高校網絡預約報銷模式的研究

王珞冰 溫州醫科大學

引言

隨著我國高校教育規模的不斷發展，辦學經費、科研經費和其他各類課題經費不斷增多，對于財務人員來說，需要經歷不斷地革新才能滿足不斷增長的經費使用量。財務報銷模式不斷進行創新改革，從最早的現場排隊報銷，到引進取號等候報銷，再到預約現場報銷，仍然無法有效提高會計工作質量和效率。網上報銷模式雖然對“報銷矛盾”有所緩解，但是問題仍然普遍存在。

一、傳統報銷模式局限性分析

（一）財務人員流動性強

如圖1所示，某高校近11年來報銷業務量呈現逐漸增長態式。雖然財務人員仍然是兢兢業業地守在自己的多角色崗位上，但是辛勤付出得不到教職工們的認可。財務人員的工作積極性受到極大的打擊，其主要原因是教職工們把這個無法順利報銷的“錯誤”歸咎到財務人員身上。不僅如此，財務工作者基本上是以女性為主，自國家二孩、三孩政策開放以來，家庭對女性工作者的要求越來越高。面對工作和家庭的雙層壓力，報銷前臺的財務人員最終選擇紛紛離崗，因此人員流動性極大，大大降低報銷效率。

圖1 某高校計劃財務處近13年每年的制單數

（二）報銷制度更新快，信息不對稱

隨著國家對各類經費的監管越來越嚴，隨之出臺的各種政策不斷地進行更新和完善。報銷政策越來越多，這對于專業的財務人員來說想要熟練掌握并運用起來都有一定困難；對于非財務專業的教職工來說，報銷難度可想而知。類似于“朝令夕改”的情況也是屢見不鮮。那些為了提高科研工作效率而先行墊付費用的老師只能自己承擔損失。面對這種情況，他們的氣憤情緒是顯而易見的。

（三）報銷業務不均勻，學期末、年末集中報銷

如圖2所示，這是某高校近5年每月平均制單量。由于實行國庫集中支付，每年的經費預算撥款有時出現滯后下達，一些經費都要在每年的“兩會”之后才能出結果，最快速度一般是4月前后才撥款到位。而在每年年末，除了當年的行政部門經費通常是要在年底清零，還有科研課題的結題，跨年發票不予報銷等情況。由此可見，一些經費有效的報銷時間并不充裕。每年期末階段，也就是6月和12月則是老師們集中報銷的高峰期。這激增的業務量直接影響了報銷雙方的情緒和效率，增大了雙方的摩擦系數。

圖2 某高校近5年每月平均制單數

二、傳統報銷改革的新趨勢——網絡預約報銷利弊分析

所謂網絡預約報銷，是報銷人員通過工號或者學號登錄網絡報銷系統，通過填報經費項目代碼、報銷類別、財務科目、報銷金額、收款人及金額，完成后點擊預約完成，產生預約號，最后將帶有預約單號的預約單打印出來，和原始票據一起裝到財務專用袋子里投遞到財務處。網絡預約報銷打破時間和地點的束縛，給報銷人帶來極大的便利性。

（一）網絡預約報銷的優勢

（1）為報銷人員節約了大量的排隊等候時間。在傳統報銷模式下，每到報銷高峰季花上幾個小時到幾天的時間排隊是司空見慣的事。如此低效率無疑成為報銷人員最痛苦的“報銷噩夢”。實現網絡預約報銷模式后，只要報銷人員在網上填報信息成功后到投遞箱投單后就可離開，前后幾分鐘的時間就能完成報銷事項。

（2）提高財務人員的工作環境質量。在傳統報銷模式下，每逢期末和年末，財務人員每天在秩序混亂又人聲嘈雜的環境中工作。實現網絡預約報銷后，這種充滿怨聲載道的報銷大廳不復存，創造出一個安靜輕松的工作環境，減輕財務人員的身心壓力，有助于提高財務工作人員工作效率和工作幸福指數。

（3）票據信息傳遞物流化。報銷人員能夠登錄物流系統隨時關注報銷進度。在傳統報銷模式下，報銷人員需要現場跟進報銷的制單和復核兩個流程，最后結算流程由于是無現金系統，仍然需要自己實時關注銀行信息，無法現場確認到賬情況。實行網絡預約報銷系統后，物流系統會顯示報銷步驟。

