項目管理中招標采購及合同管理的相關(guān)思考

◎韓娟

引言：招標采購和合同管理作為項目實施過程中的重點內(nèi)容，關(guān)系到項目運行的成本和質(zhì)量。為在建筑業(yè)創(chuàng)新發(fā)展背景下，收獲項目管理上的較大的成效，需要相關(guān)單位加強對招標采購的認識，并以現(xiàn)代化管理理念為依據(jù)，將管理工作貫穿于招標始終，并發(fā)揮合同管理的效用，對合作雙方履責能力展開監(jiān)督，保障項目管理發(fā)揮約束作用。而如何改善當前存在的招標采購和合同管理問題，全面優(yōu)化項目管理的效果，促進招標工作和合同管理工作的正常運行，是各單位需要深入研究的課題。

一、項目管理中招標采購和合同管理的內(nèi)在關(guān)聯(lián)

在施工項目管理中招標采購關(guān)系到項目運行的成本和質(zhì)量，采購方依據(jù)項目建設(shè)的情況和需要，提出采購的要求，邀請眾多競標單位和企業(yè)參與投標，由采購方擇優(yōu)選擇交易對象，并提出對方雙有利的條件完成合同的簽訂。而由于采購方和競標主體，會針對具體的要求展開討論和談判，根據(jù)合作雙方的的意向簽訂合約，因此招標采購的過程也就是合同簽訂的過程。合作雙方針對合同條款展開適當?shù)姆治觯灰仔袨檫M行協(xié)商，保障采購合同的履行，保護雙方的切身利益。然而，在招標采購和談判的過程中，雙方還未建立法律層面的合作關(guān)系，合同關(guān)系也只受到招標相關(guān)法規(guī)的約束。只有雙方在正式簽訂合同，并在施工合同確認后，才能形成法律認可的合作關(guān)系，雙方的行為受到法律的約束，需要雙方履行各自的義務和責任。這就要求在招標采購過程中，合同管理人員的積極參與，針對所制定的招標文件，以及相關(guān)的內(nèi)容要求，進行分析和研究。針對合作方的實際情況和建議，作出合同相關(guān)條例的調(diào)整。不但明確雙方需要在各個階段承擔的責任，發(fā)揮合同在招投標過程中的重要作用。使招標采購和合同管理二者密不可分，形成相互補充和借鑒的關(guān)系。

二、項目管理中招標采購存在的不足

（一）招標采購過程中存在質(zhì)量風險

在施工項目展開招標采購的過程中，因競標主體普遍存在利用圍標和串標手段，來拉低價格的行為，使招標采購過程中存在較大的風險，為項目管理帶來較大的壓力。具體而言，大部分的施工主體在招標采購過程中，會對投標資格進行核定。但是對部分競標單位和企業(yè)的了解不深入，對于其運營的真實情況缺少實時監(jiān)控。使部分企業(yè)以虛假的信息和資質(zhì)參與競標，不但會造成競標結(jié)果難以滿足相關(guān)的要求，還會造成廢標和流標，使開展的招標采購效果不理想。另外，對于符合資質(zhì)的競標企業(yè)，在參與競標的過程中，由于對產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)范不明確，造成部分產(chǎn)品質(zhì)量達不到標準。使采購的成本和結(jié)果難以滿足項目實施的需要，或后續(xù)工作開展帶來困難，還容易對合同內(nèi)容進行變更，為合同管理工作帶來壓力，也不利于各部門對項目的有效控制。另外，在投標的過程中，存在的盲目報價現(xiàn)象，會使較多的供應商為中標，而進行虛假的承諾，滿目降低投標的價格。或利用不正當?shù)氖侄未驂簝r格，在中標后通過降低項目質(zhì)量的方式，來壓縮成本，獲取自身的經(jīng)濟效益。造成招標企業(yè)的利益受到損害，為企業(yè)帶來不同程度上的經(jīng)濟損失。

