財務共享模式下應用企業內部控制的可行性建議

仵文瑞 WU Wen-rui

（中交二公局第五工程有限公司，西安710119）

0 引言

發展勢頭較好的大型集團，應用計算機技術抽離出成員單位的財務組織，將其集中到一個新的財務組織中，實施財務共享服務，希望可以優化集團財務組織結構，統一標準化流程，降低運營成本的同時，提高企業內部控制效率水平。財務共享模式的應用，可以提高財務中心之間信息傳遞的及時性和統一性，讓管理者在海量的數據和信息中，以最快的速度找到最具價值的信息。

1 財務共享模式下企業內部控制概述

財務共享模式下的企業內部控制目標是維護企業資產安全，促使企業經營遵循國家法律法規，提高企業運轉效率和發展水平，該目標可以繼續細化，分為企業戰略目標、企業經營目標以及企業資產安全目標，企業內部所有控制工作的開展，都是圍繞控制目標進行的。而企業內部控制目標的設定，必須考慮企業內外部環境的同時，做好企業經營過程中的風險分析和評估。該目標的實現需要企業全體員工共同努力，任何一個部門，任何一個員工都不能置身事外。財務共享模式企業內部控制如圖1所示。

圖1 財務共享模式企業內部控制示意圖

2 財務共享模式對內部控制的影響

2.1 提高企業財務工作效率

財務共享模式出現前的財務工作，屬于傳統財務工作，工作人員不僅要統計大量的數據，還要收集和整理各類票據，費時費力，稍不注意還會出現錯誤，而財務共享服務模式的出現，就可以將財務工作人員從繁重的財務統計工作站解脫出來，省去了很多數據錄入賬目、賬目等級分類等操作，不僅簡化了財務工作流程，還實現了企業內部財務信息的共享。另外，在財務信息共享模式下，財務人員可以利用先進的互聯網技術處理各類財務信息，使得企業內部財務工作效率大大提升，財務人員有了更多的時間和精力，用于分析企業財務報告，為企業決策者決策提供正確的依據。與傳統財務工模式相比，財務共享服務模式在實際的財務工作應用占比更大，可以幫助財務人員更加高效的處理各項財務工作。

2.2 降低企業經營成本

對于企業來說，財務共享模式因為可以節省財務運營成本，所以可以降低企業整體運營支出，讓企業將資本應用到項目運營和實際生產中，從而幫助企業創造更多的效益。另外，對于設置下屬子公司的集團或企業，通過財務共享模式，總部和子公司之間的信息流通更加順暢，整個企業和集團都處于高效運行的狀態。

3 案例介紹

北京某企業（以下簡稱A企業）成立于1999年，注冊資金9450萬元，2005年掛牌上市。該企業通過國家資質認證，成為國內新技術產業開發企業，其在全國很多一、二線城市設立了分公司和辦事處，服務覆蓋全國，該企業的主要業務是提供信息技術應用和服務，為客戶計算機系統以及通信系統的建設提供優化方案，在我國金融、能源、通訊等領域都有著良好的口碑。隨著企業的發展，業務的壯大，企業管理層認為傳統財務管理模式不再適用，開始研究并應用財務共享模式，該新型財務模式的提出，給企業內部業務的開展帶來了一定的變化，特別是企業內部控制工作。

4 財務共享模式下內部控制存在的問題

4.1 管理制度不健全

財務共享模式下，企業內控管理制度不健全，財務成本過高，侵蝕經營利潤。企業管理者對于內部控制工作的認識存在偏差，簡單的認為，內部控制就是內部監督，在做決策的時候，因為缺乏制度約束，決策者做出的決策也往往過于“靈活”，使得內部控制工作失去了其本應該具有的權威性和嚴肅性。另外，管理制度不健全還體現在：①內部控制組織機構不健全。②偏重事后控制。③重有形資源的控制等。

4.2 責任主體不清晰

受企業傳統管理模式的影響，大部分人認為內部控制工作的責任主體都應該是內審部門，其實不然，內部控制工作中，內審部門雖然扮演著非常重要的監督角色，但是其也僅僅復雜內控工作計劃的制定，計劃實施過程的監督以及針對不合理的地方，給出具體的建議，內部控制工作的主要工作責任還是由董事長與高級管理者負責，一般管理者和其他部門只負責內控流程的執行，從某種角度來說，內控工作責任部分主次，每一個員工都在其中扮演著非常重要的角色，缺一不可。

