加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新

劉笑榮

干部人事檔案是記錄干部個人信息以及其在位期間工作情況的一項證明，通過查閱干部人事檔案，可使單位對干部的工作能力和專業素質等信息都有所了解和掌握。傳統的檔案管理工作通常采用紙質檔案，常出現信息模糊不清、查找困難甚至丟失的情況，為檔案管理工作帶來不便。因此，為順應我國社會現代化發展的步伐，必須加強干部人事檔案信息化管理進程，全面促進人事管理創新。基于此，本文分析了干部人事檔案信息化管理的重要性，提出幾點加強干部人事檔案信息化管理的具體措施，以期為相關檔案管理工作者提供參考與借鑒。

我國改革開放幾十年來，各行各業均飛速發展并取得了一定的成果，這與網絡信息化技術的發展是分不開的。信息化技術在檔案管理工作中也得到了較為廣泛的應用，但許多地區的檔案管理工作人員并未認識到干部人事檔案管理信息化的重要性，依然采用傳統的紙質檔案。雖然紙質檔案也有其相應的優點，但較為落后，已經無法很好適應現代社會的發展，阻礙干部人事檔案管理工作效率的提高。為使干部人事檔案管理更具備規范性、安全性，應積極采取信息化手段進行改革，加快干部人事檔案管理工作信息化建設，促進我國社會現代化發展。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案查詢的效率

傳統的紙質檔案數量龐大，導致在查詢資料時存在極大的不便，全面推廣干部人事檔案信息化管理可以有效提高檔案的信息化價值。為使干部人事檔案管理工作展現出一定的信息化價值，最重要的一個步驟即將傳統的紙質檔案進行信息化處理，將其內容轉化替換為電子信息，并且及時輸入到計算機中，利用合適的軟件保存在檔案系統內部網絡中。通過信息化檔案管理的方式，可以使檔案管理人員在查詢資料、查詢相關干部人事信息時更加方便、快捷，如通過檔案管理軟件附帶的信息檢索功能，通過輸入關鍵詞的方法快速檢索到相關信息，省去了傳統檔案管理工作中煩瑣的查詢方式。此外，還可以利用檔案管理軟件直接提取并應用相關數據，若檔案信息內容出現變動還可以直接在線進行修改。若需要存檔的干部人數較多，或需要存檔的干部構成較為復雜，采用信息化檔案管理方式可以有效縮短檔案查詢所需的時間，提高檔案管理工作的整體效率。

（二）提高檔案管理規范性

加強干部人事檔案的信息化管理，可以有效促進檔案管理規范化，在將干部人事檔案信息轉變為電子信息時，通常需要要求填寫人員完全遵照檔案信息管理系統的規范要求進行規范的信息填寫工作，其規范中明確規定了檔案信息化所需的字體、文字大小以及內容、格式等，可以有效改善傳統紙質檔案所存在的手寫字體不清、難以辨認、書寫內容不全以及格式不規范等情況。在相關檔案管理工作人員進行信息查詢時，僅需要將所需查找的人員姓名、編號或關鍵詞等信息輸入，利用檢索功能即可以快速查詢出相應的信息。此外，在將紙質檔案轉變為信息化檔案等過程中，需要應用大量信息技術，做好檔案的數據遷移工作，并且在內部系統進行檔案共享，提高檔案信息的有效利用率，使相應的干部人事檔案得到規范化管理。

（三）提高檔案保存的安全性

由于檔案中記錄了大量重要信息，所以在保存管理過程中需要較高的安全性，但傳統的紙質檔案通常采用筆墨在紙張上書寫的形式，若要對其長期保存，則必須保證其保存環境始終保持一定范圍內的溫度、濕度，并且需要保存環境長期不受強烈陽光照射，以對其進行良好的保存，避免出現紙張發黃變脆、字跡模糊不清的情況，導致無法辨識其中的重要信息，對檔案信息的長久保管帶來阻礙。并且要想長期保持科學合理的檔案保存環境，需要投入一定的管理成本，會使檔案管理工作的整體預算較高，可行性不高。此外，由于紙質檔案自身的特性，十分容易在火災中引燃，若發生漏水等情況也會嚴重損毀紙質檔案，影響檔案管理工作的安全性。因此，首先需要考慮到檔案保存的安全性，利用相關的信息技術，將檔案進行數字化處理，再通過一定的加密處理后，有效提升干部人事檔案的安全性能，更加便于長期保管，避免紙質檔案常出現的保管不當等問題，使干部人事檔案得到更加長久、安全的保存，并且有效提高了其完整性以及可用性。并且信息化檔案可以通過上傳云端進行長久保存，安全性得以保障。

