國企檔案管理中現代化管理手段和服務方式

高建會

（涼山州雷波重點國有林保護局，四川 西昌 615000）

0 引言

檔案作為持續推進企事業單位各項工作良好有序開展的重要依據，可對企事業單位的經營發展質量乃至國家各項事業的健康發展產生顯著的促進性影響。目前，“十四五”規劃時期，我國對于檔案事業的建設問題給予了高度關注。從大環境方向來看，我國檔案管理工作已經全面步入戰略發展的關鍵時期，面臨的機遇挑戰較多。其中，國企作為持續推進檔案管理工作進程的主力軍，理應肩負起自身的發展責任，做好檔案管理工作[1]。與此同時，國企應該主動立足于檔案管理工作發展趨勢，對新時期檔案管理工作創新內容及發展要點進行統籌規劃與合理部署，切實推動檔案工作高質量、可持續發展。

1 國企檔案管理工作原則

檔案對于一個企業來說意義、作用重大，它不僅記錄了企業的日常經營活動，更保存了大量對國家有價值的信息資源。企業檔案涉及的內容廣泛，包括企業經營方案、經營過程中的相關數據、涉及物資的補給情況、員工工資發放、財務、員工教育培訓以及黨政工團工作的信息等。國企檔案管理工作應該堅持圍繞黨中央及國務院政策思想，聯系檔案工作實際持續深入學習習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，對黨的十九大會議精神進行領悟實踐，促進檔案管理工作效能提升[2]。與此同時，國企檔案管理工作應該堅持站立在新發展格局角度，協調推進國企檔案管理工作有序開展。圖1 為檔案管理基本流程。

圖1 檔案管理基本流程

國企檔案管理工作應該始終按照原則規范要求準確無誤地將各項工作內容落實到位，一般來說，國企檔案管理工作在工作原則理念的體現上，主要可以從以下兩個方面進行研究。

（1）國企檔案管理工作應該始終堅持黨的領導地位不動搖，準確把握檔案工作政治屬性以及發展趨勢。在實際管理過程中，國企領導人員應該始終將檔案管理工作放在企業經營管理工作的重要位置，并逐步引導相關工作人員加強對檔案管理工作的貫徹落實，促使國企檔案管理工作始終處于安全穩定的狀態當中。與此同時，國企檔案管理工作應該貫徹落實以人為本的理念思想。其中，檔案管理人員應該始終體現出檔案工作為人民的工作思想，通過積極構建以人為本的檔案管理體系以及資源保障體系，從根本上提高人民群眾滿意度。

（2）國企檔案管理工作應該始終堅持將依法治黨原則作為核心理念。在實施檔案管理工作期間，檔案管理人員應本著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責及歷史使命，應該始終在正確方向上積極引導檔案工作深入可持續開展[3]。在此過程中，管理人員應該結合現階段檔案管理工作存在的問題，提高法治化與規范化管理水平，促進檔案管理工作效能持續提升。與此同時，國企檔案管理工作應該立足于改革創新角度，對新時期檔案管理工作的發展趨勢進行動態把握，并主動與新科技進行深度融合，促使檔案管理工作可以實現橫縱發展目標。需要注意的是，國企檔案管理工作應該始終以安全為底線，利用新科技手段以及管理方式，全面增強檔案風險防控能力，避免出現檔案數據丟失或被盜竊等問題。

2 國企檔案服務工作定位

2.1 把握企業檔案服務工作政治定位， 保持檔案服務工作正確方向

政治性是檔案工作的重要特性。在企業檔案管理工作中，檔案工作的政治性應擺在首位，“黨政軍民學，東西南北中，黨是領導一切的”，檔案工作應肩負起“為黨管檔，為國守史，為民服務”的神圣職責和歷史使命。同時，機要性也是檔案工作的屬性，企業檔案本身包含國家秘密、商業秘密、知識產權、內部敏感信息等，關系到國家利益、企業利益，因此檔案利用服務工作應從大局出發，堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義，堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅持以服務、保障為宗旨，堅決執行黨關于檔案工作的方針政策法規，堅持以國家利益為最高利益，實現檔案工作社會效益與經濟效益的統一[4]，確保黨和國家秘密的安全，在政治上始終與黨中央保持高度一致，確保檔案工作的服務職能始終堅持正確的政治方向。

2.2 把握企業檔案服務工作融入各業務系統，服務中心工作定位

企業各項活動、各個環節均產生檔案，檔案的質量和檔案工作的水平體現一個企業經營管理工作的水平和質量。企業檔案作為企業信息中最主要、最基本的資源，其重要性、權威性高于其他信息資源。檔案工作要適應時代的變化，改變傳統管理模式，將檔案業務向前端、后端延伸，實現檔案管理工作的前置，將檔案工作融入企業各項業務系統中，在文件材料形成之前即提出檔案管理的要求，在文件材料現行流轉階段加強監督和階段性檢查，在預立卷階段做好文件材料歸檔業務指導，在歸檔后加強檔案信息資源的開發和利用，緊緊圍繞企業中心工作，開展文檔一體化生命周期管理，將檔案工作定位為連接企業科研、生產工作的紐帶，把企業的科研、生產和管理工作串聯起來，形成有機的、不可分割的整體，及時、準確地傳遞檔案信息，并加強前端管理、過程管控，不斷提高檔案工作質量，為企業科研生產、經營管理提供優質、規范、高效的檔案服務。

