新形勢下高校財務內部控制體系的構建與完善

◎李雪婷

近年來國內很多高校辦學規模日益擴大，其資金需求量也逐漸增大，在此背景下高校資金來源渠道也日趨多元化。高校所面對的財務環境也更加復雜，財務風險也逐漸增多。財務風險與財務內部控制往往是相生相伴，相互制約的。對于高校而言，必須高度重視財務風險問題，盡快對現有財務內控體系加以優化，并嚴格加以落實，才能最大限度杜絕各種財務風險。

一、關于財務風險與內部控制的概述

（一）財務風險

所謂財務風險就是指企業或相關組織在財務結構方面存在不合理的地方，融資不當導致自身失去償債能力，繼而引發投資方逾期收益減少的風險。有學者從狹義上對其進行概括，認為風險就是損失的不確定性。日本龜井利明提出了一個觀點，認為風險不僅包括損失的不確定性，也包括盈利的不確定性。上述看法都認為風險等同于不確定性，它容易給活動主體造成一些不利影響（即威脅），同時，也可能制造出機會，這正是廣義上的風險定義。對于財務管理活動來說，財務風險通常包括下列幾種類型，分別為投資、籌資、經營、存貨以及流動性風險。

（二）內部控制

內部控制委員會（即COSO 委員會）于1987年成立，致力于探討內控方面的問題。1992年該委員會出臺了《內部控制整合框架》，認為“三個目標”與“五個要素”構成了內部控制的框架。這成為當前權威性最高的內部控制概念。其中，“三個目標”就是遵守有關法律、保障財務報告的可靠性，達到經營活動的預期效果。而內部控制是指公司董事會、經理以及職員為了實現上述三個目標而提供的合理保證的過程。而“五個要素”就是控制環境、控制活動、風險評估、信息溝通與交流、對環境的監控等。

（三）內部控制與財務風險之間的關聯

第一，內部控制結構是否完整對財務風險的最終防范結果會產生直接影響。在財務管理的各個環節中都可能潛在財務風險，涉及到資金籌集、預算安排、財務決策、會計核算等環節。各個環節不僅牽涉到財務管理的各項程序，而且也與對應的工作職責有關。內控結構的完整性不僅要求內控結構內容要全面，而且內控的所有環節之間要具有系統性。財務風險可劃分為兩種，分別是系統風險與非系統風險。財務風險往往潛藏在財務管理的整個過程中，為了實現對財務風險的有效防控，勢必需要對內控進行全面、系統的設置。內控結構不僅僅要體現出內控內容的全面性，而且也需確保各環節間的穩定性，反之則難以真正動態持續地防控財務風險。第二，內控制度化是保障決策科學性，減少風險的重要基礎。通過對財務管理中涉及到的財務崗位職責、財務分工、財務決策方式、財務操作程序、人員安排等工作制定相應的內控管理制度，形成一套管理機制，從而解決財務管理的盲從性，也能提升工作效率，減少財務風險。第三，財務風險的存在可在一定程度上推動內控管理機制的不斷完善。通過研究財務風險的表現形式、特征、程度、客觀環境以及人為因素，可以為內控管理的手段、內容、關鍵環節提供有效的參考依據。若財務風險愈加充分，說明內控管理力度越不足，因此，必須盡快完善內控管理機制。

二、高校財務內控體系存在的問題

（一）人員得不到重視

人員是將制度管理落到實處的關鍵要素，因此，為了充分提升管理效率，就要引起內部人員的高度重視。第一，針對管理層來說。因為高校管理工作始終將精力放在學校建設、教學品質上，難免會忽略財務管理，部分管理人員由于專業水平欠缺，也較少與財務人員開展深入的交流，因而無法全面獲悉學校的財務狀況，難以于第一時間察覺財務工作之中潛在的各種風險因子，未建立內部控制體系的概念。第二，針對員工來說。部分學校盡管設置有審計崗，可崗位設置太形式化，無法起到監管作用。

（二）體制不太完善

不少高校盡管制定了本校的審計管理要求與制度，但因為管理目標模糊、相關組織結構繁瑣，導致內控體制不健全，主要表現為以下幾方面：第一，未創建有關反饋體制。因為管理機構較為單一，校管理層占據了主要的財務權利，教師也較少重視學校內部財務內部控制的實際管理情況，且關注途徑較為單一，通常集中在薪資變化或者財務報表披露的信息，因此無法及時發現問題，也未向領導反饋。第二，未創建有關審計崗位，大部分管理人員為有效節省人力資源，通常安排其他部門人員兼職審計工作，盡管學校領導很了解校內各項活動的具體事宜，可由于欠缺專業素養，于是依舊會忽視部分管理方面的細節，無法起到監管作用。第三，橫向管理缺乏，大部分高校在創建組織結構的過程中，均是采取科層級的管理模式，即以校長開始，由高至低設置管理鏈，盡管建立了相應的審批崗位，可都是處在縱向管理的狀態，未對橫向間各人員進行約束管理，進而降低了綜合管理效率。

