人工智能在現代人事檔案管理中的應用

鄭 穎

（國家電投集團貴州金元股份有限公司 貴州 貴陽 550081）

0 引言

隨著社會的進步與發展，人力資源成為任何一個企業發展的重要推動力，直接關系到企業在市場競爭中的成敗。近幾年，得益于貴州能源行業的快速發展，國家電投集團貴州金元股份有限公司已發展成擁有遍布在全國各地20余家下屬公司、員工七千余人的大型能源企業，隨著公司組織機構越來越大，下屬公司逐漸增多且分散，傳統的人力資源管理手段很難滿足公司的發展需要，亟需探討新技術、新方法在人力資源管理中的應用以適配公司的快速發展。

人事檔案管理作為人力資源管理工作中的重要組成部分，一直存在管理繁瑣、材料收集難度大、更新實時性不夠等問題，這些問題在信息化普及的今天更是突出：人事檔案信息資源和用戶數據總量呈爆炸式增長[1]。

隨著社會的發展，科技的不斷進步，“人工智能”技術也在日益完善與進步。人工智能作為當今世界的一項熱門學科，已被廣泛應用于人類生活的方方面面，該學科主要研究如何使計算機模擬人類完成智能任務，研究領域包括知識表示、機器學習、自然語言處、專家系統、圖像信息識別、模式識別等。這些研究內容為人事檔案的信息化管理提供了豐厚的技術基礎支撐[2]。

1 人事檔案管理概述

人事檔案是一種在人事管理活動中形成的，且經過特定組織部門專門審查核實的，能夠記錄和反映人員的個人經歷、業績能力、政治思想、品德作風、工作表現等一系列與個人信息息息相關的信息綜合體。該信息以個人為單位進行立卷并交由專門部門集中保存備查的記錄。人事檔案管理是以人事檔案為基礎，對人事檔案進行全方位管理以及使用的過程性的活動的統稱，包括將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，人事檔案的特性如圖1所示。

圖1 人事檔案管理的特點

人事檔案信息化是指利用信息技術，將傳統的人事檔案信息經過處理，變成一系列的二進制編碼，長期存放在計算機中或其他易存儲保存的媒介中。目前可供處理的傳統檔案信息有紙質檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、微縮膠片檔案等[3]。檔案信息化管理的第一步是檔案信息的數字化，該階段是指利用掃描設備、OCR設備或者語音識別設備將傳統的紙質檔案或者音頻影像資料通過數字化加工的方式變成可存儲于計算機中的信息，然后通過人工或者自動化的手段對這些數據進行分類存放，以便于后期的查詢工作。這些方式是檔案信息化的初級方式，僅僅完成了對原始數據的采集與分類，但蘊含在檔案信息中的重要信息沒有顯現，檔案數據的深化應用及服務功能沒有實現，這就需要在原來的檔案信息化系統中注入新技術新手段，以充分挖掘蘊藏在檔案數據中的價值。人工智能的出現，為檔案管理的信息化、智能化的實現提供了可能，圖2是注入人工智能技術后的檔案管理信息化系統框圖：

圖2 檔案管理信息化系統框圖

由圖2可知，人工智能技術在檔案管理信息化的整個業務流程中都可以融入，且發揮重要作用。

2 人事檔案管理系統的基礎設施

人事檔案的信息化管理是建立在大量可分析、可管理的檔案資源基礎上，這些檔案原始數據的獲取及存儲需要有專門的空間、設備以及專人進行維護和管理，這樣才能保證檔案數據資源的實時更新與處理。檔案管理的基礎設施層主要由機房和軟硬件設施兩部分組成。

2.1 機房資源

人事檔案機房主要用于檔案數據資源的存儲、加工以及處理的地方，檔案機房主要以服務器、交換機以及大容量的存儲單元構成，因此，檔案機房的基礎設施主要由溫濕度控制設備、監控設備、供電設備等構成，通過這些設備的運行，實現對火情、水災、人為破壞等危險情況的識別進而確保檔案資料的安全。

2.2 軟硬件設施

在人事檔案的信息化系統中，軟硬件設施除了必需的網絡設備、存儲設備、計算機服務器設備外，還需配置大量的感知設備、數字化加工設備、網絡安全設備，實現對各種介質檔案的信息化處理。感知設備包括對實體檔案和人員動態進行智能感知的RFID技術、人臉識別、指紋識別、虹膜識別等人工智能技術產品，可以實現檔案實體的內容和地理位置感知、檔案業務人員及利用者的位置和信息感知。

