企業計劃統計信息管理系統的流程再造

姬輝

【摘? 要】為更好地借助信息化手段，實現采購過程中的信息共享，實現供應鏈企業之間的信息有效傳遞，確保信息傳遞的效率和質量，實現數據的統計和利用，營銷公司要引進先進的管理平臺，將最新的理論和技術應用于企業運營管理當中。論文闡述了現階段企業進行流程再造和信息系統升級改造的必要性，結合上下游供應鏈管理的情況，對供應鏈管理各節點存在的問題進行了分析，最后有針對性地編制了流程再造的實施方案。

【Abstract】In order to better use informatization means to realize information sharing in the procurement process， realize effective information transmission among supply chain enterprises， ensure the efficiency and quality of information transmission， and realize data statistics and utilization， the marketing company should introduce advanced management platform and apply the latest theories and technologies to enterprise operation and management. This paper expounds the necessity for enterprises to carry out process reengineering and information system upgrade and transformation at this stage， analyzes the problems existing in each node of supply chain management combined with the situation of upstream and downstream supply chain management， and finally formulates the implementation scheme of process reengineering in a targeted manner.

【關鍵詞】計劃統計;信息管理系統;流程再造

【Keywords】planning statistics; information management system; process reengineering

【中圖分類號】F270.7;F274? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?   ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）01-0139-03

1 引言

隨著公司業務的發展和進步，想要在市場中取得更多的競爭優勢，就需要從內部對業務流程進行再造，通過業務流程再造實現公司運營管理的轉型升級。現階段，在日常工作的開展過程中、相關數據的分析統計中、月度報表的制作過程中，多數沿用傳統的Office軟件，這會導致大量的數據信息沒有得到有效的利用，單機版的數據不能實現有效共享，增加了上下游環節之間的溝通成本，同時，不利于數據的查詢和使用。對于查詢一些所需的數據，往往需要人為地對表格進行操作，需要消耗管理人員大量的時間和精力。從企業管理的角度來看，也消耗了大量的財力和物力，并不利于企業管理效率的提升。除此之外，企業使用大量的人員進行計劃統計，增加了人為操作失誤的風險，一旦信息數據出現差錯，甚至會直接影響采購、庫存、排產等環節的工作。調查研究發現，公司現有的計劃統計工作并不能夠實現對庫存的實時監控，管理方式方法相對粗放，信息傳遞和流程的審批不及時，增加了時間成本。由于各項數據多數采用手工錄入，部門之間、上下游公司之間缺少統一的模板，導致計劃統計工作難以實現完全的標準化，無形中增加了工作人員的勞動強度。為進一步解決上述問題，公司擬采用引進先進的管理信息系統的方式，不斷地提升公司采購、庫存管理、排產、營銷等一系列活動的管理效率，對公司的業務進行梳理，對公司的計劃統計系統的管理流程進行再造。同時，將管理信息系統與移動互聯技術相連接，實現工作人員的移動辦公，打破空間和時間上的限制，使得公司有關信息和數據的處理能夠更加及時、全面、快速、科學以及合理。另外，在系統中錄入的數據除了能夠實現留痕以外，還具備自動匯總統計的功能，并將先進的統計模型應用到不同的業務類型中，利用圖形化的形式直觀地對數據進行分析匯總，為公司領導的決策提供一定的依據和基礎。在信息共享方面，能夠借助先進的信息化技術，實現計劃統計系統與其他企業使用的系統平臺互通互聯，打破現階段公司存在的信息孤島問題，確保信息數據的利用價值最大化。

2 流程再造的必要性

2.1 外界的競爭壓力

以制藥企業為例，行業市場競爭越來越激烈，想要在競爭中取得優勢地位，就必須進行計劃統計系統的升級改造。

當前，企業之間的競爭已經成為資源的競爭、供應鏈的競爭、管理效率的競爭，其中，計劃統計系統的升級改造就是以提高公司內部管理的效率和質量為目標，通過流程再造，實現供應鏈企業之間的信息流共享，對企業運營管理過程中產生的數據進行利用。

2.2 企業發展的需要

企業想要進步和發展，除了要拓展市場、完善供應鏈條之外，還需要對內進行管理改革和創新，梳理和簡化流程，不斷地滿足企業的發展需求。現階段，企業內生發展動力不足，不能將企業的數據作為一種有效的資源進行管理和利用。因此，企業需要借助一定的信息化手段，通過流程再造和線上運營，提升管理效率和主觀能動性。

3 供應鏈管理核心節點存在的問題

統計研究發現，在生產過程中存在計劃不足和超計劃生產的現象，這就導致企業不能優化排產計劃，導致出現與上游生產單位銜接不順暢的問題，這些現象的產生都是由于在進行信息傳遞的過程中不及時、下游客戶需求變更傳遞不及時、生產計劃和流程管理不合理。通常會出現兩個極端：一是計劃不足，會導致采購不及時，對下游客戶交貨時間延遲，客戶滿意度下降;二是超計劃生產，會導致庫存積壓，增加庫存管理費用，導致資金占用，加大公司的運營風險。

