數字檔案館個性化服務方式探討

劉會鳳

（河北省唐山市豐潤區人民醫院 河北唐山 064000）

數字檔案館與傳統檔案館之間盡管在整個管理理念、存儲方式、服務模式等方面有著較為明顯的差異，但是其有一個共同的目的，就是為利用者提供所需要的檔案信息服務。同時，現階段，國際信息服務也更多地依賴于互聯網絡環境，互聯網所提出的個性化服務模式也與信息化發展和互聯網資源的增長有著密切的聯系。一方面，互聯網絡的發展推動了社會信息化的發展，也營造出了新的信息化環境，在此背景下，人們可以充分發揮自身的想象力以及創造力，自由地彰顯自我的個性，這也極大程度地促進了人們的個性化需求。另一方面，新的計算機技術手段的發展又為適應人們的個性化需求創造了基礎的條件。

1 數字檔案館個性化服務的理念

在學術界中，關于數字檔案館方面的研究，在20世紀90年代逐漸興起并有了長足的發展，而虛擬檔案館理念的提出，也讓很多檔案研究人員逐漸關注起來。但是到現在為止，對于數字檔案館的相關定義也沒有形成一種共識。目前，國內研究人員在對于數字檔案館的關注和理解的過程中，最具有代表性的認知集中在3個方面。

一是從學術的角度對于數字檔案館進行認知和理解。他們認為數字檔案館主要是依托于網絡信息結構，以二進制編碼為基礎構建的數字存儲模式，從而實現檔案信息內容的整合和梳理，這個過程中，主要是依賴于計算機、通信設備及多媒體技術手段，提供電子網絡檢索及服務的檔案網絡信息系統結構［1］。

二是從檔案館發展的角度對數字檔案館進行認識和理解。這個過程中，研究人員認為數字檔案館實質上就是傳統檔案館的延伸和變革，是傳統檔案館依托于現代信息技術手段所獲取的符合自身發展優勢的產物內容。

三是從數字化資源以及服務的角度對于數字檔案館進行分析和認知。這個過程中，研究人員認為當下的數字檔案館主要是一種新型的電子化信息的倉儲平臺，這個平臺環境之中可以存儲大量的多樣化形式的信息內容，利用者可以通過網絡頻道對其進行實際的訪問和處理，以此獲得自己所需求的相關信息內容，同時，其本身的信息存儲以及用戶訪問本身不會受到區域環境或是時間條件的限制影響。

在早期，相關研究人員對數字檔案館實施研究分析的過程中，因為受到技術手段的限制，多數都停留在理論階段。但是隨著時代的發展和經濟發展水平的提升，多種創新型的科學手段不斷地應用在其中，各種計算機技術手段逐漸呈現完善的趨勢，推動了社會網絡信息環境的優化與發展，也促進了數字檔案管理的個性化服務工作模式的構建。個性化服務相對于傳統的定義化服務模式來說本身就是一種新型的服務方式，其本身呈現的時間雖然相對較短，但是因其可以實現針對性的服務，因此，受到了很多網絡使用者的關注。但是，現階段，很多研究人員仍舊沒有對其構建起一種統一的學術標準和認識，仍舊有著不同的認知和理解，人們對于個性化的反映以及當前個性化的服務技術機制仍舊存在多種認知差異，這也使得不同的學者以及個性化的信息服務管理者對其都有著各自不同的看法。

2 數字檔案館個性化服務與傳統檔案館服務之間的區別

2.1 提供的信息類型不斷的豐富

傳統檔案館大多來說都只能提供一定的文字信息內容，諸如多種檔案原件與復印件的內容，在檔案原件的基礎上，對于檔案信息實現二次加工后，逐漸得到第二次或是第三次的文獻資料信息，如檔案史料的匯編、檔案館的相關資料指南、專題文獻資料與在分析基礎上逐漸構建而成的綜述信息與研究報告等相關的內容。

但是在數字檔案管理中，使用者可以有效獲得的檔案信息資料是多種多樣的，其中涵蓋了文字信息、聲音信息、圖像信息與視頻資料等，都可以作為檔案的信息資料內容［2］。另外，數字檔案館本身可以與數字圖書館、博物館之間形成聯通結構，這樣不僅可以查詢到自己所需要的檔案信息資料，也可以獲取一些其他的資料信息內容。