如圖3所示，報銷人隨時登錄物流系統查看自己的報銷情況，如果每一步都是順利進行中，那么物流系統會根據報銷情況顯示出正在進行中的步驟。如果出現退單情況，物流系統會顯示預約單已退，請根據取件密碼取回預約單。

圖3 某高校財務報銷物流系統步驟

（二）網絡預約報銷的弊端

（1）返工率高，降低工作效率。一份報銷單在制單環節和復核環節均有可能被發現問題。在傳統報銷模式下，對于審批手續不全、材料不齊或經費額度不夠等問題，在制單和復核的兩個流程中，報銷雙方可以當場發現問題并解決問題。但是，實現網絡預約報銷模式后，報銷人員可能需要分別在制單環節和復核環節到財務處補辦報銷手續。如此重復跑的報銷情況仍然會增加報銷矛盾。

（2）網絡預約報銷系統對報銷人員的財務基礎知識有所要求，施行阻力嚴重。該系統雖然節省教職工們的排隊時間，卻花費他們一定的時間去對原始票據進行分門別類填報信息。對于這個系統，一些報銷人員誤解為他們在替財務人員做工作，預約步驟煩瑣是在浪費他們的時間。因此，一些年紀較大的教職工對網絡信息化的財務報銷模式持反對態度。

（3）審批功能不完善，無法實現全面網絡自助報銷。審批制度煩瑣，有些經費除了經費負責人審批之外，還需要相關領導或者職能部門負責人審批。而這類審批人通常身居要職，事務繁忙，他們出差或出國是常有的情況。對于報銷金額越大的報銷單，報銷人員想要完成報銷的心情越是急切。他們時常要跑好幾個部門去審批，如果遇上審批人員出差，則要跑好幾趟才能辦完審批流程。這時，他們就會把以上種種“簽字難”的情緒都轉嫁到財務人員身上，從而激化雙方矛盾。

（4）財務信息存在網絡安全問題。高校財務信息化，意味著高校財務信息由從前全封閉狀態進入到與互聯網分工合作的狀態。尤其是實行網絡預報報銷，高校財務核算部門需要同時連接內網和外網，然而內網和外網相對接的接口便是黑客和病毒最喜歡攻擊的地方。因此，財務系統的安全性成為制約財務網絡預約報銷發展的首要問題。

三、探討性提出完善自助報銷系統的初步建議

（一）引進先進的軟件系統，提高工作效率

（1）引進多種支付方式，實現國庫集中支付網絡信息化，例如國庫機器人、支付寶支付、微信支付等。自從施行國庫集中支付之后，財務人員需要進行數據二次錄入，大大地增加她們的工作量。如果引進“國庫機器人”系統，財務人員在財務系統中制單時，國庫集中支付系統能夠自動與財務系統進行數據匹配。看似簡單的一個系統可以節省財務人員約三分之一的工作量，避免“無用功”的出現。

（2）簡化和完善審批制度，解決“簽字難”問題。針對過多的審批流程或者形式主義的審批制度，相關部門可以大刀闊斧地進行整合和簡化，減輕各方工作量。例如，高校財務管理部門可以將差旅費審批單和網絡報銷單合二為一，出差人在財務系統填報出差審批單后，經線上審批系統完成后出差。回校報銷時，再在財務系統完成費用填報，進行報銷審批，就可進行票據投遞。簡化和整合部分報銷和審批流程，提高報銷人的報銷幸福感。

（3）在確保網絡安全的前提下，引進線上審批系統，使線上審批系統與網絡預約報銷系統信息相匹配。在填報預約單時，根據經費代碼、報銷金額和發票類型等信息自動識別各類審批人，報銷人員能夠準確核對是否審批完畢。如若簽字不全，可以及時“點送”審批人審批。完成審批后，審批系統能夠限制并顯示打印次數。假設遇上打印失敗，可以選擇“一鍵重新審批”功能，同一份材料不需重復填報便可提交送審，提高審批系統的便利性。

（二）定期開展全校教職工報銷培訓，加大宣傳力度

每個學期定時在各學院開展財務基礎知識講座，提高全校教職工的基本財務素質。積極宣傳網絡預約報銷模式的各種優勢，促使教職工盡快適應該報銷系統。督促各學院和行政部門配備多名固定的財務聯絡員，將財務聯絡員和財務秘書成為財務處與各學院部門之間報銷的紐帶，不僅可以提高溝通效率，還可以減少雙方的報銷摩擦。