數字化加工設備是指完成檔案數據的采集并進行數字化的設備，以實現檔案文檔、圖片、視頻等非結構數據的數字化進程，常見的數字化加工技術主要有OCR識別技術、語音識別以及圖像識別等技術，這些技術配合人工智能技術，可以實現人事檔案的智能服務。

網絡安全設備主要用來避免數字檔案資源被非法用戶訪問或者修改，以達到保護檔案資源的真實性、可靠性的目的。常見的網絡安全設備有各種堡壘機、入侵檢測（防御）系統、VPN設備、漏洞掃描設備等。在實際的應用配置中，通過上述一種或多種設備的聯合運用，可以達到有效抵御外部非法訪問，保護數據安全的目的。

3 人工智能技術在檔案信息化中的應用

3.1 人事檔案數據的收集

人事檔案數據的采集可以借助現有的智能終端、智能感知設備完成基礎數據的大規模收集，這些數據中存在很多的冗余和無效數據、借助人工智能技術中的語義分析、深度神經網絡技術可以有效地從大規模的數據中剔除冗余的無效數據，實現數據的清洗，提升存儲數據的質量。

3.2 人事檔案的整理

人事檔案的整理包括檔案的智能分類和歸檔。對于一些實體檔案，可以利用OCR識別技術、文本分析技術、智能語音技術等技術將不同類型的檔案進行全文數字化，并采用專門設計的智能機器人完成檔案自動上架、存取和監控。

人工智能技術還可以與云計算相結合，針對不同時期的檔案資料、文獻資料，通過相關性分析與處理，實現檔案資料的快速歸類與合并，大大減少了檔案管理人員的工作強度；此外，利用遞歸神經網絡、改進型BP神經網絡還可以對異構格式的原始檔案資料進行處理，提升原生電子檔案的智能分類結果，解決了傳統人工分類的粗糙和耗時較長等問題，細化了檔案內容，提升了檔案材料的精細度。

3.3 人事檔案真實性鑒定

人工智能技術中的自然語言處理、專家系統、智能預測推理技術可以在檔案管理中，快速地完成檔案的價值鑒定、開放鑒定，可以有效解決檔案處理過程中長期存在的專業鑒定人員不足、鑒定標準把握難、鑒定結果不客觀等問題，為檔案的鑒定管理提供了一個有效的解決方案。檔案真實性鑒定過程的設計主要由初始知識庫、開發并實驗原型系統、改進與完善知識庫這三個步驟來建立檔案價值鑒定專家系統[4]。

3.4 人事檔案智能檢索

檔案的智能檢索是指依托自動識別技術、知識圖譜技術、代理Agent技術等技術將數字檔案資源智能化，以更好地便于用戶查詢、檢索。檔案智能檢索建立在檔案全面數字化、信息化的基礎上，是檔案管理信息化的一項重要應用，該業務通過利用智能Agent技術、自然語言處理分析技術、知識圖譜技術，根據數據之間的關聯性，在用戶與計算機系統之間搭建一個信息溝通橋梁。

現代的智能檢索服務還能將用戶的過往檢索記錄、檢索偏好、檢索內容等進行關聯匹配、為用戶提供個性化的檢索推薦。除了常規的結構化數據的檢索，對于一些非結構化的數據，如圖像、視頻等，依托于人工智能技術，“以圖找圖、文字搜圖、分幀查詢”等一站式檢索也得以實現。

3.5 人事檔案的存儲

人事檔案智能存儲和利用，主要包括檔案實體存儲和電子檔案存儲。檔案存儲的過程中，人工智能技術可以利用專家系統或模式識別技術，實現對檔案管理保密等級的智能分級，使得檔案的管理與存儲更加科學合理；同時，在檔案管理的過程中，可以借助人工智能中的人臉識別技術、虹膜識別技術以及生物信息識別技術，實現對檔案管理的多模態安全防護，這些技術的應用，將大大提升檔案的保密性和安全性；利用云存儲技術對數據進行云備份、分布式“云存儲”，為存儲數據機房加裝人工智能防火墻，可以有效提升數據存儲的可靠性。

3.6 人事檔案的智能服務

人事檔案的智能服務是指在檔案資源數字化的基礎上，針對用戶對檔案的使用需求，利用專家系統、深度學習、自然語言語義處理技術對用戶服務需求進行深度分析，并與館藏檔案資源結合，最后借助模式識別、文本分析技術、機器視覺等技術為用戶需求匹配最佳的查詢數據。人事檔案的智能服務其實質是綜合運用多種人工智能技術深度挖掘分析檔案資源和用戶數據，以達到實現檔案服務智能化、服務虛擬化以及服務精準化等目的。

