檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建及應用探討

◎王麗彬

引言：隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，當前檔案管理信息體系面臨的主要發(fā)展趨勢就是檔案部門之間相互工作的調(diào)整和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的整體優(yōu)化。在實際的應用中，信息化檔案管理依然存在許多挑戰(zhàn)亟待解決，需要投入更多的精力和成本來進行不斷創(chuàng)新，這主要與檔案管理的內(nèi)容范圍具有緊密關聯(lián)，而且工作人員在實際應用中依然存在工作效率不高且工作心態(tài)不積極的問題，導致許多資源被過度浪費。因此，要想真正實現(xiàn)檔案管理信息化的綜合化發(fā)展和進步，就應該從相關的解決措施和方式方面著手。隨著近年來我國社會的快速發(fā)展，人們越來越重視檔案信息資源的使用，檔案信息資源在社會管理中的價值也越來越高。檔案信息管理系統(tǒng)的廣泛應用更新了檔案管理模式，使得人們能夠更加快速準確地查閱各類檔案信息，檔案管理工作效率也越來越高，給人們高效利用檔案資源提供了便利。

一、檔案管理信息系統(tǒng)概述

信息技術(shù)作為檔案管理息體系中最重要的環(huán)節(jié)和關鍵部分，在整個體系的建立過程中起著引導作用，不斷的利用各種互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段來豐富辦公設備和辦公體系，在息較為復雜的各種絡中收集到，對整個檔案信息管理具有深遠價值的有利要素，還會不斷對各類信息進行分類整理和儲存加工，并在此基礎上定期做好后期的維護和精修工作。從檔案管理信息體系的真正價值來進行探討：首先，保存資料的原件，尤其是一些會隨著時間推動而存在清晰度不明確的資料，都可以利用信息化技術(shù)手段來完成信息的全面保存，能夠有效的降低因外界因素的干擾而出現(xiàn)的各種信息丟失的現(xiàn)象；此外，這種信息化儲存技術(shù)手段能夠方便后期的查找和調(diào)研，以歸類的模式來對其進行管理，從而在反復查閱過程中降低對原物資料的傷害，對于推動國家未來檔案信息資源管理的體系化和整體化具有重要意義。其次，利用信息管理檔案能夠有效的提高對綜合信息的管控效率，使得當前的管理手段和方式更加科學和合理化，確保原有歸檔的步驟在規(guī)定要求范圍內(nèi)落實，并嚴格按照國家相關的規(guī)定來制定和實施相關的流程，能夠有效的降低對資源能源的消耗和浪費。最后，有利于拓展未來信息資源的開發(fā)范圍和領域，從更深層次的方面來挖掘?qū)τ诟黝愋畔⒌恼嬲齼r值和意義，建立統(tǒng)一完善的各類信息化檔案管理模式，幫助各個管理部門之間實現(xiàn)資源的及時溝通和交換。

二、檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺技術(shù)基礎

1.計算機網(wǎng)絡。

在檔案的信息網(wǎng)絡化中應該具備一些比較完善的計算機硬件設施，主要有：電話、計算機、交換機、終端設備、傳真機、衛(wèi)星設備和管線傳輸?shù)仍O備。只有在軟件方面實行較強的資源后才能保證信息化組織下的安全保密工作得以進行。計算機網(wǎng)絡將會對搭建好后的平臺進行不斷的調(diào)整和鞏固，根據(jù)原有檔案信息的基礎來實現(xiàn)數(shù)據(jù)源的匹配和歸類，主要是可以按照文件的具體屬性和特征來進行具體的分類。例如，我們將初步的掃描步驟可以定義為初核操作，只有掃描到具體的指定目標對象的時候，才能夠達到相應的任務，在整個計算機網(wǎng)絡體系內(nèi)做好預先的系統(tǒng)設置，在這種優(yōu)先設定的環(huán)節(jié)下，確保每一個步驟都能夠精準完成。

2.信息管理系統(tǒng)軟件。

信息管理系統(tǒng)軟件作為整個信息管控操作體系中關鍵的部分和體系，在當前軟件辦公的自動化體系和智能化創(chuàng)造中發(fā)揮著重要作用，其中最根本的任務就是實現(xiàn)信息的轉(zhuǎn)化，發(fā)揮各類信息的真正價值和意義。再進行操作過程中，首先要對各類已識別到的信息數(shù)據(jù)進行篩選，以計算機可以明確的數(shù)據(jù)體系來進行錄入，接著就可以在整個文件體系內(nèi)部進行最終的修改和定稿。這種信息管理系統(tǒng)軟件能夠在后期隨時添加和刪改文件內(nèi)部的具體內(nèi)容，具有非常高超的便捷性和可操作性，能夠有效的縮短各個流程之間的時間。此外，文檔的具體流向和來源都能夠?qū)嶋H明確，在各個文件最終完成歸檔任務后，還可以利用掃碼的方式來對其內(nèi)部的信息和具體的使用狀況進行查詢，并對這些信息進行綜合的整理，在后期分析中就可以得到各類信息查詢的具體頻次，從而可以對那些查詢次數(shù)較高的文件進行定期的管和優(yōu)化，對于整個檔案的保管體制具有重要意義。