（三）監督機制缺乏

部分學校高層盡管擁有一定的風控意識，可并未創建有關監管機制，這在一定程度上易導致學校經濟活動管控不到位，削弱了內控管理的周密性與邏輯性。對于預算管理來說，監管機制的欠缺將對預算編制及其具體實施造成極大的影響。在編制上，部分財務工作者為了節省預算計劃編制時間，在對預算計劃進行制定之前，并未對項目內容進行深入了解，而是以之前類似的項目為核心基礎，調整基數，來提供全新的預算方案。這將使預算編制的合理性以及適用度大打折扣，也對后續的預算執行造成影響。在執行上，因為有關監管制度的欠缺影響了經濟活動的開展，使得一些部門對金額分配進行擅自更改，阻礙了預算計劃的順利實施。

（四）信息化建設不足

網絡時代的到來，推動了每個行業的信息化發展。首先，經過實施信息化管理能夠提升信息公開、傳遞效率，強化了各個部門之間的密切合作，使內部控制的管理者可以在第一時間了解各項活動的具體變化情況，進而對管理計劃進行實時調整，使管理制度的可行性、實用性有了明顯提升。其次，能夠提升內部控制管理的精準性，通過對信息化系統的應用，可以利用系統內部的各項內控策略來有效開展賬務管理，進而減少了人為管理的失誤率。可如今大部分高校的內部控制管理制度依舊以人為管理為核心，且未開展信息化普及。另外，就算部分高校重視信息化系統的建設，但員工欠缺良好的信息素養，也不能高效利用系統，無法通過其全面提高工作效率。

三、如何優化高校財務內控體系

（一）營造優良的內控環境

優良的內控環境會對高校教師的內控意識產生極大的影響，決定了內控是否可以順利運行。筆者從以下兩點分析怎樣營造優良的內部控制環境。第一，高校的管理層要對財務內控體系引起高度關注，將重心放在內控建設以及優化上。只有高層開始廣泛關注，中層才會部署開展，基層員工才會去努力執行。如今高校的大部分部門對內控缺乏充分的了解，認為其僅僅與財務部門有關，因而配合意識不強。因此，在高層充分關注的背景下，安排各員工對內控理論進行學習，不但可以深入了解內控體系，而且也利于后續工作的開展，更好地提升了風險辨別能力，對于財務內控體系的順利運行有利。

（二）突出預算的剛性特征，嚴格執行預算調整流程

預算管理屬于內部控制的主要手段，應將其融入到高校整個經濟活動過程中，在財務內控管理中必須突出預算這一條主線，發揮預算的核心作用。高校在編制年度財務預算的時候，應遵循下列原則“量入為出、收支平衡、積極穩妥、統籌兼顧、保證重點、勤儉節約”，做到全面預算、科學預算。要形成一套科學合理的預算管控制度，突出預算的剛性特征，解決軟預算問題。另外，嚴格落實預算調整工作，控制預算收入追減以及支出追加等事項。針對預算執行過程中碰到的調整問題，首先要進行充分的規劃論證，在此基礎上根據分級授權審批制度予以審批處理，具體來講，分級授權審批工作主要由校常委會或財經委員會、校長、副校長、財務處長負責展開。要全面防范越權審批調整預算問題，尤其要避免支出追加、收入追減方面的隨意性。高校內部全體人員應進一步提高節約辦學觀念，提升依法理財水平。相關人員應樹立科學發展觀，增強勤儉節約意識，向精細化辦學模式前進，對每項支出精打細算，嚴格管控。重視對項目資金的監管，完善專項資金的績效考評機制，形成科學合理的績效評價機制。如此方能及時追蹤問效專項項目經費的使用情況以及項目的推進狀況。這樣才能保障專項經費是按預算安排嚴格加以使用。同時，盡量控制平日消耗性支出，減少辦學成本，增加資金利用率，從而實現高校的持續性發展。