4 風險與對策

由上述分析可知，人工智能技術在人事檔案管理信息化過程中具有豐富的應用場景，但它在帶來便利的同時也帶來了一定的使用風險，其主要風險歸納如下：

4.1 責任主體的風險及對策

人工智能技術廣泛使用，使得人工智能機器人或產品能否作為倫理主體承擔責任的問題逐漸引發人們的思考與擔憂。人工智能技術無法自動實現隱含倫理問題的推導，它必須依賴其他人嵌入相應的程序甚至通過訓練神經網絡來完成，而人工技術的開發人員的價值取向則影響著人工智能推斷的公正性與客觀性。此外，由于檔案管理的保密性，在檔案智能服務體系設計過程中，其算法過程及機制往往很復雜、也不透明，這就導致檔案管理和服務過程中，一旦出現泄密事件，就很難追溯是機器算法還是工作人員的責任，導致系統在使用過程中存在一定的法律風險和責任風險。針對以上風險，各檔案管理機構在使用過程中，應認真思考人工智能在檔案領域應用過程中將會產生哪些風險，針對這些風險預先做好詳盡的規劃與管理標準，對人工智能在檔案管理中的功能、安全、責任進行明確的界定，在規范和標準層面規定人工智能技術的使用范圍、使用權限以及相關責任人，完善頂層制度設計、制定行業技術標準及從業人員行為規范；其次，要將檔案機構服務理念與服務原則嵌入到人工智能應用程序中，將道德倫理融入到智慧檔案服務的全過程[5]，從根源上杜絕可能產生的違背公眾利益、服務不平等、責任難追溯等問題。

4.2 檔案數據的共享問題

由于目前檔案數據標準及相關硬件水平尚未完全統一、管理系統不互通、非結構化檔案數據存在流通性差、兼容性差的問題，這些問題的存在很大程度上制約了檔案館的數據挖掘和智能分析的應用，使得檔案管理信息化系統的功能大打折扣，影響了系統的推廣及應用[6]。針對該問題，建立統一的數據標準體系及智能服務平臺是解決這一問題的重要手段，一旦數據標準體系建立完成，就可以實現檔案資源的跨界、跨領域、跨系統的資源整合，為后續智能服務所需的數據挖掘、大數據分析等奠定數據基礎。

4.3 個人隱私的泄露問題

人事檔案信息化的同時，也給人事檔案的安全帶來了巨大風險。與傳統人事檔案的訪問不同，現代檔案管理系統通過網絡就可以實現對檔案的訪問，一旦檔案系統被黑客入侵，或者被商業管理平臺用來謀取私利，將會使大量的個人隱私數據被泄露，產生網絡信息安全風險和用戶隱私泄露風險。針對該問題，在檔案系統設計之初，必須堅持以人為本的原則，在相關算法設計時必須將個人授權、服務選擇、隱私界定等方面的內容考慮進去，使用用戶畫像也必須按照法律規定，充分考慮檔案用戶的感受，在采用數據脫敏等技術保護檔案用戶隱私和尊重用戶隱私的前提下為檔案用戶提供服務，并做好相應的數據泄露風險預案。

5 結語

自20世紀中葉人工智能誕生開始，隨著近70年的曲折發展，世界各國積極推進人工智能技術發展與應用，加速人工智能技術與各產業的融合發展。人工智能技術的發展對眾多行業都產生了深遠的影響，如制造、金融、醫療、農業等各領域，改變了諸多傳統工作生活方式，提高了企業生產效率。

為適應時代的變化與發展，滿足檔案用戶對檔案利用的多元化需求，提升人事檔案的管理水平與管理效率，探索人工智能與檔案管理工作的深度融合是非常必要的。文章針對人工智能技術在現代檔案管理中各流程中的使用進行了分析，通過分析可知，人工智能技術有利于提高檔案工作人員的管理效率，降低管理成本，同時提高檔案的保密性。

文章最后還分析了檔案信息化管理帶來的潛在風險和使用過程中出現的問題，并給出了解決建議。通過對建議的梳理可以發現，只要人們能制定好倫理規范和設備標準，不斷完善相應制度法律；做好數據統一及服務平臺的整合工作，管理人員就能克服現存問題，推進人工智能技術在未來檔案管理中的大規模普及應用。