大數據時代背景下交通運輸部門檔案管理優化

徐秀娟

（承德市交通運輸綜合行政執法支隊，河北 承德 067000）

我國檔案學最早出現在20 世紀30 年代。新中國成立后，具有中國特色的檔案學學科體系開始重新構建。之后，陸續有相關法案法規頒布，逐步完善對檔案管理的指導工作。2019 年1 月1 日起施行《機關檔案管理規定》包括機關檔案管理基本任務、基礎設施建設和管理要求等內容，對于機關檔案管理工作提出了明確的要求和具體指導意見，為新時代背景下機關檔案管理更好地服務社會主義建設提供了法律依據。

1 檔案管理人員的專業素養亟待提升

1.1 檔案管理人員現狀

目前我國有二十幾所高校招收檔案學專業，為各層級的檔案管理部門提供專業性人才。檔案學專業培養具備檔案學基礎理論知識，掌握現代管理知識、信息技術和檔案管理專業技能，適合在各級檔案局、各級各類檔案館，機關、團體、企事業單位的檔案部門、信息部門、文秘部門從事文件管理、檔案管理、信息管理、秘書工作的復合型、應用型和創新型專門人才。

但是實際上，由于各種歷史原因和客觀因素的影響，很多基層交通運輸單位檔案管理工作人員并不具有專業的檔案學學習經歷。很多交通運輸單位，尤其是基層單位的檔案管理人員一方面缺乏專業知識，另一方面受到陳舊觀念的影響，認為檔案管理工作只是對歷史資料的簡單收集與保管。甚至是在部門領導的意識里，檔案管理也只是保存資料和存儲信息的后勤部門。所以在很多單位，檔案管理職位入職門檻低，在人事安排上沒有提升到一定的高度[1]。

以上原因導致檔案管理人員的日常工作主要集中在檔案資料的收入、歸類、保存和提供查詢等低層次的服務工作上。即使是在當今社會，電腦和網絡辦公已經成為各機關單位的主要辦公手段，檔案管理人員的工作也只是從處理紙質版資料簡單挪移到電腦上，僅僅在信息處理的手段上發生了變化，但是在信息處理的觀念上還停留在幾十年前的水平，遠遠跟不上時代的進步。因此，有必要提升交通運輸部門的檔案管理人員的專業素養，樹立全新的檔案管理理念和服務意識，為本部門的整體工作效率提升做出貢獻。

1.2 培養具有扎實專業知識的創新型檔案管理人才

檔案工作是一項管理性的、科學性的工作。交通運輸部門檔案管理人員在具體工作中應該具有該職位工作人員的基本能力，能夠勝任和檔案管理有關的日常工作。同時，他們還應該適應時代進步，學習我國關于檔案管理的最新法律法規和管理規定，在工作中具有創新意識和探索精神，開發檔案管理工作的新功能，為本部門的整體工作順利開展做好服務。

《機關檔案管理規定》中明確指出：機關應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。大數據時代背景下，交通運輸部門的檔案內容也由原來單一的紙質版文字檔案或圖表檔案轉變為多元化的形式，現代多媒體、3D 等高科技技術為數字化資料的保存和使用提供了充分的可能。因此，和交通相關的檔案資源會更加豐富，來源更加廣泛，數據也迅速增加，網絡化背景下的檔案管理會要求管理者從多維度獲取信息和多種技術手段處理資料。

首先，檔案管理人員應具有管理紙質檔案與電子檔案的綜合能力。交通運輸部門具有接觸范圍廣，交叉領域多，管理對象流動性大、具有不穩定性等特點。紙質檔案主要由紙張、字跡材料以及字跡三個部分相互結合而成，整體結構形式上，將資料檔案責任管理人的親自簽名進行了保留，使資料的可信度得到了提升，同時內容不會被輕易篡改。因此，原始性票據，簽名等傳統的紙質檔案在交通運輸領域仍然在發揮很大的作用。另外，紙質資料作為檔案存儲的原始資料在資料保存環節具有不可替代性的作用。所以檔案管理人員要具有妥善保護和保存紙質材料的意識和能力。

