基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科研試劑耗材采購(gòu)管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用

吳絲瑀，楊越,2，顧偉

1. 上海市胸科醫(yī)院（上海交通大學(xué)附屬胸科醫(yī)院） 采購(gòu)中心，上海 200030；2. 上海交通大學(xué)中國(guó)醫(yī)院 發(fā)展研究院后勤管理研究所，上海 200030

引言

根據(jù)醫(yī)學(xué)科研基礎(chǔ)研究的特點(diǎn),科研試劑耗材分為通用試劑耗材和特殊試劑耗材，通用試劑耗材是指科研過(guò)程中使用頻率較高且用量較大的試劑耗材，特殊試劑耗材指的是根據(jù)科研項(xiàng)目的特殊性而定制的試劑耗材[1]。

隨著我國(guó)的醫(yī)藥事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)療體制的逐步完善，醫(yī)院科研項(xiàng)目也在不斷增加。近年來(lái)，國(guó)家提出健全科研管理制度，加強(qiáng)臨床醫(yī)學(xué)研究，提高醫(yī)療技術(shù)水平[2]。2020年，我院共申請(qǐng)國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目164項(xiàng)，較去年同期增長(zhǎng)149%。然而，科研試劑耗材存在采購(gòu)監(jiān)管缺位的現(xiàn)象[3]，如何基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建一套科研試劑耗材采購(gòu)管理平臺(tái)并應(yīng)用，以科學(xué)規(guī)范的管理科研試劑耗材，提升科研工作效率，推進(jìn)醫(yī)院精細(xì)化管理，是本文重點(diǎn)研究的內(nèi)容。

1 現(xiàn)狀分析

由于科研試劑耗材的特殊性，我院以往通過(guò)自主選擇、隨買隨用的分散采購(gòu)管理模式，由科研人員與供應(yīng)商溝通確認(rèn)所需產(chǎn)品，通過(guò)OA信息化系統(tǒng)（Office Automation System，以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）提出采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)中心審批后，由采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商送貨，科研人員自行簽收（圖1）。

圖1 原科研試劑耗材采購(gòu)流程

但傳統(tǒng)的采購(gòu)管理方式存在著采購(gòu)難、監(jiān)管難、核算難等問(wèn)題[4-5]。這一局面的出現(xiàn)主要有三方面原因：① 管理方面存在空白，缺乏科學(xué)、有效地指導(dǎo)和成套、規(guī)范的采購(gòu)流程；② 制度監(jiān)管方面存在疏漏。加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控雖已成共識(shí)，但由于采購(gòu)程序的簡(jiǎn)化，導(dǎo)致缺乏對(duì)采購(gòu)人員和供應(yīng)商有效的監(jiān)督和管理；③ 科研市場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜。采購(gòu)價(jià)格不透明、品種繁多、渠道混亂、價(jià)格參差不齊、配送方式不規(guī)范。

2 科研采購(gòu)平臺(tái)的研發(fā)

我院積極推行智能化、服務(wù)化的“互聯(lián)網(wǎng)+”管理體系，提升醫(yī)療衛(wèi)生現(xiàn)代化管理水平，鼓勵(lì)醫(yī)療工作者提升業(yè)務(wù)素質(zhì)[6]。管理科研試劑耗材是一項(xiàng)繁瑣且復(fù)雜的工作，“互聯(lián)網(wǎng)+”為科研管理的創(chuàng)新、發(fā)展提供了更廣闊的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建科研試劑耗材采購(gòu)管理平臺(tái)，能夠規(guī)范采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)信息處理的功能，做到全程管控。

2.1 建設(shè)目標(biāo)

我院決定通過(guò)信息化手段，打造陽(yáng)光、規(guī)范的科研試劑耗材采購(gòu)管理平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱“科研采購(gòu)平臺(tái)”），以提供更人性化、科學(xué)化的服務(wù)，方便日常使用，加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理、審批管理、出入庫(kù)管理。

鑒于我院的OA系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行得較為成熟，物資采購(gòu)都是通過(guò)OA系統(tǒng)提出申請(qǐng)流程，若通過(guò)外網(wǎng)構(gòu)建科研試劑耗材采購(gòu)管理平臺(tái)會(huì)增加職能部門及科研人員的工作量，無(wú)法同時(shí)兼顧流程，可能導(dǎo)致審批進(jìn)展緩慢，影響科研工作。在滿足醫(yī)院現(xiàn)有流程，科研采購(gòu)平臺(tái)在保證院內(nèi)信息安全的條件下，與院內(nèi)OA系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，消除信息孤島的問(wèn)題，形成數(shù)據(jù)共享[7]。