（二）招標采購合同管理有效性不足

項目管理中涉及到的合同簽訂和履行的相關(guān)活動，都與現(xiàn)場實際工作情況有著密切的關(guān)聯(lián)。因此，合同管理工作需要加強對項目實施各個環(huán)節(jié)的了解，并加強對項目現(xiàn)場的研究，保障項目依據(jù)合同的規(guī)定順利的開展。而針對項目管理中的招標采購工作，合同管理人員需要參與招標會議中，針對招標的信息進行收集和分析，為后續(xù)合同的簽訂和履行提供參考的依據(jù)。在完成現(xiàn)場的勘查后，合同管理人員可對招標活動作出評價，以提升合同的可靠性和合法性。然而，由于大部分合同管理人員，以合同履行過程管理為要點，對于招標等工作人員缺少了解。不但沒有參與到招標活動中，還不重視招標企業(yè)的要求和標準，造成合同內(nèi)容不符合招標的標準，為后續(xù)各項工作開展帶來阻礙。而對于合同履行情況的監(jiān)管，面對合同執(zhí)行力不足的問題，部分項目難以找到責任主體，使合同內(nèi)容的調(diào)整存在較大困難。一旦合作雙方?jīng)]有依據(jù)合同內(nèi)容來履行義務，合同管理在審查和監(jiān)督工作上缺少力度，就會造成合同執(zhí)行力不足，嚴重者影響項目正常運行。這就要求項目管理加強對合同履行各個階段的管控，并提升管理人員的技術(shù)水平，使招標采購合同內(nèi)容符合標準，合同執(zhí)行力也不斷提升。

（三）對標后的監(jiān)管存在嚴重漏洞

招標采購活動以選擇合作方為主要目的，依據(jù)施工項目采購計劃和要求，選擇具有保障的企業(yè)為項目提供采購上的服務。在完成招投標后，雙方簽訂的合作協(xié)議和合同，是雙方履行各自責任和義務的保障。然而，大多數(shù)企業(yè)認為在發(fā)布中標通知后，以及簽訂合作的協(xié)議后，招標工作就已經(jīng)完成。但招標采購合同管理需要貫穿于項目實施的始終，通過后期的監(jiān)督和追蹤工作，來保障合作方采購工作的有序開展，為項目的順利實施的提供保障。一旦項目管理工作忽視招標后的追蹤和監(jiān)督，就使雙方在履行合同約定時，不具備嚴謹性。因為雙方理解誤差，以及錯誤判斷等因素引發(fā)的危機和風險，會對項目的實施造成不同的影響。與此同時，在履行合同的過程中，會存在許多不確定因素，需要管理人員針對可能發(fā)生的情況進行判斷，并作出相應的預案。然而由于項目管理涉及到經(jīng)濟、施工技術(shù)、法律等多個層面，要求管理人員具備完善的專業(yè)知識，以及合同管理技能，在合同實施的全過程進行嚴格的質(zhì)量控制，為項目施工提供可靠的保障。為全面保障施工的整體質(zhì)量，需要項目主體加強對招標各個環(huán)節(jié)和合同涉及到內(nèi)容的了解，并協(xié)調(diào)好各項工作，使項目管理貫穿于始終，保障招標采購的質(zhì)量，也使得合同管理發(fā)揮約束和規(guī)范作用，促進項目實施質(zhì)量的顯著提升，保護好各方的利益。

三、項目管理中招標采購的有效對策研究

（一）加強人力資源的合理配置，完善采購人才隊伍保障

人才作為保障項目管理成效，提高招標采購工作水平的重要因素，在項目管理招標采購中擔任著不可或缺的重要角色。而人力資源的合理配置，則是充分發(fā)揮人才作用價值，使之能夠更好的服務于招標采購工作的關(guān)鍵手段，是提升招標采購工作實效不可忽視的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，應加強人力資源的合理配置，完善項目管理中招標采購人才隊伍建設(shè)，合理配置物資招標采購機構(gòu)設(shè)置與人員配備，真正發(fā)揮采購人才隊伍作用。首先，應組建一支完善的招標采購隊伍，針對性做好集中招標工作，并選派具有豐富工作經(jīng)驗、高尚道德品行、良好職業(yè)素養(yǎng)與遵紀守法的物資人員，做好物資采購工作，嚴禁一些非專業(yè)人員參與到物資采購及管理工作中。其次，應加強對現(xiàn)有招標采購人員的培訓與再教育力度，不斷豐富其工作經(jīng)驗，與時俱進更新采購人員工作思路、工作手段與技能知識，切實提高其業(yè)務能力與采購能力，使之能夠更好地為項目管理中的招標采購工作的高質(zhì)量開展，提供人力保障。除此之外，還應該定期指派優(yōu)秀招標，采購人員前往國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)參觀學習，了解他人先進招標采購技術(shù)與理念，借鑒他人采購技巧與方法，不斷開闊自身視野，為自己工作模式的創(chuàng)新提供理論依據(jù)。還可通過大力支持招標采購人員利用業(yè)余時，間加強此方面的知識學習與技能更新，可通過建立行之有效的激勵措施，與采購人員升職加薪、年終獎、獎金等掛鉤，形成激勵機制。促使采購人員更加主動提升自己，完善自己，并樹立終身學習的意識，切實履行好咨詢工作職責。