每個月定時組織財務工作人員參加部門財務制度和報銷文件的學習。財務工作人員需要頻繁的學習、探討和研究所有高校財務制度，提高她們的專業技能，進而，統一各類經費財務報銷的口徑，規范化和標準化報銷工作。

（三）實行報銷分流，使報銷工作量均勻化

針對每年年末國庫系統清零的經費，建議各學院部門制定合理的經費使用預算表，按季度完成預算指標。按季度報公布各類經費的執行率，將執行率納入各個學院或部門的年底考核目標之一。施行約談制度，對于每個季度執行率低的學院或者部門，約談負責人了解情況。定時短信通知和督促教職工及時報銷、實時報銷。

（四）增強財務人員穩定性，優化崗位設置

頻繁的人員流動嚴重阻礙財務工作的順利進展。每次新人到崗的上崗培訓需要一段時間來完成，上崗之后的熟練性也需要一段時間來實習，這樣明顯降低財務報銷工作的效率。所謂熟人生巧，穩定的財務人員在熟練程度和業務水平方面與新人上崗時是不可同日而語的。另外，通過提高財務人員的工作地位，維護她們的工作尊嚴，推行績效考核制度等方式，以提高財務人員的工作積極性和穩定性。

（五）加速會計政策、報銷文件等信息網絡化和自動化

實現財務信息網絡化，促進信息對稱。開設各類信息平臺，例如設置微信公眾號推送最新財務文件等內容。對于財務制度的變更消息能及時通知到全校教職工，盡可能降低教職工們由于制度變更產生的經濟損失。另外，及時公布工資薪金勞務發放不成功名單和經費結題日期等。設置財務系統語音回答各類財務疑問，或者通過輸入關鍵詞，系統自動回復與關鍵詞相關的財務報銷政策。對于系統無法解決的“疑難雜癥”，報銷人可進行電話咨詢，盡量減少教職工專門到財務部門現場咨詢的案例，創造一個隨時隨地都能解決財務報銷問題的環境。

（六）提高財務系統網絡安全性

隨著高校財務網絡信息化的推進，學校要高度重視網絡安全在硬件和軟件配套方面的后續維護和更新情況，積極維護網絡設備，打造網絡安全校園，提高計算機系統防御病毒能力，預防黑客襲擊。同時，財務人員對自己財務系統賬號密碼做好只有自己一人知道，定時修改密碼，禁止財務人員越權操作。財務信息系統的安全門戶是集成權限管理和身份認證平臺，保證財務管理信息化系統能夠安全穩定地運行。

（七）提高各部門之間信息系統的融合度

全面實施高校網絡預約報銷系統，需要與全校各部門的信息系統融合成一個大體系，如果作為一個獨立的系統，與其他系統完全隔離，明顯降低網絡預約報銷的效率。反之，如果能與學校的其他信息系統協同發展，網絡預約報銷會給全校師生帶來極大的便利。財務系統要與很多系統例如國資部門的資產管理系統、設備管理系統、社科部門的科研管理系統、人事部門的人事管理系統，學生處的學籍管理系統等搭建信息共享平臺。高校的網絡信息部門和財務網絡技術人員要積極突破技術瓶頸，提高網絡預約報銷系統與學校各部門信息系統的聯動和協同一體化程度。

結語

簡而言之，高校的財務管理水平很大一部分由高校財務報銷工作的質量和效率決定，只有將全校師生的需求放在第一位，才能更好地實現“四個意識”。隨著高校信息化建設的發展，網絡預約報銷系統的推進是高校財務報銷模式改革的必然發展趨勢，它能夠明顯地緩解高校面臨的報銷難、現場報賬壓力大等矛盾。雖然還有小部分人持有質疑的態度，但是已經得到全體財務人員和絕大多數教職工的認可。網絡報銷系統根據高校財務管理工作的要求，優化網絡報銷流程，促進財務結算方式的創新，是高校的財務管理方式的新嘗試，已經有一部分高校正在積極推行并取得一定的成果。對于走在財務網絡信息化前沿的高校，根據學校自身特性，開始搭建適合本校發展的信息系統平臺，積極打造適合本校發展的網絡報銷模式，進而提高全校財務管理水平，為學校的進一步發展打好扎實的財務基礎，也為全校師生提供更加優質的財務服務。