信息化背景下檔案管理數字化建設研究

孫凱

（山西運城農業職業技術學院學生處，山西 運城 044000）

隨著科技的進步發展，智慧城市建設時代的到來，檔案管理工作也需要不斷創新，要盡可能發揮信息技術的價值，推動檔案管理工作高效發展。檔案管理數字化成為單位研究的重點。本文將針對檔案管理工作的現狀，論述檔案管理數字化建設。

1 檔案管理現狀及存在問題

日常工作中人們對檔案工作不夠重視，部分領導認為檔案工作不能帶來經濟效益，從而忽視了檔案工作的重要性。首先，檔案信息比較分散，導致檔案記錄過程中信息流失、準確度缺失，影響檔案工作的實施和利用。其次，檔案分散在各部門，沒有及時移交到檔案室，使得檔案信息得不到統一管理。最后，工作人員認為檔案就是記流水賬，檔案人員就是保管員，這些觀念大大阻礙了檔案事業的健康發展。主要表現為以下幾方面：

1.管理模式落后，利用價值不能充分體現。管理模式以經驗為主，設備陳舊、信息化程度不夠，服務對象面窄單純。

2.檔案的保存問題，檔案的數量越來越多，占用極大的存儲空間，基本上每個單位都有自己單獨的檔案室，各種檔案信息浩如煙海，保存和利用起來困難越來越大。

3.檔案信息的來源保存格式存在差異，沒有統一性，這就造成檔案信息的丟失，利用起來繁瑣，同時，也阻礙了數字檔案的建設，對信息的收集整理、資源整合帶來嚴重的影響。

4.在收集過程中缺少先進的技術設備，收集管理人員的自身水平低，知識技術上不能與時俱進。

5.工作人員業務不精通，沒有接受過系統、專業培訓造成立卷、分類不準確，且人員頻繁調動，隊伍不穩定。[1]

2 檔案管理數字化的方法及思考

1.檔案事業是國家發展的一個重要方面，是一項崇高的事業，我們應該重視起來，改變以前狹窄的認識和陳舊觀念，要加強對檔案工作的宣傳改進，尤其是檔案的利用價值，擴大影響，提高檔案工作的認知度，推動檔案事業高質量發展。

2.檔案管理數字化的必要性：（1）傳統檔案管理，效率低，出錯率高，管理成本大，大量的紙質檔案要專門的檔案場所存放，而且管理場所要具備必要的硬件設備，要保證檔案材料不發生損毀，要有專門的除濕和加熱設備，保證檔案管理場所恒溫，這些要投入大量的資金。（2）信息化時代到來，電腦普及，檔案管理數字化管理是發展方向。（3）實現檔案數字化、信息化、網絡化，可以提高檔案管理效率，用戶利用時能快速查找到，同時系統中所存儲的檔案能有效分類整理。（4）降低管理成本，實現資源共享，實現檔案管理數字化，便于檔案保管，查找利用，節約成本，可以高效滿足一般用戶需求，優化了檔案管理流程。（5）不但改進了管理工作、管理制度、流程革新，還使檔案管理工作更加科學合理，在檔案收集、管理方面都相應提高，彌補傳統管理中的不足。

3.數字檔案管理規定：（1）制定電子檔案管理制度。由于電子檔案在計算機上很容易更改，并且會出現串碼、缺字的現象，從而導致原始檔案不全或錯誤，以致不能利用，所以，我們需要設計一套完善的電子檔案管理制度，來保證電子檔案的收集、整理、保存、利用，同時，規定管理人員要具備一定該方面的知識，在信息利用傳送過程中，保證電子檔案一致，不出現失誤或大的錯誤；其次，要保證記錄電子檔案的設備達標并及時更新，防止信息保存利用出錯；最后，要審核好電子檔案的準確性，方可讓用戶瀏覽利用，所以，必須針對電子檔案的特點，設計一套可行的管理制度。（2）正確利用。電子檔案容易更改、丟失，我們每一個使用者，使用時要采取正確的方法，謹慎使用，不能因個人需要，隨意變動修改，這是對以后用戶的極不負責，對一些重要的文檔，可以設置成只讀模式或進行加密處理，禁止傳輸和拷貝，總之，電子檔案要正確使用，保證安全性。（3）注意電子檔案的完整性。只有保證電子檔案的完整性，才能利用我們方便有效使用，我們要將電子同紙質一同存檔，當電子檔案出現問題時，可以查看紙質，還要對電子檔案進行備份。這就要求管理者要有一定的操作技術，只有管理者熟知數字化檔案的管理和使用方法，并及時檢查處電子檔案出現的問題，才能及時應對處理，保證電子檔案的準確性和完整性。