2.2 獲得檔案信息的路徑不同

傳統檔案館的服務構建的詞匯是在本館的館藏基礎上的，基本上都是以陣地服務為主實現的，服務工作的有效開展主要是以檔案館為中心構成的，服務的實際地點局限于現有的檔案館之內，使用者要想獲取相關的檔案信息必須要到檔案館中，而檔案館本身的開放時間是有限制的，查詢人員只能犧牲自己的時間迎合檔案館的時間進行資料的查詢，而不能充分地利用自己的時間。

數字檔案館的服務打破了傳統檔案館的時間限制，基本上都是以信息服務為核心構建的，各種檔案館將檔案信息傳遞到網絡之上，可以打破傳統檔案館的時間限制，利用者可以充分地利用自己現有的時間，結合數字檔案館的實際環境，在檔案館之中進行數據信息的查詢。數字檔案館可以通過信息計算機網絡內容將館內的相關信息及需求者的需求信息傳遞到使用者的設備之上，相較于傳統的檔案管理來說，盡可能地減少了檔案館信息傳遞過程中的時間消耗，只需要以網絡為基礎構建服務模塊，就能成為數字檔案館的服務對象。同時，可以有效地查詢檔案館的收藏信息以及所需要的信息內容，當計算機網絡與檔案館服務相結合之后，查詢的方式變得更加便捷，使用者可以通過網絡的檢索及查詢復制，對自己需要的信息進行記錄，這也讓數字檔案館的服務面逐漸擴張，服務的方式呈現出多元化趨勢，服務的實際手段更加具體。

2.3 計算機的參與程度有所不同

傳統檔案館的服務工作主要依托的是檔案工作人員的手工操作，銜接中雖然也配置了一些基礎的計算機設備，但是這些設備多數情況下都是以輔助的角色進行工作的，更多的是以一種檢索的手段為基礎，并沒有充分發揮出計算機的多種個性化功能。

而數字檔案館的個性化服務必然會使對計算機的依賴程度逐漸增加。首先，數字檔案館要充分利用使用者的個人特點進行服務的定制，就要對使用者本身的信息資料進行整理收集以及統計等，這整個過程中都需要計算機的高效參與，因為這些信息量相對較大，工作量較為復雜，要對其進行系統的分析和全面的判斷顯然靠人工操作是不行的。其次，在充分掌握使用者的特點之后，利用虛擬空間實現檔案的調取也是需要依托于計算機實現的。之后，利用計算機傳遞使用者的需求信息，利用獲取的信息內容，及時地作出反饋并給出分析意見，甚至即時地完成與檔案管理人員之間的交流與溝通，及時地對相關人員的需求進行修正。由此可以看出，在整個服務的過程中，每一個環節都需要計算機的及時參與，并且將自身的作用充分地發揮出來。

3 數字檔案館個性化服務的特點

數字檔案館個性化服務具有主動性。數字檔案館的個性化服務可以滿足使用者的檔案信息需求，也能削弱傳統服務的固定模式，這種方式不僅可以廣泛地吸納使用者，同時，也能讓更多的人愿意主動地參與到檔案館的使用之中［3］。一方面，實現了數字檔案館利用人群的擴張，也提升了數字檔案館的知名度，創造了一定的社會效益。另一方面，也充分地使用了館內的信息資源內容，部分的內容通過有償服務也為數字檔案館創造了一定的經濟收益。

3.1 檔案館的個性化服務都是以使用者為中心構建的

作為數字檔案館的服務管理人員，所有的個性化服務都應當滿足使用者的個性化需求，因此，所有的服務都應當以便捷使用者的使用為基礎，以滿足使用者的需求為核心。同時，要充分地分析使用者的個人信息需求偏好，精準地掌握使用者的歷史搜索行為以及瀏覽習慣等，尊重使用者的個人想法，構建出符合使用者個人特征的服務模式，使用者可以充分地展示出自身的個性。