三、檔案管理信息系統(tǒng)建設存在的問題

1.檔案管理人員業(yè)務水平較低。

檔案管理人員的實際應用水平和操作能力都無法滿足當前對于檔案信息管理系統(tǒng)升級和優(yōu)化的主要發(fā)展方向和需求，甚至可能會對整個系統(tǒng)的逐漸建立形成制約因素。隨著檔案信息管理體系的日趨優(yōu)化，會逐漸融入更多新時代下的科技特征和信息化網(wǎng)絡時段中的各類特點，但許多操作人員都無法適用這種新時代下的操作技術(shù)，將會影響后期檔案整理的整體效率，嚴重制約著整個檔案信息管理體系的可持續(xù)進步。

2.基礎設施不完善。

就現(xiàn)階段的檔案信息管理體系的發(fā)展情況而言，會隨著整個技術(shù)的發(fā)展，不斷引入更多的信息化時代的優(yōu)勢，而檔案管理工作也逐漸具備科學化和合理化的特征。然而在實際的部門管理的應用中，由于整個操作檔案管理需要工作人員具備且會使用算機軟件，還需要根據(jù)本階段信息的具體需求來研發(fā)出具有更多功能和特征的軟件設計，需要充足的資金來作為支撐和保障。但大部分企業(yè)單位在進行檔案管理時都缺乏對硬件設施基礎建設完善的重視程度，并沒有為工作人員配備先進的計算機設施，導致許多管理體系出現(xiàn)目標和實質(zhì)不一致的現(xiàn)象。

3.系統(tǒng)規(guī)劃不夠科學，無法保障系統(tǒng)建設進程。

當前社會對于整個檔案管理系統(tǒng)的升級和優(yōu)化具有較高的需求，需要整個檔案體系隨著時代特征來變化出更多的可操作性特點，因此也會受到較多的制約。例如，實際的檔案管理體系內(nèi)部的框架結(jié)構(gòu)尚未完全；操作人對整個體系構(gòu)建的忽視；對于整個操作體系的期望值過高；需要大量的投資資金來作為支撐；無法獲得相應的回報和收益；實際的體系和檔案的具體應用之間存在不一致的狀態(tài)。所以，要想真正實現(xiàn)檔案管理的科學化和體系化應用，首先，需要建立健全明確且具體的發(fā)展目標和方向，在這種體系化目標的指導下建立健全相應的制度和目標任務；其次，實現(xiàn)各部門之間的優(yōu)化處理，明確不同崗位之間的責任，要求各個工作人員都能夠做好各自的檔案歸納；最后，將部門的利益和整個企業(yè)的利益相互關聯(lián)，為企業(yè)未來的發(fā)展和成長提供源源不斷的動力。除此之外，對整個系統(tǒng)內(nèi)的具體建設要隨著時代的不斷發(fā)展而逐漸更新與優(yōu)化，才能夠真正提高體系的使用價值，而且從綜合的角度來進行各個環(huán)節(jié)的目標任務設置，維護相關任務的精準性和可落實性，必須明確，所有的建設任務都必須腳踏實地的完成，任何想要在短時間內(nèi)完成建設目標的計劃都是不切實際的，必須保持整個信息管理體系設計任務方案的科學化。

4.企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)應用重視度不夠。

對于大部分的企業(yè)檔案管理而言，在實際的應用中依然以人工的操作為主，這就會導致許多的資料存在遺失和缺漏的現(xiàn)象，甚至各種信息化檔案的重復利用率并不高，他們的真正價值和內(nèi)涵也無法真正發(fā)揮，這也是各個企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作人員的忽視所導致的現(xiàn)象。大部分企業(yè)管理運營人員都較為重視未來的獲益，將主要的工作重心放在企業(yè)的經(jīng)營和效益方面，而且將許多的資金都投入到企業(yè)的整體自身管理中，從而無法真正的實現(xiàn)整個企業(yè)檔案管理水平的有效提高。

四、檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)

