信息化條件下會計檔案電子化管理策略研究

趙濤

引言

信息技術時代的到來，既給會計檔案電子化管理技術的應用帶來了新的機遇，同時也對其提出了更高的要求。2019年3月29日，《在全國檔案局長館長會議上的工作報告》提出：開展主題檔案電子化管理，將檔案館基礎設施建設與檔案電子化管理后續建設統籌推進，效果良好，值得推廣。根據國家檔案事業的發展方向和《檔案法》的修訂成果，檔案電子化管理可作為檔案宣傳的重要方式，新的時代，新的機遇，新的要求，作為重要的核算環節，財務會計的發展關系著資金走向的高效與安全，因此在信息技術條件下，促進會計檔案電子化管理技術的應用，提升會計檔案電子化管理效果便成了當務之急。我國應加快會計檔案電子化管理的數字化和智能化發展，促進檔案宣傳工作的開展，并以此帶動會計檔案事業的全面提升。為此，本文從以下幾個方面，圍繞會計檔案電子化管理展開研究，對如何使會計檔案電子化管理效率得到全方位的提升進行了探討。

一、信息技術條件下會計檔案電子化管理的重要性

通過分析發現，信息技術條件下的會計檔案電子化管理主要具有以下價值與意義。

（一）有利于降低會計檔案管理成本，提高管理效率

當今時代早已進入了信息化高速發展的時代，信息化技術在各行各業各領域中的應用實現了技術手段與模式的重大變革，全面提升了信息傳播與管理的效率，會計檔案管理領域也是如此。不僅如此，信息條件下的會計檔案電子化管理還能夠利用電子信息技術，減少檔案管理中紙張、存儲庫等方面的成本，并在此基礎上，革新了會計數據與信息的收集、分析、整合、存儲方式，使得會計檔案管理的時間大大延長、效率大大提升。

（二）有利于強化會計檔案在綜合決策中的作用

信息技術條件下，會計檔案電子化管理提升了會計數據與信息的分析與整合能力，大量數據得以利用起來，反映企業財務會計以及其他部門生產運營的實際情況，進而為企業綜合決策提供指導。數據是當下市場競爭中的關鍵要素，因此，會計檔案電子化管理能夠很好地提升了數據及數據分析在企業財務會計工作中的重要性，讓會計檔案中的數據和信息更好地在企業綜合決策中發揮價值。例如，當企業要進行投資決策的時候，借助檔案電子化管理可以第一時間查詢并獲取企業財務的最新情況，便于企業經營決策者掌握企業資金的流動信息，更加全面且長遠地考量企業財務的健康發展以及投資的合理性，從而做出更高質量的決策，保障企業的健康平穩發展。

（三）有利于更大范圍的會計檔案共享與交流

要想保證財務會計的健康發展，不僅要做好企業內控，還要積極向外界進行學習、交流和發展。會計檔案的電子化管理可以全程記錄會計管理中經驗和教訓，分析常見的問題及其成因，這些對促進會計管理科學化發展有著顯著的作用和價值。企業可以通過會計數據和信息的分級和有限共享，將這些工作過程中積累的經驗教訓，通過電子信息技術渠道，與其他企業、組織進行共享和交流，相互學習、相互促進，從而更加開放性地、高質量地提升企業的財務會計管理水平，提升企業的運營管理軟實力。

