基于二維碼的病案示蹤系統開發與應用

潘古兵，陳磊,2

1. 義烏市中心醫院 信息科，浙江 義烏 322000；2. 浙江大學醫學院附屬第一醫院 醫工信息部，浙江 杭州 310003

引言

病案是醫務人員對患者疾病的發生、發展、轉歸，進行檢查、診斷、治療等醫療活動過程的記錄。也是對采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，并且按規定格式和要求書寫患者醫療健康檔案。病案既是臨床實踐工作的總結，又是探索疾病規律及處理醫療糾紛的法律依據。病案對醫療、預防、教學、科研、醫院管理等都有重要的作用[1]。隨著社會日益發展，人們生活水平的不斷提高，醫療水平不斷改善，醫院的規模不斷擴大，門診及住院治療患者數量不斷增高，面對海量患者的病案，傳統的手工操作病案管理嚴重阻礙醫院的運作效率和質量，如：① 存在漏收病案、錯收病案甚至病案遺失等風險，且無法事后追蹤，影響病案安全；② 耗費大量人力，工作效率低；③ 后期統計信息困難等[1]。為此鑒于二維碼自動識別系統兼具成本低、準確率高、錄入快捷、安全可靠等特性[2]，我院開發了基于二維碼的病案示蹤系統，應用于醫院病案的精細化管理中，以應對持續增長的病案管理壓力，使病案管理水平上一個新臺階。

1 系統架構

基于二維碼的病案示蹤系統是以Python Django Rest Framework框架和Oracle數據庫為基礎，結合互聯網、HTML5技術使得系統可以在多種終端進行展示和操作，系統架構如圖1所示。

圖1 系統架構

用戶層：實現多終端（PC瀏覽器、PDA、釘釘）的業務操作和呈現，如業務數據的增刪、修改、編輯、顯示和提醒等功能。業務層：病案示蹤系統所實現的業務功能模塊和預警模塊。平臺服務層：負責整個系統的業務邏輯實現、RestFul接口發布；使用ETL技術從EMR數據庫、示蹤數據庫采集待歸檔及待歸還病案數據；以及基于RabbitMQ的釘釘消息發送隊列實現，其是整個系統架構中最核心的部分。數據層：負責病案示蹤過程數據的存貯及系統基礎數據的獲取，如從EMR數據庫自動采集待歸檔病案信息，從OA數據庫獲取職工信息及職工權限信息。感知層：通過使用PDA、掃碼槍對二維碼進行識別。

2 系統功能及應用

系統功能及應用流程圖，見圖2。

圖2 系統業務流程圖

2.1 病案導出、收集

病案管理人員可在系統中依據患者出院時間、科室及質控部門時效要求，查詢并導出每個科室的“應歸檔病案報表”，然后病案管理人員攜帶PDA及“應歸檔病案報表”前往各個科室收集病案。病案管理人員先與病區護士核對“應歸檔病案報表”，報表核對一致后，再通過系統PDA程序的接收模塊，掃描病案上的二維碼，迅速完成與病區護士的病案交接及接收確認。

2.2 病案歸檔、上架

病案歸檔和上架作為病案管理極其重要的一環，影響著后續一系列業務流程：病案查找、病案復印、病案借閱和歸還等。因此病案的歸檔、上架過程中，必須保證病案位置的準確性和可查找性，以應對后續病案應用中可能面臨的各種場景及突發狀況。基于二維碼的病案示蹤系統，要求病案管理人員操作如下。

首先，使用掃碼槍按照上架順序依次掃碼待上架病案，示蹤系統基于上架順序生成及打印病案“上架標簽”（圖3）并粘貼于病案首頁左上角。

圖3 掃碼并生成“上架標簽”界面圖

其次，使用PDA按照“上架標簽”上架序號依次掃描病案首頁的病案二維碼和對應的病案架二維碼，將病案信息、病案架信息及關聯關系錄入病案示蹤系統并保存，方便后續查找定位。

相比較傳統手工歸檔的病案，基于二維碼的病案示蹤系統的病案，具有可靠性，準確性和可查性。即使在醫院信息系統異常的情況下，病案管理人員也能根據上架序號較快速地找到所需病案。

2.3 病案借閱、歸還

基于二維碼的病案示蹤系統不僅有歸檔、上架功能，同時也應用于病案的借閱、歸還，其中借閱操作界面，見圖4。

圖4 掃碼借閱界面圖

2.3.1 病案借閱流程

首先，借閱人員提供病案號或其他病案信息，病案管理人員在病案示蹤系統中查找出該病案信息并添加至待借閱清單中。其次，病案管理人員通過病案示蹤系統顯示的病案及對應病案架信息，快速確認并找到病案；掃描病案首頁病案二維碼，錄入病案借閱清單。最后，病案管理人員及借閱人員確認借閱清單信息并打印出紙質借閱回執單，借閱人員簽字確認后，借閱操作完成。

