如何提升檔案管理人員素質(zhì)

陳星 鄒城高級職業(yè)技術(shù)學校

在學校日常工作中，檔案管理屬于非常關(guān)鍵的一個組成部分，在有序管理固有檔案的基礎(chǔ)上能夠及時反饋學校的一些具體狀況，從而為教育、科研提供翔實、系統(tǒng)的信息。并且，檔案管理的效果是否理想也凸顯了學校的辦學實力。在教育改革的發(fā)展形勢下，學校檔案管理存在一些挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員應把控學校的發(fā)展動態(tài)，掌握科學的檔案管理方法和模式，以及熟悉信息化技術(shù)的具體應用，以促進檔案管理的實施。

一、檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

（一）知識組成滯后

隨著社會的不斷進步，知識更新速度越來越快。基于信息技術(shù)的廣泛應用和普及，檔案管理方式出現(xiàn)了非常大的改變，檔案管理并非單純地儲存紙質(zhì)資料，而是緊緊圍繞信息服務。鑒于此，學校檔案管理人員需要時刻保持先進性，緊跟社會發(fā)展的要求，在工作中主動吸收新內(nèi)容，比如吸收計算機、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等專業(yè)內(nèi)容，確保持續(xù)提升自身綜合素養(yǎng)，進而更好地開展檔案管理。然而，現(xiàn)實情況是學校忽視檔案管理工作，對檔案管理的投入缺乏，通常都是組織學校教師等開展檔案管理。因為專業(yè)跨度較大，以及未曾掌握專業(yè)檔案管理技能，其開展的檔案管理效率和質(zhì)量較低。另外，盡管一些學校在檔案管理中設(shè)置了專業(yè)的人員，可是相關(guān)人員的年齡較大，并且因為受到滯后思想的制約，所以他們難以實時學習和掌握新的管理知識或技能。在應用相關(guān)信息技術(shù)手段開展檔案管理時，有關(guān)人員難以升級檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)，也不能實時解決存在的檔案管理難題。整體而言，檔案管理人員的知識組成不合理、知識更新缺乏先進性，這嚴重阻礙了檔案管理質(zhì)量的提高[1]。

（二）創(chuàng)新觀念缺乏

無論是何種工作，還是何種領(lǐng)域，創(chuàng)新觀念都非常關(guān)鍵，學校檔案管理中人員的創(chuàng)新觀念不可或缺。盡管跟其他管理工作相較而言，檔案管理的原則性較強，然而，在新發(fā)展形勢下，檔案管理需要不斷創(chuàng)新。當前時期，基于學校的持續(xù)發(fā)展，以往的檔案管理模式不符合具體的工作需要。鑒于此，檔案管理人員需要增強創(chuàng)新觀念，實現(xiàn)固有工作觀念和模式的創(chuàng)新，進而提升檔案管理效率和質(zhì)量。可是，因為學校忽視檔案管理，也未曾對檔案管理人員提出更高的標準和要求，檔案管理人員往往不思進取、缺乏創(chuàng)新觀念。檔案管理人員認為自身僅僅需要搜集和整理檔案信息即可，不積極作為，工作中的創(chuàng)新觀念缺乏。長此以往，無論是檔案管理質(zhì)量，還是檔案管理效率，都較低，并且相關(guān)人員難以實時發(fā)現(xiàn)問題癥結(jié)所在，也不能積極處理和應對，這非常不利于提升其素質(zhì)和能力。

（三）法律意識缺乏

我國在二十世紀九十年代即頒布了若干檔案管理的法規(guī)，其中明確了檔案管理中的各單位務必遵守法規(guī)制度，也對檔案管理人員提出了非常高的素質(zhì)要求，即，不但應具備非常強的檔案管理觀念，而且應真正了解檔案管理的法規(guī)體系，在工作中能夠以法律為武器處理一系列問題。然而，當前時期，相關(guān)人員大都缺乏相應的法律意識，并且也不能系統(tǒng)地把握相關(guān)的法規(guī)知識，無論是在收集檔案資料中，還是在整理檔案信息中，都存在一些不足之處，這嚴重影響了檔案管理工作的有序進行[2]。

