新《檔案法》視域下律師業務檔案管理優化路徑＊

林華東 張長立 朱桂前

（1．淮陰師范學院，江蘇淮安，223001；2．中國礦業大學公共管理學院，江蘇徐州，221116； 3．淮安市律師協會，江蘇淮安，223001）

《中華人民共和國檔案法》經2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂，自2021年1月1日起施行（以下簡稱新《檔案法》）。筆者對其法律條文逐一梳理，發現有17個條文分別從機構設置、人員配備、開發利用、行政檢查等方面對各機關、企事業單位或其他組織的檔案管理工作作出了新規定，進一步彰顯了從嚴治檔的法治理念。律師事務所是律師的執業機構，是為社會公眾提供法律服務的中介組織，屬于新《檔案法》規定的“其他組織”，應當進一步規范業務檔案管理，率先回應新要求?？v觀既有研究成果，宋惠蘭［1］、趙聯果［2-3］、李百超［4］等學者分別從提升律師檔案意識、完善電子檔案加密環境、加大檔案業務投入力度等維度進行了研究，但均僅從某一角度展開探討，尚無律師事務所、律師、檔案主管部門以及律師協會多元主體協同治理角度的研究成果，為本研究提供了現實張力，本文將填補相關研究空白。

一、 概念及其重要性

律師業務檔案是律師提供法律服務的真實記載，是體現律師基本職能和社會作用的專業檔案。其重要性主要體現在：

1． 具有參考利用價值。將司法機關生效法律文書立卷歸入律師業務檔案，有利于促進司法公開，是依法治國最集中最直觀的體現。如，人民法院、人民檢察院和有關國家機關因案情需要，可以查閱相關律師業務檔案，在檔案中找到關鍵證據，使“死檔變活檔”。

2． 可以防范執業風險。律師事務所建立健全業務檔案管理等規章制度，督促律師嚴格按照流程立卷歸檔，主要分為收案、辦案與結案三個階段。如，收案階段，代理費發票應當與代理合同約定金額一致，防范稅務風險；辦案階段，律師必須勤勉盡職按時出席法庭，依法發表代理或辯論意見，防范工作疏忽風險；在結案階段，律師應當及時將法律文書立卷歸檔并送達委托人，防范上訴或申訴逾期風險。

3． 為教學提供案例來源。根據《中華人民共和國律師法》第十二條的規定［5］，高校教師依法可以申請兼職律師執業。兼職律師可以借閱本人或者其他律師代理案例的業務檔案，編寫教案用于課堂教學，通過利用業務檔案中的鮮活案例，作為“以案說法”“案例研討”等學術活動素材，增加教學的生動性與互動性。

二、 存在問題及其原因

H市截至2021年底在冊律師事務所99家，執業律師人數為1394人，93%律師事務所為普通合伙制組織形式。本文以H市為考察樣本，以H市律師事務所、律師為調查對象，以“律師業務檔案管理中存在主要問題有哪些”為調查內容，設計制作了電子調查問卷，于2022年3月共發出1300份，收回1279份，經識別有效調查問卷共1271份。統計結果顯示，律師業務檔案管理問題主要集中在檔案管理人員配備與軟硬件投入不足、檔案收集意識淡薄與整理能力不夠、業務指導與行政檢查薄弱等方面。本文將對這三個主要問題進行分析。

1． 檔案管理人員配備與軟硬件投入不足。在此次調研中，有984份（占比77.4%）問卷顯示律師事務所檔案工作人員一般由內勤或會計兼任，人員配備與軟硬件投入等方面問題突出。究其原因，律師事務所合伙人試圖減少檔案管理等公共成本，對檔案管理的軟硬件投入不到位，有時甚至擠占檔案管理用房。

2． 檔案收集意識淡薄與整理能力不夠。此次調研有585份（占比46.02%）問卷顯示律師群體檔案收集意識淡薄與收集整理能力不足。究其原因，主要是行業領域片面追求歸檔“量”而忽略檔案“質”，整理能力不足導致辦案小結往往是一兩句話草草代之，對典型案例提煉不夠，無法體現律師辦案的邏輯推理全過程，利用價值不高。

3． 業務指導與行政檢查薄弱。有869份（占比68.4%）問卷顯示存在檔案管理業務指導與行政檢查薄弱現象，導致律師事務所存在未嚴格執行收案批辦制度、執業沖突審查制度、重大案件集體討論制度等不規范現象。究其原因，檔案主管部門行政執法人員較少，難以及時開展日常業務指導與行政檢查。律師協會秘書處管理人員基本都是兼職且無報酬，專職管理人員少之又少，行業監管不力。

三、 優化路徑選擇

筆者認為上述問題的產生涉及方方面面，應當由律師事務所、律師、檔案主管部門以及律師協會等多元主體協同治理。律師事務所以及律師應當做好檔案收集整理以及保管的主動參與方；檔案主管部門應當會同司法行政部門研究制定相關規定，并建立行政協作機制，做好“裁判員”；律師協會應當做好律師行業“監督員”。同時，四方建立檔案信息共享機制。只有多元主體共建共治形成合力，才能使上述問題得以有效解決。

