探析數(shù)字化視角下圖書出版企業(yè)的內(nèi)控管理與策略

彭明蘭

（化學(xué)工業(yè)出版社有限公司，北京 100011）

在社會經(jīng)濟發(fā)展支持下，人們對文化消費需求持續(xù)提升。在數(shù)字化時代下，傳統(tǒng)圖書出版行業(yè)受到的沖擊和影響也非常大。但多數(shù)出版企業(yè)內(nèi)部控制并未實現(xiàn)數(shù)字化模式，未滲透到企業(yè)經(jīng)營管理活動中。為了確保企業(yè)經(jīng)營管理的合法性，各企業(yè)財政部門發(fā)布內(nèi)部控制規(guī)范，以確保資產(chǎn)安全，同時保證財務(wù)報告與信息完整性及真實度，全面提升企業(yè)經(jīng)營效率與經(jīng)營效果，盡早實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略，落實內(nèi)部控制規(guī)范，促進圖書出版企業(yè)的長久發(fā)展。[1]因此，在數(shù)字化視角下，圖書出版企業(yè)必須注重內(nèi)控管理，按照企業(yè)經(jīng)營管理實況，提出科學(xué)化管理對策。

1.數(shù)字化時代

在近幾年的發(fā)展中，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)的普及，數(shù)字化潮流促進了各行業(yè)的變革和發(fā)展。數(shù)字化時代極大影響了傳統(tǒng)出版發(fā)展方式，改變了企業(yè)經(jīng)營管理內(nèi)容、邊界、形態(tài)。主要涉及企業(yè)出版內(nèi)容制作、銷售、增值服務(wù)等環(huán)節(jié)，基本重構(gòu)了出版業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)出版企業(yè)經(jīng)營管理，必須做好徹底變革與創(chuàng)新。[2]圖1為數(shù)字化管理框架圖。

圖1 數(shù)字化管理框架圖

2.內(nèi)控管理作用

在信息技術(shù)發(fā)展過程中，計算機普及率得到了提升，數(shù)字化技術(shù)成熟度也不斷提升。然而對于傳統(tǒng)圖書出版企業(yè)發(fā)展，其內(nèi)部控制管理的作用非常大。首先，在經(jīng)濟管理中，內(nèi)部控制管理能夠維護會計資料準確度。其次，內(nèi)部控制管理，不會影響圖書出版企業(yè)經(jīng)營工作。開展內(nèi)部控制管理時，因管理人員職責分工不同，要對工作流程予以規(guī)范，及時處理和解決相關(guān)問題，實現(xiàn)出版社經(jīng)營目標。最后，通過內(nèi)控管理，可以保障出版企業(yè)的財產(chǎn)安全，遵循預(yù)定計劃出版，簡化審計處理工作。

3.圖書出版生產(chǎn)經(jīng)營與內(nèi)控管理

圖書出版既要重視經(jīng)濟效益，更要關(guān)注社會效益，因此，在出版過程中必須由專業(yè)人員審查稿件，對書稿進行加工、排版、校對，最終將定稿提交至印刷廠，印刷檢查無誤后才能出版發(fā)行。圖書從選題策劃到發(fā)行的各個環(huán)節(jié)密切相關(guān)，且必須由專業(yè)人員負責，認真做好細節(jié)工作，把控圖書的內(nèi)容質(zhì)量和成品質(zhì)量。圖書出版之后，實行科學(xué)化、區(qū)別化的營銷策略，以增加圖書銷售量，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益。[3]

3.1 編輯與發(fā)稿程序控制管理

眾所周知，一本圖書要出版，在出版企業(yè)確定好選題內(nèi)容后，就會簽訂相關(guān)合同。在簽訂圖書出版合同時，要注意把控圖書的書名、署名、篇幅、交稿日期、出版時限、稿酬及其他一些雙方約定的事項。雙方簽署合同時，需要深入分析多種影響因素。比如，避免產(chǎn)生版權(quán)問題，簽署合同時，及時詳細討論版權(quán)歸屬問題。在合同條款中，明確規(guī)定作者授權(quán)文本與期限，不能忽略作者署名。

