監理企業內部管理信息化建設的必要性與發展前景

湯義蘭 鐵四院（湖北）工程監理咨詢有限公司

一、監理企業內部管理信息化的意義

現今世界已然進入信息時代，信息生產力屬于新興的社會生產力范疇，信息社會代表著社會進步的趨勢，利用信息技術整改企業已經屬于一種全球性的趨勢，企業必須協調自身的發展攻略，搶占戰略制高點，大力推進企業信息化建設。可以說，企業信息化是21世紀企業生存和發展的必要條件，是提高企業競爭力、服務市場經濟的重要條件。

企業信息化是指通過信息技術實現企業的資金流、物流、作業流、信息流的數字化、網絡化管理，提高經營管理效率。信息化對企業發展的作用日益顯現，通過企業管理系統進行信息化建設能夠增強核心競爭力，適應瞬息萬變的市場經濟競爭環境，實現持續發展[1]。落實到企業內部，企業通過信息化建設可以改變內部管理模式，對所擁有的人、財、物、信息等綜合資源進行平衡和優化管理，協調企業各部門開展業務活動，使企業的管理更加細致、有序，促進企業信息的有效流通，資源和知識共享的同時，實現企業全部生產經營活動的運營自動化、管理網絡化及決策智能化[2]。

所以傳統行業進行信息化建設勢在必行，從源頭上抓起，從基礎上改變傳統的管理模式，擁有比別人更快獲取和處理信息的能力。

信息化建設是監理企業職能部門的高效運轉的重要基礎，總的來說可以分為這幾點：一是提供一個信息共享的公共平臺，及時匯集各個部門的有效信息，消除部門之間的信息不對等，縮短信息的傳遞的時間，保證信息傳遞的正確性，讓有關部門及時做出相應回應。二是信息化系統作為一個各類信息的匯總平臺，信息大數據時代，可以快速準確的找出各個部門所需要的信息，如了解某一職工的工作軌跡、曾擔任崗位、擅長專業、執業資格情況等。三是信息化推行后，不再是人來管事，而是由制度和程序來管理各項事務，盡管人事變動也不會因交接不全面造成信息對接錯誤和遺漏，崗位新人員可快速上手。

二、監理企業職能部門信息化需求分析

（一）經營管理信息化必要性

在目前市場化大背景下，經營工作是監理企業的重中之重。經營工作第一步是市場信息的收集、整合、處理、跟蹤，監理企業的信息化建設，可以建立針對監理市場信息收集，篩選、處理和跟蹤的規范性高的系統軟件，將信息發布的常用網站、重點關注的網站進行標注，設置關鍵信息提醒，可以有效避免因人的不穩定因素造成的信息的遺漏，也可大大減少這種效率低下的工作[3]。

經營工作中的項目投標評審、保證金的辦理、滿足投標并能履約的人員的選擇和安排等，都需要各個職能部門通力合作，在實際工作中，這部分的工作往往推動起來非常漫長。建立信息化系統，可以減少信息流轉的時間，同時在系統中提取可做決策參考的信息，不在同一辦公地點也能提出一方意見及建議。另一方面，信息化系統可設置強制處理，有效避免推責和拖沓，讓工作更順利開展。

（二）財務管理信息化必要性

一個大型的監理企業，同時進行的項目有幾十上百個，而且這些項目工期短有1年，長有上十年，如遇中途工期中斷，歷時時間更是不可預計，地處全國各地，個別項目更是在海外。依靠財務部僅有的人員來管理情況各異的項目收款、費用報銷、工資發放等是一項不容出錯的工作。信息化建設有利于規范合同信息、收款信息、費用報銷信息，確保信息的準確性、唯一性、及時性、可用性，形成以項目合同執行周期為個體的各項數據臺賬，支撐領導的經營決策。同時實現現場合同執行與財務收款、費用報銷情況的聯動與共享，設置預警提示，及時發現問題、解決問題。

