符合相關的標準。因此，需要做好硬件設備的投入，用于檔案的儲備與管理。②加強技術手段運用[3]。在實際工作中，應加強技術的運用，利用現(xiàn)代化的設備創(chuàng)新電子檔案管理模式，融入信息技術手段，以此增強檔案管理工作效果。③做好電子化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用。針對當前公路系統(tǒng)電子檔案管理基礎設備不足的問題，可以研發(fā)、引進電子化檔案管理系統(tǒng)，借此彌補以往電子檔案管理中存在的不足，優(yōu)化檔案管理工作效果。以檔案管理系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)以信息技術為依托，通過互聯(lián)網(wǎng)的運用，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等，如圖1 所示。通過信息化檔案管理系統(tǒng)的運用，能夠實現(xiàn)檔案全周期管理，縮短檔案管理時間，提高管理工作效率。公路系統(tǒng)電子檔案管理工作中，可以引進這一系統(tǒng)，對單位內(nèi)部產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)進行分析，利用信息技術進行檔案管理與分析，為后續(xù)工作的實施打下堅實的基礎。

圖1 檔案全周期管理

3.2 加強電子檔案安全管理

在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理的安全問題需要得到管理人員的重視，引進安全技術，增強人員安全意識，為電子檔案安全管理工作的開展做好鋪墊。實際工作中，可以從以下2 個方面入手：①對檔案管理人員進行安全培訓。檔案管理人員的安全意識直接影響電子檔案管理工作的實施效果。通過安全意識的培訓，可以增強檔案管理人員的責任意識與安全管理意識，規(guī)范工作人員行為舉止的同時，提升檔案管理工作有效性。②引進安全技術，如防火墻、加密技術等進行安全管理，以此對病毒與黑客的防控。

3.3 完善電子檔案管理制度

公路系統(tǒng)電子檔案管理工作中，制度的完善與健全，可以規(guī)范檔案管理行為，能夠提升電子檔案管理工作的有效性。實際工作中，從以下制度入手：①加強檔案權限管理。電子檔案在保存的過程中會因為修改或者其他的違法操作行為，致使檔案信息丟失。權限管理制度的建設，可以規(guī)范工作人員的行為，避免出現(xiàn)信息被篡改的情況。②明確檔案信息查閱流程，要求工作人員獲得授權后才能查找檔案信息。③崗責制度，明確工作人員的責任與權利，要求檔案管理人員根據(jù)規(guī)章制度進行實踐操作，以此保證電子化檔案管理工作實施的有效性。

3.4 加強檔案人員的培訓

（1）對檔案管理人員進行技術方面的培訓，提升其信息操作能力與業(yè)務素養(yǎng)會對電子檔案管理工作的實施產(chǎn)生較大的影響。通過信息技術的培訓，可以提升檔案管理工作效果，使工作人員掌握更多的技術操作方法，并在實踐中靈活運用[4]。

（2）加強電子檔案管理的培訓，使檔案管理人員形成信息化檔案管理意識，并主動利用信息技術進行創(chuàng)新，提升檔案管理工作效果。在培訓活動中，可以將信息化檔案管理工作開展的重要性體現(xiàn)出來，使檔案管理人員意識到傳統(tǒng)紙質檔案管理方式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，不利于公路系統(tǒng)的發(fā)展。通過對檔案管理人員多方面的培訓，提升從業(yè)人員的信息技術操作意識與業(yè)務能力，使其更加主動參與崗位工作中，實現(xiàn)自身價值的同時，推動電子檔案管理工作進一步發(fā)展。

4 結語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子檔案管理工作的開展，為公路系統(tǒng)的建設與發(fā)展提供內(nèi)在支持。實際工作中，做好基層性設備的投入與管理，利用科學的管理制度，提升工作人員的責任與安全意識，保證電子檔案信息安全的同時，提升檔案管理工作效果。組織相關的培訓，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其掌握信息技術操作方法，為公路發(fā)展提供驅動力。