海外某火電項目電子檔案單套制管理實踐

張 慧，周 維，陳薇薇

(1.中國能源建設股份有限公司，北京 100022；2.中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司，四川 成都 610056)

0 引言

近年來，為加快提升電子檔案管理水平，持續推進相關法規標準建設，我國積極開展多行業多領域的試點探索和研究，其中電子檔案單套制是發展和探索的重點[1-3]。

法規標準建設方面，我國于2020年6月20日修訂通過的新版《檔案法》于2021年1月1日起正式施行，對電子檔案的地位和作用作出明確規定，即電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

試點探索方面，國家檔案局于2019年開展項目電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作。中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司(以下簡稱“西南院”)總承包的越南海陽2×600 MW燃煤電廠工程(以下簡稱“海陽項目”)列入國家檔案局建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目(第二批)名單。西南院成立由總工程師及各相關部門組成的試點項目組，統一協調領導試點工作，依據試點計劃有序開展并完成各項試點任務。本文系統總結試點工作的具體實踐和經驗啟示。

1 海外項目電子檔案管理內容

1.1 建設目標

越南海陽2×600 MW燃煤電廠工程項目是我國實施“一帶一路”建設的背景下，中越兩國在能源領域合作的典范。該項目位于越南海陽省，建設規模為兩臺60萬kW亞臨界燃煤機組，由西南院公司總承包。

項目電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作依托海陽項目開展，以實現海陽項目設計類電子文件和總承包范圍內的管理類電子文件的“形成、流轉、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理并向西南院的歸檔和移交為目標，以電子檔案單套制管理為導向，探索電子文件的系統移交解決方案，加強技術、管理、環境的綜合保障與服務，對符合條件的電子檔案推行單套制管理。

1.2 項目電子文件全流程管理制度體系建設

研究境外建設項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系。結合項目管理業務系統實際，研究在建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲格式、元數據、封裝和備份等關鍵技術方案，提出保證電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。

對海陽項目檔案管理制度體系進行梳理，對標《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發[2016]11號)等標準規范要求，找出海陽項目檔案管理制度體系中電子文件歸檔和電子檔案管理存在的缺失或薄弱環節。

根據制度梳理找出的問題，有針對性地開展海陽項目電子文件歸檔和電子檔案管理制度體系的完善工作，突出項目建設相關單位和個人的責權和全程管理目標，并嵌入建設方捷碩海陽電力有限公司檔案管理相關要求：1)完成《越南海陽項目電子文件歸檔與電子檔案管理制度》，將總承包范圍內可實現線上流轉的電子文件歸檔范圍嵌入制度。制度將項目檔案的歸檔率、歸檔質量、歸檔時間等情況納入項目檔案管理考核體系和單位檔案工作年度績效評價體系。2)以《基于XML的電子文件封裝規范》為指導，結合項目文件特點，形成《基于XML的總承包項目電子文件封裝規范》。3)完成對越南海陽總承包項目的項目檔案管理制度修編，強化電子檔案管理內容。

1.3 項目電子文件全流程管理系統建設

依托海陽項目原有信息化基礎，全面優化整合體系架構，建設滿足項目電子文件全流程管理的信息系統，具體包括：

1)實現接口開發，依據試點項目建設方案，分階段有序開發如下接口：基建管理信息系統(management information system，MIS)-項目檔案管理系統、設計協同平臺-項目檔案管理系統、項目檔案管理系統-公司數字檔案館。2)完成優化系統部署，對已有的基建MIS系統和項目檔案管理系統進行優化并重新部署，實現項目電子文件的全生命周期管理。3)實現規范封裝和四性檢測，嚴格遵循檔案行業標準DAT 48—2009《基于XML的電子文件封裝規范》，執行《基于XML的總承包項目電子文件封裝規范》，開發完成封裝歸檔信息包。依據《總承包項目電子檔案四性檢測方案》開發完成四性檢測工具，實現項目電子文件歸檔環節和長期保存環節的四性檢測。

1.4 項目電子文件全流程管理實施

實現海陽項目設計類電子文件和總承包范圍內的管理類電子文件的“形成、流轉、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理。

1.4.1 設計類電子文件的形成、流轉與歸檔

工程項目是生產流程的基本單元集合。一個項目從立項開始形成，在設計協同平臺中產生該項目的項目門戶，由項目經理配置項目成員，進行任務分解，確定項目的進度安排。在生產設計過程中，經過卷冊任務書下達、提資、出圖、成品校審等環節后，設計類電子文件完成形成及流轉。

