探討檔案管理的信息化發(fā)展趨勢

洪蓮

摘 要：目前，我國的經(jīng)濟建設(shè)不僅自身蓬勃發(fā)展更先進，而且促進市場經(jīng)濟的進步，人們漸漸意識到檔案管理在商業(yè)和行政部門的重要性。就目前來看，為提高了我國記錄管理工作的質(zhì)量和有效性，通過積極應(yīng)用高科技設(shè)施和技術(shù)來提高我國記錄和技術(shù)的質(zhì)量，打造高效、科學(xué)、全面的檔案管理信息化建設(shè)。在本文中，首先解釋了什么是檔案管理的信息化，并分析檔案管理的信息化需求的必要性，最后為發(fā)展檔案管理的信息化呈現(xiàn)實用的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 趨勢 建設(shè)

文件管理工作是一項相對專業(yè)的業(yè)務(wù)，各單位管理部門應(yīng)提高對這項管理任務(wù)重視。及時加強存儲管理，不斷優(yōu)化，解決實際出現(xiàn)的問題。信息存儲是信息重要的支持載體，科學(xué)和民主的信息管理體系在現(xiàn)代社會中非常適用。在任何一個單位、任何一個部門，高效并且科學(xué)的文件管理必須是有效的保證，唯有此，才可以最大化的保障單位的和諧和高度有效地操作。

一、檔案信息化概念

文件信息化將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于所有相關(guān)部門的統(tǒng)一計劃和組織，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于管理活動，并加快信息資源現(xiàn)代化，為存檔文件提供管理和服務(wù)，檔案工作是一個單位的歷史面貌的反映。換句話說，當(dāng)再次保存文檔信息時，它指的是存儲文檔信息的數(shù)字化，管理方式的網(wǎng)絡(luò)化。也就是通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化、數(shù)字化和資源網(wǎng)絡(luò)管理，通過系統(tǒng)的處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最后實現(xiàn)存儲資源的共享。這是一個長期的發(fā)展不斷更新信息技術(shù)的過程。存儲文檔管理模式以存儲文件為中心，建筑和完成自建立以來的發(fā)展歷程的文檔存儲，它在公司的庫存開發(fā)和科技創(chuàng)新中發(fā)揮著作用[1]。

二、檔案管理信息化的意義

時代飛速發(fā)展，技術(shù)不斷更新，現(xiàn)代科技應(yīng)用于公司管理管理的每個領(lǐng)域已經(jīng)是普遍現(xiàn)象，傳統(tǒng)的文件管理方法已經(jīng)無法滿足新發(fā)展的需求。建立現(xiàn)代化管理和信息的保留是不可避免的，對檔案文件業(yè)務(wù)的發(fā)展更是不可避免的。檔案的建設(shè)及管理的信息化程度會對保存時間的長短以及存儲信息資源的管理產(chǎn)生重要影響，由此可見，檔案管理的信息化是傳統(tǒng)存儲管理的不可避免的發(fā)展。文件管理的信息管理是使用文檔，方便快捷的服務(wù)實現(xiàn)，資源共享它是一個有效的路徑。

檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的要求，由于人類社會發(fā)展，增加了大量的信息，需要對這些信息進行篩選并且加以利用，但是信息量過大，人工操作傳統(tǒng)文檔管理方法已經(jīng)很難適應(yīng)新的信息環(huán)境，例如文檔存檔、錄編制、統(tǒng)計、編輯研究和開發(fā)文檔信息，傳統(tǒng)檔案的載體開始逐漸向數(shù)字化過度，文件業(yè)務(wù)的效力和質(zhì)量大大上升，為各個業(yè)務(wù)之間建起橋梁，使檔案工作的效率大大提升。所以完善信息資源戰(zhàn)略是重要的，對人類社會發(fā)展具有重要意義。隨著中國社會和國民經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會，人們不可避免的要推動管理信息的發(fā)展，并且將信息作為經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要資源來進行有效管理。進行檔案管理信息化是時代的要求，更是人民的訴求。文檔管理信息可以高效的進行文檔收集，共享文檔進行等工作，可以滿足當(dāng)今社會的需求，可以說是社會的發(fā)展促進和推動了檔案管理業(yè)務(wù)的變革。

存儲文件信息將為社會提供更有效的資源，信息文檔管理大多數(shù)是基于經(jīng)驗的重復(fù)操作，占據(jù)了管理層的大量時間。存儲文件管理信息化提高了雇傭效率，管理人員可以從復(fù)雜的瑣事脫離出來。文檔信息化實現(xiàn)了最大范圍，最快的記錄信息資源共享，信息化促進文檔的利用價值的最大化。文檔信息化以數(shù)字信號的形式顯示，導(dǎo)致更加廣泛的傳輸和使用，提供真正的資源共享，提供充分實現(xiàn)資源的最大化的可能性[2]。

三、檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題

3.1缺乏對信息化重要性的認識

目前，雖然我國檔案管理信息化的建設(shè)仍然在推進并且取得一些成果，但是檔案管理工作的重點仍然放在存儲上，為滿足社會發(fā)展的需要，重保管輕利用的思想應(yīng)該向更加重利用轉(zhuǎn)變，忽視利用的檔案管理意義比較小。由于思想認識上仍然存在偏差，往往就導(dǎo)致工作人員配合、協(xié)助較為懈怠。