4.3 控制流程不合理

財務共享模式下的企業內部控制工作最為核心的任務就是制定合理的控制流程，控制流程一旦不合理，不僅影響財務共享模式的服務效率，同時內控制度的執行也不能得到有效的保證。比如A企業，隨著不斷的經營和發展，其業務范圍越來越大，其認識到財務共享中心的優勢，開始研發和建設財務共享中心，為企業內部所有業務的開展提供服務，但是其僅僅引入了財務共享中心，沒有做好財務共享模式下內部控制流程的調整，導致共享中心不能及時反映業務信息，降低了共享中心的服務水平。

4.4 信息溝通不順暢

企業內部控制工作信息溝通不順暢主要體現在以下方面：①信息傳遞過程中，不能保證完整性，A企業業務范圍廣泛，且種類繁多，不同的業務的開展中，需要的和產生的信息都有所不同。企業各個部門在向財務共享中心傳遞信息的時候，沒有很好的考慮信息的完整性，審計時就會發現這些業務憑證不完整，審計部門只能和相關業務部門聯系，溝通信息憑證問題。這類問題證明，信息傳遞至共享中心的環節是存在問題的，如果最終憑證缺失問題得不到合理的解決，將會給企業帶來嚴峻的審計風險。另外，如果財務共享中心的信息不完整，企業管理者也不能了解企業真實的財務狀況，繼而影響決策的制定。②信息傳遞存在滯后性。A企業所研發的計算機軟件的數量較多，且每年都有一定數量的軟件研發任務，當企業獲得軟件著作權后，這些軟件的著作權就轉變為企業的無形資產，但是著作權的審核往往需要時間，特備是年底申請的軟件著作權，雖然是本年度的資產，但是因為時間的原因，會導致共享中心所統計的這類資產數量存在差異，導致資產信息數據的傳遞出現了滯后性。③財務共享中心內部溝通不足。主要體現在兩個方面：共享中心內部員工和相關業務的開展人員之間缺乏溝通；共享中心上下級之間缺乏溝通。

4.5 內部監督不奏效

A企業成立財務共享中心后，沒有調整公司及其附屬單位的審計方式，仍然采用以往的審計辦法—事后審計，即每個季度結束后，審計部門收集企業及其下屬公司的數據，然后進行分析，了解上個季度經營過程中所存在的問題，這樣的審計方法不能做到提前控制，僅僅是分析上個季度，為下一個季度的工作開展提供借鑒，而下一個季度的工作受計劃等約束，審計意見也不能很好的實施。另外，內部監督不奏效的原因還有缺乏憑證復核環節，針對平整錄入，企業未安排專門的工作人員進行審核，導致憑證錄入過程可能存在錯錄或者漏錄，繼而影響企業財務信息的準確性。

5 財務共享模式下企業內部控制優化對策

5.1 完善內控制度

建立并完善企業內部控制管理制度，首先企業管理層應該正確認識內部控制工作的重要性，《內部會計控制規范》中明確強調，單位負責人有責任建立企業內部控制制度。同歸規范內部控制工作，將財務共享模式的作用充分的發揮出來，實現企業財務控制目標和內部控制目標，進而提高企業整體運營水平。完善內部控制制度，需要做好以下工作：①營造良好的企業內部環境，規范企業的治理結構，建立起加合理的組織機構。②定期組織開展富有成效的內部控制活動，比如運營績效控制、財產保護控制、預算控制等。③提高內部控制人員的綜合素質，引進高校財經專業畢業的學生，通過他們扎實的理論知識和全新的管理理念，為企業內部控制工作注入新的血液，定期組織培訓，組織在崗人員學習相關知識。④增強企業應對風險的意識，企業風險管控水平直接影響企業經營和發展，所以企業在指定內控制度的時候，也要將風險管控納入其中，提高風險管控水平，降低風險發生概率以及風險發生后可能會給企業帶來的影響程度。