二、信息技術條件下會計檔案電子化管理的現狀

隨著社會的發展，信息化技術在會計檔案電子化管理效用的提升中起到了更為積極的作用，通過網站訪問、實地考察、調查問卷、對比分析等方法發現，當前信息技術條件下會計檔案電子化管理主要有以下幾個方面的情況：一是有65%的企業認為會計檔案電子化管理中服務人員的意識比較強，能夠主動為需求者提供較為完善的管理方案，但是仍然有35%的人認為服務人員的意識不強，不能積極主動地為需求者提供有效的服務。二是關于基礎建設方面，有45%的企業在進行會計檔案電子化管理的過程中認為相關電子設備不足，尤其是在軟件方面沒有及時地更新；有65%的企業表示在進行會計檔案電子化管理的過程中市場出現過因為硬件設施老化而影響數據獲取的情況。三是在會計檔案電子化管理的過程中，有45%的企業為了節約人力資源成本，采用了兼職人員來進行管理；有36%的企業表示雖然采用了專職人員來進行會計檔案電子化管理，但是并沒有對其工作進行全方位的關注和關心，也沒有進行全面的培訓與提升等。四是在會計檔案電子化管理服務的過程中，有67%的企業管理者認為雖然企業進行了會計檔案電子化管理，但是從實際情況來看，會計管理的模式仍是傳統化的、封閉性的，會計檔案中的信息和服務仍只作為財務會計部門的工作記錄，而不能面向企業經營管理提供決策支持，無法助力企業管理水平方面的更進一步提升。

三、信息技術條件下會計檔案電子化管理中存在的問題

通過前文的調查分析結果不難發現，信息技術條件下，會計檔案電子化管理面臨著一些阻礙和問題。

（一）信息技術應用意識與能力較差

“由于外部環境的約束，會計紙質與電子檔案仍會長期并存。”[1]因此信息技術條件下，不是所有的會計檔案管理人員都會積極主動地適應信息技術時代，培養自身的信息素養和信息技術應用能力，相反地，相當一部分的會計檔案電子化管理工作人員自主學習能力較差，滿足于現狀，沒有培養出信息技術應用與服務意識，沒有從根本上認識會計檔案服務的過程中電子化技術應用的功能和意義，甚至在會計檔案電子化管理的過程中態度懶散、敷衍了事，只局限于少量的、常用的會計檔案電子化管理功能，而沒有積極主動地深入了解會計檔案電子化管理中更多的開發性功能和應用模式，從而導致對會計檔案電子化管理系統的了解不夠，工作效率低下，顯著影響了會計檔案電子化管理的有效進行。

（二）會計檔案電子化管理中基礎設施不足

信息技術會計檔案電子化管理的基礎設施缺乏主要表現在三個方面：一是缺乏足夠的辦公面積，當前一部分企業在進行會計檔案電子化管理的過程中通常會采用最大限度地降低成本的方式來進行。[2]例如，一組來自2020年新浪網的數據顯示，目前社會中有45.26%的企業缺乏獨立的會計檔案電子化管理辦公區域，有32.65%的企業表示自身缺乏足夠的辦公區域來為會計檔案電子化管理服務。二是缺乏會計檔案電子化管理的信息技術設備，比如計算機設備、檔案查詢設備、風險控制基礎設施等。

（三）會計檔案電子化管理中專業人才缺乏

信息技術發展十分迅猛，短時間內就對會計檔案管理工作產生了深刻影響，由此導致專門人才的培養明顯滯后，會計檔案電子化管理中專業人才缺乏的問題日益普遍。一方面，在目前的會計檔案電子化管理過程中，部分檔案館管理人員存在身兼多職的情況，比如在所調查的企業檔案管理中，檔案館管理人員多數由高層管理工作人員兼任，或者將這一部分的管理工作外包給第三方企業來進行。另一方面，在服務中，有個別專職工作人員并不了解專業的電子化檔案管理技術與方法，所以在工作中只能做一些簡單的交接工作，并不具備進行較有深度的編研工作的能力，無法有效地將信息技術與會計檔案管理有效融合起來。

（四）服務能力建設未與實際相聯系

從當前信息技術條件下的會計檔案電子化管理的情況來看表現最明顯的便是與現實實際脫節。會計檔案電子化管理的主要目標是將會計信息進行有效的保存和編研，為國家、企業、社會等提供清晰的資金動向內容，以便為國家、企業、社會等的現實性發展提供決策支持。但從實際情況來看，信息技術條件的會計檔案電子化管理的過程中由于受資金、專業等方面的限制，所記錄的檔案與現實的需要有一定的差距，還不能夠從資金方面、經營方面以及社會發展方面來對國家的建設、民生服務、應急處理、企業經營、經濟發展等方面提供有效的參考和指導。[3]