1.系統(tǒng)整體實現(xiàn)。

按照階段化和體系化的方式來不斷的鞏固和建立健全檔案管理信息體系，要明確用戶的具體需求和實際應用狀態(tài)，并從其中的具體邏輯結(jié)構(gòu)來進行信息的梳理，并做好相關后臺數(shù)據(jù)的收集和歸納，在這幾個體系和結(jié)構(gòu)的綜合應用中，才能夠真正推動系統(tǒng)化建設的最終完成。其中，中間業(yè)務邏輯層結(jié)構(gòu)作為體系中的關鍵部分，在實際應用中起著承上啟下的作用，主要是對各類數(shù)據(jù)進行分析，并根據(jù)其具體的應用數(shù)據(jù)將其進行分配。整個管理系統(tǒng)的基礎為ASP.NET 技術(shù)和Oracle9i 平臺，需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段的科技支持，才能夠有效的拓展整個軟件的應用技術(shù)，幫助實現(xiàn)各種信息的安全保密并提高體系結(jié)構(gòu)應用的穩(wěn)定性。

2.智能查詢模塊實現(xiàn)。

后期操作人員在進行智能查詢過程中首要使用的環(huán)節(jié)模塊是智能檔案查詢模塊，不僅方便操作人員能夠及時的將檔案進行提取，還能夠在實際應用完之后將檔案及時的歸于原位。而實際的操作步驟為：在大屏幕上選擇檔案按鈕，然后就可以開始接下來的流程，需要將個人的單位卡片以及識別證明放置在機器的具體位置。大屏幕上會出現(xiàn)許多與檔案相關的各種分類信息和具體的署名規(guī)則，此時用戶則可以根據(jù)自己的需求來進行選擇。當看到自己需要的管理檔案時，在界面輸入具體的用戶名和密碼就可以進入到整個檔案庫內(nèi)，然后將自己所需要的檔案進行識別和抽取，而工作人員也可以利用自己手中得到的條形碼來兌換相應的檔案信息。當檔案信息使用完之后需要進行歸還，用戶則可以點擊確定要提取檔案按鈕，然后將相應的識別碼放置在可識別范圍內(nèi)，并按照界面的提示來進行具體的規(guī)范操作，從而能夠及時的將檔案信息歸納在案。這種智能化的查詢模塊能夠便于操作者的使用信息借閱，還能夠?qū)Ω鞣N信息檔案進行追蹤，具有非常深遠的應用價值。

3.數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一。

在保證數(shù)字化檔案的時候，應該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一，對數(shù)字化檔案實施標準的運行，只有在標準下，才能正常的開展計算機應用下的社會服務等一些工作的正常進行。數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是實現(xiàn)資源網(wǎng)絡的必要條件，使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進行，是實現(xiàn)檔案資源共享的一個必然的條件。只有充分的達到標準化和規(guī)范化，數(shù)字檔案才能更加有效的出現(xiàn)在人們的生活中。

五、加強檔案信息管理系統(tǒng)應用的保障措施

檔案信息化管理體系的綜合使用，不僅能夠有效的幫助操作人員緩解工作壓力，還能夠在最短的時間內(nèi)完成各種紛繁復雜信息的整理，確保各個部門之間信息的及時流通，還能夠有效的提高整個體系的應用價值，在保持檔案系統(tǒng)處于正常的運轉(zhuǎn)狀態(tài)下的同時，對于客戶的需求也能夠進行一定的滿足。

1.加強檔案信息資源的安全管理。

確保檔案信息的安全管理是企業(yè)在實際應用中的防衛(wèi)工作的重要環(huán)節(jié)，也是高級管理層人員極其重視的主要部分。一般情況下，技術(shù)人員在進行安全管理工作時都會及其重視其中的病毒防護和安全管理工作。其中，網(wǎng)絡病毒往往是通過網(wǎng)絡上的操作不當和各種有毒信息的下載所導致的現(xiàn)象，在實際解決過程中極為困難，而在對網(wǎng)絡病毒進行治理時需要從預防階段開始，在計算機尚未中毒之前，就要在體系內(nèi)安置防護墻，將信息資料的整體和實際的應用場景進行分離，確保各類檔案信息管理的獨立性和安全性。還能夠增強相關管理人員的安全管理意識和護意識，按實際的管理標準和流程來實際操作各類的管理信息，確保整個體系的高效使用。

