論作為風險規制工具的檔案信息約束

徐辛酉 孫路

摘? 要：在風險規制工具箱中，信息工具扮演著特殊的角色。檔案信息作為一類風險規制工具，其主要的約束方式包括：借助檔案信息實現風險規制中的職責延續、預防管理和可追溯。厘清檔案信息作為風險規制工具的使用方式，對于進一步認識檔案信息的社會價值具有積極意義。

關鍵詞：風險規制;規制工具;檔案信息約束

Abstract：? Information tools play a special role in the risk regulation toolbox. The main ways in which archival information is used as a type of risk regulation tool can be bound including the use of archival information for responsibilities continuation， preventive management and traceability in risk regulation. The clarification of the use of archival information as a risk regulation tool has positive implications for the further understanding of the social value of the archival information.

Keywords： Risk regulation; Regulatory tools; Archival information constraints

2021年第4期上，《檔案管理》刊登了筆者《檔案社會規制功能的實現機理——從科學管理的視角》，文中提及一個觀點：檔案的社會規制功能體現為工具式的社會規制。[1]其立論依據是檔案作為一類信息工具，因其憑證性和相對權威的參考價值，在“用于消除事物不確定性”中，尤其適用于風險規制。遺憾的是，該文對檔案信息具體如何作用于風險規制，或者說作用于風險規制的方式問題，并沒有進行介紹。本文擬從檔案信息約束的角度，就此問題展開進一步探討。

1 檔案信息作為風險規制工具使用的史實

風險存在于社會各個角落，如何規避和處理風險是人類長期以來探討的話題，也積累了豐富的研究成果。如愛德華·羅斯在《社會控制》一書中，羅列的風險規制手段包括：輿論和信仰，法律和禮儀，啟蒙和幻想，社會暗示和社會宗教等。認為：“在管理結構中，上述哪一類更為重要取決于社會的構成”。[2]龐德則提出了通過法律手段的風險規制，認為：“我們依靠法律秩序，不僅是為了一般的安全，也是為了幾乎所有社會風險控制的任務。”[3]檔案信息作為一類風險規制工具在人類歷史中被使用，也屢見不鮮。

較早應用是在經濟領域。如蘇美爾文明中，廟宇對其收繳上來的賦稅及相關財物的管理，是要求祭司向祭司長提供他們所保管財物的詳細賬目檔案信息，以解決財物漏收漏管的風險。古巴比倫商業交易中，大都是在石板上刻上文書作為日后風險規制的手段，以防范欺詐與抵賴。工業革命后，為進一步優化企業管理，1845年英國議會通過了《公司條款合并法案》（Company Clauses Consolidation Act），手段之一是要求公司保存“完整和真實的”賬目檔案信息，以用于監控相關資金流動情況，警惕資金鏈斷裂風險。同期的美國弗蘭克福兵工廠和華特弗里特兵工廠，也于1881年實施車間訂單檔案管理制度，辦法是通過卡片記錄工作任務及其使用的勞動力數量和原材料的相關情況，當訂單完成之后，這些卡片歸檔保存，作為進一步開展成本風險規制的依據。

在政治領域，中國元朝和明朝實行了“照刷磨勘文卷制度”，系一種行政管理風險規制措施。具體做法是：由監察機關，具體包括御史臺、肅正廉訪司和行御史臺，對相應各級政府機關在行政過程形成的檔案文卷定期予以審查，或一年一查，或三年一查，以及時發現和處理其中存在的行政違規與偏失等風險。“照刷磨勘文卷制度體現了廉潔高效的政治理想與檔案控制功能的完美結合。”[4]類似做法還包括中國唐朝的勾檢制度，“凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日，納諸庫。”[5]其核心要義在于“發辰檢稽失”，目的是盡可能減少行政過程中的失察風險。到了近現代，特別是當代，各國普遍推行行政案卷制度，也稱為檔案制度，“行政主體的行政行為只能以該案卷為依據作出，卷外證據不能作為行政行為根據的一項程序制度。”[6]它強調行政主體在作出決定或采取行動前，需借助多種渠道獲取用以證明事實的各類檔案信息，如調查、聽證、鑒定和相對人提供的其他相關證據材料等，在“先取證再決定”基礎上保證程序正當，防范權力濫用風險。

2 檔案信息作為風險規制工具的約束方式

相較神話、小說和戲曲等虛構信息，檔案信息因其憑證性和相對權威的參考價值，如前所述，使其在風險規制中發揮獨特效用。而依據檔案信息生成和利用的具體場景，則可將其作為風險規制工具的約束方式歸結為以下幾種。

2.1 借由檔案信息實現風險規制中的職責延續。該種約束方式源于檔案信息的生成背景，即：檔案由文件轉化而來。如英國檔案學家希拉里·詹金遜就指出，檔案是某一行政管理或行政事務實施過程中所擬就或使用，以備不時查考的各種文件。[7]因文件尤其指公文載明有相關主體的職責范疇，就構成了規范相關主體職責履行或因違規操作被懲處的依據。由此也使仍處有效期內的歸檔后文件，繼續成為規制相關主體職責履行的工具，而非因為文件轉化為檔案后就失去了其規制功效，保證了職責履行的持續性，避免了無謂的中斷或混亂。