2.2 科研采購(gòu)平臺(tái)的設(shè)計(jì)

2.2.1 基礎(chǔ)架構(gòu)

科研采購(gòu)平臺(tái)的運(yùn)行條件：阿里云配置為3顆四核CPU，32 GB內(nèi)存，240GB硬盤3塊；操作系統(tǒng)為Windows Server 2016數(shù)據(jù)中心版64位中文版；數(shù)據(jù)庫(kù)為SQL SERVER 2008R2。

科研采購(gòu)平臺(tái)采用模塊化設(shè)計(jì)，架構(gòu)如圖2所示。課題組使用的為表觀層，主要包括產(chǎn)品搜索、訂單中心、用戶中心、項(xiàng)目管理、物料管理和線上尋貨六個(gè)模塊。為實(shí)現(xiàn)這六個(gè)和用戶交互的模塊，構(gòu)建了應(yīng)用層，主要包括物料搜索系統(tǒng)、訂單系統(tǒng)、物料管理系統(tǒng)和用戶管理系統(tǒng)。在應(yīng)用層下還包括支撐層和緩存層，由于表現(xiàn)層、應(yīng)用層和支撐層都屬于外網(wǎng)部分，出于安全考慮配備防火墻，內(nèi)網(wǎng)部分的數(shù)據(jù)層和基礎(chǔ)設(shè)施則有內(nèi)外網(wǎng)隔離以保證底層數(shù)據(jù)的安全。數(shù)據(jù)信息最終部署在云端，院內(nèi)的接口對(duì)接數(shù)據(jù)請(qǐng)求都通過(guò)科研采購(gòu)平臺(tái)的內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器做轉(zhuǎn)發(fā)，借助4G通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院端和科研采購(gòu)平臺(tái)的數(shù)據(jù)交互。

圖2 設(shè)計(jì)架構(gòu)圖

2.2.2 OA系統(tǒng)與科研采購(gòu)平臺(tái)協(xié)同運(yùn)作

OA系統(tǒng)與科研采購(gòu)平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)交互通過(guò)數(shù)據(jù)中間表的形式進(jìn)行傳輸和抓取，需在OA系統(tǒng)建立OA中間表。OA系統(tǒng)與科研采購(gòu)平臺(tái)數(shù)據(jù)交互流程如下：① 科研人員登錄OA系統(tǒng)，創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)流程，并填寫(xiě)相關(guān)信息；② 跳轉(zhuǎn)到科研采購(gòu)平臺(tái)，選擇所需物料加入購(gòu)物車下單；③ 科研采購(gòu)平臺(tái)將訂單信息存入到OA系統(tǒng)中間表；④ OA系統(tǒng)從中間表獲取訂單信息并展示到流程中，科研人員確認(rèn)流程信息提交流程；⑤ 流程審批結(jié)束，OA系統(tǒng)將審批結(jié)果寫(xiě)入OA中間表；⑥ 科研采購(gòu)平臺(tái)從OA中間表獲取有效訂單并開(kāi)始相關(guān)的訂單處理，如果訂單大于等于3萬(wàn)元，自動(dòng)生成合同模板文件上傳到文件服務(wù)器，同時(shí)將文件訪問(wèn)地址回寫(xiě)到OA中間表中供OA系統(tǒng)后續(xù)使用如圖3所示。

圖3 OA系統(tǒng)與科研采購(gòu)平臺(tái)的數(shù)據(jù)傳輸流程

2.3 科研采購(gòu)平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)

2.3.1 采購(gòu)模塊

科研采購(gòu)平臺(tái)集合上百萬(wàn)種科研試劑耗材產(chǎn)品并且所有產(chǎn)品均符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)規(guī)定，并受到嚴(yán)格監(jiān)管，采購(gòu)來(lái)源、渠道清楚，采購(gòu)各環(huán)節(jié)責(zé)任明晰，產(chǎn)品質(zhì)量得到保障。產(chǎn)品價(jià)格以目錄價(jià)、折扣、現(xiàn)價(jià)三種形式展現(xiàn)如圖4所示，并關(guān)聯(lián)產(chǎn)品官方網(wǎng)站，科研人員通過(guò)科研采購(gòu)平臺(tái)可查詢到想購(gòu)買的試劑品牌和價(jià)格，直觀了解所需產(chǎn)品信息。

