醫院招標采購的內部控制體系優化與效果評價研究

◎李建新

隨著社會經濟的不斷發展，醫院的經營方式也隨之發生變化，在新醫改背景下，醫院若要在激烈的市場競爭中獲得發展機遇，向著良性的方向發展，就要不斷地對自身的管理模式進行改革。其中，采購行為對醫院的利潤有著較大的影響，并且，近些年來，招標采購在逐漸成為了醫院采購行為的主要方式，因此，做好招標采購的內部控制工作，就能夠在較大程度上節約成本，提高利潤，對醫院各方面的資源進行優化配置，從而提升醫院的核心競爭能力，拓展醫院的發展空間。

一、醫院招標采購的內部控制體系優化與效果評價的研究意義

1.理論意義

隨著行政事業單位內部控制相關文件的相繼出臺，學者們逐步重視行政事業單位內控體系和內控效果評價的研究，但對公立醫院招標采購的內控體系和內控效果評價的研究較少。本文希望在已有研究的基礎上，嘗試以一個具體案例作為研究對象，針對發現的問題和漏洞進行完善，并對完善后的內控體系的預期效果進行評價。這將豐富公立醫院招標采購內部控制體系研究的案例，同時也希望由此帶動對行政事業單位其他業務層面內部控制的研究。

2.實踐意義

醫療體制改革穩步推進，社會資本進入基層醫療。在地方財政赤字嚴重、對公立醫院撥款減少的情況下，私立醫院的崛起對公立醫院的生存發展提出了巨大的挑戰。近年來，與采購相關的腐敗案件相繼曝光，在社會上產生了極為惡劣的影響，暴露出公立醫院招標采購中存在較大的尋租空間，內控體系中亦存在諸多問題。因此，加強公立醫院內部控制已變得十分緊迫，加強招標采購的內部控制建設，不僅能夠降低采購成本，而且還能夠提升醫院整體管理水平，保證醫療服務質量。

二、醫院招標采購內部控制體系存在的問題

1.招標采購內部控制環境不理想

A醫院在招標采購環境方面存在如下問題：首先是沒有設立內控管理部門，對招標采購行為進行管理，并且，現有的內控制度也沒有得到有效執行，致使招標采購的內部控制工作形成虛設；其次，醫院在人力資源的管理工作中存在問題，由于招標采購需要綜合能力較強的工作人員，不僅要子解各種醫療設備、藥品、試劑及其它醫用產品，而且，也需要掌握一些醫學專業方面的知識，還要學習與招標活動相關的法律法規，因此，該項工作對個人能力的要求是十分嚴格的，但A醫院現有的招標采購工作人員不具備上述能力，尤其是對于采購法律法規的學習，醫院也很少給予關注；最后，對于招標采購行為進行內部控制的意識有待加強，沒有建立有效的內部控制制度，對緊急采購行為進行管控。

2.風險評估機制缺失

對于醫院而言，風險評估機制是不可缺少的，該機制直接影響到醫院的經濟利益。目前，A醫院在招標采購的過程中，沒有針對采購行為，建立相應的風險評估機制，在醫院內部，沒有設立專門的科室及工作人員，對招標采購活動中存在的風險因素進行預測與評價。在現有的相關制度中，也沒有對招標采購工作的風險評估做出具體的規定，在這種情況下，醫院在進行招標采購時，如果遇到各方面要求較高的采購項目，如物品涉及到的專業性較強，并且采購行為所涉及到的事項較為復雜，采購的時間也較為緊迫，但風險評估工作人員沒有對此進行準確的風險評估，就無法掌握采購行為中的風險因素，從而使采購活動缺乏相應的風險應對措施，很可能會造成采購活動的失敗，甚至給醫院造成經濟損失。

3.控制活動缺乏有效性與規范性

內部控制活動能夠有效地規范醫院的招標采購活動，但A醫院在內部控制活動方面，缺乏有效性與規范性，具體問題如下：一是在采購預算管理工作中存在著不規范的行為，在A醫院的預算管理工作中，全面預算管理的工作模式還沒有得到有效的實施，尤其是對于大型醫療設備的采購預算，在采購之前，相關工作人員均未列出采購項目的清單，因此，預算部門的工作人員也就無法對此進行管理。在對醫院現階段的采購需求進行分析時，只是由各科室以局面的形式提出采購申請，然后由醫院的領導進行討論，在這個過程中，沒有關注到有些采購需求的條件是非常苛刻的，供應商是無法滿足其要求的，因此，招標活動的公平性與公正性有待加強。另外，在緊急采購工作上，也沒有建立相應的制度，致使在進行緊急采購活動時，有些商家蓄意抬高價格，造成醫院采購成本的增加。