作者提交稿件后，出版單位在初審過程中，責任編輯必須詳細閱讀和審查稿件，針對不符合規(guī)定的專業(yè)知識與詞匯，必須與作者溝通之后，再進行刪減處理。采用此種方式，可以確保稿件滿足出版標準。完成初審之后，責任編輯應(yīng)當書寫審讀報告，填寫發(fā)稿通知單，同時做好排版工作。

通過初級審查，詳細修改稿件中的明顯錯誤與問題，之后進行二審處理。二審人員掌握審讀報告，確保審讀稿件內(nèi)容滿足法律、道德規(guī)定，同時抽查初審稿件，避免出現(xiàn)質(zhì)量問題，同時處理好責任編輯提出的問題。注重檢查書稿內(nèi)容，確保其滿足出版要求。完成審查工作后，需要在發(fā)稿通知單上簽名。明確處理意見時間后，應(yīng)當上交二審稿件，進入到終審環(huán)節(jié)。[4]

3.2 印制部門控制管理

印制部門工作緊張復(fù)雜，在排版處理中，印制責任人需要清點編輯發(fā)來的稿件，同時規(guī)定排版時間，詢問排版人員相關(guān)意見。稿件排版之后，必須做好校對處理。三次校對處理后，將稿件返回至責任編輯。責任編輯通讀之后，需要在圖書版權(quán)頁面標注圖書印章、價格。稿件質(zhì)檢合格后，傳輸給印刷廠出藍紙。印制部人員與責任編輯溝通，確定后期印刷工藝等細節(jié)工作。[5]

在付印環(huán)節(jié)，編輯部編輯稿件之后，需要做好市場調(diào)查，同時預(yù)測稿件價值與市場，將文件發(fā)送至作者與發(fā)行部，發(fā)行部按照相關(guān)數(shù)據(jù)，做好印刷處理工作。在圖書印刷中，負責人接受編輯部印刷用紙建議，統(tǒng)一意見后開展印制工作。印制人員確保圖書質(zhì)量與出版效果，縮短印刷周期。完成印刷工作后，印制部按照標準要求，將電子稿、復(fù)印樣書歸還編輯人員。圖書成本審核程序嚴格，工作人員應(yīng)當審核直接成本與間接成本，合理計算成本，統(tǒng)計銷售量，注重成本轉(zhuǎn)化。同時，印制部應(yīng)當準確把握圖書出版時機。由于多數(shù)圖書內(nèi)容具備時效性特點，因此必須及時出版圖書，以此擴大市場影響力，獲得經(jīng)濟效益。圖書編輯策劃選題前，應(yīng)當關(guān)注時事熱點、政策變化、輿論方向等。在信息化時代下，網(wǎng)絡(luò)是信息獲取重要渠道，圖書編輯應(yīng)當在社交網(wǎng)站、論壇上收集最新信息，同時辨別出信息應(yīng)用價值，將其落實到圖書選題與策劃中。

3.3 發(fā)行控制管理

在圖書發(fā)行中，必須加大技術(shù)人員配合力度。第一，擬定和談判市場推廣合同，整理相關(guān)賬單與發(fā)票。銷售部門催收款項，財務(wù)部門監(jiān)督催款發(fā)展，同時認定、整理反饋收貨確認函、發(fā)票確認函。銷售人員按照標準規(guī)定，填寫工作日志，為銷售主管、財務(wù)部主管提供有效保障，尤其是圖書銷售、費用報銷。[6]

4.數(shù)字化背景下的內(nèi)部控制策略

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念

在數(shù)字化時代，為了促進出版企業(yè)高效發(fā)展，必須認識到圖書出版行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。傳統(tǒng)出版社重新認識數(shù)字出版，轉(zhuǎn)變圖書出版工作理念，深入分析數(shù)字技術(shù)發(fā)展，對傳統(tǒng)圖書出版業(yè)的變化影響。部分專家認為，數(shù)字出版采用二進制計數(shù)、數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)化方式，注重轉(zhuǎn)化原創(chuàng)、編輯、印刷與發(fā)行等，全面提升數(shù)字化水平。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展中，應(yīng)當注重數(shù)字出版問題，不管是技術(shù)層，還是渠道層，都應(yīng)當準確定義數(shù)字出版，以出版內(nèi)容作為核心，有效支持數(shù)字出版框架。