二、目前干部人事檔案信息化管理過程中存在的問題

隨著我國社會不斷開展現代化變革，干部人事檔案信息化管理工作已經初見成效，并且發揮了一定的正面作用。但在干部人事檔案信息化過程中，仍然存在一定問題，影響信息化工作開展，阻礙了干部人事檔案信息化發展的步伐，具體問題如下：

（一）干部人事檔案信息化管理缺乏相應設備

干部人事檔案信息化管理需要借助許多硬件設施，如計算機，信息化管理的所有操作都基于此，因此是不可或缺的設備之一，此外，還有用于掃描紙質檔案的掃描儀、用于存儲信息的移動存儲設備、打印機或復印機等設備，都是建設干部人事檔案信息管理系統所必需的硬件設備。購入上述設備以及后續的保養、維修工作都需要消耗大量經費，由于檔案管理工作人員未對檔案信息化管理工作給予足夠的重視，片面地認為投入大量經費用于購買這些硬件設備是沒有必要的，欠缺長遠的目光，導致沒有足夠的硬件設備支撐干部人事檔案信息化的進程。此外，由于目前階段企業未建立完善的干部人事檔案管理體系，檔案信息的錄入缺少科學性，或未應用相關的信息化管理系統和軟件，會導致電子信息的管理存在漏洞，無法將電子檔案上傳至檔案管理系統中，使檔案無法得到安全、統一的管理，并且無法通過網絡進行共享，為管理和查閱工作帶來不便，無法發揮檔案信息化管理的全部優勢。

（二）干部人事檔案信息化管理安全風險

加強干部人事檔案信息化建設，其主要目的是為了實現干部人事檔案的網絡共享，使擁有權限的相關工作人員均可便攜地進行資料查閱工作。但隨著信息化檔案在網絡上的上傳和保存，網絡安全風險也隨之加大。近些年來網絡技術不斷發展并得到普及，上傳至網絡的檔案信息可能存在遭受木馬入侵、信息丟失、信息外泄等許多安全問題，影響檔案信息化管理工作的安全性。此外，由于在檔案信息化管理的過程中，檔案中的信息與其保存載體之間聯系不夠緊密，隨時可以互相分離，檔案信息發生泄漏后，會通過網絡途徑快速進行傳播擴散，由于互聯網自身的特點，檔案信息很難得到及時的補救，嚴重破壞了干部人事檔案的安全保密性。

（三）信息化管理人員專業素質不高

干部人事檔案信息化管理，需要相關的檔案管理人員不僅具備傳統檔案管理工作所必需的專業業務能力，具備一定的政治素養，還應同時具備應用現代化信息技術和互聯網技術的能力，以更好地為檔案信息化而服務。但許多人力資源管理部門往往對信息化檔案管理工作的認知不明確，在用人方面依舊遵循傳統檔案管理工作的要求，未對檔案管理部門投入足夠的人力資源。并且由于相關部門未認識檔案信息化管理的重要性，檔案管理部門工作人員很少有機會參與專業的檔案管理培訓，導致人力資源市場上缺乏高素質的檔案管理人員，不利于干部人事檔案信息化的建設以及在實際工作中的推廣與應用。

（四）管理方式的創新性不高

部分檔案管理人員在開展干部人事檔案信息化管理的過程中，依然遵循傳統的檔案管理模式，在工作內容和工作方式上缺少相應的創新，導致檔案信息化建設的水平有限，效果無法滿足預期。由于部分檔案管理工作人員適應了傳統的檔案管理方式，未在工作過程中對自身專業水平進行有效提升，對信息化技術以及互聯網技術的認識不足，因此其專業素質和綜合素養有限，無法滿足檔案信息化管理的實際工作所需。在出現較為復雜、煩瑣的檔案信息問題時，選擇用傳統的管理方式對其進行解決，不僅工作效率低，還十分容易出現信息錯誤的現象，使檔案管理工作整體發展受限。