2.3 優化企業檔案服務工作， 把握為企業提高經濟效益的服務定位

不可否認，檔案管理工作在企業發展中的作用越來越突出。在企業中，安全、質量、環保、審計等各項檢查工作均離不開檔案的支撐，企業檔案管理工作的質量和水平是企業規范管理、合規經營的集中體現。可以說企業檔案管理工作對于企業經濟效益的影響是長遠和隱性的，科學、規范的檔案管理，高效、優質的檔案利用服務可以提升企業經濟效益和管理水平。另外，檔案只有通過開發利用、發揮檔案的利用價值才能產生效益，因此要把檔案服務工作作為重中之重，著力加強檔案信息資源的開發，采用多種方式提高檔案的利用效率，切實發揮檔案服務的功能，最大限度發揮檔案的經濟效益和社會效益。

3 現代化管理手段及服務方式在國企檔案管理中的應用價值及意義

在當前國企檔案管理工作的開展中，通過檔案管理人員對現代化管理手段及服務方式的研究，所謂現代化檔案管理手段具體指的就是基于信息技術的檔案管理手段，通過這一管理手段的應用，可以使檔案管理工作的開展中進一步提升其時效性及精準性[5]，并且可以降低檔案管理工作開展中的復雜程度，有利于檔案管理工作的開展。就目前現代化檔案管理手段及服務方式的實際應用而言，其重要性及價值主要體現在以下幾個方面。

首先，國企檔案管理中現代化檔案管理手段及服務方式的應用，可以有效降低檔案管理工作人員的勞動強度，以此為基礎可以進一步提高檔案管理工作效率。其次，現代化檔案管理手段及服務方式的有效應用可以更有效地保證文件的安全性，避免一些比較重要的文件出現丟失情況。再次，現代化檔案管理手段及服務方式的應用，可以在檔案文件的查找方面進一步提升其準確性及便捷性，通過信息技術的有效應用，可以對各種類型的檔案進行快速搜索，為人們提供更好的檔案服務。最后，現代化檔案管理手段及服務方式的應用，可以有效提升檔案信息的保密性，使檔案信息可以在專用局域網中進行存儲，且可以實行備份處理，同時可以進行加密程序的設置，只有具備一定的權限才能夠進行訪問，在此基礎上也就可以有效提升檔案保密性，滿足檔案管理的安全性要求。所以，在目前的國企檔案管理中，現代化檔案管理手段及服務方式的應用有十分重要的價值及意義，可以促使國企的檔案管理取得更滿意的效果。

4 國企檔案管理中現代化檔案管理手段及服務方式應用策略

4.1 提高工作人員對檔案管理工作重視程度

為達到國企長足發展的目標，檔案管理人員應改變傳統思想，對檔案信息資源進行企業共享。改變以往只重視收集和整理、讓大部分檔案信息只能存放在檔案室內的情況，爭取發揮檔案信息的真實作用。只有先提高企業對檔案管理工作的重視程度，才可以有效促進檔案管理工作的改善和優化[6]。在提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的重視程度時，需要先提高企業領導對檔案管理工作的重視，通過改變領導對檔案管理工作的傳統觀念和認識，將會直接影響到檔案管理員工對自身工作的重視，有助于防范一些低級錯誤的出現，避免造成不必要的損失。

檔案管理部門的領導需要認真制定管理員工的工作規范，促使員工能夠遵守規則，增強責任心。此外，企業還需要對相關員工進行崗位培訓，通過定期的工作技能培訓和綜合能力考試，使檔案管理人員無論是在綜合素質上還是工作技能上都有較大的改善，滿足企業的發展需要，促進企業健康穩定的發展。

4.2 構建現代化檔案管理制度體系

在國企檔案管理工作的開展中，健全合理的管理制度是檔案管理具體工作得以開展的基礎，也是國企檔案管理質量實現有效提升的關鍵與保障[7]，在具備完善合理的檔案管理制度體系的基礎上，才能夠使現代化檔案管理手段及服務方式在實際檔案管理中得以有效落實，使其作用充分發揮出來。因此，作為國企檔案管理工作人員，在實際開展檔案管理工作過程中，應當提高檔案管理體系建設重視，并且要積極進行檔案管理制度體系建設。

（1）需要對一體化管理制度進行有效落實，促使現代化文秘制度和檔案管理工作實行有效結合，可以提升檔案管理工作的精準性，保證檔案管理工作的開展更具有秩序性，也更具有科學性及合理性。同時，作為檔案管理工作人員，在檔案管理的時間段內，對于不同檔案保存及上繳都需要實行記錄。

