基于優化庫房系統模塊提升耗材管理水平的研究

趙躍，林振威，陸奇鵬，姚東

浙江省腫瘤醫院 a. 采供部；b. 醫保物價部門；c. 醫學工程部，浙江 杭州 310022；

引言

隨著醫療改革相關政策的推廣，醫院期望通過降低醫院運行成本，降低人力、物力和財力不必要的耗費，因此將醫院耗材精細化管理作為醫院現代化管理的重點之一[1]。劉同柱[2]運用SPD物流管理模式，實現醫院物流資源的合理配置和物流管理水平的提升。徐向天[3]提出運用信息技術構建信息共享資源管理平臺，為醫院成本的精細化控制提供參考依據。陳越等[4]利用醫院大數據資源，為醫院經營管理提供科學決策和有益幫助。越來越多的醫院運用互聯網、云計算、大數據、物聯網等技術實現醫用耗材的精細化管理。浙江省腫瘤醫院于2017年上線HRP庫房信息管理系統，對接浙江省藥械采購平臺耗材目錄，推行信息流、商流、資金流“三流合一”[5]的配送模式，對物流訂單進行實時追蹤，實現了醫用耗材內外管理系統的聯通。但耗材管理中仍會出現以下問題：① 領用人員對耗材的不熟悉導致耗材每周領用次數過多，以及出現錯領、誤領的現象；② 耗材周轉過程中因人為操作不當導致庫房賬物不實；③ 未及時調整耗材采購量導致耗材周轉天數過長；④ 固有的辦公模式導致耗材相關審批流程較慢。本研究擬在系統中升級優化部分耗材管理模塊，以提高耗材管理水平，對從事耗材管理的工作人員有借鑒意義。

1 醫用耗材庫存管理模塊

1.1 采購管理

在常用耗材庫存管理模塊下設置耗材的最低庫存量（低儲量），一般參考耗材一周的消耗量。在采購計劃功能模塊上添加庫存量/低儲量比，可直觀反映當前醫用耗材最低庫存量和庫存余量的滿足程度，將比值按照大小排序可以確定耗材是否納入采購計劃。手術室常用高值耗材庫存量與低儲量比<0.7時生成采購計劃，其他多科、公用備庫耗材庫存量與低儲量比<0.5生成采購計劃，單次采購量為最低庫存量。由于耗材的消耗量受代替品、病人數量、醫生使用習慣等因素的影響，并非固定不變，在采購計劃功能模塊上設置一列低儲量與出庫量比，可通過最低庫存量與近一周消耗量的比值大小了解當前醫用耗材的滿足程度[6]，手術室高值耗材滿足度約為1.2，其他多科、公用備庫耗材滿足度約為2.2，對不在滿足度范圍內的耗材最低庫存量進行調整以提高耗材周轉率，減少資金占有率，見圖1。

圖1 采購計劃下耗材的低儲與出庫比

1.2 入庫管理

采購員通過庫房HRP系統提出采購計劃，配送企業收到短信提醒，在第三方平臺上填寫發票號碼、實發數量、批號、失效期等信息，并打印對應配送單。庫管員對配送單的訂單號進行掃碼入庫，自動生成耗材的入庫信息，避免了因人為因素的介入可能導致財務付款、庫房庫存的失真[7]。隨著電子發票的普及，醫院在原有供應鏈信息平臺的基礎上與配送企業電子發票信息進行對接，系統自動校驗電子發票是否與送貨信息相符，在后期逐步實現對電子發票的統一管理，避免貨票不同行現象的出現。另外，在入庫單據界面新增了供應商評價體系，工作人員根據產品質量、送貨及時性等方面予以評分，繼而以評價體系為依據，構建動態管理機制，形成對供應商的長效激勵機制和具有競爭性的選擇淘汰機制[8]，在招標談判中作為依據，見圖2。

圖2 耗材采購入庫流程圖

1.3 領用管理

由于醫用耗材具有品型繁多、專業性強、應用量大等特點[9]，臨床科室在耗材的請領上易出現錯領現象，且每周申領次數過多，增加使用者與管理者的工作負擔。為提高人員工作效率，醫院采用云平臺模式[10]的部署架構，由供貨商將耗材的相關圖片、證件資料、預期用途等信息上傳至云平臺實現信息共享。醫院管理人員對上述信息進行初審、認證，主要是形式審查[11]，并將圖片信息導入使用科室請領界面，臨床人員通過圖片信息提升自助選購體驗度，見圖3。對于臨床上領用的備庫耗材，系統根據科室實際使用習慣與需求可建立請購耗材套包，臨床人員只需在套包上進行勾選完成耗材的請領。對于臨床請領的非備庫耗材，系統規定最小請領數，以減少領用頻次。

圖3 科室醫用耗材申領界面

1.4 出庫及盤點

庫管人員對科室請領的耗材進行制單、揀貨、出庫。每周定時配送到科室，由科室專人簽收、再進入科室庫房。由于耗材規格型號過多，人工對照出庫單上的名稱、規格進行揀貨時會出現疏漏，而且費時費力，導致耗材盤點時易出現賬物不實的現象。針對上述問題，管理人員通過設立耗材庫位碼，遵循貨位碼的唯一性原則，在打單的過程中按庫位碼進行排序揀貨，減少了揀貨時間，提高了準確率。在對耗材進行盤點時，貨架責任人按庫位碼對耗材進行清點，簡化耗材盤點的工作流程。

