信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案安全管理措施

董婉婷

摘 要：為了提升醫(yī)院信息化檔案安全管理工作效果，文章以醫(yī)院檔案安全管理為研究對象，對如何發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，提升檔案安全管理工作效果進行研究，對信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案安全管理的重要性進行闡述，針對檔案管理中存在的問題，提出幾點建議，希望為相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;醫(yī)院;檔案管理;安全管理

在信息化環(huán)境下，開展醫(yī)院檔案安全管理工作，能夠保證醫(yī)院檔案的完整性，避免出現(xiàn)信息丟失問題。本文就如何發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，提升醫(yī)院檔案安全管工作效率，進行了分析。

一、信息化背景下醫(yī)院檔案安全管理工作開展的重要性

1.促使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展

醫(yī)院檔案包含患者的就診住院、醫(yī)院職工人事、醫(yī)院采購等方面信息。這些信息不僅是患者、職工的隱私，也是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵因素。在醫(yī)院檔案信息安全管理工作中，運用信息技術(shù)能夠?qū)n案信息的價值發(fā)揮到最大，同時可以提升安全管理意識，減少信息丟失或者被惡意破壞的問題，為我國醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展提供內(nèi)在動力。在醫(yī)院檔案管理工作中，加強信息技術(shù)的運用，將此與檔案信息的管理充分結(jié)合，營造良好的檔案管理環(huán)境，為醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2.提升醫(yī)院醫(yī)療工作效率

醫(yī)院的檔案信息資料，不僅能夠為醫(yī)務(wù)人員的學(xué)習(xí)、教學(xué)、科研發(fā)展提供真實資料，同時可以為醫(yī)院的決策與管理提供真實可靠的原始數(shù)據(jù)，對醫(yī)療工作的開展影響重大。信息技術(shù)與檔案安全管理工作的結(jié)合，不僅可以提升檔案資源的利用率，同時可以為使用者提供便利，為醫(yī)院決策與醫(yī)療工作開展提供更加豐富的檔案資料，進一步提升醫(yī)療工作效率。

3.提高檔案工作效率

在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中，會產(chǎn)生較多的檔案信息，通過資料的收集、處理與保存實現(xiàn)全方位的檔案管理工作。在檔案安全管理工作中，若使用人工管理方式就無法保證各個科室、各項工作產(chǎn)生資料管理的全面性與合理性，會影響后續(xù)使用。信息技術(shù)的運用，能夠幫助檔案管理人員更好地開展此項工作，實現(xiàn)全過程檔案安全管理，提升檔案安全管理工作效率。醫(yī)院運行發(fā)展過程要重視信息化檔案安全管理工作，采用多種不同措施，優(yōu)化管理工作，減輕工作人員的壓力，提升檔案管理工作水平。

4.保證檔案資源的完整性

在醫(yī)院檔案安全管理工作中，如果采用人工方式進行檔案資源的安全管理，會因為種種因素出現(xiàn)管理不到位或者效果不理想的情況，無法保證檔案信息的科學(xué)性與合理性。信息技術(shù)與檔案安全管理工作的結(jié)合，可實現(xiàn)檔案信息的多重保護，能夠為后續(xù)的運用或者管理工作開展提供真實、有效的數(shù)據(jù)信息。對于醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展來講，檔案的完整性可以反映出醫(yī)院的綜合管理水平，能夠為醫(yī)院未來的建設(shè)與發(fā)展提供更多的保障，促使醫(yī)院綜合競爭力與管理水平提升。

二、醫(yī)院檔案安全管理工作中存在的問題

1.思想觀念落后

醫(yī)院檔案管理人員在工作中沒有意識到安全管理與信息技術(shù)結(jié)合的優(yōu)勢，認為若想實現(xiàn)檔案的安全管理，只需要做好各個流程的監(jiān)管即可，不需要利用信息技術(shù)進行動態(tài)監(jiān)督與管理。

實際上，檔案安全管理是一項比較復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員對檔案信息的真?zhèn)巍⑻幚怼⒈４娴冗^程進行全方位監(jiān)督與管理，保證各個流程工作的科學(xué)性與合理性，以此提升檔案安全管理效果。

信息技術(shù)的運用不僅能夠?qū)崿F(xiàn)全過程的監(jiān)督管理，同時能夠提升檔案安全管理效果，促使檔案管理工作高質(zhì)量進行。但是在實際工作中，一些檔案人員對信息技術(shù)的運用上存在片面認識，沒有與安全管理工作結(jié)合在一起，影響檔案安全管理工作效果。

2.檔案管理人員方面的問題

在檔案安全管理工作中，信息技術(shù)的使用不僅可以幫助管理人員更好開展檔案的收集、保存工作，同時能夠提升安全管理工作效果，促使檔案管理工作有序進行。通過對工作人員工作情況的分析，主要發(fā)現(xiàn)以下問題：