（四）服務觀念差

檔案管理工作十分復雜，存在較多的管理事項，并且非常單調(diào)和枯燥。因為學校不重視規(guī)范和制約有關(guān)人員，所以檔案管理工作非常隨意，常常是處在應付的狀態(tài)，檔案管理人員在工作崗位上非常松懈，與此同時，由于檔案管理人員的設(shè)置人數(shù)較多，因此造成有的檔案管理人員在工作中的懶散現(xiàn)象，在開展上級領(lǐng)導安排的任務時不積極擔負責任，從而難以實現(xiàn)理想的整體檔案管理效果。

（五）業(yè)務素質(zhì)和能力較低

整體而言，檔案管理人員的業(yè)務水平較低。具體來講，一是針對檔案管理人員的專業(yè)培訓缺乏。在網(wǎng)絡(luò)信息社會中，檔案管理需要凸顯信息技術(shù)的價值。然而，當前時期很多檔案管理人員的計算機技能較低，也缺乏豐富的檔案管理知識和較高的檔案管理技能。并且，在正式上崗前，有關(guān)管理部門未曾組織專業(yè)的培訓活動，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)較低，在工作中難以熟練地開展有關(guān)管理工作，工作中存在較大的難度或阻礙。二是工作太過被動。工作崗中的檔案管理人員非常被動和消極，不想發(fā)揮自身的主觀能動性，上級領(lǐng)導指派什么就做什么，不能一致化管理檔案資料。三是學習的意識缺乏。檔案管理人員在工作中安于現(xiàn)狀，不積極掌握新技能和新知識，從而難以優(yōu)化整體的工作現(xiàn)狀。

二、檔案管理工作對人員素質(zhì)的一些具體化要求

（一）有效把握相關(guān)政策

對于學校檔案管理工作而言，其需要管理人員有著正確的政治思想，可以積極執(zhí)行黨的政策和方針，檔案管理人員需要把控有關(guān)的檔案管理法規(guī)制度體系，可以遵守其中的一系列規(guī)定，根據(jù)法規(guī)要求組織有關(guān)工作，不可逾越法律的鴻溝。

（二）職業(yè)道德素質(zhì)較高

檔案管理工作要求有關(guān)人員具備較強的責任心以及非常細心，并且具備工作目標、熱愛檔案管理工作，可以明確具體工作的方向，確保提升檔案管理效率和質(zhì)量，并且檔案管理人員還需要有相應的服務意識，以順利完成檔案管理的一系列工作。

（三）檔案管理綜合素養(yǎng)以及技能較高

檔案管理人員需要有綜合素養(yǎng)和技能，可以熟悉檔案管理的基本方法、技術(shù)、技能，如懂得操作計算機軟件，可以開展信息化檔案管理，涵蓋查詢以及儲存和輸出檔案信息等，能夠根據(jù)檔案信息化管理的標準整合與分析檔案資料，可以分類管理檔案，以有效凸顯檔案管理的價值。檔案管理人員還應提升自身的信息整理以及處置能力，主動開展有關(guān)工作，確保工作內(nèi)容的定期更新[3]。與此同時，檔案管理人員務必密切關(guān)注跟檔案工作存在關(guān)聯(lián)的內(nèi)容以及相關(guān)的管理新技術(shù)或模式等，從而持續(xù)優(yōu)化檔案管理。除此之外，還需要具備非常專業(yè)化的檔案保護技術(shù)、經(jīng)濟學、法學、基礎(chǔ)理論、科學技術(shù)、寫作等有關(guān)知識，并且有相應的外語知識和熟練的計算機技術(shù)、財務管理、公共管理、行政管理業(yè)務技能。

