大數據背景下檔案管理的機遇與挑戰

李艷俠 山東省濟寧市魚臺縣社會保險事業中心

大數據衍生了大量數據資源，引發了網絡技術革命。國家治理、企業管理、個人生產生活與大數據關聯密切，隨著云計算、物聯網的發展，大數據顛覆了傳統網絡技術，提高了數據傳輸速度，沖擊和改變了當前社會。隨著技術手段的更新迭代，大數據產生的數據量呈現數據量販化、類型多樣化的特點。作為一種信息資源，未來經濟將由數據驅動。大數據在給傳統檔案管理工作帶來機遇的同時，也帶來一定的挑戰。各領域的巨量數據對數據管理提出了更高的要求，因此，要針對當前大數據技術不斷改變傳統檔案管理的理念[1]。

一、大數據時代檔案管理的機遇與挑戰

隨著大數據不斷向各領域縱深發展，社會各領域都離不開大數據技術的支持，數據資源增多，服務方式改變，加大了管理難度。大數據時代，應重新認識檔案管理工作，全面提升檔案管理的價值，用新思維、新方法提高檔案工作水平。

（一）檔案管理理論方面

大數據背景下，檔案工作者應轉變傳統管理觀念，全面迎接檔案信息化時代的挑戰，推動檔案管理理論不斷發展。

第一，大數據觀。大數據的顯著特征是帶來大量的數據，傳統技術方法無法處理大數據。大數據改變了傳統抽樣或隨機分析的方式，需要分析所有數據。隨著大數據技術的不斷發展，仍有部分管理者缺乏對大數據的正確認知，對大數據技術存在疑惑。

第二，大檔案觀。大數據時代，人們可以從海量數據資源中篩選出有用的信息。檔案可以反映人們的生產生活現狀，具有平民化的特征。互聯網時代，如果不能及時獲取信息，這些零碎的數據信息就會轉瞬即逝，但每天的數據信息仍會噴涌而出。因此，面對當前挑戰，應發揮大數據的檢索功能，為人們的生產、生活提供便利。

第三，大服務觀。大數據是對數據的抽絲剝繭，是技術的更新迭代，目的是為人們提供更好的服務。在大數據的利用方面，檔案用戶不再滿足于文件的利用，還會挖掘數據信息背后隱藏的深層次信息。要推動檔案服務工作向社會化、多元化方向發展。檔案部門不再是一個辦公室，只需保管一些紙質文件，而是要運用信息技術，揭示數據信息中的內容，針對用戶需求挖掘和量化數據，提升檔案服務的主動性和精準性，避免受時空限制，影響數據資源的精細化輸出。

第四，大平臺。隨著檔案數據量的增多，傳統檔案管理模式已難以滿足大數據時代對檔案數據的管理需求。大數據時代，信息建設資源不斷豐富，為人們提供了在線查檔服務。檔案系統實行信息網建設，企業局域網平臺提高了行業內部信息傳輸的效率，消除了信息孤島現象，提高了部門間的公文處理效率。大平臺系統內部根據檔案類別、屬性等增設“檔案管理”模塊，改變了傳統檔案的工作模式[2]。

（二）檔案數據資源方面

大數據背景下，數據資源呈爆發性增長，來源渠道多元化，內容結構更加復雜，數據信息獲取方式也發生了很大的改變。隨著互聯網人數的增加，檔案部門積極響應國家政策號召，注重民生檔案的構建，檔案來源更加平民化和生活化，數據內容更加豐富。大數據時代，全國各級檔案館不斷提高容量，實現了存量和增量雙提升，實現了數字化和電子化，提高了檔案移交、寄存和撤轉的效率。隨著檔案類型的增多，從傳統紙質衍生為實物、聲音、影像等多種介質，信息化檔案實現了追蹤瀏覽查詢痕跡等，使信息通過不同形式體現出來。這些異構化的數據，將成為未來檔案館藏的重要形式。大數據背景下，檔案數據價值密度降低，與檔案數量大小成反比。傳統檔案移交進館后很少有人翻閱，隨著檔案數據總量的增加，檔案利用率進一步降低。大數據時代，檔案數據處理速度提升，檔案部門進行信息化管理，提高了檔案管理的便捷性和時效性，信息收集方式已經從傳統的“等人送上門”方式轉變為主動獲取，幫助檔案管理人員及時捕捉網絡資源信息[3]。