通過監理企業財務管理的信息化建設，可整理提升財務管理過程中的規范化、精細化水平，同時建立了項目部與財務部的有效溝通平臺，進一步提供企業的管理水平。

（三）工程管理信息化必要性

面對全公司100來個項目監理部，遍布全國各地，公司安全質量部很難做到全面把控所有項目的安全質量，安全質量風險這把劍一直懸在空中。

信息化系統建設安質部通過收集、整理、處理各類項目信息來完成對現場安全、質量、文明施工的管控，信息就是監理企業管控現場的抓手。而通過建設信息化系統，可以有效加強監理項目各類信息的處理能力[4]。

（四）人事管理信息化必要性

監理人才是監理企業最重要的財富，也是提升企業核心競爭力的基礎，信息化系統可以實現對人員個人信息、工作狀態、持證情況、發展計劃、勞動合同、工作經歷、擅長專業等有效管理，構建更為完善的企業人才信息庫[5]。特別是在證書管理方面，能為各個部門提供一個公共的查詢平臺，證書管理人員只需將證件信息及時輸入和更新，就可以供任何需要的人快速查詢和統計，方便現場總監和管理人員及時了解項目人員的持證情況，應對各個政府機關的檢查，公司領導在選用人才時可以及時準確地找到需要的人，也可以彌補人工管理信息的效率低下和疏漏，也減輕了人工管理的工作量，為各級管理者的決策判斷提供準確信息[6]。

（五）行政管理信息化必要性

企業信息化建設的難點說到底還是管理的問題，要保證內部流程管理有序、業務標準清晰。企業信息化建設還是一個逐步迭代和優化的過程，因為市場是不斷變化、公司是不斷發展的，所以系統要經得起時間的考驗，當市場或技術發展等外部變化時，可以及時調整規劃目標，不讓自己處于被動的局面[7]。

在行政管理方面，由于項目點多面廣，現場對接的文員素質參差不齊，信息化系統可以有效規范程序，例如蓋章申請、事項請示、物質采購、車輛管理等事項避免線下操作時一事多問，多頭重復請示，費時費力，效率低下。通過利用信息化手段，將核心流程進行梳理，分類分析內控流程，在系統中設置不同層級領導審批，為企業的行政工作提供便利[8]。

很多企業對致力于想通過大數據的手段來提高自己的收益，對大數據的熱衷也與日俱增，但是必須明確的是大數據必須建立在前期做的基礎信息化工作之上。

（六）學習培訓信息化必要性

作為咨詢服務行業，監理人員專業知識的深度及先進性非常重要。現實是，現場監理人員專業水平參差不齊，起點有高有低，加之人員高度分散，多數為野外作業，同個項目的人都很難集中，傳統的集中面對面培訓實施起來有很大難度。通過信息化系統構建企業的知識管理體系與學習平臺，全體人員可以利用空閑時間學習自己需要加強的專業知識，同時可以為員工提供執業資格考試輔導課程，調動員工考證的積極性，提高考試通過率，提升企業專業服務水平，推動企業核心競爭力的提升，同時為企業發現人才，聚集人才提供一個有利條件，提升企業人才整體素質。

（七）文檔管理信息化必要性

監理企業管理，文件類型繁雜多樣，通過傳統的紙質方式，不僅傳遞的時效性差，過程安全保密性低，信息的丟失和遺漏不可避免。通過信息化系統，結合企業的特定管理流程，設定有針對性的文件模版，實現文件上傳、批示、傳閱、分類歸檔、快速查詢與檢索等功能，可大大提升文檔本身的規范化水平與處理效率，同時對有保密要求的文件也做到了安全可靠。

