計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應用與研究

魏善麒，李泓杉，褚馨茹，王 鈺，陳國慶

(成都錦城學院，四川 成都 611731)

目前，我國的計算機處理技術(shù)在辦公自動化應用方面的發(fā)展可謂是突飛猛進。計算機信息處理技術(shù)于辦公自動化中的應用主要指通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集、處理和使用信息，并上傳至辦公設備對信息實行共享，從而改變了煩瑣又效率極低的辦公方式。如今隨著網(wǎng)絡技術(shù)的高速發(fā)展，計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域的應用范圍也逐漸擴大，從最初單一的信息處理方式，到如今的視頻會議、無線網(wǎng)絡及各種信息軟件等多方面?zhèn)鬏敺绞?。因此，實現(xiàn)辦公自動化，不僅是一個企業(yè)的長期目標，也是整個時代進步的表現(xiàn)。當然，隨著時代的發(fā)展、科技的進步，辦公自動化也在逐漸地更新迭代。由于人們開始逐漸不滿足于傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)，因此計算機信息處理技術(shù)也慢慢發(fā)展成為辦公領(lǐng)域不可或缺的一項技術(shù)支持。計算機信息處理技術(shù)具有高效、快速、精確度高等特點，很好地彌補了傳統(tǒng)信息處理技術(shù)的不足之處。總的來看，計算機處理系統(tǒng)作為辦公自動化的“信息處理器”，能夠?qū)⒏黝I(lǐng)域的信息及不同的網(wǎng)絡技術(shù)有效地聯(lián)合，將收集到的信息進行數(shù)字化存儲和處理，從而實現(xiàn)辦公任務所需的共享與管控。與此同時，計算機信息處理技術(shù)隨科技發(fā)展進行升級優(yōu)化也是必不可少的一個環(huán)節(jié)，技術(shù)的優(yōu)化不僅能將辦公效率整體提高，而且在增加辦公收益的方面也發(fā)揮了不可或缺的作用。

1 文獻綜述

在計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展研究方面，薛小瑞(2021)指出在企業(yè)趨于辦公自動化的應用環(huán)境中計算機信息處理技術(shù)也面臨應用專業(yè)性較弱的問題；提出服務模式的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型，通過推動轉(zhuǎn)變服務模式以達到制定新的技術(shù)要求與標準，并加大對辦公自動化產(chǎn)業(yè)的投資力度以迎合辦公主要的需求；結(jié)合原生辦公軟件進行創(chuàng)新，并在開發(fā)過程中分析企業(yè)需求，滿足專業(yè)性需求的同時，解決軟件利用率低、專業(yè)性不足等問題[1]。在未來辦公自動化發(fā)展趨勢分析方面，常學洲(2014)針對現(xiàn)有的Web技術(shù)與辦公自動化的B/S結(jié)構(gòu)，提出了未來辦公自動化與計算機技術(shù)相結(jié)合從而實現(xiàn)辦公智能化的可能，同時由于無線技術(shù)的發(fā)展做出了無線辦公環(huán)境構(gòu)建的預測[2]。在技術(shù)發(fā)展分析方面，黃阿平(2019)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的交流途徑與文件傳輸途徑，總結(jié)出計算機信息處理技術(shù)會向智能化與安全化發(fā)展[3]。

綜上所述，在計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化的應用研究中，學者們更傾向技術(shù)更新，并且認為在技術(shù)革新的背景下信息處理技術(shù)迅速更新迭代。但鮮有人提出在實際辦公環(huán)境中人工與辦公自動化的結(jié)合，以及解決如何提高企業(yè)在辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的利用率的問題。因此，筆者梳理信息處理技術(shù)發(fā)展趨勢，分析當下辦公環(huán)境，從宏觀層面分析我國企業(yè)實際辦公與計算機信息處理技術(shù)的趨勢，并研究未來辦公場景中不同應用下需要提升的潛在趨勢。

