大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析

王莉

摘要：國有企業(yè)運營發(fā)展過程中，會不斷產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息，而企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，包含了企業(yè)各運營業(yè)務(wù)、人事變動、客戶信息都能夠信息。在大數(shù)據(jù)時代背景下，如果依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，無法滿足企業(yè)檔案管理需求。因此，必須強化檔案管理創(chuàng)新，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);國有企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展中，只有懂的創(chuàng)新才能促進社會發(fā)展。對于企業(yè)檔案管理工作同樣應(yīng)該如此，在國有企業(yè)不斷發(fā)展過程中，其面臨十分激烈的市場競爭，對檔案信息服務(wù)的需求更高。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理必須強化創(chuàng)新，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)運營發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為推動企業(yè)健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.當前企業(yè)檔案管理存在的不足

1.1檔案儲存問題

以往，企業(yè)在開展檔案管理工作過程中，通過依靠簡單的輸入方式儲存檔案信息，但大數(shù)據(jù)時代背景下，國有企業(yè)運營中產(chǎn)生的信息種類越來越多，信息數(shù)量也越來越龐大，增加了企業(yè)檔案信息存儲量。如果依靠傳統(tǒng)的信息錄入模式、存儲模式，則會給檔案管理工作造成極大的影響，檔案查詢、使用效率會下降，不利于企業(yè)檔案作用的發(fā)揮。

1.2缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人才

大數(shù)據(jù)技術(shù)運用到企業(yè)檔案管理中，能夠切實提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式與當前企業(yè)發(fā)展格格不入，與當下企業(yè)檔案管理需求不符。而利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)開展檔案管理工作需要專業(yè)的人才，對檔案管理人員提出更高的要求，而目前很多企業(yè)缺乏現(xiàn)代化檔案管理人才，在數(shù)據(jù)收集、分析及處理能力上有很大欠缺，無法發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，也對企業(yè)檔案管理工作效率提升造成制約。

2.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理重要意義

企業(yè)管理理念持續(xù)更新與發(fā)展，國有企業(yè)作為國家經(jīng)濟支柱型企業(yè)，在我國經(jīng)濟建設(shè)中具有重要的地位。大數(shù)據(jù)背景下，國有企業(yè)積極開展現(xiàn)代化改革，引入先進的企業(yè)管理理念與技術(shù)。同時，現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中不僅需要依靠外部資源，同時更需要依據(jù)內(nèi)部長期積累的檔案資料，企業(yè)管理者必須認識到檔案管理的重要性，能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展重要資源，為企業(yè)重大決策提供參考。大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)收集、處理以及分析方面具有較大的優(yōu)勢，將其運用到企業(yè)檔案管理工作中，能夠切實提升檔案管理質(zhì)量與效率，發(fā)揮檔案資源的作用，為企業(yè)各項經(jīng)營決策提供參考依據(jù)，滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求。

借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)ζ髽I(yè)電子檔案文件進行有效檢索、鑒定，有利于進行信息整合，提升信息數(shù)據(jù)處理速度，為企業(yè)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)傳播過程中，企業(yè)檔案中電子文件數(shù)量持續(xù)增多，傳統(tǒng)企業(yè)管理模式無法對這些信息進行高效率整合，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以解決傳統(tǒng)模式弊端，進一步推進企業(yè)電子文件管理工作。同時，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)中不僅包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包括大量半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是當前企業(yè)檔案管理中常見數(shù)據(jù)內(nèi)容，對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理也是一大難點。借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠高效處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)整合、輸出提供幫助。隨著檔案資料數(shù)量增多，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量激增，給企業(yè)數(shù)據(jù)存儲庫容量提出了更高要求，甚至可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫崩潰的情況。很多企業(yè)通過加蓋機房處理問題，但這種方式未能從根本解決數(shù)據(jù)存儲問題。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以將數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆破脚_當中，極大的擴充了數(shù)據(jù)儲存空間。

3.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作策略

3.1創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時代下，開展企業(yè)檔案管理工作必須從理念創(chuàng)新入手，要求企業(yè)檔案管理人員能夠改變傳統(tǒng)的管理理念，緊跟時代發(fā)展步伐，創(chuàng)新工作理念。現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，檔案信息種類繁多，檔案數(shù)據(jù)量龐大，如果利用傳統(tǒng)檔案管理理念，則往往會消耗大量時間，檔案管理作用也無法發(fā)揮，無法達到預(yù)期的效果。企業(yè)檔案管理者必須充分意識到大數(shù)據(jù)帶來的變化，注重利用信息技術(shù)開展檔案工作，促進檔案管理工作效率提升。企業(yè)檔案管理工作開展中，必須針對當前企業(yè)檔案管理中存在的不足，提升自我服務(wù)意識，檔案管理部門開展多元化的信息服務(wù)培訓(xùn)活動，提升檔案人員信息服務(wù)水平，以人性化檔案管理方式為主，提升企業(yè)檔案管理的整體水平。