3.1 缺乏對下游客戶訂單的評審分析

當前，營銷人員在進行商務談判的過程中，對于客戶的訂單并沒有進行有效分析，沒有在考慮上游生產單位的供貨周期（包括生產能力、原輔材料采購周期、檢驗周期等）的基礎上，準確判斷可交貨日期，而是僅僅根據自己的經驗進行確定。營銷人員如果對公司內部的各項營運數據沒有清晰的認識，確定交貨日期時往往就不嚴密、不科學。想要根據銷售訂單制定出準確的銷量計劃，再由生產單位排定合理的排產計劃，就需要營銷人員在了解上游生產單位供貨能力及供貨周期的基礎上，具備對下游客戶的訂單進行評審分析的能力。缺少與客戶的必要溝通與了解，未證實客戶當前真正的實際需求，盲目地預測其實際需求會存在很大的風險，極易因預測失誤導致產生大量產品庫存。因而訂單評審分析流程再造就成為提升生產效率的關鍵，也是形成較為準確的月度銷量計劃的關鍵。

作為公司產銷銜接的關鍵點，采購部負責計劃執行的人員是最了解生產單位供貨能力、供貨周期、月度排產信息計劃和預估入庫進度的，如果將公司采購部掌握的數據進行共享，營銷人員可以根據生產部門的數據確定交貨日期，避免前端銷售由于對交貨日期預測不準確，造成的客戶滿意度下降，避免現階段產生的由于排產計劃不合理導致的客戶流失和失信于客戶現象。

3.2 上游生產單位未按生產計劃準時交貨

在與上游生產單位對接排產時，除了考慮下游客戶對產品交貨期的要求之外，還要綜合考慮上游生產單位原料采購周期、原料檢驗周期、生產周期、待檢品檢驗周期等。其中，原材料采購周期及原材料供應量重組是生產單位產量計劃能夠按時進行的前提和保障，如原材料無法按期就位，將直接導致生產線停工，推后交貨日期。導致這種現象產生的主要原因有：

第一，生產單位采購人員對于原材料供應商的交貨進度跟蹤不及時，采購人員將采購訂單交付給原材料供應商之后，并沒有與原材料供應商進一步確定交貨日期、交貨量等重要信息。然而生產部門進行排產時是按照既定的交貨日期作為前提的，如果原材料供應商沒有按期交貨，會直接導致原定的排產計劃不能夠按時進行。同時，采購人員并沒有對原材料的供應進度進行周期性的監控，與原材料供應商之間缺少必要的信息溝通，有效的信息并不能夠在原材料供應商、生產部門、營銷人員之間進行高效傳遞，導致整個公司業務運營管理效率的下降。

第二，供應商計劃排產導向存在問題。傳統計劃排產以追求企業內部效率最大化為導向，大批連續或資源集中式生產導致生產時間較長延誤交貨，供應商真正缺少的是以客戶訂單需求為導向的排產理念。脫離客戶訂單需求制定的生產計劃必將不能按客戶的要求交貨。

第三，原材料供應商提供的原材料不符合進一步生產加工的要求。不合格的原材料，就會直接導致在生產過程中產生大量劣質品，不合格品控制難度大大增加，一定程度上降低了生產效率，為公司帶來巨大的經濟損失，同時，不能按時將貨品提供給客戶。有些含有質量問題的產品一旦銷售出去，還會導致不良產品被退回的情況，售后管理工作量大大增加，甚至影響企業的信譽。

第四，原材料供應端缺少備用供貨計劃或者面對突發狀況不能夠有效處理，導致當排產或者客戶訂單出現調整時，原材料供應商并不能夠及時地供應質量合格、數量符合要求的原材料，這將直接影響下游的營銷工作，甚至出現客戶流失的現象。生產單位排產受原材料供應影響較大，如果生產受阻，將直接影響營銷公司的采購進度，影響營銷公司對下游客戶的交貨進度，因此，在流程再造過程中建立并完善上下游銜接機制，創建應急處理機制尤為重要。