四、信息技術條件下提升會計檔案電子化管理效率的措施

從社會發展的角度來看，信息技術條件下，會計檔案電子化管理已經成為當今時代發展的趨勢，實踐也證明，會計檔案電子化管理能夠在國家、民族、社會、企業的發展過程中起到積極的作用，為此，本文從以下幾個方面提出了信息技術條件下提升會計檔案電子化管理效率的措施。

（一）加強會計檔案電子化安全管理頂層設計

1、建立會計檔案電子化管理信息平臺

檔案信息安全管理實際上并非某一個行業的事情，因此，在會計檔案電子化管理安全控制機制之中，應該積極利用當地資源來建立會計檔案電子化管理信息平臺。例如，可以由國家出面，建立國家級的多維統一的用戶信息采集平臺，例如簽字采樣、指紋采樣、面部采樣，有利于多維度構建其檔案管理信息平臺，以便公安機關的查驗。在需要調閱會計電子化檔案信息時，公安機關只需要通過檔案管理信息平臺中的多維度信息就能夠立刻將這些信息安全與相關責任人鎖定起來。建立檔案管理信息平臺，一方面能夠讓會計檔案電子化管理中信息安全得到有效控制，嚴格控制任何企圖從會計檔案電子化管理的信息的途徑。[4]另一方面還能夠讓會計檔案電子化管理中的信息為公安機關的案情偵破工作提供有效的服務。因此，建立會計檔案電子化管理中信息安全控制機制，構建檔案管理信息平臺勢在必行。

2、貫徹“前端控制”理念

在會計檔案電子化管理安全控制機制中，進行前端控制理論能夠讓檔案學的理論和實踐基礎相互結合，同時還能夠讓會計檔案電子化管理信息安全在未雨綢繆之中得到有效的控制。[5]第一，需要對業務檔案信息管理人員進行管理。無論經濟是怎樣的發達，科學技術怎樣的發展，關鍵還在于人的行為必須要合理、合法、合規。因此，會計檔案電子化管理必須對檔案信息管理人員進行有效的管理，對所有的工作人員進行專業性的培訓，讓他們能夠加強新知識和新技能，讓他們不斷學習并掌握電子計算機技術和現代化網絡辦公技術以及其他語種，這樣才能夠從源頭上保證其服務的質量。第二，應該注重歸檔的流程，制定清晰的歸檔順序。這樣才能夠確保文件材料在收集的時候能夠具有前瞻性，才能夠確保業務檔案的質量。第三，應該從源頭做起，確保檔案的質量。在會計檔案電子化管理歸檔過程中應該嚴格遵循國家的檔案相關公文的格式、行文，讓檔案既合理合法，又安全保密。第四，需要依法管理會計檔案電子化管理，在前端控制理念的影響下，會計檔案電子化管理信息安全必須在法律的保證之下進行，這樣才能夠確保業務檔案的合法性和安全性。綜上所述，會計檔案電子化管理應貫徹“前段控制”的理念，加強前段工作人員的培訓和管理，梳理會計管理中的歸檔工作，要求業務檔案信息安全管理人員從全局出發，動態監督和管理會計檔案電子化管理中各項工作的開展，盡可能地對業務檔案信息安全控制中可能存在的問題及時察覺，最終實現全力保護會計電子化檔案信息安全控制的目標。