3.2優(yōu)化企業(yè)檔案管理辦法

具體實施檔案管理中，應(yīng)該善于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對企業(yè)檔案中的價值進行挖掘。與傳統(tǒng)檔案管理相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以進行大規(guī)模數(shù)據(jù)搜集、處理與分析，在海量數(shù)據(jù)管理方面具有明顯優(yōu)勢。企業(yè)必須加大投入，構(gòu)建信息化檔案管理機制，將信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合起來，提升企業(yè)檔案管理信息化程度。企業(yè)需要建立完善的檔案管理制度，包括檔案工作流程、獎罰制度等。其中，在檔案管理獎罰制度中，對于在檔案管理中表現(xiàn)好的員工進行及時表揚，可以通過物質(zhì)激勵、精神激勵結(jié)合的方式，激發(fā)檔案管理工作積極性，讓檔案管理工作質(zhì)量更高，對企業(yè)發(fā)展提供幫助。

3.3強化企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)下企業(yè)檔案管理工作要求更高，對檔案管理人員素質(zhì)提出新的要求。為了能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)下檔案管理工作需求，必須培養(yǎng)檔案管理人員責(zé)任感、使命感，強化相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助其積累更多專業(yè)知識，提升其對相關(guān)軟件操作水平，滿足現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作需求。檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，提高學(xué)習(xí)意識，端正工作態(tài)度，能夠緊跟時代發(fā)展主動學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，能夠從龐大復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)庫中提取有價值的信息，為企業(yè)各項決策提供參考，發(fā)揮檔案管理工作的價值。另外，企業(yè)檔案管理人員還需要加強法律方面知識的學(xué)習(xí)，確保在工作開展中認真履行自身職責(zé)，嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，保證檔案資料的安全性、完整性與真實性，為促進企業(yè)發(fā)展奠定檔案隊伍基礎(chǔ)。

3.4切實提升企業(yè)檔案利用率

對于現(xiàn)代化國有企業(yè)來說，檔案的內(nèi)容有很多，包括人事檔案、會議檔案、技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、客戶檔案等，其中很多檔案信息具有機密性特點，對于這些檔案信息也設(shè)置了較為嚴格的調(diào)閱權(quán)限;而普通的檔案資料不設(shè)機密，企業(yè)員工都可以查閱，鼓勵員工查閱企業(yè)檔案資料，利用檔案資料開展自身工作，這對于提升檔案利用率有很大幫助。大數(shù)據(jù)背景下，電子化檔案已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理中的主要形式，在推動企業(yè)檔案管理發(fā)展中，必須保證電子信息安全性，通過設(shè)置防火墻、數(shù)字密鑰等保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3.5構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源整合平臺

大數(shù)據(jù)背景下，人們對于大數(shù)據(jù)技術(shù)有了更加全面的了解，越來越多檔案創(chuàng)新理念涌現(xiàn)出來。而企業(yè)檔案管理工作要求不斷提升，如何提升海量信息資源利用率，是企業(yè)檔案管理者必須思考的問題。構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源整合平臺過程中，需要根據(jù)用戶需求制定需求分析報告，確保能夠滿足用戶需求，增強用戶體驗，保證平臺功能可以滿足企業(yè)檔案管理工作需求。同時，在檔案信息資源整合平臺設(shè)計中，應(yīng)該保證操作便捷、服務(wù)全面，能夠通過簡單的操作為檔案管理者提供最大程度服務(wù)，讓資源整合平臺具有更大的受眾群體;另外，強化企業(yè)各業(yè)務(wù)平臺的聯(lián)系，大力推進檔案信息化建設(shè)，確保企業(yè)各項工作之間相互配合，提高檔案信息資源的共享性。

3.6挖掘檔案信息價值

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠挖掘企業(yè)檔案信息潛在價值，發(fā)揮企業(yè)檔案信息的優(yōu)勢。與傳統(tǒng)的信息技術(shù)相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠用于海量數(shù)據(jù)收集、存儲、管理與分析，而企業(yè)經(jīng)營過程中，人力、資產(chǎn)、成本、財務(wù)、投資收益、利潤等內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)，以及市場環(huán)境、行業(yè)變化、政策變化等外部數(shù)據(jù)，都可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行深入分析，能夠為企業(yè)決策提供有力依據(jù)，是企業(yè)管理工作開展中的重要參考。

4.總結(jié)

通過上述分析可知，檔案管理是企業(yè)管理中一項重要工作，涉及到方方面面的內(nèi)容，強化企業(yè)檔案管理工作對提升企業(yè)整體管理質(zhì)量有很大幫助，能夠為企業(yè)決策提供參考。尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作更需要強化創(chuàng)新，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性，為提高企業(yè)決策能力、創(chuàng)新能力奠定基礎(chǔ)，是現(xiàn)代化企業(yè)改革與發(fā)展的重要路徑。

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