2.提高企業(yè)文檔管理人員的技能水平。

對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理機制而言，往往以人為的歸納形式為主來實現(xiàn)企業(yè)文件信息的最終收納，但由于人為因素的限制，可能會導致許多信息無法較為清晰精準的進行排列，甚至可能會出現(xiàn)檔案信息的丟失和缺漏，對于后期的實際應用和檢索也起到一定的阻礙作用，導致整個企業(yè)的檔案管理體系機制無法真正升級。但隨著實際應用技術(shù)的提高，現(xiàn)代化的檔案管理在原有的基礎上做出更進一步操作，但首先會將整體的工作重心放置在工作人員個人工作素養(yǎng)的提升上，要求他們在實際上崗之前就要做出相應的考核，不斷練習和鞏固自己的專業(yè)知識，還需要在工作人員實際上崗之后對其進行定期的培訓和教育工作，對自身的檔案管理知識進行查漏補缺，才能夠為企業(yè)的整體信息化發(fā)展培育高素質(zhì)的人員團隊。尤其是對于那些體制機制較為龐大的集團體系而言，更需要人員具有極強的業(yè)能力和應對能力，需要大量的人員來進行整個檔案網(wǎng)絡體系的構(gòu)建，在中心管理層人員的指導下各司其職。此外，還需要利用健全的考核制度和激勵機制來鼓勵人員去更加積極的適應工作，不斷地提高整個人員團隊的業(yè)務能力和水平。

3.提高檔案管理重視度。

檔案信息管理工作作為企業(yè)實際應用和發(fā)展以及在整個市場競爭發(fā)展的過程中具備較強核心競爭力的重要力量，并實際運用在日常的經(jīng)營管理工作中，對于后期信息的科學性和精準性起著決定的作用。但許多上層管理人員往往都會忽視對檔案管理的綜合化把控，導致許多檔案管理都存在形式化的特點，也就無法真正的支持整個檔案管理工作的升級。這就需要政府部門發(fā)揮積極主要的引導作用和規(guī)范作用，建立健全相統(tǒng)一的制度化體系來進行保障和支撐，并在整個信息檔案管理的建設中投入更多的財政支出。

4.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。

在對企業(yè)單位管理的實際水平和管理效率進行衡量的過程中，首先就要從企業(yè)內(nèi)部的檔案管理應用特征來進行操作和探究。企業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案信息管理制度的高效率，就需要從管理目標，管理方向和管理流程等多個角度來進行綜合應用，建立健全統(tǒng)一的制度化和模式化標準來進行衡量，還需要規(guī)范各個人員之間的具體任務和職責，幫助工作人員更好的投入在自己的數(shù)據(jù)檔案管理中，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息管理的目標。

5.建設科學完善的數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)庫的存在和發(fā)展對于業(yè)單位的管理數(shù)據(jù)信息而言必不可缺，需要技術(shù)人員根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展的應用特點和相關的收集數(shù)據(jù)信息的手段來進行數(shù)據(jù)庫的建設，要從更加全面和多角度的方向來對整個信息管理數(shù)據(jù)庫進行綜合應用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)各類信息的全面保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息收集的真實性和準確性。

6.提高檔案資源管理的系統(tǒng)性。

從體系化結(jié)構(gòu)方面來分析，提高檔案資源管理的有效性，我們可以從以下幾個方面來進行具體分析：第一，對工作人員的實際檔案操作能力進行優(yōu)化，不斷的調(diào)整技術(shù)應用需求和人員實際能力之間的關系；第二，利用更多智能化和自動化的特點來彌補因人為因素的缺陷而導致的各種信息丟失的現(xiàn)象，還可以減小人力管理系統(tǒng)的出錯率；第三，檔案資源化的管理能夠?qū)堎|(zhì)化信息進行云端的儲存，有利于后期的追蹤和調(diào)查研究，對于整個體系的綜合化管理都具有推動作用。

六、檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺的應用與推廣

無紙化辦公時代是未來在企業(yè)辦公和實際運用中的主要方向和發(fā)展目標，這與當前信息化時代和自動化時代具有非常緊密的關聯(lián)。但是在一定時間內(nèi)，紙質(zhì)化時代依然不能被完全取代，仍然將會在整個企業(yè)的辦公中發(fā)揮著重要的作用。就需要檔案管理人員做好信息的采納和歸納整理，并隨著時代的不斷更新找出適合整個企業(yè)創(chuàng)新的新辦法，從更加科技化的角度來實現(xiàn)檔案信息管理體系的綜合應用，對于推動未來檔案管理的科學化和合理化具有真正的促進意義。

結(jié)束語

總而言之，在信息化時代不斷推進的過程中，落實檔案管理信息系統(tǒng)建設是事業(yè)單位發(fā)展的必經(jīng)之路，對提升信息管理質(zhì)量有著積極作用。與此同時，通過分析檔案管理信息系統(tǒng)建設的問題，加強用戶的系統(tǒng)開發(fā)體驗，構(gòu)建出合理科學的系統(tǒng)建設方案，落實每個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)質(zhì)量檢測，可以全面提高檔案管理信息系統(tǒng)的質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息管理環(huán)境，促進企業(yè)的健康成長。