4.2 整合產(chǎn)業(yè)鏈

數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)鏈，包含如下提供方：第一，圖書著作者、傳統(tǒng)圖書出版機構(gòu)；第二，數(shù)字出版商技術(shù)支持者；第三，數(shù)字圖書發(fā)行、閱讀網(wǎng)站。每個提供方都是產(chǎn)業(yè)鏈的重要組成部分，且不同提供方都具備各自的優(yōu)勢，比如平臺、技術(shù)、內(nèi)容等。上述環(huán)節(jié)形成完整的出版系統(tǒng)，形成高效運行產(chǎn)業(yè)，確保出版結(jié)果滿足讀者需求，為讀者提供優(yōu)質(zhì)的閱讀體驗。通過大量實踐可知，傳統(tǒng)出版業(yè)、數(shù)字出版業(yè)并非相互排斥，只要注重調(diào)整和創(chuàng)新，抓住發(fā)展機遇，就可以獲得高效發(fā)展。[7]

4.3 健全和完善組織結(jié)構(gòu)

第一，審計委員會。出版企業(yè)設(shè)置審計委員會，定期報告內(nèi)部審計情況。審計委員會不參與企業(yè)決策，在開展審計工作時，注重審查內(nèi)部控制設(shè)計，同時監(jiān)督內(nèi)部控制實施情況，組織內(nèi)部控制部門進行自我評價。因出版企業(yè)缺乏專業(yè)人員與資源，建立完整的審計委員會，需要由財務(wù)人員、會計人員負責，還可派遣財務(wù)總監(jiān)，監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部。此外，企業(yè)管理層定期檢查和監(jiān)督內(nèi)部控制實施效果，同時注重與內(nèi)部控制人員做好溝通，聽取內(nèi)部控制工作匯報、評價與改進。通過定期召開內(nèi)控會議，要求職能部門人員參加，圍繞內(nèi)控問題，加大交流與溝通處理。

第二，內(nèi)部控制部門。為了全面落實內(nèi)部控制制度，企業(yè)需要設(shè)置內(nèi)部控制部門。在內(nèi)部控制體系建設(shè)中，首先建立領(lǐng)導(dǎo)組，下設(shè)項目組，全權(quán)負責項目實施。在財務(wù)部門常設(shè)內(nèi)部控制機構(gòu)，涉及部門負責人、骨干員工，組織成員。在日常管理中，注重項目組成員矩陣式管理，日常工作向職能部門匯報。企業(yè)通過設(shè)置內(nèi)部控制機構(gòu)與崗位，全面負責組織和協(xié)調(diào)日常事務(wù)。

4.4 加大控制管理力度

第一，授權(quán)審批控制。針對重大業(yè)務(wù)工作，出版企業(yè)實行集體決策審批、聯(lián)簽制度，個人不能單獨決策，或者隨意改變集體決策。出版企業(yè)必須注重選題，在企業(yè)營業(yè)成本中，包括印刷加工費、編審費用、稿費，多是圍繞圖書項目發(fā)生。經(jīng)營效果也會受到選題質(zhì)量的影響。因此，在圖書選題策劃中，必須注重選題論證，通過集體智慧，全面分析和判斷選題的經(jīng)濟價值與社會價值，并且采用標準程序論證。圖書項目選題審批單、成本核定、核價單需要在各職能部門流轉(zhuǎn)，并且由部門負責人簽署意見。