1. 律師事務所：配足檔案工作人員與加大軟硬件投入

新《檔案法》第九條第一款：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案……”從該條文來看，律師事務所應當配備專職或兼職檔案工作人員，有條件的可以建立檔案管理機構，同時應當不斷加大檔案管理的軟硬件投入，管理好本所的檔案。一是配備專職或兼職檔案管理人員。聘用具備檔案管理專業知識與技能并熟悉法律業務的人才充實檔案管理隊伍，負責收集、整理、保管和統計分析全所律師業務檔案。明確檔案管理人員工作職責，依法出臺政策鼓勵支持申報檔案管理專業技術職稱［6］，確保律師業務檔案管理工作健康發展。二是加大軟硬件投入。撥用檔案管理專門用房，配備必要的檔案柜（櫥）、檔案盒，以案件為單位，分門別類，統一管理；統一印制檔案封面、封底、封簽等，配置檔案管理專用電腦、掃描儀、打印機等現代化辦公設備，購買正版檔案管理軟件，積極推進電子檔案管理信息系統建設，引導案卷紙質檔案向數字化檔案轉換［7］，從而推動檔案資源共建共享。

2. 律師：提高檔案收集意識與整理能力

新《檔案法》第五條規定，一切公民都有保護檔案的義務。從該條文來看，律師收集整理檔案是為社會公眾提供法律服務的附隨義務，律師提高檔案收集意識與整理能力，為律師業務檔案利用奠定基礎。一是提高檔案收集意識。律師接受委托承辦法律服務時，即應注意收集有關材料，著手立卷歸檔準備工作，對提交給司法機關的證據材料，應將其副本附卷歸檔。在收案階段注重收集整理案件批辦表、首談筆錄、授權委托書、代理合同以及發票等；辦案階段收集證據材料、閱卷筆錄、庭審記錄以及代理詞等；結案階段收集結案法律文書、質量監督卡以及辦案小結等，還要收集集體討論記錄、工作手稿等附屬材料。二是提高檔案整理能力。律師在立卷歸檔時，應當將辦案過程中調查取證、邏輯推理、充分論證全過程整理為辦案小結。對于具有普遍教育指導意義的典型案例，律師還應當認真撰寫裁判主旨、案情概況、辦案過程、案件結果及其典型意義等內容，必要時繪制案件思維導圖，為法治教育欄目提供優質案源，彰顯典型案例背后律師作用，切實提高律師業務檔案質量。

3. 檔案主管部門：加大監督指導與行政檢查力度

新《檔案法》第八條第二款規定，檔案主管部門對本行政區域內各類單位和組織檔案管理工作實行監督和指導；第四十二條規定，檔案主管部門依法進行行政檢查。［8］從這兩個條文來看，新《檔案法》為檔案主管部門對律師業務檔案進行監督和指導以及開展行政檢查提供了法律依據。檔案主管部門應當遵循“法有授權必須為”原則認真履職盡責，主動會同司法行政部門研究制定律師業務檔案管理有關規定，為規范相關檔案管理提供制度保障。一是加大監督指導力度。檔案主管部門定期或不定期組織專業知識與技能培訓、現場觀摩、經驗交流等，使律師事務所檔案工作人員系統學習檔案管理知識，掌握律師業務檔案管理規范，熟悉計算機操作、數據掃描錄入、網絡管理技巧，運用計算機對聲音、圖像或影像等多媒體資料進行技術處理，不斷提高依法治檔能力。二是加大行政檢查力度。檔案主管部門應會同司法行政部門定期對律師事務所落實檔案工作責任制、檔案工作人員管理以及信息安全保障等方面開展行政檢查。對于發現的檔案安全隱患等問題，及時責令限期整改，消除隱患。對檔案違法行為嚴肅查處，具有一定社會影響的行政處罰決定依法在一定范圍內公開［9］，倒逼律師事務所合伙人重視業務檔案管理工作，從而提高法治化水平。

4. 律師協會：建立律師辦案信息化平臺與加大行業監管力度

新《檔案法》第三十五條第二款規定：“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全?！备鶕摋l文規定，律師協會作為律師隊伍的自律性社會團體組織，應當加強檔案信息化建設，建立律師辦案信息化平臺，并通過行業監管等措施確保律師業務檔案信息安全。一是建立律師辦案信息化平臺。借鑒法院等司法機關辦案系統，平臺可分為三級：一級管理權限為市級律師協會，全面監管全市律師事務所規范化管理情況；二級管理權限為律師事務所，其中包含收案管理、辦案管理、結案管理等功能，全過程監督律師辦案進程；三級管理權限為律師，包含收案登記、辦案提醒、結案申報等功能，構建檔案信息共享機制。二是加大行業監管力度。律師協會秘書處應當聘請檔案管理專業人員指導律師事務所規范檔案管理。通過“中國裁判文書網”等檢索裁判文書［10］，根據代理信息定期或不定期隨機抽查，邀請專家學者進行點評，并組織律師事務所合伙人橫向評查評比，相互借鑒學習。把握年審時間節點，重點抽查律師業務檔案，對年審中發現的問題及時通報，現場交辦限期整改。整改完畢后再組織“回頭看”，對于整改合格的，通過年度考核。對于整改仍不合格的，通知律師事務所和律師暫緩年審和注冊，直至整改合格為止，確保律師業務檔案管理符合新《檔案法》要求。

四、 結語

律師是法律權威的守護者，律師事務所是律師的執業機構，應當率先規范業務檔案管理，維護新《檔案法》的權威。本文對當前律師業務檔案管理存在的檔案收集意識淡薄與收集整理能力不足等三個方面問題進行了成因分析，在此基礎上提出了多元主體優化路徑的對策建議，包括律師事務所配足檔案工作人員與加大軟硬件投入、律師提高檔案收集意識與整理能力、檔案主管部門加大監督指導與行政檢查力度、律師協會建立律師辦案信息化平臺與加大行業監管力度。只有四方主體共建共治、協同治理形成合力，才能提高律師業務檔案管理法治化水平。本文受研究主題及既有參考文獻的制約，新《檔案法》還有很多修正內容尚未研究透徹，筆者將在后續研究中進一步探討，為規范律師業務檔案管理獻計獻策。