（四）人際交往和團隊協(xié)作能力較強

檔案管理工作跟其他的一系列部門并非毫無關(guān)系，為此，相關(guān)人員應具備相應的互動交流能力，可以在工作過程中注重學習和互動交流，以便于開展檔案管理工作。具體來講，檔案管理人員的人際交往能力涵蓋對內(nèi)以及對外兩個方面，其中，對內(nèi)重點涵蓋團結(jié)協(xié)作能力以及向心力和凝聚力，而對外要求具備良好的發(fā)展觀念，盡量地獲取他人對自身檔案管理工作的支持[4]。

三、提升檔案管理人員素質(zhì)的有效對策

（一）引導檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想

學校應高度關(guān)注檔案管理，真正明確相關(guān)工作開展的現(xiàn)實作用，有效啟發(fā)相關(guān)人員轉(zhuǎn)變思想。具體來講，能夠結(jié)合教育宣傳方式使檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，讓其在工作中明確自身的工作責任，以及形成端正的工作態(tài)度和良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，以及時刻把控關(guān)于檔案管理的一系列政策的實施狀況，了解相應的工作特色。在實現(xiàn)相關(guān)人員思想轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上，能夠讓其高質(zhì)高效地開展檔案管理。并且，學校需要根據(jù)檔案管理的具體貫徹實施現(xiàn)狀布局相關(guān)的人員及其組織，提升檔案管理效果，推動學校發(fā)展。學校在教學檔案管理中應凸顯自身的辦學特色和專業(yè)特點，適度完善教學檔案資料等內(nèi)容，督促檔案管理人員主動收集學校有代表性的教學方法、教學經(jīng)驗等，特別是各個專業(yè)學科教學中的技能操作影像信息，進而借助針對的資料信息推動檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展[5]。

（二）有效體現(xiàn)政府部門指導以及監(jiān)督功效

因為該學校跟其他學校存在顯著的不同之處，所以想要促進學校的更快進步，需要有效監(jiān)管和指導學校檔案管理。具體來講，能夠很好地發(fā)揮政府的作用，促進相關(guān)人員系統(tǒng)、綜合地把握相應的法規(guī)體系，以及在檔案管理工作中真正提升配合或協(xié)調(diào)能力。政府部門能夠?qū)嵤┯行緩教岣邫n案管理的監(jiān)督意識和水平，督促學校的相關(guān)領(lǐng)導干部以及人員定期或不定期地學習一系列檔案法規(guī)，以使檔案管理越來越優(yōu)化和完善[6]。并且，這樣也可以很好地提升檔案管理人員的素質(zhì)，從而推動學校更加順利地開展檔案管理，確保工作效率和質(zhì)量的提升。

（三）組織思想教育以及專業(yè)素質(zhì)和技能培訓

在學校檔案管理中需要提升有關(guān)人員的素質(zhì)，根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀對有關(guān)人員提出相應的要求，讓其在具體工作中體現(xiàn)自身的長處，能夠吸收專業(yè)的檔案管理人員，確保其在具體工作中發(fā)揮積極主動性。并且，學校應培訓檔案管理人員，這樣做的好處是讓其在崗前即有一定的經(jīng)驗和較高的技能，可以很好地熟悉關(guān)于檔案管理的一系列內(nèi)容和技巧，以及深刻把握檔案管理中的一系列標準。還應對檔案管理人員開展職業(yè)道德教育，提升其思想道德素質(zhì)，這樣檔案管理人員在工作中具備正確的意識和態(tài)度，能夠維護檔案信息的真實性，也可以完善檔案信息，從而促使按部就班地開展檔案管理。學校能夠定期開展檔案管理的培訓工作，讓有關(guān)人員可以通過此活動提升素質(zhì)和能力，以及使其可以熟悉檔案管理一系列內(nèi)容和流程，涵蓋檔案搜集、整理、統(tǒng)計、鑒定等，確保有效處理、有序銜接相關(guān)流程。此外，學校還應培訓檔案管理人員的計算機應用技能，讓其在技能競賽或經(jīng)驗溝通活動中累積豐富的經(jīng)驗，可以通過計算機技術(shù)熟練開展檔案管理，對檔案管理的信息化建設(shè)給予高度關(guān)注以及支持。