第二，預(yù)算控制。預(yù)算控制內(nèi)容涉及出版企業(yè)經(jīng)營活動全過程，出版企業(yè)注重預(yù)算執(zhí)行檢查，對企業(yè)未完成預(yù)算原因進行分析，同時改進預(yù)算不良后果。出版企業(yè)全面預(yù)算，涉及經(jīng)營預(yù)算、長期投資預(yù)算、財務(wù)預(yù)算、籌資預(yù)算。經(jīng)營預(yù)算涉及生產(chǎn)、銷售、直接人工、直接材料、產(chǎn)品成本等預(yù)算，如圖2所示。除上述預(yù)算外，圖書項目成本開支占據(jù)出版企業(yè)成本比重大，屬于現(xiàn)金流出方向。要注重控制圖書項目成本預(yù)算，同時檢查執(zhí)行情況，深入探索問題成因，確保企業(yè)成本開支控制合理性。通常情況下，出版部門核定圖書項目成本預(yù)算，經(jīng)過責任編輯認可后，由各部門流轉(zhuǎn)確定。確定預(yù)算之后，由出版部門落實。內(nèi)部審計部門、財務(wù)部門按照實際金額數(shù)，比較分析預(yù)算數(shù)與執(zhí)行情況，做好差異化分析與調(diào)整，同時對預(yù)算執(zhí)行予以監(jiān)督。當超支情況嚴重時，注重原因分析，同時考慮印刷裝訂招標，由專業(yè)人員組成評標會。

圖2 預(yù)算控制框架體系

第三，運營控制。出版企業(yè)運營控制，需要由財務(wù)部門負責，定期分析財務(wù)情況，科學(xué)分析和評價企業(yè)經(jīng)營、籌資、投資等活動，尤其是償債、營運、盈利能力。關(guān)注企業(yè)投資者、經(jīng)營者、債權(quán)人，使其了解和掌握企業(yè)實況，做出科學(xué)決策。比較當期財務(wù)指標、行業(yè)指標，確保管理層及時發(fā)現(xiàn)問題，探索問題成因，采取有效措施予以改進。為了確保運營分析與控制效果，應(yīng)當建立運營分析制度，由財務(wù)部門逐漸推廣至生產(chǎn)、購銷部門，且不同部門都要分析和匯報運轉(zhuǎn)情況。[8]

第四，績效考評控制。現(xiàn)階段，出版企業(yè)績效考評控制，多采用單一化指標，以定量指標為主，缺乏定性指標，并且和業(yè)務(wù)量掛鉤。當項目產(chǎn)生高社會效益，員工工作態(tài)度、行政工作，則無法通過考核指標反映。出版企業(yè)注重信息系統(tǒng)建設(shè)，同時實行企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，考核編輯人員績效時，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以反映出圖書項目盈利情況。針對發(fā)行人員則可以反映出銷售、退書、回款情況。如出版生產(chǎn)部門圖書成本，且業(yè)務(wù)人員非量化業(yè)績指標、行政人員業(yè)績指標考核，都可以反映到企業(yè)資源計劃系統(tǒng)。同時，可以查詢考核指標、指標完成度。

4.5 加大風險管理力度

圖書出版企業(yè)注重風險管理，通過可行性方式，科學(xué)識別和分析風險。利用管理層參與行業(yè)交流會、出版行業(yè)活動，掌握行業(yè)相關(guān)風險，將其作為風險管理內(nèi)容參考。對企業(yè)管理層，應(yīng)當聽取各部門負責人建議，匯報各類風險問題，同時做好評估確定。組織各部門、各崗位員工，分析企業(yè)潛在風險問題。開展新業(yè)務(wù)之前，應(yīng)向員工普及風險問題，提出科學(xué)化風險識別措施。由于紙質(zhì)版圖書市場收縮，多數(shù)出版企業(yè)與民營書行合作，為了降低合作伙伴依賴度，需要應(yīng)用壓力測試法分析風險。模擬合作對象出現(xiàn)極端問題，評估企業(yè)不良風險與影響，以此來確定企業(yè)防范措施。企業(yè)可通過合作資源，開發(fā)自主品牌，實現(xiàn)數(shù)字出版與紙質(zhì)出版同步發(fā)展，加大數(shù)字化產(chǎn)品研發(fā)力度。

結(jié)語

綜上所述，本文提出科學(xué)化內(nèi)部控制管理措施，注重內(nèi)部控制管理作用。加大了內(nèi)部控制管理力度，提升會計資料準確選擇，以避免影響圖書出版生產(chǎn)經(jīng)營。如此，方可全面實現(xiàn)圖書出版企業(yè)經(jīng)營目標，促進長久穩(wěn)定發(fā)展。