2 醫用耗材信息維護模塊

2.1 耗材字典目錄

醫院根據新修訂的《醫療器械分類目錄》[12]對耗材進行分類，查看耗材的預期用途和產品描述確定Ⅰ、Ⅱ級產品類別，添加Ⅲ級分類編碼。通過耗材的核心詞與特征詞將同類比的產品以通用名定義，在業務查詢界面實現耗材的橫向對比。為適應浙江省“三流合一”藥械采購新平臺的采購模式，醫院管理系統新增招標口徑、平臺屬性、省標代碼等管理屬性，實現與省藥械采購平臺的互聯互通。工作人員在入庫時通過耗材管理屬性信息判斷與省平臺的對接操作，以提高工作效率，見圖4。

圖4 “三流合一”采購模式流程圖

此外，系統將自動記錄每次修改的耗材價格、供貨單位、管理屬性等信息，便于后續追蹤、分析，見圖5。

圖5 醫用耗材修改記錄界面

2.2 耗材審批流程

傳統模式下，采供部在HRP系統中進行耗材價格的維護時，需在PC端遞交醫用耗材調價、新增通知單，由采供部領導審批后遞交至醫保物價部進行耗材物價維護，審批過程中有各種原因耽擱工作的進展[13]。醫院以事項數據共享需求和數據共享接口需求為導向，梳理部門業務，搭建移動端應用組件[14]，運用釘釘處理耗材相關審批通知單。管理人員在HRP系統中發起請求即可在釘釘中生成通知單，這種辦公模式讓耗材審批流程具備時效性、便捷性，應用移動互聯網的新模式打破PC辦公時代的空間限制。

2.3 耗材失效期、證件信息預警

經營企業將耗材三證及相關信息上傳云平臺后，管理人員對證件資料進行審核查看并維護[15]。在HRP系統的信息管理模塊中可顯示30 d后失效證件的信息，方便工作人員對即將過期的證件進行維護。另外，在信息管理模塊中，可查看30 d內即將失效的耗材信息，庫房盤點時確認醫用耗材是否存在即將過期的現象。

3 基于優化庫房系統模塊的應用結果

3.1 研究資料

將浙江省腫瘤醫院2019年8月5日至2020年2月2日庫房系統模塊優化前的數據納入對照組，2020年8月3日至2021年1月31日庫房系統優化后的數據納入觀察組。對上述時間段內的耗材分別進行出庫匯總，共計223種同類耗材，手術室備庫高值耗材51種，多科備庫耗材172種。

3.2 評價指標

備庫耗材周轉天數（d）：統計計算備庫耗材單次采購入庫到下次再入庫的時間差。

耗材揀錯次數（次）：統計每周耗材配送時，使用科室反饋耗材與配送單不符次數。

非備庫耗材請領次數（次）：統計每周采購計劃中使用科室非備庫耗材采購次數。

耗材錯領次數（次）：統計每周使用科室在用耗材錯領次數。

耗材盤庫時間（h）：統計兩名庫管員每周從盤庫開始到盤庫結束的時間間隔。

審批時間（d）：統計臨時耗材采購申請及醫用耗材調價新增通知單從流程發起日到流程結束時的時間間隔。

3.3 統計分析結果

采用IBM SPSS 26.0軟件進行統計學分析，計量資料為正態分布時以均值±標準差（±s）表示，組間比較采用獨立樣本t檢驗，以P<0.05為差異有統計學意義。由表1可知觀察組的耗材周轉天數、錯領次數、請領次數等方面數據均優于對照組，且多科常用備庫耗材周轉天數、非備庫耗材請領次數、耗材審批時間的數據方差較對照組更穩定。

表1 系統優化前后耗材管理效果比較

4 討論

隨著科學技術和醫療事業的不斷發展，全程信息化監管已成為醫院管理的必然趨勢[16]。本研究根據在耗材采購、保管、維護等實踐操作中體現出的矛盾，改善庫房管理基礎模塊。首先在耗材庫存管理層面上，優化耗材采購流程，簡化繁雜的入庫操作過程，建立配送企業評價體系，通過引入競爭機制，在招標過程中擇優選擇服務較好的供應商進行集中配貨[17]。其次在耗材信息維護層面上基于浙江省“三流合一”的藥械集中采購新平臺模式[18]，對醫用耗材信息維護界面進行重新整理，新增招標口徑、平臺屬性、省標代碼等管理屬性，推動醫用耗材管理進一步發展。在對模塊優化前后測評評估階段，醫用耗材的周轉天數、非備庫耗材領用次數、耗材錯領次數、耗材盤庫時間、揀貨出錯的情況均呈下降趨勢，提高了耗材管理員工作效率。

后續，醫院庫房管理系統將圍繞耗材管理的兩個重點工作進行升級改善：① 在浙江省實施耗材零差率的背景下[19]，推進院內耗材智慧物流的上線，利用智能化管理體系對醫用耗材實現精細化管理，進一步保障患者安全、解放醫護勞動力、提高管理效率、降低運營成本；② 通過“互聯網+”、區塊鏈等技術解決醫療機構與配送企業、生產企業之間信息不對稱的現象[20]，提高醫用耗材供應鏈配送有效利用率，從而及時了解到物流狀態，能做到車輛合理調度以及貨物集散，將運力作用發揮到最大，令配送企業減少物流運輸成本，改善臨床上的耗材配送速度。

5 總結

本研究通過對庫房管理系統功能模塊的優化，利用對“互聯網+”、云平臺和移動組件等技術整合，實現了對工作人員、醫用耗材、發票信息等資源的計劃、組織、協調和控制，提高了醫用耗材的周轉率，盡可能避免了耗材使用過程中出現的信息失真現象，提高了管理者的工作效率，在低成本的條件下優化醫院的資源配置，促使醫院的經營管理取得最佳的綜合效益。