3、落實檔案管理體制改革

在會計檔案電子化管理信息安全控制機制中應該竭盡全力落實檔案管理體制改革。第一，可以實行文檔一體化，文件的檔案按理來說本身就應該是一體的，因此，為了節約成本，同時又不耽誤業務檔案信息安全控制，可以采用文件保存和檔案保存一體化的原則，讓文書部門主管檔案館，既讓管理主體節約開支，同時也保證不同會計人員可以隨時根據工作需要調取同一檔案，提升會計檔案管理與應用的有效性。第二，對會計檔案電子化管理的檔案資源結構進行調整，確保業務檔案能夠集中得到管理等，在這種情況下，會計檔案電子化管理應該將單純的保管工作變為主動搜集工作，并在建立檔案時，時刻注意是否符合相關流程，在法律的引導下加強對業務檔案的接收和管理，這樣才能夠起到防范風險的基本作用。第三，強化會計檔案電子化管理的服務功能，健全會計檔案管理與服務的創新工作流程。歸根結底，會計檔案電子化管理工作是服務性質的工作，因此，會計檔案電子化管理人員應該在工程過程中強化主動參與、積極服務的意識，明確自身的服務職責，發揮會計檔案的服務功能，完善會計檔案電子化管理與服務的工作流程，并在健全電子信息技術相關基礎設施的同時，加強會計檔案管理的質量與安全，做好定期的檢查和完善，確保會計檔案電子化管理能夠更加高效、高質量地提供檔案服務。

4、推進檔案管理模式變革

創新是一個行業或者企業得以迅速發展的根本動力，為此，會計檔案電子化管理安全控制機制要得到有效實施就必須推進檔案管理模式變革。其一，針對當前會計檔案電子化管理之間所進行的業務檔案信息塊狀模式，應打破不同部門之間的壁壘，建立統一的業務檔案信息安全管理方案，規定統一的業務檔案信息安全管理標準，實現會計檔案電子化管理的一體化體系建構，提高會計檔案管理的標準化水平，便于業務檔案信息安全管理的深入。其二，應讓會計檔案電子化管理信息安全管理工作市場化。[6]即在全面考察之后，可以將會計檔案電子化管理信息安全工作外包出去，既能夠節省人力成本，同時也能夠利用專業的檔案管理服務來為會計檔案電子化管理信息安全服務。其三，應該加強會計檔案電子化管理員的培訓和學習，讓其在不斷的學習之中提升自己的創新能力，將創新的管理模式引進會計檔案電子化管理信息安全控制之中，以便切實發揮業務檔案信息安全控制作用，提高業務檔案信息安全工作的工作效率。從當前的發展情況來看，在會計檔案電子化管理信息安全控制機制中，推進會計檔案電子化管理模式的變革是當前檔案信息管理的基本要求，同時也是社會發展的大勢所趨，為此，會計檔案電子化管理的發展需要重視相關人才的培養，鼓勵人才發揮自身的專業能力和創新能力，深化對會計檔案電子化管理信息安全控制機制的認知、理解和踐行，促進會計檔案管理模式變革的順利實施。

（二）加強會計檔案電子化管理信息安全管理流程控制

1、完善權責運行機制

完善權責運行機制主要應該從三個方面著手：其一是完善內部權責機制。當前會計檔案電子化管理中也規定了專門的負責人，但是對于每一個人負責的項目沒有劃分清楚，并且這些專人負責的項目多數是比較宏觀的，至于非常微觀的，小的方面的責任，會計檔案電子化管理中并沒有更為仔細地標明，極其容易因為個人在細節上的紛爭而造成權責不明，從而影響工作的良好運行。所以，在完善會計檔案電子化管理流程時應該對每一位工作人員具體負責的工作，具體需要完成的程度，具體擔責時間等進行詳細的標注，以便查閱，保證會計檔案電子化管理信息安全管理工作有序進行，并且權責落實到位，員工也必定能夠盡心盡力，力求讓信息化條件下會計檔案電子化管理得到加強。其二是完善第三方支付平臺與銀行之間的權責機制。自從電子商務興起以來，以支付寶、微信、財付通等為支付方式的第三方平臺在社會上悄然興起，這既給人們帶來無限的方便，同時也在其中潛藏著許多危險。例如，因為客戶訪問第三方支付平臺而受到病毒的侵染，造成了信息的泄漏等，這一部分責任究竟應該由誰來買單，這是當前互聯網時代中極為關注的問題。針對這種情況，需要有效加強會計檔案電子化管理的安全控制機制，這關鍵在于建立其第三方支付平臺的業務檔案信息，讓第三方支付平臺和銀行都各自擁有明確的業務檔案信息，對所發生的資金活動有明確而清晰的記錄，這樣才能夠讓第三方支付平臺和銀行在信息化條件下會計檔案電子化管理中主動承擔起相關的責任，做到權責明確，以便對業務檔案信息安全隱患進行追查和杜絕。