第一，工作人員信息技術(shù)使用能力相對較差。部分工作人員僅僅會簡單的計算機操作，并沒有掌握更加深層次的技術(shù)手段。這是影響信息技術(shù)在檔案安全管理中應(yīng)用的主要因素，也是未來工作中必須要解決的問題。

第二，部分工作人員不具備檔案安全管理意識。很多工作人員對醫(yī)院的檔案管理工作都存在錯誤認識，認為這項工作只需要將醫(yī)院運行中產(chǎn)生的信息收集、整理、保存即可，忽略對重要信息的安全保護。因為工作人員的思想疏忽，有可能出現(xiàn)丟失重要檔案信息的潛在危險，無法保障檔案信息管理工作的科學(xué)性。

3.存在安全隱患

在醫(yī)院檔案管理工作中，無論是數(shù)字化檔案信息管理，還是紙質(zhì)檔案信息管理工作都不夠完善。在數(shù)字化檔案保存過程中，需要對原始數(shù)據(jù)進行拆卷加工處理。在此過程中，會因為操作不當(dāng)而出現(xiàn)重要信息被破壞的情況，無法保證信息的完整性與安全性;在紙質(zhì)檔案保存管理工作中，會因為儲存環(huán)境、儲存方式的因素，造成檔案信息管理效果差的問題，無法保證檔案的安全管理效果。在醫(yī)院檔案安全管理工作中，需要提升對這項工作的重視，做好不同類型檔案的安全管理工作，為后續(xù)的運行發(fā)展提供更加真實可靠的信息數(shù)據(jù)保障。

三、信息化背景下，醫(yī)院檔案安全管理工作開展對策

1.轉(zhuǎn)變思想理念，重視信息技術(shù)的運用

檔案安全管理工作中，需要工作人員樹立先進的工作理念，明確信息技術(shù)在檔案安全管理中的重要性，并做好此項工作，為安全管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。思想理念是行動的基礎(chǔ)，也是信息化檔案安全管理工作的前提。在實際工作中，需要對檔案管理人員進行相關(guān)內(nèi)容的宣傳，使其意識到這項技術(shù)在安全管理工作中發(fā)揮的作用，并因此形成堅定的思想信念，為信息化醫(yī)院檔案管理工作開展奠定堅實基礎(chǔ)。

首先，對工作人員進行信息化檔案安全管理的宣傳工作，利用互聯(lián)網(wǎng)、宣傳欄等載體進行宣傳教育工作，將信息技術(shù)與安全管理結(jié)合的優(yōu)勢、意義呈現(xiàn)出來，并為其呈現(xiàn)真實的案例，使檔案管理人員真正意識到信息技術(shù)與檔案安全管理工作結(jié)合的作用，并在日常工作中靈活運用，做好檔案安全管理工作。

以上海市第十人民醫(yī)院為例，該醫(yī)院在運行中存在較多問題，如安全管理制度、流程、執(zhí)行力度嚴重缺失，安全管理部門人員不足等。為全面加強上海市第十人民醫(yī)院安全生產(chǎn)管理工作，以科技化、信息化手段有效提高對醫(yī)院內(nèi)部安全生產(chǎn)隱患、重大危險源的管控能力，有效落實安全生產(chǎn)責(zé)任制，全面提高醫(yī)院信息化水平，經(jīng)市場調(diào)研、反復(fù)論證，引進開發(fā)了安全生產(chǎn)信息管理平臺系統(tǒng)。安全生產(chǎn)信息管理平臺的運用，優(yōu)化了上海市第十人民醫(yī)院的安全管理體系，實現(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)部的安全生產(chǎn)隱患排查、重大危險源管理、教育培訓(xùn)、相關(guān)方管理、設(shè)備管理等功能的信息化管理，達到醫(yī)院對安全生產(chǎn)管理的高效性，有效落實了醫(yī)院安全生產(chǎn)主體責(zé)任，提高了醫(yī)院整體安全管理。

其次，組織思想教育工作，將醫(yī)院的檔案管理工作人員集中在一起，對其進行思想政治教育培訓(xùn)，使檔案管理人員意識到檔案信息安全管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷創(chuàng)新工作模式與理念，優(yōu)化檔案安全管理工作，為接下來的各項工作開展提供人員保障。

2.加強檔案管理人員的培養(yǎng)，保證信息化檔案安全管理工作的實施

在醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)對工作人員進行個性化的教育培訓(xùn)，使其掌握更多先進的技術(shù)手段，并將此運用在檔案管理工作中，提升檔案安全管理工作效果，為接下來各項工作的開展提供信息技術(shù)支持。

首先，對檔案管理人員進行信息技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握更多信息技術(shù)操作方法，并將此與檔案安全管理工作有機聯(lián)系在一起，提升工作人員信息操作能力，使其在實踐過程中掌握更多的方法與技能，以此提升檔案安全管理工作方法。對工作人員進行信息技術(shù)培養(yǎng)時，需要以工作人員的崗位為基礎(chǔ)，根據(jù)每個員工的工作特點，進行個性化的信息技術(shù)教育，使工作人員在學(xué)習(xí)過程中真正受益，為檔案安全管理工作開展提供技術(shù)保障。