（二）引進先進的信息技術(shù)手段，完善招標采購技術(shù)保障

在項目管理招標采購中，引進先進信息技術(shù)手段，推廣應用招標采購電子商務平臺，對于提高招標采購精準度與定量化水平，完善招標采購技術(shù)保障體系具有重要作用。因此，有關(guān)部門應加強對信息技術(shù)的合理運用，積極搭建招標采購電子商務平臺，將線下人為采購形式轉(zhuǎn)化為線上電子采購，有利于提高招標采購工作時效性的同時，避免因人為失誤而導致招標采購出現(xiàn)誤差。首先，相關(guān)部門應加強對招標采購電子商務平臺優(yōu)勢與價值的認識，明確了解電子商務平臺，不僅突破了線下招標采購存在的時間及空間等因素限制，還有效提升工作效率，降低物流成本。然后，再積極將電子商務平臺引入項目管理招標采購工作環(huán)節(jié)，借助該平臺展開招標采購工作，來進一步實現(xiàn)采購流程與供應流程的跨越式發(fā)展與創(chuàng)新。為保證該平臺的應用有效性與規(guī)范性，管理部門應在該平臺中設(shè)置采購權(quán)限與既得利益，對符合權(quán)限的采購人員提供相應采購服務，并根據(jù)招標采購需求提供定量化采購方案，以保證招標采購的科學化，為管理人員接下來的決策工作提供更加準覺得數(shù)據(jù)信息。此外，還可通過利用電子商務平臺加強對招標采購質(zhì)量的監(jiān)控力度，實時監(jiān)管采購人員工作行為是否規(guī)范，采購項目是否合理，是否符合項目管理需要等，進而從真正意義上促進招標采購工作順利進行。

四、在項目管理中合同管理的有效對策研究

（一）建立健全的合同保障體系，規(guī)范合同管理具體程序

建立健全的合同保障體系，首先可通過積極運用先進的合同管理方法，有效保障發(fā)承包雙方合法權(quán)益。在具體合同管理過程中，相關(guān)管理人員應具備良好的風險識別與分析能力，及時采取風險預警、防范與控制策略，最大化減少項目管理風險的發(fā)生。同時，還應積極建立健全的合同保障制度，結(jié)合項目合同簽訂情況進行綜合管理，并做好相應的協(xié)調(diào)與規(guī)劃工作，以保證項目合同管理的科學性規(guī)范性。其次，項目管理中的合同管理工作開展，需遵循流程管理原則、預防管理原則、分類管理原則以及綜合管理原則，并采取相關(guān)措施將這幾項原則完全應用到合同管理全過程，進而才能確保合同實施中各項工作的有序進行。除此之外，還應當大力推行項目合同示范文本與招標采購示范文本的合理應用，加強對合同表述形式的規(guī)范。可通過提高雙方主體對合同示范文本與招標采購示范文本的認識，大力推廣與應用項目管理規(guī)范化合同示范文本與表述形式，從根本上改變合同管理現(xiàn)狀，減少合同內(nèi)容中存在的語句矛盾、錯誤、模糊以及兩義性問題等。可有效提高合同履約率，為合同管理工作的有序開展提供重要保障。

（二）積極引進先進的信息技術(shù)，開發(fā)合同文檔管理系統(tǒng)