3 數字檔案館服務模式

數字檔案館就是能更方便、高效地滿足人們日益增長的檔案信息需求利用，以不同的服務方式為社會提供更多高效、優質的服務。其主要特點有：信息的載體多樣化、存儲海量化、傳遞網絡化。

3.1 網絡服務

數字檔案館包含大量的信息資源，內容豐富、信息海量、載體多樣、標準統一。根據不同的用戶需要，可以在網上提供遠程服務，通常有內網和外網兩種方式來查詢檔案信息，例如：檔案館情況介紹、檔案展覽、學術研究、史料出版、檔案檢索、檔案法規等。網絡服務極大地方便了公眾利用共享檔案信息，并加強了大家的溝通、交流，體現檔案館以人為本的服務理念，拓寬服務的寬度。

3.2 先進的電子閱覽室服務

電子閱覽室優美的環境、先進的設施、簡明的導航指南，提供清晰的全宗目錄、全宗說明、安卷目錄、卷內文件目錄、專題目錄、全文信息等綜合檔案信息服務。[2-4]采用智能化的身份認證服務，對查詢者身份認證，提供所需的信息服務。目前，深圳、北京、上海都建立了數字檔案館，設施齊全，設備先進，很受利用者青睞，改變了傳統檔案室提供信息的方式，利用者可以復制一份帶走，更方便高效地為利用者提供服務。

3.3 多媒體信息服務

多媒體信息形象生動，人們對其的需要越來越多，檔案館對聲像信息的收集也越來越齊全，利用跟蹤拍攝等多種方式收集信息，豐富多媒體檔案館藏，并通過先進技術對聲音、圖像、電影、動畫檔案等多種檔案進行數字處理，形成多媒體數據庫，建立聲像資料自動點播系統，滿足需求者利用和休閑，突出檔案館的文化功能和休閑功能，讓利用者滿意。

3.4 集成化服務

在當今的信息時代，人們對信息的需求日益劇增。網絡發展使這種需求成為可能，嘗試檔案資源共建共享，通過網絡將各館檔案信息連接起來，實現資源共享，最大化地發揮檔案的利用率，實現集成化服務，進一步促進檔案館高效、低耗、良性發展。除了上面幾種方式，還有專題展覽、史料匯編、公布檔案、創辦刊物等，它們互相取長補短，使數字檔案館的服務更加高效化、人性化，作用更突出，地位更重要。

3.5 個性化服務

通過現代化技術獲取、整理、分析、挖掘用戶信息利用行為習慣、偏好和特點，然后把數字檔案資源中主題內容與用戶習慣利用的內容進行對比，實現將用戶經常利用、喜歡的信息資源推薦給用戶。一般包含偏好推薦和學科專題信息模式。（1）用戶獲取信息和利用信息兩方面的習慣。當下，信息獲取行為主要是：由于計算機技術的發展，以前資源分割的局面慢慢消失，聚集的信息資源大大方便了利用者，目前主要是在手機端進行獲取，更方便、更快捷。用戶查找信息不斷信息化、智能化，通過網絡技術利用獲取信息成為主流，在這個過程成中不受時間、空間限制。人們查閱形式也發生轉變，傳統的來檔案館實體查閱，已經逐漸轉變成網上查閱和客戶端公眾號查閱，基本實現隨時隨地及時共享信息資源。個性化服務將根據用戶需要與喜好專門定制個性化的檢索結果界面，并將檢索出的結果按標準規范化形式展現給用戶，讓用戶快速獲取想要的信息，并進行下載使用。另外還可以根據用戶習慣實現對用戶進行信息推送服務。（2）學科專題信息服務是以用戶需求為中心的新的服務模式，它以學科館員為紐帶，通過有效的信息資源與服務的組織，服務一線，融入一線，提高用戶的保障能力。