（四）創(chuàng)設(shè)理想的檔案管理工作競爭氣氛

學校檔案管理的落實應引入有關(guān)的競爭機制，在創(chuàng)設(shè)良好競爭氣氛的基礎(chǔ)上能夠讓檔案管理人員增強競爭觀念，從而有助其迅速提升素質(zhì)和能力，以優(yōu)化和完善檔案管理。學校需要對檔案管理部門的相關(guān)職責做出清晰地定位，讓其明確自身工作的重要性，把檔案管理工作跟其他工作同等看待。而創(chuàng)設(shè)良好的競爭氣氛，可以很好地調(diào)動檔案管理人員的工作積極主動性，有效引導其思維行為，以支持檔案管理工作的有序進行。學校需要完善有關(guān)政策，確保充分地體現(xiàn)檔案管理競爭機制的效能。與此同時，學校應完善相應的激勵機制，根據(jù)具體工作現(xiàn)狀建設(shè)相應的檔案管理激勵機制，以促使相關(guān)人員不斷提升素質(zhì)和能力。并且，激勵機制的應用還能夠規(guī)范檔案管理工作，保障檔案管理部門的有序運行。其中，在激勵形式上能夠?qū)嵤┪镔|(zhì)激勵以及精神激勵，并且實現(xiàn)激勵手段的創(chuàng)新，確保所有人員的素質(zhì)都獲得提升。

（五）實現(xiàn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新

應實現(xiàn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，具體來講，能夠應用現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)化工作模式，使無紙化辦公目標實現(xiàn)，以改進之后的管理流程、降低人員工作壓力，讓其在檔案管理中科學地組織時間和規(guī)劃任務，提升檔案管理質(zhì)量。應完善檔案管理的有關(guān)設(shè)施設(shè)備狀況，應用先進的檔案管理系統(tǒng)，引導人員高質(zhì)高效整理檔案內(nèi)容，并且防范檔案數(shù)據(jù)錯誤的情況。在創(chuàng)新檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，檔案管理人員的工作熱情被激發(fā)，其工作創(chuàng)新觀念也逐步增強，從而更好地凸顯檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)優(yōu)勢，確保服務于檔案管理工作。

（六）完善檔案管理的評估體系

獎懲環(huán)節(jié)是否公正和公平要求相應的評估體系，只有如此，才可以使所有人員信服。為此，完善的評估體系的建設(shè)非常關(guān)鍵。有關(guān)部門在評估體系的制定中應統(tǒng)一獎懲機制，能夠基于任務完成、學習能力、業(yè)務水平、工作態(tài)度等內(nèi)容開展評估，仔細地劃分評估內(nèi)容。以及制定合理科學的評分制度，盡可能地確保所有人員都認可，進而有效地評估檔案管理人員。在評估工作的開展不但兼顧其工作任務的完成狀況，而且兼顧其工作的態(tài)度、積極性等，再有效統(tǒng)一他人的評價，確保全面考評，使所有人員都獲得獎勵的機會。并且，嚴格懲罰工作不積極、態(tài)度不端正、違反規(guī)章制度的人員，這樣可以使所有人員形成一種危機意識，從而激發(fā)其工作熱情，促使其積極主動地提升自身綜合素質(zhì)和能力。

四、結(jié)語

綜上所述，毋庸置疑，學校的建設(shè)和發(fā)展中檔案管理的意義非常凸顯，而體作為學校檔案管理人員而言，其素質(zhì)高度對工作質(zhì)量和效率具備直接和決定影響。當前時期，由于相關(guān)人員的素質(zhì)較低，依舊需要強化，這就要求引導檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想、有效體現(xiàn)政府部門指導以及監(jiān)督功效、組織人員開展有效的思想教育、開展專業(yè)技能培訓、創(chuàng)設(shè)理想的工作競爭氣氛、實現(xiàn)工作模式的創(chuàng)新，以及完善相關(guān)工作的評估體系。只有如此，才可以持續(xù)提升檔案管理的工作水平，真正確保檔案管理工作為學校的發(fā)展提供更好的服務和支持。