在全球信息化建設(shè)背景下，先進的網(wǎng)絡信息技術(shù)已逐漸成為我國生產(chǎn)、教育、服務等諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)科技化發(fā)展與信息化建設(shè)，推進經(jīng)濟跨越式進步的重要手段之一。將其合理引進項目管理中的合同管理環(huán)節(jié)，利用先進信息技術(shù)手段，結(jié)合合同管理工作內(nèi)容、特點及需要，大力開發(fā)合同文檔管理系統(tǒng)，對于提高合同管理時效性與信息化水平，保障合同管理工作，成效等具有重要作用。因此，為有效提高項目管理中的合同管理工作成效，相關(guān)人員應加強對此方面的重視，深入了解當前備受歡迎與支持，且具有較高應用時效性的信息技術(shù)手段，并將其納入合同管理工作之中，以輔助自己高質(zhì)量開展合同管理工作。首先，可通過利用大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)，將類型相同的合同文檔經(jīng)過詳細分析后進行系統(tǒng)建檔，編寫文件名稱，進行統(tǒng)一化管理，留于下一步工作的使用，有利于提高合同管理效率與工作水平。其次，應利用信息技術(shù)開發(fā)合同文檔管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中構(gòu)建完善的監(jiān)控軟件，實時監(jiān)控項目管理進度與招標采購規(guī)范性。當在監(jiān)控中一旦發(fā)現(xiàn)任何一方存在失約行為，系統(tǒng)則自動發(fā)出警告，嚴重者則應進行損失賠償。此外，還可通過定期利用合同文檔系統(tǒng)對合同管理工作進行總結(jié)與報告，有利于及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并采取針對性措施予以解決。

（三）加強項目合同的價格管理，源頭控制合同價格管理

若想真正提高項目管理中合同管理工作的時效性，保證招標采購與合同管理工作順利進行，項目管理人員應積極引進先進的合同管理方法，加強對項目合同的價格管控力度，從源頭上控制合同價格管理，有效保障項目雙方主體合法權(quán)益。首先，應做好合同交底工作，明確合同具體內(nèi)容與合同簽訂雙方主體承擔的責任與義務，以及雙方任何一方在違反合同時，所需要承擔的法律責任與追加責任，以增強對項目合同的有效管理。其次，為加強對項目合同的價格管理，應重視合同實施過程的全面把控，包括合作雙方及時溝通、交流，坦誠相待各種要求與問題，將合同價格透明化標出，以避免在后續(xù)的合同履行過程中，產(chǎn)生不必要的誤會與九分，如招標計價爭議、合同價格不明確以及合同簽訂問題等。此外，伴隨著清單計價模式的飛速發(fā)展，建立并完善項目管理中成本管理機制，利用招標投標文件與項目合同管理提高項目管理水平，已成為規(guī)范市場價格，理順市場的重要手段之一。因此，需要將項目管理招標采購單項報價、招投標文件中的工期、質(zhì)量及進度條管道作為合同管理執(zhí)行依據(jù)。并積極引入專業(yè)的合同管理機構(gòu)，接受相應委托參與項目管理工作，對項目成本與合同價格進行全過程控制，可以有效實現(xiàn)從合同中起、質(zhì)量、進度及投資等各個環(huán)節(jié)的動態(tài)控制，從源頭上把控合同價格管理工作。

結(jié)語：總而言之，招標采購和合同管理作為施工項目的重要環(huán)節(jié)，是管理的重點和難點。針對項目合作方展開的投標活動，需要管理者加強對競標單位和企業(yè)的了解，并對競標過程進行監(jiān)督。針對合作的內(nèi)容和要求，確定合同的約定。還應在簽訂合同后，展開有效的監(jiān)督。面對以往管理模式中，普遍存在的質(zhì)量風險較大、標后監(jiān)管不到位、合同管理實效性不足等問題，項目管理要調(diào)整工作重心，落實科學化的管理對策，保障招標采購的質(zhì)量，以及合同管理的有效性，為項目的實施提供基礎(chǔ)保障。還應利用創(chuàng)新的管理技術(shù)和手段，保障雙方利益最大化的目標下，協(xié)調(diào)好各項工作，使項目能夠高效的運轉(zhuǎn)。