3.2 針對不同的使用者提供不同的服務工作方式

部分的使用者希望所有的檢索過程都能夠充分簡化，達到一目了然的效果，而有的使用者則希望搜索的結果更加地精細。針對不同使用者的不同需求，就應當使用不同的服務工作方式和服務工作措施，這也必然會受到使用者的高度歡迎。針對使用者的不同使用個性和特征，應提供出不同的表現方式和信息模式。針對使用者的實際需求變化特點，要充分地轉化服務工作方式以及工作任務內容。不僅要為使用者提供更加精準全面的檔案信息內容，也要精細化地按照使用者的習慣，確定針對性的服務方式。

3.3 實現數字檔案的交互性

在數字檔案個性化服務模式構建的基礎上，使用者不再是被動地等待接受，而是可以在現有條件基礎上，充分地明確數字檔案館信息資料環境構成的主要方式，同時實踐即時的互動交流。例如，可以在需求表達的過程中和相關的檔案管理工作人員之間進行即時的聯系，對于檔案信息的內容進行修正和梳理，充分表達自身對于檔案的認識和理解。相關的服務人員則可以在與使用者交流的過程中，不斷地明確使用者的實際需求，提升個性化服務的精準性，這種實時的交互往往是傳統的檔案服務管理模式所不具備的。

4 數字檔案館個性化服務方式探究

4.1 個性化定制服務

個性化定制服務的提出，主要是按照當前用戶的實際需求制定出特殊的用戶服務工作技術手段，是用戶使用數字化信息資源的主要方式方法，是充分適應社會群眾個性化需求的主要手段之一。數字檔案館對外的服務之中一項很重要的服務端口就是檔案館的網站。但是一般網站的構建模式都是按照檔案管理人員自身的理解所構建的，與使用者的理解之間有著較大的差分，為此，在使用者完成網站的登錄之后，多數都只能按照設計者的構想進行資料的查詢，但是這種方式卻很難讓相關的需求者及時地找到所需要的信息內容［4］。當使用者難以高效地查詢到自己所需要的訊息之后，必然會逐漸降低對于網站的滿意度，因此，網站本身的訪問量就會降低。為此，數字檔案館的個性化服務模式之中就應當為長期使用者構建一個固定的窗口，為期量身定做個性化的服務模式，以滿足相關管理人員對于檔案信息的實際需求。這種方式下可以極大限度地方便使用者對于檔案信息的收集，使用者在完成網站使用之后，只需要進入到自身的特殊賬號就能獲取自己所需要的信息。

4.2 幫助檢索服務

如何在現有的使用基礎上幫助使用者高效地完成信息收集，也是數字檔案館個性化服務管理工作中一項主要的工作任務內容。但是現階段，多數的工作都是通過研究使用者的檢索行為及個人的特點，設計出智能化的工作軟件來實現此項工作的，但是通過相關的研究分析可知，這種信息搜尋方式精細度不高。使用者的信息需求往往難以有效地轉化為精準的提問方式，多數都需要與檢索系統之間構建出交互的溝通模式實現提問，同時，在交互的過程中，所構架出一定的判斷，以此優化調節自我的目標，確認其中的需求。為此有效的檢索系統應當允許使用者可以實現多次的目標構建，以此不斷調整自身的檢索措施，應當在利用者的提問和反復的修改之中提出相關的關鍵點，讓使用者更加便捷地完成數據庫的搜索。

4.3 信息推送服務

要想加快個性化服務工作的落實，作為數字檔案館來說也要清醒地認識到使用者的實際需求。對于一些常規性以及使用者經常搜索的內容進行記錄，利用使用者的個人信息以及感興趣的信息內容、類型等，不定期實現信息數據的推送，以保證信息的有效性。結合當前的應用可以將信息推送服務劃分為兩個大類，以智能軟件實現的全自動推送，以及人工參與的信息推送服務模式［5-6］。

5 結語

現階段的數字檔案館的個性化服務方式已經初具規模，各種研究模式也逐漸建立起來，但是對于我國日益增長的發展需求來說仍舊不夠，由此觀之，這仍舊是一項長期系統的工作任務內容。為此，對于相關的研究人員來說，就更應當強化內部的問題梳理，進一步對各項問題進行研究，尤其要關注如何將基礎的理論知識與實踐探索相結合，以指導各項實際工作的有效落實。為此，就應當加快對于各種服務項目推廣問題的探索，這也是研究的重點內容。只有加快規范數字檔案館個性化服務工作內容的梳理，全面判斷不同的管理方式，才能更好地滿足檔案利用者的實際需求。