疫情防控期間檔案管理工作體會

劉立杰 薛亦杉 尹淑茹

疫情就是命令，防控就是責任。國際檔案館理事會和國際信息專員會議2020年發表了一篇題為《新冠疫情昭示：危機時刻記錄職責愈發重要不能停擺》的文章，得到了世界數據系統、文件管理者和行政管理者國際協會、國際數據科學委員會、研究數據聯盟、數字保存聯盟等諸多相關國際組織的大力支持。自新冠肺炎疫情發生以來，滄州市各級檔案部門按照全國統一部署，積極配合相關部門的疫情防控工作，堅決服從各級黨委、政府的統一指揮，積極創新疫情防控期間的工作方法，做好檔案的有效收集、管理與服務工作。

一、 各級檔案部門迅速響應

（一）印發通知，為檔案工作指方向

在新型冠狀病毒全球蔓延的嚴峻形勢下，檔案管理工作也面臨諸多問題[1]。從疫情初期各級檔案館的管理工作情況來看，各級檔案部門對疫情期間檔案的收集與管理工作重視不夠，收集工作落實不到位，許多檔案不能及時歸檔，致使檔案部門無法進行有效管理，從而影響檔案提供利用的效果。河北省檔案管理部門先后印發了《關于加強新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》和《疫情防控期間檔案收集整理工作指引》，統籌全省疫情防控期間檔案工作，為做好疫情期間的檔案收集、管理與利用等工作指明方向，為各級檔案部門更好地進行管理提供指導。

（二）檔案管理部門立足職責，做好檔案管理工作

在疫情防控行動中，各級檔案部門主動作為，自覺擔責，做好疫情防控期間檔案的收集、管理與提供利用等工作[2]。各級檔案部門貫徹落實習近平總書記重要指示精神，深刻認識檔案的重要性，提高政治站位，對疫情期間形成的檔案進行收集、管理、保存，做好歷史的記錄者。比如，疫情發生以來，我單位干部職工一直沖在疫情防控第一線，積極與檔案部門溝通聯系尋求指導，按要求指派專人負責相關檔案工作，做到及時移交檔案，根據相關檔案規范，堅持全過程、全方位、全載體地收集與管理，確保疫情期間收集檔案的完整。

（三）檔案部門充分挖掘檔案信息，提供決策支撐

各檔案管理部門充分發揮先鋒作用，積極參與疫情防控，利用互聯網技術和大數據充分挖掘檔案信息，為抗擊疫情提供檔案方面的服務，充分發揮檔案的資政作用。根據疫情防控工作的實際需要，我單位及時組織檔案工作人員，整理突發公共衛生事件方面相關的檔案，深入挖掘館藏檔案資源，為抗擊此類突發事件提供重要參考，特別是2003年“非典”疫情的相關檔案。各級檔案部門通過挖掘相關檔案信息，為疫情防控各項工作的開展和決策部署提供有力支撐。在疫情期間，對于有查檔業務需求的單位或個人，各級檔案部門也響應國家號召，特事特辦，在落實防控工作的同時 ，及時高效提供檔案查閱利用服務。

二、檔案部門進行檔案工作的具體實踐

（一）“應收盡收”，確保抗疫資料真實全面

防疫期間，收集工作是防疫檔案管理的第一個環節，也是一個最重要、最復雜的工作環節[3]。我單位充分利用現代通訊技術，靈活采用辦公網絡、微信小程序、手機APP、發送短信等方式，加強對各類檔案的收集和歸檔工作，確保各類檔案真實全面。及時收集新冠肺炎疫情防控相關數據，做到全面收集疫情防控檔案。堅持檔案管理、疫情防控、后勤保障、安全保密、科研教育、人員管理等多邊協調配合，做到“應收盡收”。

（二）嚴密防控，檔案服務多樣化

新冠疫情防控形式嚴峻復雜，各界特別是疫情防控部門對檔案資料的利用需求持續增加，如何在這種特殊情況下做好檔案的服務利用，是檔案管理人員需要思考的問題。為此，各級檔案管理部門始終堅持以目標為導向、以問題為導向、以效果為導向的方法，采用線上線下并舉的方式對檔案移交和利用方式進行創新[4]。通過檔案部門官網開通查詢口、微信公眾號信息公開、網上公益信箱等方式，面向社會與需要查閱檔案信息的公眾，做到檔案利用最大化，實現推送離線檔案查閱和“非接觸式”辦公服務相結合，做好檔案服務工作。同時，在保障文件安全的前提下，通過電話等方式進行文件業務交換、一般文件核對、信息披露等服務，避免人員聚集的不必要接觸。