2.3.2 病案歸還流程

首先，病案管理人員掃描待歸還病案首頁二維碼，快速生成待歸還清單。其次，病案管理人員和借閱人員核對無誤后，履行歸還手續，歸還操作完成。最后，病案管理人員打印出歸還病案清單，然后攜帶病案及歸還清單，并根據病案上的“上架標簽”上架序號和清單中的病案所關聯的病案架標識，重新上架病案到原位置。

相較于傳統病案管理系統的病案借閱及歸還，基于二維碼的病案示蹤系統能夠減輕以往病案管理人員人工查找、核對病案信息的工作量，提高工作效率。

2.4 病案追蹤、查詢

病案在病案管理中存在于多個環節流通，以往查找和追蹤病案是一項花費大量時間、人力的工作。基于二維碼的病案示蹤系統應用后，系統設計上要求在病案的收集、歸檔、上架、借閱、歸還等操作都需要使用掃碼搶或PDA掃描二維碼進行相應的示蹤記錄保存。

由于有了病案的示蹤數據，就更加方便相關人員對病案進行查詢。將病案號或掃碼病案二維碼輸入系統，便可掌握當前病案的狀態及歷史示蹤數據，快速定位病案所在環節，為病案的復印、抽檢、借閱等工作提供便利，大大地提高了病案查詢、追蹤的效率，其操作界面如圖5所示。

圖5 病案追蹤、查詢界面圖

2.5 病案統計

基于二維碼的病案示蹤系統可以精確的記錄病案管理各個環節的時間點信息，為后續病案統計提供基礎。目前已實現：統計各個科室應交病案、已交病案、遲交病案、未交病案、出院3個工作日歸檔率，5個工作日歸檔率；以及借閱統計、歸還統計、3個工作日內未歸還統計等。

2.6 病案提醒、預警

基于二維碼的病案示蹤系統，實現了自動提醒及預警模塊：與院內釘釘應用打通信息流自動把未歸檔、逾期歸檔、待歸還、逾期未歸還等相關信息發送至醫護人員手機釘釘客戶端，這樣增加了通知的準確性，同時也減少病案室工作人員電話通知的工作量。

3 結果

醫院從2021年1月起開始正式應用基于二維碼的病案示蹤系統，通過不斷優化流程和系統并在醫院病案管理和質量控制考核方案的配合下，全院住院病案3個工作日歸檔率由原來35%左右上升至90%左右。統計使用系統后近3個月（2021年7—9月）的平均出院病案3個工作日歸檔率為90.36%，而去年同期未使用病案示蹤系統3個月（2020年7—9月）的平均出院病案3個工作日歸檔率為35.53%，使用系統前后出院病案3個工作日歸檔率比較，差異有統計學意義（χ2=60.8，P<0.001），見表1。

表1 病案示蹤系統上線前后病案3個工作日歸檔情況對比

病案示蹤系統提醒、預警模塊能自動將未歸還病案數量及明細推送至醫護人員手機客戶端，實時、準確通知到借閱人員，因此病案3個工作日歸還率由預警功能上線前23%逐步上升到52%，見表2。

表2 病案示蹤系統預警模塊上線前后病案3個工作日歸還情況對比

同時由于采用二維碼技術定位庫房上架位置，方便查找病案，提高工作效率，平均病案借閱時間及平均病案復印時間均比系統上線前有較大幅度減少。

4 討論

隨著醫療服務量的不斷提升，醫院每年住院病案數量大幅增長，以往純手工的簽收病案、歸檔模式已經不能適應當前工作節奏[1]。因此，各醫院不斷探索使用信息化手段對病案進行精細化管理以提升病案管理水平[3-7]。相關研究表明，將條形碼技術應用到病案信息化管理中能夠在很大程度上提升工作效率及工作質量[8-12]。近年來，各醫院陸續上線病案示蹤管理系統，監控病案流通的各個環節，方便查找和追蹤病案，為使用者提供方便快捷的服務[13-17]。

本研究結果表明：通過釘釘把未歸檔、逾期歸檔、待歸還、逾期未歸還等病案相關信息發送至醫護人員手機客戶端，增加通知準確性，能進一步提升病案3個工作日歸檔率、3個工作日歸還率等；通過采用二維碼技術定位病案庫房上架位置，方便查找病案，提高工作效率，從而進一步降低病案平均借閱時間及平均復印時間；通過引入上架序號，即使在醫院信息系統異常的情況下，病案管理人員也能根據上架序號較快速地找到所需病案。

雖然基于二維碼的病案示蹤系統已經極大提高了病案室管理病案的效率和工作質量，但是在病案的回收、歸檔、上架、借閱、歸還等環節仍需病案管理人員線下操作，后續將繼續探索病案無紙化以及基于病案無紙化基礎上的全新病案示蹤流程，全部流程線上操作并結合CA簽章對病案進行歸檔簽章。這樣既節約了紙張，也減輕了護士、病案管理員等線下管理病案的工作量。

5 總結

應用病案示蹤系統對病案進行精細化管理，在病案的回收、歸檔、借閱、歸還等環節均可取代人工，避免手工失誤，有效提高病案室工作效率，同時該系統可實時追蹤病案，防止病案丟失發生，從而大大地提高病案管理和服務的質量。