三、信息化推進中存在的問題及建議

（一）改變傳統操作，需克服短暫的不適應

信息化實施過程中，操作者因傳統的工作方式被改變，可能會對應用信息化軟件產生抵觸情緒，認為傳統的工作方式。因信息化實施開始階段，大量初始數據的導入和信息的完善，耗時耗力，工作量大，而信息化的優勢在信息導入初期無法快速體現，使得部分人員認為信息化是沒有必要的多余工作。對這種情況，公司應加強信息化管理的宣貫工作，讓員工深入了解應用信息化管理軟件的實際意義。通過培訓、溝通，讓員工逐步熟練操作系統，適應系統，克服初期數據初始化的困難，慢慢體會到信息化系統帶來的工作便捷，感受到工作效率的提高，順利推行信息化系統實施。

（二）強制規范操作流程，責任劃分明確，使少部分人難以接受

傳統的工作方式，總有一部分人被催促，被多次提醒才能完成工作，或者故意視而不見，在崗不作為，或敷衍推諉草草了事。信息化系統推行對這部分人是不友好的，按標準化操作流程，每個環節每個崗位的人員必須履行自己的職責，公共的平臺，接受所有人的監督，再也沒有推諉的空間，這樣必定讓少部分人難以接受。但對于一個要求發展的企業來說，這是一個發現問題，提升管理水平，提高工作效率的好時機。淘汰安于現狀、不思進取的人員，注入敬業愛崗、有創造力的新鮮血液，讓企業管理水平向前一大步。

（三）電子版文件與紙質版文件的并存，需做好過渡

傳統的企業管理方式，紙質版文件占多數，紙質版文件便于查看，觸手可及，清晰明了，有自身的優勢。但紙質文件占空間，不能快速檢索查詢、容易丟失，也有很大弊病。在各行各業信息化快速發展的今天，無紙化辦公已成為趨勢。如各種注冊證的辦理不再需要提交紙質資料，全程網上辦理；檔案館需要歸檔資料全部為電子版；政府部門開通網上辦理業務等，信息化已開啟新的時代。我們也要順應社會發展從紙質文件向電子文件轉變，在應各方面要求無法完全電子化的前期，可實行電子版文件與紙質版文件的并存。無紙化辦公需要根據信息化軟件的推廣程度循序漸進地展開，各項管理工作由手工記錄轉為信息化平臺自動生成。為保證順利過渡，務必要同時保留好紙質記錄，避免發生信息缺失現象。

四、信息化建設發展前景

信息化建設是監理企業轉型升級的重要手段，是企業未來發展提高市場競爭力的重要措施。企業必須提高戰略認識高度，緊跟時代發展，抓住先機，引領前沿技術，積極推進企業信息化建設。

信息化建設必須基于組織和管理的標準化，通過標準化的組織和管理來架構信息化系統。信息化建設是一項不斷發展完善的工作，需要在使用中不斷摸索與完善信息化與企業管理的最佳結合點，讓信息化系統很好地為企業管理服務。

信息化建設應以減少人工操作、方便使用人員為宗旨，切忌一項工作多次重復，增加工作量。在系統設置時，應充分考慮實際情況，多角度調研，充分聽取不同崗位人員的訴求，以好操作、易上手、方便使用為原則，不能機械設置不合邏輯的操作流程[9]。

欲速則不達，在企業信息化建設方面也同樣，慢即是快，腳踏實地，穩扎穩打，一步一個腳印，總體規劃，分步實施，有序推進。信息化系統需根據企業自身的管理特點和管理流程來設置，不能簡單套用已有的系統，需進行充分調研，了解各部門及具體操作人員的需求，才能真正開發出有可操作性的系統。企業需要不斷完善標準化體系，進行專業化軟件定制，同時建立基于移動通訊、互聯網的多方協同工作平臺，在重點項目上實現企業與項目其他參與方的信息溝通和數據共享[10]。

現階段的信息化系統依然停留在半智能狀態，要正在發揮信息化應用價值，還需要不斷實踐和探索，結合大數據、云計算技術的運用，真正實現智能化、集約化功能，進一步提升信息化的支撐水平，全面實現信息化價值，支撐企業向智慧企業邁進。