圖4 科研采購(gòu)平臺(tái)產(chǎn)品信息顯示

2.3.2 物流模塊

下單后可實(shí)時(shí)查看訂單進(jìn)程，經(jīng)過(guò)職能部門的審批，科研采購(gòu)平臺(tái)就能收到訂單并安排發(fā)貨（圖5），開(kāi)通了科研采購(gòu)平臺(tái)的微信公眾號(hào)，可登錄微信實(shí)時(shí)跟蹤訂單信息（圖6）。采購(gòu)訂單可全程進(jìn)行管理和監(jiān)督，有效把控采購(gòu)、審批、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明，達(dá)到陽(yáng)光采購(gòu)的目的，滿足醫(yī)院科研試劑耗材的采購(gòu)需求。2.3.3 出入庫(kù)管理模塊

圖5 科研采購(gòu)平臺(tái)訂單信息顯示

圖6 科研采購(gòu)平臺(tái)訂單查詢功能

根據(jù)醫(yī)院的出入庫(kù)管理特性，出入庫(kù)信息添加儲(chǔ)存溫度、批號(hào)及有效期等選項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化統(tǒng)一管理（圖7～8）。科研人員訂購(gòu)的產(chǎn)品發(fā)貨后，出入庫(kù)信息自動(dòng)同步到科研采購(gòu)平臺(tái)，院內(nèi)工作人員可根據(jù)信息進(jìn)行核查和驗(yàn)收，提高管理水平。

圖7 入庫(kù)單

3 應(yīng)用效果

為進(jìn)一步分析科研采購(gòu)平臺(tái)的應(yīng)用效果，使用SPSS 25.0統(tǒng)計(jì)軟件對(duì)2020年8—12月使用科研采購(gòu)平臺(tái)訂購(gòu)的產(chǎn)品金額與同一時(shí)期此產(chǎn)品官網(wǎng)價(jià)格進(jìn)行t檢驗(yàn)[8]。

圖8 出庫(kù)單

如圖9所示，產(chǎn)品官網(wǎng)采購(gòu)金額為（91.75±52.35）萬(wàn)元，構(gòu)建科研采購(gòu)平臺(tái)后降低至（63.79±37.68）萬(wàn)元，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（t=4.242，P=0.013）。

圖9 2020年8—12月科研試劑耗材采購(gòu)情況

如表1所示，服務(wù)響應(yīng)時(shí)間降低（P<0.05）；送貨準(zhǔn)確率、三方驗(yàn)收覆蓋率及配送滿意度評(píng)價(jià)提高（P<0.05）。

表1 構(gòu)建科研采購(gòu)平臺(tái)前后其他指標(biāo)變化情況

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”將原先線下分散采購(gòu)的模式，統(tǒng)一通過(guò)線上集中采購(gòu)、線下統(tǒng)一集中配送的方式對(duì)科研試劑耗材的申請(qǐng)、審核、采購(gòu)及出入庫(kù)等進(jìn)行有效管理，降低使用成本，使科研人員把時(shí)間和精力回歸到有價(jià)值的工作中，提高管理效率。

4 討論

當(dāng)前，專家學(xué)者對(duì)科研試劑耗材的管理已進(jìn)行了一些研究，李俊龍等[9]針對(duì)制度化建設(shè)存在的問(wèn)題及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)建立目錄化試劑耗材采購(gòu)管理模式；胡玉嬋[10]利用分類管理的方式，達(dá)到科研資金控費(fèi)的功能 ；劉金巖等[11]采取競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式，有效降低采購(gòu)成本。現(xiàn)有研究大多是對(duì)制度的建設(shè)、針對(duì)性管理措施、采購(gòu)分類管理以及精細(xì)化管理等[12-14]，而對(duì)于科研試劑耗材采購(gòu)過(guò)程控制以及信息化采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)的研究較少。

本文借助4G網(wǎng)絡(luò)、云端服務(wù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建科研采購(gòu)平臺(tái)，通過(guò)OA中間表，使OA系統(tǒng)與科研采購(gòu)平臺(tái)協(xié)同運(yùn)作，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的科研試劑耗材管理模式進(jìn)行流程再造和優(yōu)化。利用信息獲取、傳遞以及再生等功能，做到全程信息處理，使采購(gòu)流程更透明，實(shí)現(xiàn)科研試劑耗材采購(gòu)流程的可控化管理。