2 發(fā)展趨勢

2.1 我國計算機辦公自動化的發(fā)展進程

我國計算機辦公自動化發(fā)展過程可分為三大階段：①個人自動化。當辦公自動化概念出現(xiàn)之后，起初的使用范圍受限，僅限于管理層人員使用，以計算機進行圖文排版、制作表格等。在此階段中，辦公效率低下，計算機只用于統(tǒng)計處理內(nèi)部數(shù)據(jù)，并未宣傳推廣，未能充分展現(xiàn)計算機功能。②工作流程自動化。辦公系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)密切相關(guān)，共同發(fā)展，將個人計算機加入互聯(lián)網(wǎng)，取得了資源共享的成果，提高了辦公效率；并且出現(xiàn)信息網(wǎng)絡交流平臺，提高了團隊協(xié)作辦公的效率，這一階段表現(xiàn)出了采用計算機辦公自動化系統(tǒng)的重要性。③辦公系統(tǒng)的形成和完善。目前正處于該階段，所采用的辦公系統(tǒng)將收集、篩選、提煉后的數(shù)據(jù)進行存儲，然而該系統(tǒng)還需改進并完善數(shù)據(jù)在傳輸過程中信息的準確性、安全性等多方面，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡平臺全面服務。

2.2 計算機辦公自動化的發(fā)展趨勢

2.2.1 辦公自動化持續(xù)發(fā)展的發(fā)展趨勢。隨著計算機技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，信息的獲取、傳輸、處理及顯示，都在信息技術(shù)中得以體現(xiàn)，并通過現(xiàn)今的網(wǎng)絡技術(shù)把信息系統(tǒng)資源變得更加簡單、易操作。目前，在計算機辦公自動化深入研究的過程中新的問題逐漸浮現(xiàn)，計算機辦公自動化技術(shù)要不斷地解決出現(xiàn)的問題，并完善辦公系統(tǒng)。而且如今計算機技術(shù)也在飛速發(fā)展，辦公自動化技術(shù)也應當引進新的計算機技術(shù)，從而開發(fā)出新技術(shù)，來滿足當下辦公的需求。同時需要培養(yǎng)大量精通計算機專業(yè)知識和掌握辦公基礎技能的人才，才能推動辦公自動化持續(xù)發(fā)展。

2.2.2 與實際管理工作結(jié)合的發(fā)展趨勢。如今計算機辦公系統(tǒng)技術(shù)已經(jīng)相對成熟，不僅能夠契合現(xiàn)在的辦公需求情況，也實現(xiàn)了較為良好的工作管理。但不能片面考慮現(xiàn)有技術(shù)的掌握與未來發(fā)展趨勢，辦公系統(tǒng)需要與所處單位的實際情況相結(jié)合，需要與現(xiàn)有管理理念融合，才能更好服務相關(guān)機構(gòu)的管理。相關(guān)企業(yè)機構(gòu)需在原有管理系統(tǒng)上融入辦公自動化系統(tǒng)，提高企業(yè)機構(gòu)的系統(tǒng)管理能力，以此來協(xié)助企業(yè)機構(gòu)管理，提高員工總體的工作效率。于此基礎上深度挖掘發(fā)現(xiàn)，計算機辦公系統(tǒng)除了應用于企業(yè)的日常辦公，還可進一步與項目工作管理相結(jié)合，而目前計算機大多數(shù)只能用于基礎辦公，對于項目等事務型辦公還未有好的實現(xiàn)，欲擴大系統(tǒng)涉及范圍，服務更為全面，必定要結(jié)合項目管理工作。

3 應用分析

3.1 視頻會議

伴隨著壓縮技術(shù)和視頻技術(shù)的發(fā)展，視頻會議等諸如此類的方面就會得到大力的推廣和使用。經(jīng)過網(wǎng)絡技術(shù)高速發(fā)展的進程后，視頻會議如今已被各個行業(yè)普遍接受和使用。視頻會議可分為網(wǎng)絡、軟件和硬件視頻等三種會議系統(tǒng)。其中網(wǎng)絡視頻會議主要是以互聯(lián)網(wǎng)的方式進行，不用依賴于特定的App、軟件等，此類視頻會議系統(tǒng)有利有弊，雖沒有一定的限制性，但視頻穩(wěn)定性卻一般。與此相反，App、軟件平臺的建立是軟件和硬件視頻會議系統(tǒng)的地基，此類雖然穩(wěn)定性好、通話質(zhì)量高，成本相對較低，但對于基礎設施有一定要求，并對軟件也有一定的技術(shù)要求。如今，軟件視頻會議系統(tǒng)推廣最為廣泛，原因就在于通話質(zhì)量高，故只有保證通話質(zhì)量之后，方可加速視頻會議發(fā)展進程，取得全面進步。于是該應用需要重視數(shù)據(jù)的傳輸和通信處理等工作，加強研究力度，大量宣傳、推廣，朝著數(shù)據(jù)傳輸、通話質(zhì)量等類似方向發(fā)展。