3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完整

想要進行檔案管理信息化建設(shè)，確保高性能軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是重要的環(huán)節(jié)，但當(dāng)前對檔案信息化建設(shè)的資金投入較為不足，而相關(guān)的軟件和硬件設(shè)施的設(shè)施并不完整。另外，修復(fù)，更換，升級沒有及時與時俱進，硬件的發(fā)展和建設(shè)嚴重的制約著檔案管理信息化建設(shè)。

3.3存儲文檔管理的存儲標準化水平低

檔案管理信息建設(shè)的保證就是文件管理信息標準的頒布和落實。然而，目前，中國的幾乎每個地區(qū)，每個系統(tǒng)的文件信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都尚未建立統(tǒng)一的標準和標準，這就成為檔案管理信息化建設(shè)的一大阻礙。

3.4文件管理信息缺乏專業(yè)人士

我國在檔案管理信息化方面高素質(zhì)人才較為缺乏。目前，從事檔案信息管理的人員的部分綜合品質(zhì)較低，行政經(jīng)驗較為稀缺等，缺乏較強的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力，不能適應(yīng)新時期檔案管理信息化建設(shè)的需求。同時，由于人員的穩(wěn)定性缺乏，因此錄制記錄的進度較慢[3]。

四、相關(guān)策略建議

4.1加快檔案標準化制定和宣傳

加強檔案管理建設(shè)信息化信息和媒體標準的建設(shè)，檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)要以計算機網(wǎng)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要方面，不斷推進傳統(tǒng)載體檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，實施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項目，目的是打造標準化的檔案信息資源標準，方便為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)。

4.2注重文檔管理信息化建設(shè)安全性

加強數(shù)字化文件在存儲、傳播過程中的安全建設(shè)。要保證文檔管理信息化建設(shè)最有力手段就是加快推進電子文件管理、文件信息披露、互聯(lián)網(wǎng)安全和文件信息安全管理系統(tǒng)的建立，以及形成有效的法律方面的文件信息構(gòu)建和約束。增加信息安全意識，防止機密泄漏并確保文件數(shù)據(jù)庫的安全。進行備份并且提供管理人員的技術(shù)水平和警惕性，自覺遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案信息化的安全運行。與此同時，嚴格執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度，維護制度的嚴謹性和權(quán)威性，確定相應(yīng)的正面系統(tǒng)增加了系統(tǒng)的權(quán)限。

4.3 重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

想要完成對檔案管理信息化建設(shè)的安全管理，首先也就是最重要的就是切實加強各級管理機構(gòu)建設(shè)，不斷深化糾正各級管理人員的思想認識的問題，從科學(xué)發(fā)展的高度認識檔案管理信息化建設(shè)的必要性，打破固有的傳統(tǒng)的思維模式。此外，加大積極力度，要保證工作經(jīng)費，特別是要解決好檔案管理信息化建設(shè)安全管理的人員配備問題，并為他們提供必要的辦公條件和培訓(xùn)，只有這樣，才能形成長效的管理安全機制。第一，提高檔案人員的政治品質(zhì)、技術(shù)、設(shè)備、方法的應(yīng)用和更新，加強信息技術(shù)知識的傳播，其次，根據(jù)情況吸收現(xiàn)代化管理人才是有必要的，新型的管理人才可以為檔案信息化建設(shè)注入新的活水。

五、檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢

檔案文件管理的重要發(fā)展趨勢就是檔案管理信息化，這是對傳統(tǒng)儲存文件的有效改革。信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展是機會的同時也是一個嚴格的挑戰(zhàn)。建設(shè)檔案文件的信息化是當(dāng)前階段檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的一個重要戰(zhàn)略階段，作為實現(xiàn)國家信息流程的重要程序，信息管理保存在基礎(chǔ)上提高業(yè)務(wù)效率。也促進了交流和分享文獻是我國檔案存儲的有效進步。因此，檔案文件的信息管理的構(gòu)建是關(guān)于全球信息的信息浪潮。我們必須不斷補充記錄管理技術(shù)，積極開發(fā)和使用。

六、結(jié)束語

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進人類工作的方式的改變，人們不斷增長的需求給每個領(lǐng)域帶都來了機會和挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理人員產(chǎn)生了巨大影響，不僅要求在操作上進行優(yōu)化升級，并且在思想上也要進行轉(zhuǎn)變，適應(yīng)市場經(jīng)濟的需求和新世紀的發(fā)展，管理人員要時刻進行思考，如何通過提高其素質(zhì)和其品質(zhì)來適應(yīng)管理工作，為我國檔案管理記錄做出貢獻。

參考文獻

[1]李雯娟.檔案管理的信息化發(fā)展趨勢[J].辦公自動化，2021，26（18）：56-57+22.

[2]邢慧明.檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢[J].黑龍江人力資源和社會保障，2021（09）：108-110.

[3]楊靜薇.淺析檔案管理信息化在檔案管理中的發(fā)展趨勢[J].今日財富，2020（03）：189.