4 檔案管理數字化策略

4.1 多渠道引進資金

要想做好檔案管理數字化建設，必須拓展資金的來源渠道，加大專項預算，引進其他社會組織參與，保障檔案管理數字化建設有足夠的資金支持。

4.2 推動數字檔案館建設

對數字檔案館豐富內容、優化結構，目錄、編研成果、檔案全文等數字化。根據用戶需要收集，影音像、電子文檔等方便人們共享利用。

4.3 規范數字化檔案建設

規范化的標準是收集、整合資源的關鍵，同時也能促進資源共享，所以必須對檔案數字化建設統一，從而提高檔案的業務流程和整體管理水平。

4.4 提升檔案管理數字化人才素質

隨著檔案管理數字化的發展，對工作人員的要求也越來越高，不再是簡單的保管員，管理人員一定要有較高的計算機信息技術水平和敬業的職業道德素養，具備專業的能力，能做好數字檔案收集、整理、保存等工作。所以檔案管理部門要大量引進專業人才，建立專業的團隊，提高隊伍的整體素質和管理水平。對管理人員要加強培訓，支持鼓勵工作人員不斷自我提升，最后通過能力的提升適應檔案管理數字化建設。

4.5 緊密聯系電子政務

數字化檔案管理要密切聯系電子政務，通過內部網絡、網站的建設進行信息和資料收集，有效分配利用相關的軟件設備，通過網上查詢來提供更好的便民服務。

5 檔案管理數字化建設的意義

5.1 現代化信息開拓、資源共享的必要條件

作為重要的社會信息資源，檔案信息利用不能只停留在利用紙質檔案原件或復印件，或檔案館使用照片檔案和聲像檔案的層面，更應熟練掌握各種信息工具。人們生活習慣的改變，使越來越多的檔案利用者可能成為檔案網站的在線用戶，更多的檔案信息服務將通過數字化、網絡化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數字檔案館。在這個互聯網時代，如果沒有數字化檔案的支持，相當一部分用戶就無法通過網絡搜索、瀏覽、下載獲取知識和查閱資料，那么他們的檔案信息需求將無法滿足。只有尊重當下利用者的習慣，對利用需求重新進行理性判斷和預測，定位利用者類型，才能更好地發揮檔案的信息價值。檔案管理數字化建設正好能滿足未來檔案利用需求，是現代化信息開拓和資源共享的必要條件。[5]

5.2 檔案管理數字化建設是開拓檔案發展前景、提高檔案可利用性的基礎

傳統的檔案給人的印象是只有研究類專家才會去閱讀，只有學術研究人員才會去利用，對于當前的網絡用戶來說，紙質等單一形態的檔案已經不能滿足他們的需求。對于檔案利用障礙，通過檔案信息形態或載體性質轉換，深度加工檔案信息內容，可以發揮檔案利用價值，而“檔案管理數字化”將是可以完成的任務。

信息時代，人們希望對檔案的利用簡單、方便，互聯網技術的發展日新月異，網絡用戶的信息需求層次不斷提高，個性化信息需求及有針對性的服務要求成為趨勢，向每一個用戶的獨特進行有針對性的服務成為發展方向。檔案管理數字化能為他們個性化的服務提供基礎，能提高檔案利用率，是開拓未來檔案發展前景的必要基礎。

5.3 檔案管理數字化建設是增加檔案的安全性、完善檔案管理的迫切需要

傳統的檔案管理已不適用電子檔案保管、利用，用紙質檔案的管理經驗管理電子檔案，導致大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至造成電子檔案的清洗、丟失，造成重大的損失和無可挽回的錯誤。另外，從檔案的管理來說，檔案的保管和利用職能正轉向信息采集、管理和服務職能，轉向檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。電子檔案對收集、保管、保護和利用手段提出新的要求，而解決這個問題的途徑就是檔案管理數字化。檔案數字化是檔案載體的更新換代，它解決了檔案安全性和完善方面的問題。[6-7]

綜上所述，檔案管理數字化建設是一項長期而又復雜的任務，我們需要開拓視野，不斷學習檔案管理及相關知識，轉變檔案管理觀念，利用現代化技術進行檔案工作，數字化管理是必然局勢，順應時代潮流。它與傳統管理有效融合，既一脈傳承，又要與時俱進，是未來檔案管理的發展趨勢。