5.2 明確責任主體

只有明確內控責任主體，在問題發生后，才能進行有效追責的同時，分析問題發生的問題，制定相應的預防性措施。為了保證內部控制工作都可以得到順利的實施，必須做好部門和工作人員職權的劃分，建立必要的追責機制，確保責任落實到人。A企業為上市公司，又設立了很多附屬機構，其內部控制的主體是董事會和管理層，也就是說，董事會和管理層具有行使內部控制決策的權利，而僅憑董事會和管理層，內控工作是不能開展的，只有企業附屬機構高度配合，所有工作人員都積極參與，才能保證內部控制工作落地有聲，內控工作水平也才能得以保證，財務共享模式、內部控制工作也才能為企業的整體發展貢獻力量。

5.3 優化內控流程

傳統財務管理模式發展到財務共享模式，必然伴隨企業內部控制工作流程的改變，想要實現更好的流程優化和再造，必須做好企業附屬結構的業務調研，掌握業務開展情況，梳理企業流程，構建業務規范，建立業務和財務工作之間的對接，構建企業內部以業務為源頭的閉環式的財務管理模式，提高改善和再造后的內控流程的高效性。通過集約化的統一規范處管理，制定統一的標準，提高內控水平。比如A企業引入財務共享模式后，針對內部控制工作中的確認收入流程進行了優化，首先業務部門向財務共享中心上傳訂單合同信息，申請開具相應的票據，其次，共享中心審核資料，確認無誤后，繼續向上遞交到財務部門，如果信息不完整、不準確，則打回到業務部門，并給出修改意見，要求其重新上傳，最后，財務部門收到資料后進行最后一遍的復核，如果信息資料無誤，就可以發起收款，款項收到后，錄入收款信息，如圖2所示。

圖2 A企業收入確認流程圖

5.4 促進業務溝通

財務共享模式的引入，大大提高了企業的財務處理效率，但是也帶來了較多的問題，業務之間溝通困難就是其中之一，不順暢的溝通，影響了財務共享中心數據和信息的準確性和及時性，不利于企業內部控制工作水平的保證。為了改變這類問題，應有領導部門牽頭，做好業務之間，業務和財務共享中心之間的溝通，建立聯絡機制，在業務部門設置主要負責人，提高溝通的高效性和順暢性，只有這樣，才能及時解決內部控制工作中所處在的問題。

5.5 優化監督體制

針對內部控制工作，A企業設立了內部審計部門，負責對公司及其下面的分公司、辦事處的業務實施內部監督，共享中心建成后，內部審計部門根據共享中心內的信息和數據，針對企業銷售業務、存儲業務、財務規劃等方面進行了監督，并給出相應的建議，監督質量得到保證的同時，企業運轉水平得到大幅度提升。優化監督體制，首先A企業可以進行跟蹤審計模式，解決審計滯后的問題。要求業務部門向財務共享中心上傳物資資料的時候，都進行編碼，業務的開展會涉及物資的使用，業務部門錄入已經使用過的物資的編碼，審計人員通過跟蹤審計，就可以監督物資的實際應用情況。通過這樣開展監督工作，不僅可以保證企業賬物相符，還有利于節省企業物資成本，提高企業收益。其次，將董事會在內部控制評價中的作用充分的發揮出來，具體來說就是針對內部控制工作的開展過程，由董事會牽頭，其他部門一起進行評價，因為參與評價的人員較多，所以評價結果的客觀性和真實性往往可以得到保證。

在企業日常生產經營活動中，財務共享中心和內部審計部門負責對企業的財務行為進行監督，這個過程，董事會和管理層不能獨善其身，而是要積極參與，主動收集信息和數據，全面的對企業內部控制工作的開展進行評價，針對不合理的地方給出整改意見，完善企業內部控制。

6 結語

綜上所述，財務共享模式下，良好的內部控制不僅可以有效規避風險，還能提高經營管理整體水平高，通過事前預防、事中控制、事后評價的模式，及時發現企業經營過程中所存在的問題和漏洞。但是在實施內部控制工作的過程中，企業管理層必須做好企業業務的分析，以此為基礎，科學分析，認真總結，制定符合財務共享模式的內部控制制度，簡化控制流程，分析可能存在的問題，制定相應的預案措施，完善企業內部控制的同時，將財務共享模式的服務作用充分的發揮出來，提高企業經營管理水平，助力企業健康可持續發展。