3.2 基于無線網(wǎng)絡技術(shù)的應用

在網(wǎng)絡傳輸技術(shù)中，無線網(wǎng)絡技術(shù)應用最為廣泛，現(xiàn)如今無線網(wǎng)絡覆蓋范圍越來越大，涉及世界各地，人們幾乎在任何地方都能夠連接網(wǎng)絡上網(wǎng)，在網(wǎng)絡上交流溝通。在無線網(wǎng)絡覆蓋范圍越來越大的同時，它的影響力也在日益增大，目前人們也傾向于使用無線網(wǎng)絡來辦公。于是信息的安全傳輸變得尤為重要，這時需要相關(guān)專業(yè)人員在無線網(wǎng)絡運行途中保證其傳輸?shù)姆€(wěn)定和信息的安全，對網(wǎng)絡中出現(xiàn)的漏洞及時修補，同時保證在無線網(wǎng)絡上傳輸?shù)臄?shù)據(jù)真實且準確，防止黑客入侵服務器，保護用戶個人信息，從而達到延長服務器使用壽命的目的。故需培養(yǎng)更多的計算機人才，來提高網(wǎng)絡的運作效率和安全系數(shù)，減少發(fā)生用戶信息泄露、傳輸內(nèi)容出錯、內(nèi)存泄漏及服務器癱瘓等情況，保證用戶的信息安全、減少企業(yè)機構(gòu)的損失。

3.3 在信息傳輸上的應用

網(wǎng)絡的發(fā)展使得信息傳輸?shù)姆绞蕉鄻踊Ｈ缃瘢藗兪褂冕斸?、騰訊會議等軟件舉行會議，通過電子郵件發(fā)送文件，來縮短時間、提高辦公效率，同時也增加了業(yè)務往來?，F(xiàn)代社會信息化趨勢愈加明顯，信息的安全傳輸也變得尤為重要，由此可知，在發(fā)展辦公自動化的進程中，信息準確的傳輸最為基礎，傳輸信息的私密性最為關(guān)鍵。而當下的信息盜用和泄露案例數(shù)不勝數(shù)，于是在傳輸信息的同時，安全防護用戶內(nèi)存信息和保證所傳輸信息的隱秘性才是首位，要最大限度地保證信息完整，以避免在發(fā)生泄露狀況后出現(xiàn)信息的缺省和更改的情況。

4 結(jié)束語

隨著計算機技術(shù)與信息處理技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳輸被淘汰已成必然，企業(yè)辦公自動化的趨勢逐漸顯露。在全面辦公自動化的需求環(huán)境下，對于提供辦公環(huán)境的開發(fā)者而言，具有前瞻性地關(guān)注計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展能夠為研發(fā)帶來新的方向，進而改變辦公環(huán)境的業(yè)務模式。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，大量企業(yè)對辦公自動化的標準各異，由此，需要開發(fā)者具有廣度的傾聽需求。對于企業(yè)，需要更加靈活地使用計算機技術(shù)，在應用層面與信息處理技術(shù)實現(xiàn)更加緊密的結(jié)合，來實現(xiàn)準確、高效與安全的信息傳輸與處理。同時，辦公自動化的實際工作門檻也逐漸提升，這就需要企業(yè)挑選、培養(yǎng)復合型人才，結(jié)合網(wǎng)絡通信安全技術(shù)，使企業(yè)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)形成成熟、安全與高效的辦公生態(tài)閉環(huán)，實現(xiàn)企業(yè)辦公現(xiàn)代化，減少辦公流程，縮小企業(yè)在辦公板塊投入規(guī)模，縮短企業(yè)發(fā)展周期。隨著辦公自動化技術(shù)的日新月異，逐漸體現(xiàn)出計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中舉足輕重的地位。