事業單位數字化檔案管理工作的實踐與探討

李金蘭

摘要：信息技術的發展為檔案管理工作的數字化建設提供了技術上的支持，事業單位要為檔案數字化管理提供必要的支持，建立完善的制度體系，對檔案管理人員進行培訓，提供充足的資金，運用先進的技術和設備，構建保密性強和安全防護等級高的檔案數字管理系統，將功能完善的檔案數字管理平臺應用在事業單位的檔案管理工作中。

關鍵詞：事業單位;數字化檔案;管理工作

前言：事業單位的類型較多，如科研單位、教育單位、醫療單位等，在實際的工作中會產生大量的文件資料，每個單位都會安排專門的人員管理單位中的檔案，但是檔案的數量較多，人事、文書、基建方面的檔案管理起來非常復雜，應當加強數字化建設，采用檔案數字化管理模式，減輕檔案管理人員的工作負擔。

一、建立檔案數字化管理體系

事業單位的檔案管理部門應根據檔案數字化管理工作的流程、內容、要求完善檔案管理的制度體系，為檔案管理的數字化建設提供指導，對設備采購、軟件開發、運營管理等工作進行調研，建立一個執行性強的檔案數字化管理體系，讓各部門人員根據規章制度的要求展開工作。檔案管理工作比較繁瑣，將紙質檔案轉化為電子檔案的工作量相對較大，很容易出現混亂的狀況，要想讓檔案管理數字化建設的各項工作有序推進，需要將檔案數字化管理工作分成不同的部分，由專人負責專項工作，提高檔案管理數字化建設的效率。可以安排專門的人員負責檔案的錄入，將紙質檔案錄入到管理系統中，在錄入的過程中對電子檔案進行分類，由專門的人員負責管理平臺系統，對不同保密等級的檔案采用不同的管理方式，通過工作的劃分提高數字化管理的質量和效率。檔案數字化管理體系還應包含科學的評價標準，根據評價標準對各崗位管理人員的工作進行考核，如檔案分類的合理性評價，檔案是否有遺漏和缺失，檔案內容是否準確，錄入、管理和服務的效率，可以從這些方面進行評價，確保各崗位的檔案管理人員明確自身的職責和工作的標準[1]。

二、提高管理人員的技術水平

事業單位的檔案管理人員的管理觀念和管理方式都比較傳統，檔案數字化管理對管理人員的技術水平提出了較高的要求，事業單位需要根據檔案數字化管理工作的需求對部門中的工作人員進行培訓，培養管理人員的數字化技術，提高管理人員的計算機操作水平，詳細講解檔案數字管理系統的操作方法。為了讓培訓更具有針對性，需要先劃分檔案管理崗位，對管理人員的職位進行調整，學習能力強、技術水平高的管理人員可以負責檔案錄入和系統管理工作，有較多工作經驗的管理人員可以負責整個檔案數字化管理的協調溝通工作和人員管理工作，年齡比較大、技術水平較低的人員可以繼續對紙質檔案和保密級別較高的檔案進行管理，根據各個管理人員的實際情況展開培訓，讓所有的檔案管理人員都能了解最新的管理模式、管理制度、管理流程和管理標準，對計算機水平較高的人員進行專業技術上的培訓，讓該人員掌握電子檔案的錄入方法、分類方法和管理方法，為事業單位培養更多的復合型人才。

三、保證電子檔案的保密性和安全性

事業單位的檔案中含有較多的保密信息，不同的檔案有不同的保密級別，如果檔案中的保密信息泄露，將會帶來非常大的損失，在數字化建設的過程中，一定要做好保密工作，保證檔案的安全，將保密性和安全性當成檔案管理工作的最高原則。在檔案管理的保密工作中，首先，確定各個檔案的保密級別，在數字管理系統中設置不同的保密級別，同時還要設置不同的管理權限，其他人員想要查看保密等級較高的檔案時，必須要向上級提交申請。其次，增加平臺系統的安全防護等級，技術人員應建設防護等級較高的防火墻，確保事業單位檔案數字管理系統能夠抵御各種入侵和攻擊，保護好系統中的文件，避免檔案文件受到竊取或破壞。最后，采用多樣化的網絡安全防護技術，每個工作人員都要設置不同的開機密碼，打開系統的時候也要輸入密碼，在計算機中安裝防毒軟件，還可以設置不需要使用U盤的工作站，對安全防護等級較低的程序和端口進行保護[2]。

四、提供充足的資金和先進的設備

事業單位應當為檔案管理數字化建設提供充足的資金，軟件的開發、硬件設備的引進、系統的維護和管理都需要資金的支持，無論是前期的建設還是后期的維護，都需要一定的資金，只有解決資金的問題，才能讓檔案管理數字化建設工作順利開展。系統的構建還要考慮檔案文件的安全性，為了有效抵抗黑客攻擊，消除系統中的漏洞，需要及時對系統進行維護和更新，這些工作需要技術和設備的支持，系統的開發還要考慮承載力的問題、兼容性的問題和運行速度的問題，要想解決這些問題，只能請專業的技術人員進行建設，這樣才能減少后期實際管理中的問題，同時還要引進先進的設施，保證系統穩定運行、高效運行、安全運行。完成這些工作之后，還要在使用之前進行調試，在使用的過程中也要進行定期檢測和系統更新，解決數字管理系統中的各種問題。

五、建立檔案數字管理平臺

事業單位需要邀請專業的技術人員構建檔案數字管理平臺，完善檔案數字管理平臺的功能，根據數字化管理工作的需求加入不同的模塊，管理人員可以在平臺中根據特定的日期和關鍵詞查找歷史檔案，還可以將新錄入的檔案保存到數據庫中，為了提高整個事業單位的工作效率，應提供資源共享的功能，如果其他部門需要一些沒有保密要求的檔案，檔案管理部門可以直接將檔案發送給其他部門的工作人員，將事業單位的檔案打造成智慧檔案，加強數字檔案館的建設，實現智能化管理。檔案數字管理平臺應包含視圖化功能，傳統的檔案都是以文字為主，在現代化辦公中，很多文件都能以圖片和表格的形式呈現出來，還有一些檔案屬于音頻檔案和視頻檔案，可以直接將這類檔案直接收錄到平臺系統中，在系統中建立數據庫，將不同格式的檔案劃分到數據庫的不同類別中。

結論：新時期的事業單位全面采用了現代化辦公的方式，加快了信息化建設的速度，提高了單位各部門人員的工作效率，檔案管理部門也要進行創新，改變低效的檔案管理模式，將傳統的檔案文件轉化為電子檔案，推進檔案管理數字化建設，在檔案數字化管理模式的發展和應用中，讓事業單位的檔案管理工作更加高效和有序。

參考文獻：

[1]趙爽.機關事業單位數字化檔案管理工作的實踐與探討[J].內江科技，2021，42（11）：10-11.

[2]楊玉蓉.事業單位實施檔案數字化管理的實踐與探討[J].今日財富，2020（15）：111-112.