（三）檔案利用與服務方面

檔案管理的主要目的是滿足社會對檔案的利用需求。大數據時代，檔案服務以客戶為中心，實現了個性化、智能化服務，服務對象、內容、方式、目的發生了巨大的變化。檔案服務對象包括事業單位公務員、企業職工等廣大群體，為城市發展及新農村建設提供服務。從傳統線下延伸到線上，檔案服務隨著大數據技術的發展，打破了傳統時空限制，檔案需求者足不出戶就能獲取相應的資訊和服務。檔案服務內容從傳統的館外資源難以獲取轉變為網絡資源納入檔案服務內容，拓寬了檔案服務范圍。大數據背景下，檔案管理人員對檔案用戶進行特定分析，實現精細化、差異化服務。檔案服務方式從傳統的以館藏為依托，檔案用戶到檔案所在地查找檔案、加蓋公章，轉變為遠程服務，信息互動更加便捷。用戶通過網絡表達需求，檔案內容以打包郵寄或者在線傳輸等方式傳送，實現人性化管理和智能化推送。檔案服務的目的是滿足用戶需求，深入挖掘不同領域的檔案信息，針對用戶潛在需求，將雜亂無章的信息整理成特定問題或者答案，為用戶呈現專業的檔案信息資源。

（四）檔案安全保障方面

第一，保存條件。傳統檔案多以紙質版、膠片類為主，需占用較大空間，但檔案的安全性可以得到保障。隨著大數據技術的發展，信息載體形式多樣化，從傳統的紙質版、膠片類發展為云存儲等多種形式，這對檔案保存的安全性提出了挑戰。

第二，應急管理。檔案具有唯一且價值高的屬性，因此，檔案安全應急管理是管理的重點。檔案易受到社會突發事件帶來的威脅與挑戰，例如，在地震等自然災害中，傳統的紙質檔案易被損毀等。隨著大數據技術的應用，檔案應急管理可以針對檔案類型制定精細化的應急預案，避免突發事件的影響。

第三，技術手段。技術手段帶來的挑戰主要是傳統檔案數據手工管理，計算機的簡單檢索模式已經滿足不了當前的檔案管理需求。隨著云計算技術的應用，檔案部門應發揮其規模性、可靠性和通用性等特點，節約人力成本。但由于缺乏專業人才，檔案部門只能與云計算服務商合作，開發檔案管理云計算系統，提高檔案信息的安全性以及數據的采集、存儲、處理及分析效率。

第四，長期保存和信息安全。大數據背景下，檔案管理云計算系統在運用過程中易出現系統漏洞或者越權訪問問題，導致檔案數據丟失、泄露和篡改等，檔案部門工作處于被動運行狀態。因此，檔案部門應不斷探尋更加科學、合理的解決辦法。

（五）檔案行政管理方面

檔案行政管理機構是管理檔案工作的重要部門。大數據背景下，檔案行政管理工作也面臨著新的機遇與挑戰。

首先，行政職能的變化。檔案行政管理部門弱化了對檔案事務的管理，檔案局對檔案管理權利分界不明，部門職責劃定不明確。檔案行政管理部門對企事業單位管理過于粗放。大數據技術帶來了檔案數量的增長，衍生了檔案中介機構，檔案管理將行政職能重點放在了機構、組織及個人檔案相關管理工作上。

其次，業務指導的變化。隨著大數據技術的滲透，檔案數量及類型發生了較大改變，檔案管理不再是傳統裝訂上架管理，而應將傳統紙質檔案改變為電子文件歸檔，應加強對新型檔案歸檔管理方式的掌握，提高檔案利用率，發揮服務社會的作用。

最后，合作方式的變化。大數據背景下，檔案數據的獲取、保存和利用需要借助互聯網技術，檔案行政管理部門應將工作重心放在檔案事務管理上，與中介機構加強合作，邀請社會專業機構參與檔案業務指導，確保檔案業務指導高水平發揮管理功效。

二、大數據時代檔案管理的有效策略

（一）加強資源聚集，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系

第一，應拓展檔案資源收集類別。提升紙質版檔案的真實性、可信賴性，還應注重對結構化、非結構化和半結構化電子檔案的收集。電子檔案是大數據背景下的產物，這些零散、碎片化和底層化的信息，可以在網絡上傳輸。

第二，完善檔案資源建設主體。大數據時代，不同的圈層有不同的數據，檔案部門可以及時獲取多元化、社會化數據，檔案部門應認可和鼓勵各類社會組織參與檔案建設和管理，在檔案的形成、整理、利用和保存環節開展合作，優化檔案資源。