設計類電子文件提交出版的同時，設計協同平臺按照DL/T 241—2012《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》等行業標準及建設單位要求收集設計類電子文件并歸檔至項目檔案管理系統，從而實現設計類電子文件從產生、流轉到歸檔的全過程控制。

1.4.2 總承包管理類電子文件的形成、流轉與歸檔

總承包管理類電子文件的形成、流轉與歸檔在基建MIS完成。基建MIS系統可實現制度管理、計劃管理、設備物資管理、施工管理、工程綜合管理、質量管理、安健環管理、基建財務等方面的管理。可生成各項總承包管理類電子文件，并按各類文件的管理要求進行流轉，完成流轉后的電子文件便可在人工干預下進行立卷，并按照DL/T 241—2012《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》等行業標準及業務單位要求歸檔至項目檔案管理系統。

1.4.3 項目檔案管理系統接收項目電子文件及四性檢測

項目檔案管理系統接收從設計協同平臺歸檔的設計類電子文件和從基建MIS歸檔的總承包管理類電子文件，并對接收到的項目電子文件進行四性檢測，以確保項目電子文件在歸檔環節的真實性、完整性、可用性和安全性。

1.4.4 項目電子檔案移交、保管與利用

按照項目檔案管理與項目建設同步的原則，根據工程進度定期將項目電子檔案移交至數字檔案館，數字檔案館對接收到的項目電子檔案進行四性檢測，通過檢測后對項目檔案進行長期保存并提供利用。利用方式包括在線瀏覽和拷貝。

1.4.5 紙質檔案數字化副本管理

總承包項目部將項目檔案管理系統前庫賦權各參建單位。參建單位在項目建設中通過項目檔案管理系統前庫對紙質項目文件及其數字化副本進行管理，整理完成后，由總承包項目部檔案管理人員檢查合格歸檔至項目檔案管理系統檔案庫，該系統具備紙質項目文件的著錄、登記、數字化副本掛接等功能，實現了紙質檔案數字化副本管理。項目完結后，項目紙質文件數字化副本將與項目電子文件一并移交至數字檔案館。

2 海外項目電子檔案管理的創新措施

根據海外項目的特殊性，為確保項目電子文件歸檔與管理的有效性，采取如下措施：

2.1 將項目組納入海陽總承包項目檔案管理機構

建立包括公司總工、檔案部門、信息部門和總承包管理部門組成的試點工作項目組與總承包項目部經理共同負責的，涵蓋總承包項目各部門及各參建單位的項目檔案管理機構，確保項目組全程參與境外項目電子文件歸檔管理，將項目檔案管理職責層層落實，使該項工作在組織上得到有力的保證。海陽項目檔案管理機構如圖1所示。

圖1 海陽項目檔案管理機構

2.2 搭建項目檔案管理系統

因建設方捷碩海陽電力有限公司未搭建檔案管理系統，造成現場項目檔案管理無序，為解決此項問題，決定依托西南院公司項目檔案管理優勢，搭建海陽總承包項目檔案管理系統，系統模塊功能關系如圖2所示。系統基于B/S架構，以行業標準DL/T 241—2012為主線，全面支持項目檔案歸檔計劃、收集整編、統計審核、檔案利用等管理業務，為項目檔案管理提供了規范、功能完整、智能高效的工作平臺，能夠滿足海陽項目現場對項目電子文件歸檔管理的需要。

圖2 項目檔案系統模塊功能關系圖

同時為實現項目電子文件在線歸檔與管理，根據項目電子文件的實際流轉路徑，項目基建MIS和協同設計平臺分別與項目數字檔案館系統建立接口，項目檔案管理系統與公司數字檔案館建立接口，如圖3所示，為項目電子文件歸檔與電子檔案全流程管理奠定基礎。

圖3 系統件接口示意圖

2.3 制定全流程管理關鍵問題解決方案

對項目電子文件跨系統的傳遞(歸檔、移交等)、項目電子檔案的合法合規與“四性”保障等關鍵問題制定了解決方案。

為有效實現項目建設各參建單位項目電子文件的歸檔，除開發總包方相關系統間的接口外，提供離線歸檔方式方便各參建單位符合要求的項目電子文件的歸檔。同時依據建設單位指定的標準和要求開發了項目電子檔案離線歸檔包導出工具，以實現項目電子檔案向建設單位移交。在線+離線的項目電子文件/檔案傳遞交流方式以其靈活性很好地適應了海外項目實際情況。