和紙質檔案相比，電子檔案的優勢在于可以進行快捷檢索，省去人們翻看紙質檔案的過程，有效縮短查閱時間，提高工作效率。另外，電子檔案具有共享性和便攜性，交通運輸部門內部的資料共享可以通過網絡傳輸的方式傳遞到使用者的電腦上，避免了相關人員必須到固定的地點在規定的時間查閱檔案資料，大大地節約了人力和物力[2]。

因此，在相當長的一段時間內，交通運輸部門的檔案管理人員必須具有同時處理兩種檔案管理模式的能力，構建本部門紙質檔案管理與電子檔案管理融合的工作平臺。

其次，檔案管理人員要對電子檔案管理與紙質檔案管理在方法上的差異性有清楚的認知，并且掌握相關的專業知識，在此基礎上開展兩個平臺的檔案管理工作。既可以熟練開展對紙質檔案的分類、保存、調取等工作，又能夠充分利用電子檔案的優勢，從以下兩個方面進行電子信息的建設和使用：一是建立本部門檔案管理雙檔制，完成紙質檔案的電子錄入，構建本部門的基礎信息庫，完善檔案管理和方便信息查詢。二是利用電子檔案管理的優勢，具有隨時對于電子檔案的材料進行整合和再利用的能力，使本部門的歷史存檔內容可以在大數據時代背景下為交通部門的信息管理和開發利用等提供保障。檔案工作人員應該具有利用數據分析、文本挖掘等新方法來擴展檔案開發的力度和深度的能力，使檔案管理工作滿足當今社會發展對交通部門提出的新挑戰和新要求。

1.3 提升大數據時代背景下的保密意識和電子檔案管理能力

按照國家《保密法》規定，檔案管理人員應該嚴守國家和黨的秘密，維護國家的安全和秘密，保證檔案開發利用順利進行。具體到交通運輸部門的檔案管理工作上，檔案管理人員同樣應該牢固樹立保密保衛意識，確保機關檔案的安全。要嚴格遵守保密制度，不得擅自轉移、分散、銷毀檔案；不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內容，不得擅自將無關人員帶入檔案室；嚴格執行查閱、借用檔案管理制度，必須經過相關領導批準，并且準確完成記錄檔案查閱或借閱的具體信息。

但是，在大數據時代背景下，檔案管理人員除了要繼續執行傳統的保密制度，還要適應大數據給檔案管理工作帶來的新變化，強化大數據時代背景下的保密意識。如果電子檔案管理人員的保密意識薄弱，保密工作不到位，就會造成信息外泄而不自知的嚴重后果。例如，在公共網絡平臺上查閱和傳輸文件檔案，將未設置訪問權限的檔案管理系統交由其他崗位人員臨時管理等，隨意在手機等個人電子設備上存儲或處理檔案文件等不良用網習慣都是安全隱患，容易造成信息流失。在技術層面，電子檔案的加密程度和防火墻或殺毒軟件設置是否到位直接決定了數據信息的安全程度。不法分子會通過計算機端口連接藍牙或外接USB 數據線等途徑對數據信息進行復制，或者在局域網環境下，對數據信息實行遠距離復制與傳輸；病毒能夠對電子檔案的數據信息加以復制[3]。以上問題都會給交通運輸部門的檔案管理的保密管理工作留下隱患。

對此，2019 年頒布的《機關檔案管理規定》有明確的說明：“……電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。”“機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。”由此可見，在大數據時代背景下，數字化檔案管理的安全性問題已經得到主管部門的足夠重視。檔案管理人員應該認真領會規定精神，一方面戒除不良用網習慣；另一方面加強網絡維護，提升交通運輸檔案信息的安全性，更好彰顯出數字化檔案管理模式的重要價值。

2 構建交通運輸部門內部的統一檔案管理平臺

客觀來講，交通運輸部門檔案管理工作處在逐步調整和完善的過程中，部門的管理者應該提升意識，形成大局觀念，依托現代化的技術手段和信息平臺，構建部門的網格化檔案管理平臺，實現行業內部的檔案信息統一管理的標準化和法治化。