2、建立系統內部聯動機制確保業務連續性

會計檔案電子化管理實際上是一個聯動的過程，在這個過程中的每一個環節均是連續的，因此，要確保業務檔案信息安全控制的加強就必須要建立系統內部聯動機制，以確保業務的連續性，這樣才能夠讓業務檔案信息安全。在傳統的會計檔案管理過程中，與之相關的各個部門或業務是相對獨立的，工作人員只局限于自己的工作范圍，對于別的部門所發生的事情不予理會，這樣部門與部門之間只能進行分割式的管理。這種相對獨立的管理模式有助于構建權責分明的責任體系，但同時也產生了一些問題，即企業檔案管理工作被割裂，在遭遇突發事件的時候，極其容易導致數據的丟失，使得業務檔案信息安全受到威脅。[7]針對這種情況，會計檔案電子化管理應該積極借鑒外國的先進經驗，在管理內部實施應急聯動機制，通過內部各個部門之間的聯合應急預案，在日常工作中加強信息溝通，進行資源共享，統一協調。如此，如果會計檔案電子化管理中出現了某種突發事件，各個部門之間可以借助信息共享的會計電子化檔案來保障會計檔案的安全。

3、有效實施內部流程控制和風險點控制

一方面，信息化條件下會計檔案電子化管理應該加強其內部流程控制，這就要求其業務檔案信息從生成、搜集、審查、歸檔、保管到更換、銷毀等整個過程都應該嚴格按照相關規定來執行，不能夠因為私心便讓這個流程控制被荒廢，更不應該因私利而隨意更改業務檔案信息安全控制的流程。另一方面，信息化條件下會計檔案電子化管理應該加強其風險點控制，實際上在業務檔案信息安全管理過程中我們都知道在整個過程中都會出現風險點，這些風險點一旦沒有得到良好的控制就極有可能讓這些存在的隱患越來越大。所以所謂打蛇打七寸，有效實施會計檔案電子化管理也是如此，需要在日常業務中找準這些風險點，并制定具體的措施來對這些風險點進行控制，以實現會計檔案電子化管理有效進行的目標。具體來說，可以從以下幾個方面開始：第一，建立有效的內部監督制度，信息化條件下會計檔案電子化管理信息安全實際上也是一種人的行為，那么只要是涉及人的行為就必定在行事之中可能存在著偏頗之處，因此，信息化條件下會計檔案電子化管理應該建立一整套有效的內部監督制度，這樣才能夠讓員工在進行操作的時候能夠得到有效的監督，這就很大程度上杜絕了一些人因為某種原因而私下篡改數據和記錄的行為。第二，可以對風險點進行充分的展示和預示，起到隨時做好準備的作用。從經濟學和管理學的規律來看，風險是可以預知的，信息化技術與風險管理的融合可以有效提高風險預測的準確度，以便管理者及時根據風險發展的狀況進行協調控制，化解風險，促進成長。因此，在會計檔案電子化的管理中信息化的風險管理有著一定的積極意義和價值。具體來說，管理者可以在會計檔案電子化管理系統中設置風險數值，實時監控和標示財務會計管理中有風險的具體環節與項目，給員工警示的同時，引導員工及時進行處理，避免因忽視風險而造成損失。同時，信息化條件下會計檔案電子化管理還可以從以往的數據分析和總結出發，提前預測，確定有潛在風險可能性的環節或項目，以便員工在檔案管理的過程中給予更多的關注，做足風險防范的準備，提高會計檔案電子化管理的安全系數。