在項目電子檔案合法合規與“四性”保障方面，采用電子簽名、完整性校驗碼+區塊鏈確保項目電子檔案合法合規，采用規范封裝歸檔信息包，將項目電子文件結構、背景及過程信息納入元數據管理，開發“四性”檢測工具實施四性檢測。具體地說，針對已經采用了電子簽名技術的系統形成和流轉的項目設計文件，依據電子簽名及完整的元數據確保其合法合規，針對未采用電子簽名技術的系統生成的項目電子文件及紙質檔案數字化副本，采用生成完整性校驗碼并上傳區塊鏈以備檢測核查的方式，確保其合法合規。編制四性檢測方案，依據方案開發四性檢測工具，在歸檔等環節進行涵蓋電子簽名及完整性校驗碼檢測在內的四性檢測，有效保障項目電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

2.4 項目電子文件分類管理

尊重項目電子文件來源渠道、形成流轉方式等特點，依據項目文件產生的地域及是否滿足全流程線上管理等特點，依據合規高效的原則進行分類管理。

1)與屬地國政府關于項目立項、用地、評估、建設許可等往來文件，均為線下行文，則采取原件與數字化副本線下線上分別管理；2)根據項目文件產生的地域分類，由于招投標工作在國內完成，因此采取國內完成招投標項目文件的收集、整理和向公司歸檔的工作；對于施工現場文件則采取在越南項目部本地開展收集、整理工作；3)根據是否滿足全流程線上管理的分類，針對設計文件和總承包管理文件等可實現全流程線上管理的項目電子文件采用在線形成、流轉、歸檔和移交，對于不能實現全流程線上管理的項目文件通過紙質文件數字化方式實現對項目文件數字化副本的在線管理。項目電子檔案移交建設方捷碩海陽電力有限公司時采取全流程線上管理的項目電子檔案和紙質項目檔案數字化副本作為項目整體電子檔案統一移交，共計移交項目電子檔案3 888卷/65 062件，其中設計類、管理類項目檔案實現電子化全流程管理，共計1 042卷/10 790件。

2.5 施、竣工圖紙在線傳遞

設計系統平臺和項目基建MIS系統建設完成并搭建接口，項目設計文件可實現全流程線上管理，節省工序和節約成本，滿足全流程在線管理要求的施、竣工圖紙等項目設計文件的在線傳遞，摒棄了傳統的在國內打印成紙質圖紙后再郵寄至境外項目部的方式。項目現場可根據需要在當地打印出圖，極大提高文件傳輸效率的同時，降低設計文件傳遞成本。

3 海外項目電子檔案管理的經驗啟示

3.1 注重工作組織

將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和項目領導責任制，納入招投標要求，納入合同、協議，納入驗收要求。針對項目電子文件歸檔和電子檔案管理，建立專門管理機構，制定各項制度、規范、程序，并組織、指導工程管理部門和參建單位實施。同時在招標文件和合同/協議中設立專門條款，明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責任。

境外項目電子文件歸檔與管理涉及眾多參建部門，人員構成較為復雜，要充分協調各級不同人力資源通力合作達成試點目標，需要自上而下開展試點任務部署及進度監控。

3.2 重視方法策略

海外項目電子檔案管理是一項系統工程，協調好電子檔案管理工作與項目建設整體目標的推進，協調好電子檔案管理中各責任主體、各管理環節的工作都要求靈活務實的方法策略。

1)以管理需求為核心實時調整工作策略，建設項目檔案工作根本目的是服務項目建設、服務生產經營，以管理創新為手段輔助企業降本增效。當試點工作嘗試管理創新可能給建設項目帶來不適應或不切實際的“陣痛”時，應及時調整工作策略，既要保證試點目標的順利達成，又要保證試點工作對項目建設的正向作用。

2)尊重文件形成規律開展工作，由于境外項目涉及參建方多，形成文件途徑及種類復雜，不能一刀切對所有項目文件均要求在線歸檔，有部分無法在線歸檔的只能采取數字化，如：單位工程驗收申請表、商品混凝土供應商質量檢查記錄單等文件。故為保證數據庫內電子檔案的完整齊全，根據實際情況將工作重點聚焦于滿足項目電子文件在線歸檔和電子檔案管理要求的文件類別上。