根本原因仍在于，文件（含歸檔后的文件，一般指公文）是“社會組織或其領導人在公務活動中形成的具有法定效力和規范體式的憑證性信息記錄。”[8]是一種規制工具，其規制效用體現在公文各組成部分，如標題、收文機關、正文、發文機關、印章、日期、附件等。其與風險規制框架的對應關系為：公文→風險規制的工具;標題→風險規制的主題;收發文機構→風險規制的對象;正文、印章、日期、附件→風險規制的信息依據。

這樣，公文通過其標題、正文及附件記錄，明確了發文者和收文者各自職責，構成了對他們規制的依據。而即使該份公文轉化為檔案后，只要文件仍在有效期內，其記錄的檔案信息仍將繼續成為防范相關主體失職瀆職風險的依據，而非因文件不在現行期或流轉中而導致相關職責中斷，也實現了對相關活動的持續規制。如仍在有效期內的決議、命令或條例類檔案文件。現實中，該類檔案文件廣泛存在于單位內部檔案室或文件中心，被統稱為“半現行文件”。

事實上，不僅公務文件，其他管理類文件轉化為檔案后，在相當時期內仍將繼續發揮職責規制功效。如工商管理部門通過對微商建檔，實現規范管理和防范經營詐騙。也因此有學者認為：“檔案不應只是當成被動地對文件的例行轉化，其功能優勢使它成為一種可以被社會主動運用的合目的控制工具。”[9]

2.2 借由檔案信息實現風險規制中的預防管理。從檔案效用的實際發揮特點看，存在不確定性，即有學者認為的：“它長期處于價值的靜寂期（或稱休眠期），表現為一種潛在的價值。”[10]這種不確定性，使我們在利用檔案信息時，沒法精確預測，只能更多地發揮其預防的作用。以預防為主的檔案信息利用場景，是一種典型的風險規制行為。

具體到檔案信息如何實現風險規制中的預防管理，主要體現為直接的預防和間接的預防兩種方式。直接的預防是檔案信息中記錄有尚在有效期內的明令禁止性或義務性條款;間接的預防指檔案中盡管沒有載明禁止性或義務性條款，但相關主體的行為與被記錄的檔案信息相關，從而在思想或行為上自覺接受約束。如指紋檔案、虹膜檔案等生理特征材料，用于“防患于未然”，以及建立“失信檔案”，使更多人不敢輕易做出失信行為等。為此，丁耀琪認為：“婚姻登記檔案、工商登記檔案、向上級備案……，都是對契約歷史記錄的一種強力鎖定，使契約行為上升到規范、穩固的高度，從而產生強勁的威懾。”[11]丁耀琪認為：“通過對人們的思想意識上的監督約束，來達到規范人們言行，維護社會正常秩序的目的。”[12]

2.3 借由檔案信息實現風險規制中的可追溯。事后追溯也是風險規制中常用的一種手法。具體到借助檔案信息如何實現風險規制中的可追溯，主要有對問題的追溯和對社會記憶的追溯兩種方式。

對問題的追溯是借助檔案真實性，以規避未來類似風險的發生，并最終實現對風險的有效規制。如在工程事故追溯中，依據的是基建檔案記錄，可以分析相關施工單位或監理單位在風險管控中不到位的地方，以進一步規范后續的工程建設。

對社會記憶的追溯方面，有學者發現：歷史發展早期缺乏對平民的記憶，原因是沒有留存針對平民的系統檔案記憶。[13]由此，防范社會記憶缺失風險的措施之一是留存檔案信息，以供后人追溯和再現。如現代社會通過有選擇地留存、提供與展示與當時社會主流價值觀、意識形態相符合的檔案記憶信息，以防范相關記憶缺失。現實中的具體操作如：通過制定《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，明確了檔案收集的范圍是：“本行政區內重大活動、重要事件形成的、涉及民生的專業檔案。”“重大”“重要”“民生”等評判標準的背后，是國家防范相關主流記憶缺失風險的一種舉措。

3 結語

通過檔案信息延續相關主體的職責、開展預防和可追溯管理，最終目標適用于風險規制，體現的是一種科學管理的思想與行為。檔案信息作為風險規制工具的作用方式還可以有多種維度，這里僅從檔案信息生成和利用的場景出發進行了初步探討，有待進一步研究。

參考文獻：

[1]徐辛酉，趙子博.檔案社會規制功能的實現機理——從科學管理的視角[J].檔案管理，2021（4）：51.

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[12]丁耀琪.關于檔案作用的再思考[J].上海檔案，1999（3）：16.

[13]趙躍飛.未見平民史[J].中國檔案，1999（1）：1.