關于辦公自動化中計算機技術的應用研究

劉雪峰

關鍵詞：辦公自動化;計算機技術;應用

引言

辦公效率的大幅提升，得益于計算機技術在辦公方面的拓展運用，自動化技術將傳統辦公方式與計算機技術緊密結合，節省了更多勞動力和工作時間。在這個過程中會出現許多問題，例如企業管理層以及個人對自動化的了解不夠充分，計算機維修人員不能及時更新相關的知識儲備并提高自身的技術水平，進而導致計算機技術本身先進性和優越性難以完全表現出來。只有通過提高對計算機技術的深入認識，提升自身對計算機技術的操作水平，用科學合理且有效的方法，才能使計算機技術在辦公自動化中全面推廣使用。

1 計算機技術在辦公自動化中的顯著優勢

1.1 促進內部交流和管理

辦公自動化在運行過程中，通過計算機技術將企業內部人員之間、部門與部門之間、人員與部門之間都相互聯系起來，形成網狀的聯系整體。內部人員可以利用計算機技術在網上進行辦公交流，交換工作意見，部門之間也可以利用計算機技術就具體的工作問題進行探討，部門對工作人員的各項管理工作也可以在計算機技術的保障下有條不紊地進行。在這個內部相互聯系的網絡中，不論是部門還是個人之間的交流都更加順暢和密切，內部管理也更加便捷合理[1]。

1.2 減少辦公資源的浪費

傳統辦公方式不論是在人力資源還是在物質資源的消耗上都遠超于新型辦公方式，辦公自動化可以將各種文件審批流程轉移到線上進行，省去了線下員工在各個部門之間走流程的時間，而計算機技術取代了大量的紙質辦公，減少了紙質辦公物品的消耗，并且方便儲存辦公信息，避免了信息儲存不當帶來的問題。這些都為企業的運行節省了一大筆成本消耗，保障了企業的穩定運行。

1.3 提升辦公效率

辦公效率的水平高低，很大程度會上影響一個企業的短期甚至是長期發展，在信息時代競爭激烈的當下，工作效率直接影響企業的生存。傳統辦公方式通常采用紙質書面溝通交流或者是通過電話聯系交流，這些方法或多或少都會造成信息傳達不明確和不及時，影響工作上的問題。然而在計算機技術支持下的辦公自動化，更方便企業實時更新內部工作信息和決策，大大降低了信息傳遞方面的問題，同時提升了辦公效率。

2 辦公自動化中計算機技術的應用

2.1快速的文字處理能力

辦公的過程中，最基本的需求就是文字處理，傳統辦公過程中對于文字處理所采用的方式主要是書面記錄以及整合，這種方式需要工作人員花費大量的時間和精力，還需要消耗不少的紙張，而且效率低下。在如今快節奏的企業競爭中，這種方式只能面臨被淘汰的命運，而辦公自動化可以依托于計算機技術，將文字處理工作從具體變為虛擬，從線下轉到線上，而且可以通過文字處理技術直接對文字進行整理，使工作效率大幅度提升。例如在辦公過程中最常見的Word文檔編輯功能，就可以對文字進行全方位的處理，使文字處理更加便捷快速，也使文字記錄更加美觀，充分體現了其杰出的文字處理能力。

2.2 提高數據處理能力

大量的數據處理工作是阻礙傳統企業辦公進步的重要問題，在過去，面對大量的數據處理，需要大量的人力物力進行計算、統計、匯總，而且還經常會出現數據錯誤而，辦公自動化在計算機技術系統的幫助下，解決了繁雜瑣碎的數據處理問題。例如辦公時的基礎軟件Office中頻繁使用的Excel，囊括了對數據處理的基本所有需求，可以對大量的數據進行排序、篩選、分類匯總等操作，將大量數據分析整理成清晰明了、邏輯明顯的表格。在對大量數據進行加減乘除的基礎性計算時，也可以利用固定公式，然后將一組數據輸入，之后便能夠將同一類型不同數據的結果都計算出來并排列于指定區域，然后再根據需要，對結果進行排序、篩選等一系列的其他操作[2]。

2.3 多媒體技術

辦公過程不是單一的文字和數據處理過程，尤其是在現代化辦公方式中，更需要用圖片、視頻等與文字數據相結合的方式，使文字數據更加生動形象，呈現多樣化，這些要求都可以通過在計算機技術支持下的PPT等軟件來實現，進一步將多媒體技術與辦公過程結合，提高辦公質量。多媒體技術主要是通過將視頻、圖片、語音等信息與主體所需要表達的文字數據信息相結合，并可以對它們相互之間表達順序安排、呈現形式等進行自主編輯，使主體所要表達的想法以動靜結合且生動有趣的方式展現出來，使辦公更加便捷。

2.4 實現信息的全面傳遞

計算機網絡技術將世界聯系成一個無形的“巨網”，不論是對一個企業而言的內部網絡還是外部網絡都身處其中。網絡技術加速了一個企業的迅速成長，同時也在不斷以外部和內部的作用方式影響企業的發展。企業內部的信息流通和傳遞，在計算機網絡技術的支持下更加準確快捷，通過線上辦公交流的方式也促進了不同部門間工作人員的交流，進一步加強了企業內部的團結關系[3]。企業外部可以通過商業郵箱、官方微博等各種網絡渠道，構建自身與其他企業及商業合作伙伴的溝通與交流，提高自身商業價值。在經濟全球化的大背景下，企業不免存在一些跨國型的商業合作，如果出現由于某些特殊原因無法親自到場參加會議交流等突發情況，這時通過線上網絡視頻會議或者語音會議的方式就能很好的解決這些問題，實現零距離信息傳遞與交流，消除了距離對企業發展的阻礙，進而實現信息的全面傳遞。

結語

在當前社會發展、科技進步的時代背景下，計算機技術廣泛滲透于大眾生活的各個方面，與生活緊密交織在一起。而隨著計算機技術在辦公自動化中的運用，兩者相互影響并不斷發展，深刻改變了辦公方式，提高了辦公效率，豐富了工作形式，同時也推動了企業的發展。

參考文獻：

[1]陳長全.關于辦公自動化中計算機技術應用研究[J].科技與企業，2019（4）：68-69.

[2]張婧.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].科技風，2019（5）：95-96.

[3]張文明.關于辦公自動化中計算機技術應用探討[J].品牌（下半月），2020（6）：34.