3.3 加強項目檔案管理系統建設

項目信息管理系統和項目檔案管理系統建設過程中除應滿足GB/T 39784—2021《電子檔案管理系統通用功能要求》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、DAT 92—2022《電子檔案單套管理一般要求》、《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發〔2016〕11號)、《企業數字檔案館(室)建設指南》(檔辦發〔2017〕2號)等標準和規范性文件要求外，還應注意以下幾點。

1)聚焦項目電子檔案單套管理需求，統籌考慮項目建設各信息系統，提前部署前端控制，統籌規劃元數據、系統接口等技術規范，采用電子簽名、數字摘要+區塊鏈、時間戳等確保檔案證據效力的技術，確保電子檔案真實性、完整性、安全性和可用性，為電子檔案單套管理奠定基礎；2)著重完善項目檔案管理系統的管理過程記錄、日志追蹤審計、自定義統計分析、自動化/半自動化數據備份、靈活多樣反應迅捷的檢索(跨庫檢索、全文檢索、精煉檢索等等)、靈活的賦權管理、方便的文件瀏覽等傳統功能；3)注意系統在境外項目的語言適用性，滿足雙語或多語種需求，以方便不同語言用戶的使用。

3.4 加強項目電子檔案單套管理的安全管理體系

安全性是項目電子檔案單套管理必須堅守的底線，從以下5個方面加強項目電子檔案單套管理的安全管理體系。

1)開展系統安全管理，確保項目信息管理系統和項目檔案管理系統建設滿足對應的網絡安全等級保護要求。在項目信息管理系統和項目檔案管理系統中采取相應技術手段，確保項目電子文件、電子檔案的安全、可靠。項目電子文件歸檔、電子檔案移交等管理權轉移過程進行認證簽名。系統實施三員管理。

2)開展存儲與備份管理，建立項目電子檔案存儲規劃，為項目電子檔案安全存儲配置專用在線存儲設備或虛擬云存儲空間。項目電子檔案存儲設備(空間)運行在具有必要安全措施的局域網，以獨立的方式存儲項目電子檔案，在不依賴特定管理系統前提下實現項目電子文件的自包含、自描述和自證明。

3)開展轉換與遷移管理，制定、評估項目電子檔案數據轉換與遷移策略，確保轉換與遷移后電子檔案各組件、元數據、審計日志、配置信息之間關聯關系，保持上述內容的完整性、可用性；轉換與遷移過程自動采集新增的電子檔案背景、結構元數據。

4)開展安全檢測管理，在項目電子文件歸檔和電子檔案長期保持環節對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測。依據或參考DA/T 70—2018《文書類電子檔案檢測一般要求》，定期對項目檔案管理系統、服務器、存儲設備、網絡設備及安全管理設備等軟硬件有效性進行檢測，確保項目電子檔案保管環境無病毒感染或安全威脅。

5)開展審計跟蹤管理，建立審計跟蹤制度，對項目電子檔案管理流程操作行為、運維操作行為實施審計跟蹤。操作行為應包括但不限于行為描述、行為步驟、行為對象、行為日期、行為人員等。自動記錄審計跟蹤事件信息，并把有關審計信息按元數據方案要求同時作為項目電子檔案的元數據加以管理；在項目電子檔案的生命周期內持續維護審計跟蹤日志。審計跟蹤日志和重要操作日志保存時間不應低于項目電子檔案保管期限，且應納入備份恢復范圍。

4 結語

海陽項目試點工作依據相關標準規范和建設單位要求，依托原有項目電子文件管理信息化基礎，立足項目管理實際需求，圍繞試點目標，開展制度體系建設、管理系統建設和部門項目電子文件全流程管理，極大地提高了項目電子文件歸檔與電子檔案管理能力，實現了越南海陽2×600 MW燃煤電廠工程的設計類電子文件和總承包范圍內的管理類電子文件的“形成、流轉、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理目標，并對滿足要求的部分項目電子檔案實施單套管理。

由于海陽項目并未完全實現數字化管理，管理系統不能涵蓋全部建設和管理活動，大量項目文件(如施工技術文件等)無法實現在線形成流轉和歸檔，依然采取紙質檔案+數字化副本的歸檔管理方式。后續的工作中將進一步提高海外建設項目管理數字化程度，實現更大范圍的項目電子文件歸檔和管理，同時繼續加強海外項目電子文件及電子檔案全流程管理的合法合規和信息安全，保障海外項目電子檔案“四性”。