目前，我院科研人員申請(qǐng)采購(gòu)科研試劑耗材可分為兩種情況，一是申請(qǐng)購(gòu)買通用試劑耗材，可通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)入科研采購(gòu)平臺(tái)提交采購(gòu)申請(qǐng)；二是申請(qǐng)購(gòu)買特殊試劑耗材、服務(wù)類項(xiàng)目等科研采購(gòu)平臺(tái)無(wú)法購(gòu)買的產(chǎn)品，科研人員可在線下采購(gòu)，并直接通過(guò)OA系統(tǒng)申請(qǐng)?zhí)峤徊少?gòu)申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)科研試劑耗材分類分級(jí)管理（圖10）[15]。

圖10 “互聯(lián)網(wǎng)+” 科研采購(gòu)平臺(tái)采購(gòu)模式示意圖

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建的科研采購(gòu)平臺(tái)在我院應(yīng)用至今使管理效率有一定的提升，但在實(shí)際運(yùn)行中仍有以下兩點(diǎn)待完善：① 開(kāi)發(fā)服務(wù)類項(xiàng)目管理。增加服務(wù)類項(xiàng)目功能，為院內(nèi)無(wú)條件完成的檢測(cè)服務(wù)項(xiàng)目提供參考，并承擔(dān)一些簡(jiǎn)單的服務(wù)類項(xiàng)目；② 增加采購(gòu)中心權(quán)限。科研采購(gòu)平臺(tái)提供供應(yīng)商資質(zhì)查看功能、采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能、歷史采購(gòu)價(jià)格查看功能，便于采購(gòu)中心管理。

5 總結(jié)與展望

我院基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建科研試劑耗材采購(gòu)管理平臺(tái)已經(jīng)基本完成，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”將傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的采購(gòu)流程與科研采購(gòu)平臺(tái)更緊密地聯(lián)合，使一個(gè)個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)操作靈活便捷，審批流程規(guī)范，規(guī)避了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，有助于科研采購(gòu)平臺(tái)更快地推廣應(yīng)用。

通過(guò)科研采購(gòu)平臺(tái)將分散采購(gòu)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧胁少?gòu)、集中供應(yīng)[16]，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，提升售后服務(wù)質(zhì)量，保證采購(gòu)工作的透明、公開(kāi)，以達(dá)到“陽(yáng)光采購(gòu)”的目的，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的同時(shí)滿足科研人員的需求。

下一階段科研采購(gòu)平臺(tái)計(jì)劃與醫(yī)院科教系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)線上報(bào)銷，減輕科研人員的負(fù)擔(dān)，不再為線下報(bào)銷流程“跑斷腿”[17]。采購(gòu)數(shù)據(jù)由科研采購(gòu)平臺(tái)傳輸給科教系統(tǒng)，科教系統(tǒng)自動(dòng)扣除課題組相應(yīng)經(jīng)費(fèi)金額，科研人員能實(shí)時(shí)線上查看剩余科研經(jīng)費(fèi)，方便統(tǒng)籌規(guī)劃經(jīng)費(fèi)的使用，避免出現(xiàn)科研項(xiàng)目臨近結(jié)題時(shí)，由于科研人員未能提前合理安排科研經(jīng)費(fèi)，使經(jīng)費(fèi)預(yù)算與開(kāi)支存在差異而導(dǎo)致大批量緊急采購(gòu)的現(xiàn)象[18]。

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建科研試劑耗材采購(gòu)管理平臺(tái)，突破了傳統(tǒng)科研試劑耗材采購(gòu)流程，打破了采購(gòu)空間、時(shí)間的局限性，能夠滿足醫(yī)院對(duì)科研試劑耗材的管理需求。我院堅(jiān)持采購(gòu)服務(wù)與過(guò)程監(jiān)管相結(jié)合，及時(shí)了解科研人員的采購(gòu)需求以及對(duì)科研采購(gòu)流程的滿意度，避免由于科研采購(gòu)平臺(tái)的漏洞，為科研人員帶來(lái)不必要的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)“下單-采購(gòu)-驗(yàn)收”責(zé)任明晰、有據(jù)可查，為科研人員提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[19-20]。

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”科研采購(gòu)平臺(tái)的采購(gòu)方式是科學(xué)規(guī)范的，擁有可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)，具有可追溯性、安全性、高效性等特點(diǎn)，有助于提升醫(yī)院的科研水平，助推醫(yī)院精細(xì)化管理進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。