（三）對電算化背景下的會計核算內控制度加以優化

財政部公布的《會計電算化基本工作規范》提出要設計一系列完善的會計電算化內部管理規章制度，其中，涉及到會計電算化崗位職責、操作管理制度、數據管理制度、計算機軟硬件制度、電算化會計檔案管理制度等內容。就高校而言，應進一步完善電算化會計核算內控管理制度，可以從下列四點切入：第一，參照不相容職務分離原則，結合高校業務需要設置各種會計核算管理崗位。要求下列崗位必須符合不相容職務分離原則，禁止兼任：審核、復核、審批、系統管理、系統維護。第二，對操作人員的相應職責與權限要給出明晰的界定，構建相關上機操作記錄管理制度，并采取相應的策略防止將沒有審核的會計信息直接錄入電腦或者直接記錄到機內賬簿上。第三，重視計算機軟硬件以及網絡系統安全的管控。就硬件而言，應使用質量可靠的硬件設備，特別是核心硬件設備應采取雙系統備份措施。就軟件而言，應及時進行升級補漏，優化參數，盡量避免軟件漏洞問題。就網絡系統安全而言，應配備好網絡安全防火墻以及殺毒軟件，設置密碼與用戶權限，嚴禁個人私自安裝或刪除軟件等操作。第四，完善檔案管理規章制度。要明確電算化會計檔案的借出與復制流程，嚴格加以管控，并配套相應的存儲安全保障措施。為磁盤介質貼上保護標簽，并放置到安全、干凈、干燥的地方，做好防潮措施，條件允許建議采用雙備份或三備份，并將其保存到不同的場所進行管理。定期對存放的磁盤介質進行檢查與復制，避免磁盤介質壞掉導致財會信息丟失。

（四）理性負債，保障資金的安全性

國內很多高校特別是省屬高校，資金缺口較大，供需矛盾較為明顯，融資總量增長迅速，高校還貸壓力也與日俱增。與此同時，高校欠費催收任務形勢嚴峻，資金來源途徑有限。高校在管理資金的過程中應遵循錢賬物分管，支票與印鑒管理分離的原則，任何資金調度活動與大額支出都需嚴格執行授權審批制度。另外，高校財務管理要特別重視銀行貸款工作。關于貸款融資，高校必須注意控制總量，理性負債，動態監控，有效防范相關風險。高校應將自身利益最大化視為內控管理的出發點，結合自身發展戰略、風控水平、資金狀況構建起信貸資金管理的長效機制與常態機制。參考教育部推出的銀行貸款風控模型測算的貸款限額，高校應針對自身發展需求、學校財務現狀、校園規劃戰略、融資成本、整體出讓成本、銀校合作關系等情況，并考慮金融系統的各種不確定性風險與流動性風險，科學規劃，最終確定出較為合理的貸款總規模，要量力而行。高校需確定自身的中長期資金管理規劃，時間一般為3 到5年，在此基礎上制定年度資金計劃，并構建貸款風險預警機制，對貸款投向加以規范，并合理安排還貸。原則上來講貸款資金不可用于下列用途：捐贈、平衡預算、對外投資、抵補日常經費開支等。

（五）構建健全的財務內控信息溝通體系

有效的信息傳遞是財務內控體系實現高效運轉的前提，這是由于此體系本身就是反饋改進的內部循環。為此，高校應盡快構建一套較為完善的信息溝通體系，暢通溝通渠道，確保信息得到有效傳遞，從而為財務內控體系的正常運轉奠定基礎。具體可從下列兩方面抓起，打造健全的信息溝通體系：第一，制定信息溝通管理制度，把溝通內容、溝通形式加以標準化、制度化。要明確指出哪些內容需要在哪些層級進行傳遞，傳遞的時間點、方向以及內容是什么；哪些部門需進行反饋，向誰反饋，什么時間反饋等等。另外，設置一個協調部門，負責對日常工作中的各種溝通問題加以協調，并根據相關程序對制度加以完善。這樣才能有效解決部門間的溝通障礙，促使其協調一致、高效運作。第二，重視高效信息化平臺的建設。信息化平臺是保障信息有效溝通的重要后盾。高校通過打造信息化平臺，將人事、資產、財務等各類信息資源整合在一起，實現部門間信息的有效共享。這樣各部門都能及時得到需要的信息，而且也便于各部門開展合作與監督。財務內部控制系統可利用此平臺對財務信息進行有效的傳遞與共享。相關管理人員登錄該平臺可以迅速了解自己所監管的財務內控環節，評判這一環節有無脫離控制目標，與預算是否存在偏差，然后迅速將信息反饋給對應部門。