4.信息傳遞渠道堵塞

信息傳遞渠道保持暢通，能夠在較大程度上提高招標采購的工作效率。但對于A醫院而言，在具體的工作中，由于招標辦的管理人員是新任職的，在此之前，沒有從事過醫療設備的采購工作，對于招標采購活動沒有任何經驗。因此，在招標采購活動前期詢價的過程中，沒有合適的供應商可供咨詢，在這種情況下，就不能夠采購到性價比較高的產品，對此，有些供應商會主動地與各科室聯系，與之建立直接的供需關系，進而產生營私舞弊、吃回扣等現象，影響醫院的經濟利益。另外，信息來源較多也在一定程度上影響了有效的信息溝通渠道，致使招標辦在處理當前的采購項目時，由于信息堵塞，其它科室在不知情的情況下，又提交了相同的采購需求。

5.內部監督力度不強

一般情況下，對醫院招標采購活動進行內部監督時，會涉及到四個方面的監督，一是來自審計部門的監督；二是來自紀檢監察的監督；三是來自招標領導小組的監督；四是來自會計監督及職工的監督。由于目前A醫院的審計科只有科長一名工作人員，在醫院各項業務不斷增加的情況下，是不能夠有足夠的時間與精力去處理這些審計監督工作的；在紀檢監察工作中，A醫院沒有針對具體的招標內容，開展監督工作；在招標領導小組所負責的監督工作中，由于A醫院價格信息的收集工作存在問題，致使招標領導小組不能夠做出正確決策；A醫院的職工缺乏對采購活動進行監督的意識，對于采購設備的使用情況，也較少進行反饋。

三、醫院招標采購內部控制體系的優化

1.改善內部控制環境

在進行內部控制環境的改善工作時，要根據A醫院的實際情況制度工作計劃，使內部控制工作在招標采購活動中發揮積極的作用。在具體工作中，首先要對組織結構進行優化，對內部控制部門的職能進行改進，使其與各部門進行良好的合作，對內部控制制度進行完善，對內部控制的流程進行優化，在這個過程中，還要將招標辦、總務科、財務室等部門結合到一起，針對招標采購活動，做好該項活動的內部控制工作；其次，要加強招標采購工作的人才隊伍建設工作，在該項工作中，要做好兩個方面的工作，一方面要為招標采購工作配置足夠的人力資源，對于A醫院而言，至少要增加3名招標采購工作人員，才能夠滿足當前的工作需求。另一方面，還要對這些工作人員進行技能教育及思想教育工作，提高其綜合素質與工作能力，培養其廉潔意識，避免因受到利益誘惑而做出不法行為，從而提高人才隊伍的質量。

2.建立風險評估機制

對于A醫院而言，若要建立風險評估機制，首先要建立風險評估機構，設置專門的風險評估工作人員，提高其招標采購活動的風險意識，并做好各環節的風險預測工作，同時，對于商業機密要嚴格進行保密；其次，要制度科學的風險管理方案。在該項工作中，要結合市場環境的變化，就具體的招標采購項目進行分析，對其中存在的風險因素進行預測，從而增強內部控制能力。另外，風險評估機構還需要及時總結風險識別的方法，對風險源進行排查，促進風險因素的快速鎖定；再次，并針對這些風險因素，制定相應的規避措施，有效地應對風險，將風險因素的干擾降至最低，另外，如果風險評估部門的工作人員發現招標采購的過程中，存在著營私舞弊、不正當的利益交換等行為，就要及時地將這一情況報告給上級部門，以便于及時處理違反規定的工作人員；最后，從中標項目的價格入手，當中標項目的價格較市場價格嚴重偏低時，應及時明確原因，避免招標采購活動出現風險。

3.改進控制活動

A醫院要對內部控制活動進行改進，在具體工作中，可以從以下三個方面入手：首先，做好醫院的全面預算工作。對預算編制工作進行規范，醫院管理人員應采取以財務部門為主導、各部門合作的方式，在遵守預算管理制度的前提下，對醫院預算工作的執行情況進行分析，并根據醫院未來的工作計劃，制定全面預算的編制工作；二是做好招標合同的審批工作。在招標采購合同的簽訂工作中，審計工作人員要嚴格遵照兩個方面的內容，一方面要遵照招標文件的要求，另一方面要遵照投標文件的應答，根據這兩個要點，決定是否簽訂合同，并且，在這個過程中，審計工作人員還要對合同中的條款進行核對，檢驗其是否與招標、投標文件相符；三是要制定緊急采購制度，一方面要建立緊急采購標準，該標準應適用于下列情況：第一，在醫療設備出現故障時，并且這種設備具有不可替代性。第二，在醫院進行急救時，發現設備倉庫中無庫存的醫療用品。第三，醫院領導要求及時采購的醫療用品；另一方面，要建立有效的緊急采購申請審批程序，在審批程序上，只需要設置職能科室、分管領導、主要領導三層審批程序即可，以滿足緊急采購活動的需求。