（2）制定連帶責任追究制度，并且需要有效落實，對國企檔案管理改革工作的開展需要進一步細化，將具體任務分配到每個工作人員，在出現問題之后，需要進行問責，追究相關負責人的具體責任。

（3）積極落實監督管理制度。在當前的國企管理體系中，檔案管理已經成為重要內容及組成部分，其中涉及的管理環節比較多，并且也比較關鍵，如檔案分類存儲、檔案歸類以及檔案保密處理等有關內容，對于其中的每個環節都必須實行有效監督審查，對其中的安全隱患實行有效排查，并且將這些問題及時解決，在此基礎上使檔案管理的有效性及精準性得到保障，也就可以使檔案管理取得滿意效果。

（4）有效落實檔案的安全防護管理。就目前國企檔案管理實際情況來看，現代化管理手段及服務方式的應用雖然具有比較明顯的優勢，但也存在一定不足之處。例如，在對信息化管理技術進行應用過程中，可能會產生網絡安全風險。所以，需要注意加強安全管理，進一步升級網絡信息系統，提高其安全性，從而使現代化檔案管理手段及服務方式的應用具有理想的網絡安全基礎與保障。

4.3 加強檔案管理信息化管理技術應用

在新時代我國信息技術不斷快速發展的背景下，基于信息技術的檔案管理在目前國企檔案管理中也逐漸得到普及，并且在實際應用中得到滿意的效果。對于信息化檔案管理系統而言，其中所涉及的相關技術應用比較多，如實際建設過程中會涉及信息挖掘技術、數據存儲技術及數據安全管理技術等多種現代化技術的應用，在這些在信息化檔案管理系統建設中都是必要的基礎支持技術。基于此，作為國企檔案管理人員，需要加強信息化檔案管理技術及系統的開發，具體可以從以下幾個方面展開介紹。

首先，需要對完善合理的信息交流機制進行合理構建，在利用信息技術的基礎上進行信息化交流平臺的建設，并且將相關的訪問權限賦予管理人員，從而使管理人員在對檔案信息進行訪問時，可以依據自身全面對能夠查閱的各種檔案進行收集，以快速獲取檔案信息。其次，在現代化的檔案管理系統中，需要對安全管理系統進行合理應用，對各種類型的檔案信息加強安全管理[8]，以此為基礎對各種不同的電子檔案實行備份處理，以防止數據流失情況的發生。同時，對于備份信息需要在獨立的局域網系統中進行存儲，以防止非法入侵，使檔案信息的安全性得到保障，增強檔案管理效果。此外，檔案部門應對檔案信息及數據庫進行權限設置，避免檔案信息泄露流失，對于國企來說，機密信息一旦泄露，就會造成不可挽回的損失，因此相關人員必須全身心地投入到工作當中，充分重視檔案信息安全問題，對于一些有需求的企業，可以通過申請來獲取觀看權限，如此既能很好地與其他部門共享信息資源，又可以保護檔案的隱秘性。最后，應對硬件措施進行及時檢修、更新，可以有效防止因機器損壞造成數據癱瘓。

4.4 加強國企檔案管理隊伍建設

對于國企檔案管理中現代化管理手段及服務方式的應用，具體的工作實施需要檔案管理工作人員執行，因而檔案管理工作人員的能力及素質對現代化管理手段及服務方式的應用有直接影響，需要檔案管理人員具備理想的素質及能力，因而需要進一步加強檔案管理隊伍建設[9]。作為國企檔案管理部門，應當對檔案管理人員加強教育培訓，檔案管理工作人員的水平高低在一定程度上影響國企的發展，因此提高檔案管理人員的專業素養十分必要。應定期對檔案管理人員進行專業考核，并對其進行專業知識普及培訓、日常管理培訓及時更新思想，使其跟上時代的發展，完善專業知識，增強專業技能，同時端正檔案管理人員的態度，加強職業素養，使其熱愛自己的職業，提高所有工作人員對檔案工作的重視。應明確個人工作內容范圍，責任劃分清晰，培養其責任心和使命感。還應要求相關檔案部門領導定期學習新的專業知識，做到與時俱進。而且在企業日常會議時，可以每次派出一位檔案管理人員作為代表，參與企業會議，提出檔案管理工作的需求與意見，并成立專門的研究小組，方便企業與檔案部門的交流，這對檔案工作的有序發展非常有利。另外，應制定獎罰分明的規章制度，激發調動檔案工作者的工作積極性和創造性，進而提高檔案管理效率，為企業發展進步奠定基礎，達到促進國企健康發展的目標。

5 結語

綜上所述，新時期國企檔案管理工作對企業的發展來說愈發重要，企業要想在激烈的市場競爭中保持良好的競爭力，就需要重視企業檔案管理的優化。在國企檔案管理工作的實際開展中，為能夠提升檔案管理質量及水平，需要應用更加科學合理的管理方式及手段。因此，作為檔案管理人員，需要對現代化檔案管理手段及服務方式的應用加強重視，并且從多方面入手，以有效策略實現現代化檔案管理手段及服務方式應用，確保檔案管理工作取得理想成果。