第三，改變檔案資源采集方式。應主動抓取網絡資源，改變被動收集檔案資源的方式，采取主動出擊的策略，爭取從網民手中獲取優質檔案資源。及時關注用戶推送的檔案，對檔案進行分類保管，避免日積月累導致檔案丟失，這樣可化解集中歸檔工作量大的難題，提升檔案質量。

第四，科學整合檔案資源。大數據背景下，應推動傳統檔案向數字化檔案轉型，加快紙質檔案數字化進程，延長紙質檔案壽命。檔案部門應對歸檔文件實行電子信息化管理，確保檔案的真實性和完整性。各機構應建立門戶網站，滿足信息使用者的需求。

（二）創新服務內容，健全方便人民群眾的檔案利用服務體系

大數據背景下，檔案資源如果不加以利用，保存再多也沒有意義。因此，應充分挖掘檔案資源的價值，加快檔案部門資源開放進程，構建檔案知識服務體系。

第一，應加速檔案資源開放進程。大數據時代，檔案部門應在保障機密檔案安全性的前提下應開盡開，加大檔案開放力度，提高公眾參與度。

第二，創新檔案服務理念。應突出以人為本的思想，實行人性化服務，滿足檔案使用者的訴求。大數據時代，信息受眾分類明確，應發揮檔案管理個性化服務的作用，全面分析信息使用者的需求、行為等，挖掘檔案使用者的潛在需求，并提供定向服務。智能化服務是大數據時代賦予檔案管理的新技術，也是促進智能抓取的有效途徑，可幫助檔案機構發現隱性知識，促進檔案信息的傳輸與傳播。

第三，拓展檔案服務途徑。大數據技術豐富了信息傳播渠道，方便了檔案的咨詢、展覽和借閱等，互聯網、云計算和云服務等技術為檔案管理提供了新的服務平臺。

（三）“三位一體”防護，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系

首先，物理防護。檔案建筑是保護檔案安全的第一道屏障，應提高檔案館建筑物的安全性。檔案館建設應符合國家建筑設計標準和規范，確保檔案館的大小、設施、功能和安全等符合要求。檔案館應建立視頻監控、自動滅火系統，使其達到安全測評要求，定期排查安全隱患，提高檔案安全性。

其次，人防戰略。建立完善的檔案安全責任制度，將責任細化到檔案館內部各崗位，加強信息化崗位人員管理。在檔案管理過程中要制定應急管理預案，從制度上防范檔案安全風險。建設專業人才隊伍，加強復合型人才的引進，提升檔案人才的專業素養。

最后，技術防護。應建立信息系統安全保密防護體系。檢查電子檔案系統安全等級，嚴格審查檔案數字化外包管理機構的資質是否符合要求，避免檔案信息被人惡意竊取，確保用戶個人隱私不受侵害。此外，還應建立大數據存儲備份中心，對重要檔案實行異地異質備份保管，加強對檔案資源的全面掌控。

（四）提升行政能力，建設務實高效的檔案行政管理體系

大數據時代，在我國實行行政體制改革的背景下，應促進檔案行政管理的現代化轉型升級。

首先，應轉變行政職能。檔案部門應正確認知當前定位，借助社會力量，提升行政管理能力。

其次，提高行政執法水平。檔案部門應加強執法能力，使檔案管理有法可依，明確檔案工作者的權利與義務。政府有關部門應依法履行監督指導職能，推動檔案法制建設，不斷加大執法力度。

再次，提高業務指導水平。檔案工作者強大的行動力與專業水平可以推動檔案管理部門工作能力的提升，包括加強檔案業務分類指導、對家庭及個人檔案類型加以指導等。

最后，加強與社會的合作。大數據時代，檔案工作應與社會、公眾建立互通及合作交流，與檔案提供者、利用者、中介服務機構、網絡服務商及數據公司開展合作，提高檔案工作的管理水平。

三、結語

大數據時代，在給檔案管理理論、數據資源、利用與服務、安全保障及行政管理等帶來機遇的同時，也帶來了挑戰。文章針對大數據時代檔案管理模式存在的問題，探尋更加科學的管理路徑，適應社會發展變化，需要檔案管理部門及檔案各崗位工作人員不斷探索理論知識并聯系管理實踐實現創新發展，滿足檔案使用者多元化、定向化的需求。