2.1 構建交通運輸部門內部的統一檔案管理平臺的必要性和緊迫性

眾所周知，檔案工作的服務性是檔案工作賴以生存和發展的基本因素。但是在我國，檔案工作不是一般的服務性行業，是保障社會主義現代化建設的重要組成部分，對檔案管理工作的認識不應該僅僅停留在歷史資料的存儲上。交通運輸涉及鐵路、公路、航空、水路等多個部門，每個部門又分管的子部門。由于歷史原因，不同部門的檔案管理和各部門下屬基層單位的檔案管理工作具有分散性、各自為政的特點，不同部門在管理檔案時所實施的方法是不同的，甚至出現矛盾和沖突之處。行業內部缺乏統一的管理模式和標準，容易造成檔案重復管理和管理真空，這顯然不符合當今社會對于檔案信息科學系統管理的要求。為了實現檔案工作重點切實地轉移到為經濟建設服務的中心的目標，實現從簡單的檔案資料存儲功能逐步調整到專業人員利用數據平臺擴展檔案開發的力度和深度的能力，有必要建設交通運輸部門內部網格化管理平臺[4]。

當今社會和經濟的快速發展使和交通運輸部門的有關的數據具有數量大、更新快等特點，對檔案管理工作也提出了前所未有的較高要求。檔案管理的網絡平臺建設可以幫助檔案的動態管理，在更新和利用檔案、服務整個部門方面發揮重要作用。

當前交通運輸部門檔案管理主要機構是各機關檔案室或檔案庫房，工作重點為收集管理工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。這種實行分級、分專業管理檔案的工作原則，從一定程度上利于在專業系統內實現檔案流轉，確保檔案的完整性、安全性。但是弊端是它們各自獨立，聯系不夠緊密，檔案管理的制度和檔案資料的調取也由各層級單位根據相關法規單獨制定，因此在某些具體操作環節上會有不同。

2.2 構建交通運輸部門內部的統一檔案管理平臺的可行性

信息化技術飛速發展和我國對于檔案管理專業人才的培養使交通內部建立統一的行業管理平臺變為可能。信息技術的普及已經給各行各業帶來了前所未有的變化。每年受過專業教育的大批的檔案管理專業人才進入各個行業，包括交通運輸部門，分別為行業內部的平臺建設提供了技術、經驗和人員方面的保障。更重要的是“提高自主創新能力，建設創新型國家”已經成為我國國家發展戰略的核心和提高綜合國力的關鍵，也為各行業的創新型工作提供了明確的方向。交通運輸部門的檔案管理部門應該抓住大好契機，打造全新工作模式，把檔案管理工作推向新的臺階，完成歷史性轉變[5]。

2.3 構建交通運輸部門內部的統一檔案管理平臺的方式

1.加大進行數字化管理的投入。雖然目前許多單位使用電子檔案，但是數字化水平不一，多數單位只是初步使用了檔案管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把其擁有的檔案信息全部實現數字化。建立統一管理平臺，全部檔案信息數字化的前提還需要配套硬件的完善。

2.上級部門統一規劃和部署，搭建平臺，自上而下的將各層級檔案管理機構在一個網絡平臺上管理。

3.實現規范化檔案管理，統一檔案管理制度，統一檔案查閱和調取制度。

4.明確交通運輸部門檔案保密層級，對應不同層級的檔案管理部門使用權限。

5.定期培訓專業技術人員，更新專業知識，提升專業素養，保障平臺運轉更好地服務于交通運輸業快速發展。

事實上，構建交通運輸部門內部的統一檔案管理平臺的重要意義，除了在高效整合資源，提高工作效率，節約人力物力，降低成本投入等方面起到重要作用。更重要的是，通過科技手段創新服務平臺，規范技能，簡化和優化業務流程，打造新型服務模式，為創建開發檔案管理工作的新功能提供可能。

3 結論

作為新時代檔案管理工作的重要組成部分，交通運輸部門檔案管理工作也應該與時俱進，無論是領導層面還是檔案管理人員，都應該更新觀念，改變工作方式，利用大數據優勢，使檔案管理工作在新時代發揮新的作用。