3.3 庫存管理不到位對成本產生影響

存貨周轉天數（days sales of inventory）是指企業從取得存貨開始，至消耗、銷售為止所經歷的天數。存貨周轉天數越少，說明存貨變現的速度越快。在實際經營管理過程中，由于存在備貨訂單，因此會出現一定的成品庫存，如果每月的銷售計劃與預測不相匹配，就會出現庫存量增加的現象，增加了庫存成本。對于批量生產的產品，有時不同的產品使用相同的生產線，由于不同產品的規格和要求不同，因此，在生產過程中存在一定的降效問題。除了產成品的管理以外，還有原材料庫存的管理，對于原材料的管理一般原則上采用ABC管理法，對不同種類、數量的材料分批分類進行管理。由于在進行原材料管理的過程中，現有管理人員并不注重對于原材料庫存入庫量和頻次的統計分析，對不同的原材料進貨周期進行預測，在進行生產的過程中容易出現銜接不嚴密的情況。原材料的采購周期也是影響生產線按計劃運行的重要因素。因此，在流程再造過程中需要對重要材料確定安全管理庫存，重點進行管理，定期判斷該原材料的庫存量，合理設置經濟庫存量和采購量。避免采用人的主觀經驗判斷原材料的庫存量，在降低庫存成本的同時，減少庫存管理的風險。例如，采購前置期長的增加物料庫存。在市場競爭的環境下，客戶為減少自己所持庫存的成本與風險，都趨向將庫存轉嫁給供貨商，進而提升自己的運營能力。企業一方面確保客戶訂單及時供貨;另一方面面臨供應商供貨周期長及不穩定的供貨交期與品質，不得已選擇由企業增加物料庫存，保證客戶訂單的快速供貨能力，陷入一種尷尬的管理局面。

4 流程再造的目標及實施方案

4.1 供應鏈視角下流程再造的目標及范圍

通過企業流程再造能夠實現現有業務的優化和整合，同時，借助一定的信息化手段，實現關鍵信息、關鍵數據的有效傳遞，在降低不同環節之間的溝通成本的同時提升溝通效率。通過流程再造實現各業務節點中責權利對等，打破信息傳遞的壁壘，避免信息孤島現象的產生。流程再造的核心是提高客戶滿意度。企業流程再造的目的是實現下游客戶滿意度的提升，降低公司內部的運營成本，提高整個供應鏈系統的柔性，能夠快速對客戶的需求進行響應，實現資源配置和利用的最大化;減少產品和原材料的周轉天數，通過一體化信息平臺的建設，實現供應鏈不同環節的資源共享。

4.2 流程再造的實施方案

該流程再造的實施涉及公司多個部門，包括采購、倉儲、銷售部門以及上游生產單位，其關鍵流程可以概括如下：

①強化客戶訂單管理，實施月度銷量計劃上報機制。各銷售部門在匯總下游客戶訂單的基礎上，綜合考慮當前庫存、當前預估交貨數量，進行訂單評審，并將評審相關結果應用于與客戶的洽商過程，以便根據現有的資源和條件，科學合理地確定交貨日期，從而確定合理的銷量計劃。

②實現產銷對接管理。采購部與生產單位對接，實現合理排產。采購部計劃人員將各銷售部的銷量計劃匯總后，提交給上游生產單位。經溝通商議，雙方在綜合考慮原料采購檢驗周期、生產周期及檢驗周期的基礎上，確定排產計劃。

③生產單位落實排產計劃。排產計劃確定后，生產單位緊盯原材料采購進度，及時安排生產、入庫，實現良好溝通，及時反饋各產品入庫進度，如有異常情況，及時反饋給營銷公司，以便于營銷公司采取應急處理措施。

④加強采購訂單管理。采購部計劃人員根據生產單位排產計劃入庫情況和實時庫存情況，合理安排采購，下達采購訂單，及時與上下游實現良好溝通，對生產過程進行實時監控，確保生產能夠按計劃實施。對于生產中出現的異常情況，計劃人員及時通知銷售部門做好應急處理，并督促生產單位盡快解決。

⑤利用信息化手段，做好數據統計。依托NC系統，實現系統內采購、入庫、銷售操作，并創建網上平臺報表，實現收入完成進度查詢、應收實時查詢、庫存實時查詢、重點產品監控等，同時，創建網上審批流程，全方位提高工作效率。

⑥完善各環節，實現業務閉環操作。相關部門根據信息系統中的數據，包括銷售出貨單、物流通知單、采購清單等對數據進行核對，作為最終財務入賬和結算的憑證，使得公司的業務實現了閉環管理，同時，每個環節都能夠通過一體化的信息平臺實現留痕和數據共享。

⑦做好月度數據分析回顧。月末計劃人員對月度排產計劃實際完成進度、銷量計劃實際完成情況、庫存周期、庫存金額等情況進行詳細統計、分析，形成分析報告，及時發現問題，及時糾偏，促進各項工作更好地開展。

5 結語

本文首先介紹了現階段營銷公司計劃統計信息管理系統存在的問題，將供應鏈的思想引入企業的生產經營當中，將流程再造理論、供應鏈管理理論、競爭力理論進行融合，借助信息化的手段對營銷的計劃統計信息系統進行優化升級。從訂單的產生到產成品的交付進行全壽命周期管理，通過流程再造手段，增加了訂單評審環節，將營銷訂單、生產計劃、采購計劃、庫存管理、物資供應、生產管理和控制等進行緊密的連接，再造之后的新流程各個節點之間除了實現了不同業務節點的數據和資源共享，同時，能夠彌補現階段流程的不足，進一步提升了公司的經營管理效率和客戶的滿意度，提升了公司的獲利能力。

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