地方高校數字檔案館建設的困境與對策

萬琳

近年來，隨著信息技術、網絡技術的飛速發展，高校數字校園建設不斷走向深入，數字化技術、數字化思維已滲透到學校教學科研、管理服務等各項工作中，管理機制、組織架構、業務流程、手段工具都悄然發生著變化，在不斷完善的數字化環境下新的工作模式正在建立。作為數字校園建設的一部分，高校數字檔案館也得到了前所未有的發展，不論是數字資源的數量，還是網絡服務的能力都有很大的提升。在一片如火如荼的建設景象之下，地方高校在數字檔案館建設道路上卻較為艱辛，與數字校園整體建設水平不相匹配，高校與高校之間的差距巨大，面臨著諸多的困境，筆者以麗水學院為例，深入分析地方高校數字檔案館建設的困境，并結合實踐經驗對應對策略進行思考。

一、地方高校數字檔案館建設的現狀

（一）數字檔案館建設水平與數字校園整體建設水平不相匹配

我國高等學校信息化建設始于20世紀90年代，“數字校園”這一概念隨即被提出，并隨著信息技術的進步逐步擴充和完善，經過二十余年的發展，各高校在數字校園建設方面取得了豐碩的成果。以麗水學院為例，統一門戶平臺實現了統一身份認證及授權，構建起一個數字化大平臺;協同辦公系統、教務管理系統、科研管理系統、財務系統、學生管理系統等14個業務系統，覆蓋了學校各項工作，面向全體師生，建立了全新的業務流程，提高了管理效率;網絡教學平臺整合了豐富的數字化教學資源，突破了課堂時間空間的限制，數據規模達到了4354GB，一年訪問量達3000萬以上。高校“數字校園”建設不但改變了高校的工作方式，也改變了檔案工作的對象和內容，但目前麗水學院數字檔案館對數字化信息資源的采集、保管和開發利用能力卻十分有限，檔案管理系統與協同辦公系統至今未實現有效對接，電子公文未能完成向檔案管理系統的遷移，館藏檔案數字轉化率低，數字檔案資源的匱乏直接導致了信息開發、加工成果少，網絡利用也僅面向為數不多的兼職檔案員。檔案館本應是學校重要信息的集合地，作為數字校園建設的一部分，地方高校數字檔案館的建設水平與數字校園整體建設水平嚴重不匹配，在數字化建設大潮中甚至有被邊緣化的趨勢。

（二）高校與高校之間數字檔案館建設的差距也在逐漸擴大

相較于地方高校，重點高校在數字檔案館建設領域已處于遙遙領先的地位，他們向科技公司定制適應自身檔案工作需要的個性化管理與服務平臺 ，例如一些高校與科技公司合作共同開發檔案管理系統、遠程預約服務系統等;同時重點高校館藏檔案數字轉化率均達到或接近100%，包括聲像檔案、實物檔案的數字化;數字檔案信息也實現了全方位的網絡共享，不僅面向全體校內師生，還擴展到了廣大校友，例如浙江大學向校友提供畢業合影網絡下載服務，珍貴歷史檔案更是通過網絡平臺向社會開發共享;一些高校的數字檔案館已經在朝著數字化方向發展，例如挖掘學籍檔案中的信息，建立歷屆學生照片數據庫、錄取信息數據庫等。地方高校在數字檔案館建設水平與重點高校之間的差距正在逐漸拉大，以麗水學院為例，檔案管理系統最近一次升級在2014年，之后沒有較大的更新與升級，館藏檔案的數字化進展緩慢，館藏紙質檔案的數字化率僅為33%，信息開發與網絡利用共享水平也處于較低層次。

二、地方高校數字檔案館建設中所面臨的困境

（一）地方高校檔案機構存在定位不清的問題

高校檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門，也是永久保存本校檔案并提供利用和服務的部門。在《高等學校檔案管理辦法》中指出，符合條件的高校要設立檔案館，但對如何設置以及級別沒有明確的規定，重點高校檔案館普遍為獨立機構且具有一定的級別，而地方高校的檔案館隸屬于校長辦公室或與圖書館合并的情況更為普遍，這體現了一個定位上的問題，地方高校更傾向于將檔案館定位為負責保存和利用檔案的教輔部門，而忽略了檔案館的行政管理職能，數字檔案館建設是一項復雜的工程，需要學校各部門的協調、配合，其間有諸多規范和標準需要遵照執行，如信息技術部門要提供信息化基礎設施和安全設施上的支持，各部門的業務軟件要符合檔案管理的要求，定位上的不清晰，直接導致檔案館的執行力、協調力不夠，勢必影響數字檔案館建設工作向更高水平的推進。

（二）地方高校數字檔案館建設的起點普遍偏低

地方高校辦學歷史中普遍合并了多所本地的中等專業學校，而這些中等專業學校檔案管理的規范化程度和數字化水平都不及高等學校，同時，地方高校中多校合并的情況也較多見，以筆者所在的麗水學院為例，1978年在麗水師范的基礎上批準成立專科院校，2004年與原麗水職業技術學院合并建設本科院校，在發展過程中并入了浙江少數民族師范學校、麗水工業學校、麗水農業學校、麗水衛校等多所中等專業學校，各個全宗的檔號編制方法不同，分類方案各異，甚至同一全宗下不同年代的檔案分類方案都有很大的差異，且普遍沒有電子目錄，原目錄也不規范，整理水平的參差不齊給數字化帶來很大的困難。同時，檔案工作作為高校管理的重要組成部分，其發展水平一定程度上受學校整體治理水平的影響，地方高校整體治理水平與重點高校仍有差距。