（三）推動信息化條件下會計檔案電子化管理中信息資源的安全開發利用

1、完善信息源的信息安全管理機制

信息源是信息化條件下會計檔案電子化管理的最基本保證。要推動信息化條件下會計檔案電子化管理資源安全開發利用就必須要完善信息源的信息安全管理機制。首先，要建立控制信息源的信息安全監督制度，這樣才能夠保證信息源的信息是真實可靠、值得信賴的。其次，要建立信息源的信息安全審核制度。信息源的信息是否安全的判定需要規范化的信息安全審核制度來實施。對此，信息化條件下，會計檔案電子化管理應相對應地建立起科學、有效的信息安全審核制度，準確判斷信息源頭所給出的信息數據是否真實可信。最后，互聯網時代，部分信息來源復雜，不僅很難進入信息安全審核環節，而且還可能夾帶未知的網絡技術威脅。如果要獲取和利用這部分的信息，還應當在安全審核制度機制的基礎上，增強互聯網信息安全管理的工作體系，審慎獲取互聯網中的網絡信息數據，減少網絡病毒的侵入，防止會計檔案管理信息的外泄，提高會計檔案電子化管理的網絡安全。

2、強化會計檔案電子化管理中的信息風險防范意識

信息風險防范意識的增強是會計檔案電子化管理中安全控制的關鍵點。如果對信息風險防范不夠重視，那么很容易忽略會計檔案電子化管理中的漏洞，導致工作出現失誤或信息出現泄露，給會計檔案的安全性造成顯著的威脅。而要想強化會計檔案電子化管理中的信息風險防范意識，可以采取以下舉措：第一，應該及時地將業務過程信息利用中易發生信息風險的關鍵環節標示出來，讓在職的員工能夠時刻看到并引起重視，牢記在心，盡可能地在每一個環境之中對所可能發生的信息風險進行防范。第二，應該加強業務人員的過程安全防范意識，部分工作人員在工作之中常常抱著僥幸的心理，因此，在面對業務過程信息利用時經常沒有抱著高度重視的態度，比如檔案借閱時，隨意操作，不按照相關流程來嚴格執行；檔案歸還時，也沒有按照規范性的章程來審慎查驗，這樣的行為會給會計檔案電子化管理信息安全控制帶來了許多不可預期的風險。對此，業務人員安全防范意識的提升至關重要，只要業務人員時刻對業務檔案信息的安全情況提高重視，才能夠更好地確保信息化條件下會計檔案電子化管理的萬無一失。

3、規避業務檔案信息利用的風險問題

業務檔案信息在利用的時候必定會存在著一定的風險，因此，在加強會計檔案電子化管理時應該重點規避業務檔案信息利用的風險問題。首先，應該規避業務檔案生成過程中的風險。業務檔案的產生有一個具體的過程，在這個過程之中，任何一個環節出了問題都有可能導致其業務檔案信息出現安全問題，為此，信息化條件下會計檔案電子化管理中規避業務檔案信息風險的第一步是要規避檔案在生成過程中的風險。其次，應該規避業務檔案在歸檔過程中出現的風險。一部分居心叵測之人企圖通過業務檔案歸檔之際做手腳，對其進行涂改、刪除等，并在合適的時機將錯誤的檔案信息加以利用。面對這樣的情況，會計檔案電子化管理應該規范會計信息歸檔的規范體系，通過專人專管、專人備份、專人監督等，最大限度地降低檔案歸檔時信息被泄露、篡改的風險。最后，也是最為重要的環節，會計檔案電子化管理應重視會計檔案的安全管理和合法信息利用，堅決切斷私人涂改、增刪會計檔案的不法路徑，配合相關的犯罪活動查處工作，為其提供經濟活動軌跡的相關證據，確保經濟犯罪分子能夠受到法律的懲處。具體來說，會計檔案電子化管理應嚴格洞悉信息利用的內容、渠道、方式，執行更為嚴格、專業的信息調取借閱制度，并對調出和歸還的檔案進行一致性核查，確保調出的檔案和歸還的檔案完全一樣，未經任何涂改、增刪。此外，“各個單位應根據自身情況建立電子會計檔案制度，選擇高質量存儲介質并進行備份，分類編號便于查找，選擇合適的環境做好保管措施”[8]，以防出現介質破壞的問題，給會計檔案電子化管理帶來重大損失。