其次，培養(yǎng)工作人員責(zé)任意識，使其主動利用信息技術(shù)進行檔案管理工作。實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案安全管理工作的結(jié)合，不僅要提升工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力，同時還要培養(yǎng)其責(zé)任意識，提升員工積極主動的工作意識，使其在崗位工作中可以更好地進行安全管理，展示自身的責(zé)任與崗位工作內(nèi)容，提升安全管理工作效果。通過多種不同方式，提升工作人員的職業(yè)能力，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識，鼓勵員工積極主動參與檔案信息安全管理工作，明確職能，促使檔案管理工作高效進行。

3.建立線上檔案管理平臺，實現(xiàn)全生命周期管理

在信息化背景下，要做好醫(yī)院檔案安全管理工作，提升信息化管理優(yōu)勢，保證管理工作順利進行。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展，無法更好展示出檔案管理工作的優(yōu)勢，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展提供資源保障。在實際工作中，提升對線上檔案管理平臺建立的重視，利用全生命周期管理方式做好檔案資源的處理與保存工作，以此減少外界因素對檔案信息保存的影響。在信息化檔案安全管理工作中，可以從以下方面入手：

第一，建立電子檔案庫，集中統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案與電子檔案，從檔案錄入、審核、借閱、鑒定、銷毀等方面，幫助醫(yī)院全面掌握檔案管理情況，同時不必擔(dān)心檔案安全問題。電子檔案庫的建立，實現(xiàn)各種類型檔案的統(tǒng)一管理，能夠為檔案安全管理工作開展提供便利。

第二，明確電子化歸檔、借閱等標準化管理流程。管理流程建設(shè)的目的，就是規(guī)范檔案管理過程，保證各項工作的科學(xué)性與合理性，為高效率信息化檔案安全管理工作做好鋪墊。在檔案管理流程建設(shè)過程中，增加與檔案管理有關(guān)部門的溝通，打通系統(tǒng)應(yīng)用上下游，做好檔案資料的歸檔工作，高效利用檔案資料，為醫(yī)療工作推進提供有力支持。

第三，加強對醫(yī)院檔案管理工作情況分析，滿足醫(yī)院檔案建設(shè)發(fā)展需求。在線上檔案管理平臺建設(shè)的過程中，應(yīng)該對醫(yī)院的實際情況進行分析，設(shè)計符合醫(yī)院管理工作的平臺，為檔案信息化、智慧化發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。通過線上平臺建設(shè)，為檔案管理工作開展提供技術(shù)支持，同時可以實現(xiàn)對檔案收集、處理、管理、應(yīng)用環(huán)節(jié)的動態(tài)管理，能夠避免出現(xiàn)信息丟失或者遺漏問題，保證檔案安全管理工作效果。

4.引進信息安全管理技術(shù)，保證電子檔案信息安全

在醫(yī)院信息化檔案安全管理工作中，為了減少因為信息化管理工作不到位的情況而造成信息安全隱患，可以引進一些新技術(shù)手段，將此作為檔案管理工作的媒介，減少因為黑客或病毒入侵對醫(yī)院檔案信息的影響。

首先，引進信息識別技術(shù)。在數(shù)字化檔案管理工作中，利用信息識別技術(shù)限制數(shù)字化檔案的管理、查找與使用，明確工作人員權(quán)限，使工作人員獲取規(guī)定范圍內(nèi)的信息，以此保證信息安全。

其次，引進加密技術(shù)。該技術(shù)主要在信息傳輸過程中運用，通過對信息的加密、解密增加信息傳播的安全性，提升信息安全保護效果。

最后，引進防火墻技術(shù)，加強對病毒、非法入侵的防控。防火墻技術(shù)，主要是通過有機結(jié)合各類安全管理與篩選的軟件和硬件設(shè)備，為計算機網(wǎng)絡(luò)建立一道保護屏障，保證用戶信息安全，這是當(dāng)前比較常用的一種技術(shù)手段。

在醫(yī)院信息化檔案管理工作中，應(yīng)加強對各種安全技術(shù)運用的重視，以此提升數(shù)字化檔案管理工作效果，為醫(yī)院建設(shè)提供真實全面的資料信息。

四、結(jié)語

總而言之，在醫(yī)院檔案安全管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮著重要作用，為醫(yī)療工作、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供技術(shù)支持，保證信息的安全與穩(wěn)定性。實際工作中，轉(zhuǎn)變檔案管理人員意識，提升信息化安全管理的重視，提升工作人員信息技術(shù)操作能力。建立線上檔案管理平臺，引進各種信息技術(shù)手段，提升檔案信息安全管理效果，為我國醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

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（作者單位：濟寧市第一人民醫(yī)院）