4.提高信息溝通效率

目前，A醫院要提高信息溝通的效率，在開展該項工作時，要從兩個方面著手，一是建立有效的招標采購信息系統，利用信息技術，建立一個數據傳送平臺，在這個平臺上，要集成所有采購項目的信息，并且，該平臺要與應收賬款、預算等系統結合起來，使招標采購預算工作的質量得以提升，使信息溝通更加有效，從而提高整個招標采購工作的質量；二是致力于信息溝通渠道的拓展，使招標采購信息的公布更加及時、更加準確，促使供應商充分地了解到醫院的采購需求，從而做好投標的準備，為醫院提供合適的醫療產品。另外，還要增加信息的發布渠道，A醫院應利用多種信息發布渠道，使更多的供應商了解到醫院的招標采購信息。可以發揮互聯網平臺的優勢，利用各種網站、社交平臺及APP等進行招標采購信息的發布，如微博、微信群、相關貼吧及QQ群等，增加信息公布的范圍。

5.提高內部監督效果

首先，A醫院要提高內部監督的實力，若要做好該項工作，就要從審計工作人員入手，一方面要增加審計部門的工作人員，使審計隊伍得以擴充，并設置培訓課程，對這些審計工作人員的進行培訓，提升其專業水平與工作技能，以滿足日益增加的工作需求，另一方面要增強審計工作人員的責任心，使其具備較強的責任意識，從而提高審計工作的效率與質量；其次，A醫院要對其內部的監督活動進行強化，在該項工作中，一方面管理人員要對過程審計工作引起足夠的重視，在進行招標采購時，審計部門要與采購人員合作，共同對招標采購活動進行可行性認證，在這個過程中，對采購工作人員進行監督，確定其采購程序是否符合醫院的相關規定，本次招標采購行為是否具有可行性。另一方面，審計部門加強與各部門之間的合作，在監督工作上，與紀檢監察、會計監督、招標領導小組及職工監督等監督力量形成合力，促進監督工作的進展。另外，審計工作人員要堅持獨立審計的工作原則，從而使審計工作充分發揮監督作用，體現該項工作的公平性與公正性。

四、有效性評價結果

內部控制環境：該項優化措施獲得最高評分，為4.82分。因對組織結構進行了優化，對采購部門人才隊伍，進行了專業的培訓，提高了其處理專業水平，并增強其預防提風險的意識，使內部控制的效果得到增強；風險評估：該項優化措施得分為4.20分，為5項優化措施中的最低得分。評價組的專家一致認為A醫院為規模較小的醫院，在招標采購的金額上，僅能達到800萬左右，不應花費大量成本成立風險管控機構；控制活動：該項優化措施的得為為4.56分，在該項措施中，涉及到了影響采購活動的三個要素，一是對預算工作進行管理；二是對采購行為與結果進行嚴格的驗收；三是針對緊急情況，制定緊急臨采制度，因此，該項措施提高了內部控制工作的效果，尤其是有效的全面預算措施，在采購工作中，該項措施能夠有效地降低采購成本，保障采購工作的質量。信息與溝通：該項措施的得分為4.24分，評價小組的專家認為該項措施雖然在一定程度上能夠提高內部控制工作的效果，對醫院招標采購工作的進展具有促進作用，但所建立信息系統的成本是比較高的，并該系統在安裝相關設備時，由于A醫院信息技術建設工作的影響，致使在對各項接口進行連接時，會產生較高的費用。因此，對于A醫院而言，該項措施實施的可能性較小；內部監督：該項措施的得分為4.47，監督活動是招標采購內部控制工作中不可缺少的一頂措施，對當前A醫院審計部門的實際情況進行分析可以得知，增加審計部門的工作人員，并且在審計活動方面進行加強，能夠從本質上解決分析采購中的不規范行為，提高內控的效果。評價小組的專家對A醫院招標采購內部控制體系優化措施的有效性進行了評價，一方面肯定了優化措施在體系中能夠有效運行，另一方面結合A醫院的發展階段，提出了一些意見。總體而言，A醫院優化后招標采購內部控制體系是有效的。

五、結語

綜上所述，醫院招標采購是一項直接影響到醫院整體利潤的工作，因此，要對招標采購內部控制體系進行優化，并對優化效果進行評價，使招標采購的工作質量得以提升。在具體工作中，可以通過采取以下措施，對招標采購工作進行優化：一是改善內部控制環境，提高管理工作的質量；二是建立風險評估機制，有效預測、規避風險；三是改進控制活動，有效節約采購成本；四是提高信息溝通效率，充分發揮信息的作用；五是提高內部監督效果，確保招標采購內部控制工作的有效性。在有效性評價環節中，專家組根據實際運行情況，對優化措施給予了好評。