（四）加強信息化條件下會計檔案電子化管理人才隊伍建設

1、加強會計電子化檔案管理人才的建設

當前會計檔案電子化管理信息管理缺乏一定的檔案管理人才，為此應該加強信息化條件下會計檔案電子化管理人才的建設，具體來說可以從以下方面入手：一是可以從社會上招募在檔案管理方面具有相當經驗的專業人才，這樣就可以節省了大量的培養人才的時間，在短時間之內便可以讓信息化條件下會計檔案電子化管理取得良好的效益。二是可以從文職部門培養檔案管理人才，比如，對適合檔案管理工作的人員進行職業規劃，為其準備豐富的待遇，幫助其在檔案管理方面繼續深造，然后讓其逐漸成長為專業的檔案管理人才，通過這樣的方式所尋得的人才忠誠度極佳，有利于信息化條件下會計檔案電子化管理的長期穩定發展。三是應該給予檔案管理人才優厚的待遇，每個人最基本的需求仍然是衣食住行，但是當前信息化條件下會計檔案電子化管理的工資水平普遍較低，這就在一定程度上影響了他們的日常生活，為此，應該提高信息化條件下會計檔案電子化管理業務中檔案管理人員的工資水平，幫助他們解決日常的生活之需，這樣才有可能促使檔案管理人員將更多的精力放在的檔案管理之中，也才能夠從側面充分保護信息化條件下會計檔案電子化管理信息安全。

2、積極引進會計電子化信息安全技術人才

信息安全技術人才是當前會計檔案電子化管理的關鍵，業務檔案信息安全部門積極引進信息安全技術人才，才能夠讓其業務檔案信息安全得到有效保護。因此，信息化條件下會計檔案電子化管理應該大力與高校合作，從知名的大學校園中吸引、招聘剛剛畢業的莘莘學子，引導畢業生們利用自身所學的計算機專業技術、會計專業管理技術、檔案管理技術，提升會計檔案電子化管理的專業水平，促進信息化條件下會計檔案電子化管理信息安全的有效控制。除此以外，還應該積極加強各項關于信息安全的主題培訓或者聯誼活動，讓負責會計檔案電子化管理工作人員能夠在互相學習和交流的過程中得到進步，從而更好地促進信息化條件下會計檔案電子化管理水平的提高。

3、完善檔案外包人員管理機制

對于信息化條件下會計檔案電子化管理來說，檔案外包是未來業務檔案管理的一大趨勢，因此，信息化條件下會計檔案電子化管理應未雨綢繆，進一步完善檔案外包人員管理機制。比如檔案外包人員管理制度、檔案外包人員管理準則、檔案外包人員和信息化條件下會計檔案電子化管理的各種合作條款等。檔案外包在一定程度上固然有節省人力成本的作用，但是在外包的過程中也存在著諸多風險，因此，完善檔案外包人員的管理機制必須要從依法、合規的角度出發，確保外包人員對檔案信息的絕對保密。