三、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）完善干部人事檔案信息化管理所需設備

要想完善干部人事檔案信息化管理，首先應確保具備相應的硬件設備，可以滿足人事檔案信息化管理所需。檔案管理部門先明確檔案信息化管理所需的硬件設備，如計算機和復印機等等，將需求上報至財務管理部門進行批款，然后統一購入并安裝相應的硬件設備，為干部人事檔案信息化管理打下基礎。此外，還應建立相應的檔案信息化管理系統，明確相關的信息化管理標準。第一，在將紙質信息錄入系統時，應嚴格遵循相關的錄入標準，按照標準中規定的內容、格式統一進行錄入。在管理信息化檔案的過程中，應設置相應的權限，確保擁有權限的工作人員才可以調取并查閱相關干部人事檔案，為工作職能不同的人員賦予不同的權限，如部分人員僅可對檔案進行查閱，而檔案管理工作人員則擁有相應的更改信息權限，避免信息外流可能帶來的一系列問題。第二，在錄入電子檔案的過程中，應確保檔案內容具備一定的真實性，應建立完善的電子檔案內容標準，相關人員應嚴格按照標準對上傳的檔案內容進行審核，以確保檔案具備一定的真實性和客觀性。通過購入相應的硬件設備以及完善相關的管理體制，有效促進干部人事檔案信息化建設。

（二）完善檔案信息的安全保障體系

在加強干部人事檔案信息化的過程中，應采用有效的網絡技術對網絡安全風險進行預防和控制，例如防火墻、病毒查殺軟件、信息自動備份等技術，從而對電子檔案形成嚴密的保護，避免由于網絡安全風險所帶來的一系列問題。提高干部人事檔案信息化管理的安全性，完善人事檔案信息的安全保障體系，應從以下幾個角度入手：從技術角度來說，應運用當下最先進的技術手段，對檔案進行加密處理，并且完善網絡運行的防火墻機制，有效抵擋電腦病毒入侵;從法律法規角度來說，應嚴格遵循國家網絡技術安全保護法規，以確保檔案信息的安全性;從日常檔案管理角度來說，相關負責人應及時做到日常的網絡檔案管理工作，并且應做到定期對網絡數據進行維護、備案等工作;從預警機制角度來說，相關責任人應及時地建立起檔案管理預警機制，最大限度地減少檔案泄密等事件的發生，工作人員也應加強檔案管理的保密意識，增加檔案管理的安全性。

（三）加強對人才素質能力的培養

加強專業信息化人才素質能力的培養是健全人事檔案信息化的重要環節。管理人員所需具備的現代化能力應包含設備的操作、軟件的使用、文件的保存和處理等多個方面，這就要求現階段檔案管理人員具備更高的專業素質和綜合素養，更加充分地掌握現代化信息技術，從而提高其工作成效。在開展檔案信息化工作前，應對各個崗位工作人員進行特殊化培訓，由于各個崗位所需的工作能力是不同的，所以需要對工作人員進行點對點的特殊化培訓，用具有針對性的培訓方案，以不斷提升檔案管理人員的專業化素質和綜合實踐能力。在培訓過程中，應增加檔案管理人員的信息化能力，使管理人員全面掌握管理檔案工作中所需的技術與軟件，不斷提高檔案管理人才的信息化能力，從而推動我國現階段檔案管理工作信息化建設。

（四）完善檔案信息的監管機制

由于我國人事檔案管理工作起步晚，現階段的人事檔案管理工作還存在著若干不足，關于檔案管理的法治建設尚不完善，所以提高干部人事檔案信息化管理應該盡快建立檔案信息監管機制。負責單位應建立起嚴格的檔案管理標準，對檔案新的查閱、復制、拍照等行為進行嚴格監控，并要定期、定時進行干部檔案的檢查工作，當發現存在違規查看、拍攝、復制干部檔案的行為時，應嚴格按照規章制度進行點對點的責任追究，在最大限度內保證干部檔案信息的安全與有序開展。

結 語

干部人事檔案信息化是現代社會發展的必然，這種新型的檔案管理方式，既可以創新傳統管理工作，提高檔案管理工作效率，還能夠促進檔案管理工作現代化發展，結合更多現代技術和新型管理手段，使檔案管理工作更加智能化。因此，檔案管理相關工作人員應積極完善檔案管理體系，提升檔案管理人員的專業素質，保障檔案信息的安全，同時完善相關監管機制，促進干部人事檔案信息化發展，全面推動人事管理工作創新。

（作者單位：陜西液化天然氣投資發展有限公司）

3593501908225