（三）地方高校檔案館專業人才嚴重匱乏

因缺乏統一的規定，高校檔案專職人員配備情況存在較大差異，地方高校檔案館規模一般較小，甚至一些地方高校專職檔案員僅有一到兩人。數字檔案館建設是一項復雜的工程，而很多高校并沒有為此增加檔案員的數量，尤其是目前檔案管理還實行著雙套制，檔案館工作量在原基礎上激增、長期超負荷運轉的情況下，工作質量得不到保證。同時，數字檔案館建設涉及計算機技術、數據庫技術和網絡技術等，隨著建設的深入，對信息類專業人才的需求越來越迫切，地方高校檔案館人員數量少，在專業結構上很難做到合理化，人才的缺乏成了牽制地方高校數字檔案館建設的重要因素。

（四）地方高校檔案館缺乏足夠的經費投入

數字檔案館對網絡環境、軟硬件設施等都有較高的要求，既要符合制度標準的要求，又要滿足管理利用的需要，更要保障各種數據的安全，管理系統的建設與升級、數據的存儲與備份、服務平臺的創建與維護、館藏檔案的數字化以及檔案員的業務學習與培訓，都需要耗費大量的資金。以麗水學院為例，2015年就開始進行館藏檔案的數字化，但進展一直十分緩慢，其背后的因素就是經費投入的不足。同時，數字檔案館建設是一項延續性的工作，除前期的建設和投入外，后期隨著數據量的增大、技術的革新，要對原有的軟硬件設施進行不斷的升級換代，經費上需要持續的投入。地方高校的辦學經費有限，投入到數字檔案館建設的經費更是不足，導致了地方高校數字檔案館建設進度緩慢，與重點高校之間的差距逐漸在拉大。

三、地方高校數字檔案館建設對策

（一）明確高校檔案館的定位

首先，根據學校的規模和實際，在機構設置時賦予檔案館一定的級別，將檔案館列入行政部門而非教輔部門，保障檔案館的行政職能很好的履行，建立科學完善的檔案工作體制，落實校長負責制，通過制度明確校長、檔案館、檔案工作委員會以及各部門負責人在檔案工作中的職責。其次，推動各類評估、考核以檔案作為重要的支撐材料和數據來源，檔案是教學、科研、管理活動中形成的第一手材料，是最能客觀、真實反映學校辦學情況的資料，充分發揮檔案在各類評估、考核中的作用，以提高檔案館地位，增強全校的檔案意識，促進檔案工作的效能和質量的提升。

（二）科學規劃，分期建設

地方高校檔案工作基礎薄弱，人才、經費相對匱乏，數字檔案館分期建設顯得尤為重要，做好規劃，緊急的、重要的部分先建，打好基礎，再逐步提升。例如檔案管理系統的建設是數字檔案館建設首先應考慮的問題，它是整個數字檔案館的中樞，影響檔案工作的全局，是建設的重點，要選擇一些拓展性、適配性好的、模塊式的系統，前期先完成核心部分的建設，完成與協同辦公系統的對接，后期隨著經費投入的增加逐步對系統進行完善和提升;另外，館藏檔案的數字化作為數字檔案館數字資源建設的重要部分，也要分步驟開展，先從急需搶救的檔案入手，從時間上看先搶救老化破損嚴重的部分，從類別上看從學籍類檔案、人事類檔案等利用率高的入手，再擴展到全館，包括實物檔案與聲像檔案。

（三）保障經費投入

數字檔案館建設需要大量的經費，地方高校經費緊張，要保障數字檔案館的建設經費，一方面，要設立專項資金，用于軟硬件的配備以及數字資源的建設，同時要保持經費投入的長期性與連續性，每年都有一定金額的投入，保障數字檔案館的基本運行與建設層次的逐步提升;另一方面，在納入學校數字校園建設的大框架下，從學校的層面做好統籌，多方面爭取資金，保障數字檔案館建設能有步驟的推進，與學校整體的信息化發展相適應。

（四）加強校內外合作

當前，地方高校檔案館自身力量薄弱，在數字檔案館建設過程中要加強與外部的合作。首先，要加強與學校信息技術部門的合作，學校信息技術部門作為數字校園建設的主體，負責數字校園建設的總體規劃和實施，不論是技術力量還是設備配備都明顯優于檔案館，不僅要爭取把數字檔案館納入學校數字校園的建設中，更要與信息中心開展深度的合作，充分發揮各自的專長，信息中心負責技術的應用和設備的運轉，檔案館負責資源的挖掘和信息的開發，合作建成匯集學校各種重要數據的“信息高地”，為學校各項工作的開展提供有力的支撐。其次，要加強與其他高校之間的合作，一方面要向重點高校學習先進管理經驗，對數字檔案館建設進行科學的、長遠的規劃，對現有的工作模式、流程進行優化和梳理，使之更適應數字檔案館環境，少走彎路，提高效率;另一方面，地方高校之間要加強合作，地方高校在數字檔案館建設過程中遇到的問題有高度的相似性，建設條件相似，各高校要加強交流，分享經驗，同時可以整合力量對一些項目開展共建，例如在管理系統的建設上，地方高校的經費有限，可以多所高校聯合起來，委托科技公司或有條件的重點高校進行聯合開發;在數字外包上，也可以考慮多所高校聯合詢價或招標，爭取最佳價格。

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作者單位：麗水學院檔案館