（三）完善制度建設，提高檔案管理科學化、制度化、規范化水平

檔案部門建立健全檔案管理相關規章制度，逐步完善檔案管理制度建設，使檔案管理工作有法可依。我市檔案管理部門制定了檔案管理規定，每年定期開展檔案保管培訓，平時加強與各單位檔案管理人員的溝通，進一步提高檔案管理的科學化、制度化。

三、啟示與展望

（一）積極應戰，主動投身檔案管理工作

新冠肺炎疫情是自新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件[5]。從疫情發生到全國人民共同抗擊疫情，檔案記錄下了全國人民共克時艱的真實過程[6]。作為檔案部門，我們應主動出擊、靠前服務，在疫情防控中努力發揮作用，檔案收集越及時、越全面、越豐富，越有利于做好當前和今后的防控工作。不斷明確“檔案人”應肩負的責任，主動投身檔案管理工作，傳播檔案文化，展示檔案魅力，讓公眾認識到檔案的寶貴價值，扛起了“蘭臺人”的責任。

（二）建立疫情防控檔案工作領導機構，加強組織領導

2020年2月，國家檔案局印發了《關于做好病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各級檔案部門提高政治站位，認真履責，做好疫情防控期間的檔案工作。檔案部門要積極響應國家政策，加強組織領導，建立疫情防控檔案工作領導機構，將檔案工作納入疫情防控體系，明確分工，力求科學管理。檔案部門在社會實踐中不是孤立的存在，檔案部門職能的實現必然與其他機構和組織產生聯系與協作，所以要積極動員社會各界力量，征集疫情防控檔案資料，促進防控檔案工作高效開展，同時要不斷提升服務水平與能力，通過社會各方面檔案服務的潛移默化影響公眾的檔案意識[7]。

（三）做好疫情防控檔案資料匯編，發揮資政作用

檔案部門要主動發揮檔案資政功能。疫情防控期間，檔案工作者要及時、有序整理各類疫情防控檔案資料，為各部門科學決策和復工復產提供有力支持， 根據疫情防控、復工復產的不同需要，有針對性地編制不同要素、不同側重、不同特點的數據匯編，突出檔案的資政參考作用。例如，根據傳染病疫情分布和核酸檢測結果大數據，為安全復工提供參考數據;編制醫用防護裝備招標要求文件資料匯編，為政府和企業提供精準服務，快速協調生產方向和產能效率，為企業制定高效穩健的生產方案助力。

（四）建立專項數據庫，助力疫情防控下檔案工作

疫情防控期間，查檔需求越來越高，特別是在企業復工復產有序進行后，為便利公眾的查檔需求，應建立國家級疫情防控檔案專項數據庫，實行全國資源整合和信息共享[8]。專項數據庫應包含抗擊傳染病各個方面的歷史數據，包括防疫治療、核酸檢測、物資儲備、科研疫苗等，根據檔案管理需要，對防疫檔案進行收集和管理，通過在線數據共享，最大限度地豐富全國學科數據庫。在國家層面，可以建立疫情防控網絡檔案利用中心，充分發揮檔案的憑證和參考價值，造福子孫后代。

參考文獻：

[1] 龍東波，郭曉斐，李寧.新冠肺炎疫情防控期間公立醫院檔案管理工作探討[J].檔案天地，2020（7）：55-57.

[2] 程娟.高校重大事件檔案收集工作探討——以疫情防控檔案收集為例[J].檔案與建設，2020（5）：41-45.

[3] 張俐.防疫常態化下的高校檔案工作研究[J].城建檔案，2020（10）：112-114.

[4] 時曉靜.新冠肺炎疫情期間如何做好城建檔案工作的幾點思考[J].城建檔案，2020（8）：88-89.

[5] 朱海龍.疾控機構重大疫情檔案管理探討[J].山東檔案，2021（3）：48-49

[6] 孫粲然. 疫情常態化防控形勢下的檔案工作思考[J]].科技視界，2021（10）：95-96.

[7] 宋怡佳.檔案治理背景下提升公眾檔案意識的思考[J].城建檔案，2021（8）：111-112

[8] 李瓊潔.基于共建共享的重大突發事件檔案資源整合策略[J].城建檔案2021（10）：98-101

作者單位：滄州市衛生健康綜合監督中心