（五）加強信息化條件下會計檔案電子化管理業務檔案信息系統建設及技術防范

1、有效識別內外部威脅，及時發現信息安全弱點

有效識別內部存在的威脅、發現信息安全弱點是加強會計檔案電子化管理的重中之重。因此，應重點培養管理人員對威脅的識別能力，只有這樣，管理人員才能夠更加游刃有余地進行安全威脅或弱點的處理，在第一時間就完成漏洞的排查和修補工作。而要想提高對內外部威脅以及信息安全弱點的識別能力，應采取以下措施：第一，建立巡檢制度，規定每一位檔案信息管理人員在固定的時間、固定的地點、采用既定的方法來對可能存在的內外部威脅進行有效識別，縮短威脅與弱點識別的時間，提高威脅與弱點識別的準確性。第二，優化會計檔案電子化管理的技術與系統，提供強有力的技術支撐。信息化條件下會計檔案電子化管理業務檔案信息的安全與電子信息技術的應用水平有著極其緊密的關系。電子信息技術軟件升級不及時、計算機硬件設施不完善等都可能導致會計檔案電子化管理出現信息安全漏洞。為此，信息化技術條件，會計檔案電子化管理應該重視電子信息技術的專業化應用，及時進行計算機硬件系統和軟件系統的升級換代，減少會計檔案電子化管理中的技術漏洞，提高會計檔案電子化管理的質量。

2、實施全面防范信息安全風險的措施

對于信息化條件下會計檔案電子化管理來說，業務檔案信息安全控制從來都不是一個人，或者某一個部門的事情，它需要信息化條件下會計檔案電子化管理各個部門聯動起來實施全面防范信息安全風險措施。首先，信息化條件下會計檔案電子化管理應該制定全員聯動的相關制度，這樣員工在實施全面防范信息安全時才會有理有據，也才能夠讓工作得到別人的理解和支持，也才能夠實現信息化條件下會計檔案電子化管理業務檔案信息安全風險防范的全面狀態。其次，應該制定關于防范信息安全風險的獎懲措施。信息化條件下會計檔案電子化管理業務檔案信息全面安全防范是每一位員工的分內之事，因此，信息化條件下會計檔案電子化管理應該就這一事情制定明確的獎懲措施，有功之人就應該大加贊賞，讓其成為信息化條件下會計檔案電子化管理中全面防范信息安全風險的標桿，而相應的，那些對會計檔案電子化管理信息安全造成了隱患的人就應該受到相應的懲罰。最后，應該公平、公正、公開地看待全面實施防范信息安全風險措施，讓所有的管理人員們明白會計檔案電子化管理信息安全控制機制需要所有人的共同努力才能實現。

3、及時更新技術，提高應急機制能動性

信息化條件下，會計檔案電子化管理，除了需要建設日常化的安全控制機制之外，還必須強化會計檔案管理的應急機制，以防突發事件導致會計檔案管理的重大損失。具體來說，會計檔案電子化管理應當做到：第一，推動會計檔案電子化管理的應用技術更新，防止出現系統方面的技術失誤；第二，加強會計檔案電子化管理工作的自動化監督和人工監督，多舉措確保會計檔案電子化管理的安全性；第三，及時查漏補缺，針對會計檔案電子化管理中出現的問題和不足，及時篩查和糾錯，完善會計檔案電子化管理業務的工作機制和處理流程。

結語

綜上所述，隨著科學技術的發展和信息化技術的應用，會計檔案電子化管理業務的檔案信息系統建設和技術防范已經成為其業務檔案信息安全機制提高的關鍵因素之一。因此，在信息化條件下，會計檔案電子化管理的有效進行應該從服務意識、基礎建設、安全管理、人員隊伍以及信息技術建設與防范等方面來進行，切實提升會計檔案管理的科學性、有效性和安全性，強化會計檔案在綜合決策中的作用，促進更大范圍的會計檔案共享與交流，實現會計檔案電子化管理的長足發展。