建筑工程檔案管理的重要性及其強化策略分析

徐雅楠

(山東中交航務工程有限公司，山東 煙臺 264000)

0 引 言

隨著我國建筑行業在市場內發展的不斷壯大，建筑生產、建筑設計、建筑施工、建筑工程開發中產生的數據資料也呈現一種斷崖式增加趨勢[1]。為了避免突然增加的建筑工程文件或檔案對建筑施工方后續工作的有序實施造成影響，此次研究將結合建筑檔案管理單位對管理工作的執行現狀，分析此項工作在實施中的重要性，并設計對應的強化、優化管理策略[2]。通過此次設計與研究，緩解檔案管理人員的工作壓力，為現代化技術、智能化技術、網絡技術與檔案管理工作的融合提供決策依據。

1 建筑工程檔案管理存在問題

為了實現對市場內建筑行業發展的推進，施工方在建筑檔案施工時，嘗試了采用多種辦法進行管理工作的優化，但在落實此項工作中，卻未能按照標準取得預計的效果，證明我國建筑工程檔案管理在實施中是仍存在問題的[3]。因此，本章將進行檔案管理工作在實施中存在問題的描述，具體內容如圖1所示。

圖1 檔案管理工作在執行中的現存不足

綜合圖1中內容，進行提出問題在檔案管理工作中的具體表現形式的分析，具體內容如下：

第一，在大部分建筑領域崗位人員的認知中，開展建筑工程項目的主要目的是為企業創造收益，增強企業在建筑市場內的領導地位[4]。而檔案管理屬于后續工作，主要確保項目在實施后為企業創造了利潤，或根據工程施工需求進行了工程施工進度與施工質量的優化，即可認為達成了工程項目施工目標。但立足于實際而言，此種認知是不正確的，建筑檔案管理工作也是一項與企業發展、企業利益直接掛鉤的工作。

第二，建筑工程檔案中涉及的工程數據較多，其中不僅包括施工前的合同與設計文件，也包括質檢單位的資源文件[5]。不同的文件在檔案管理工作中的價值與意義是不同的，數據量龐大且檔案資料冗余導致管理工作難度極高，在此過程中，由于數據失真、信息失竊等問題造成的檔案管理差錯問題屢見不鮮。

第三，大部分建筑單位在進行工程項目檔案管理時，會將市場內現有的制度作為參照依據，但在對我國檔案管理制度的核查時發現，國家上次發布相關制度在數年前。盡管制度中明確規定了不同類型檔案的規范化管理方式，但由于建筑工程項目的演替速度較快，導致制度內一些內容已經與現代化建筑工程項目檔案管理工作呈現出不匹配、不協調、不適用等問題。

第四，就職于檔案管理工作部門的人員應當接受專業的培訓與專項指導，但綜合建筑行業檔案管理工作崗位技術人員現狀可知，80.0%的專項管理人員沒有經過崗前培訓，直接在面試后入職崗位，10%的崗位人員表示其個人早期學習過相關知識或從事或有關崗位，但此部分崗位人員在工作中普遍存在文化程度與教育程度低的問題[6]。在上述提出的80.0%人員中，約半數人員表示，沒有從事過與檔案管理相關的工作，僅在參與工作后通過點滴積累的方式進行學習。

2 建筑工程檔案管理的重要性

檔案管理工作是優化建筑企業社會發展內部結構、為企業規范化管理打下支撐的核心工作環節，科學、合理、有序地實施檔案管理工作，可以對建筑企業發展起到下述三個方面的推進作用。具體內容見表1。

表1 檔案管理工作的作用

根據表1對檔案管理工作作用的分析可知，落實此項工作，可以有效提升企業市場競爭力，為企業市場發展創造價值。因此，在完成上述分析后可以說明檔案管理工作的實施是十分重要的。

在深入對建筑企業發展的研究中發現，企業在市場內開發一個完整的建筑工程項目，其工作量是十分巨大的，其中涉及的工作環節也是較多的，產生的文件、數據與信息也是較多的[7]。也由于部分建筑工程在竣工后具有隱蔽性特點，針對一些細部結構無法通過直觀的方式對其進行質量檢驗。因此，需要通過校驗工程施工設計圖紙、工程施工材料用量等文件，進行工程質量與工程價值的評價。而一旦在此過程中，對應項目的文件、合同、檔案出現遺失、損壞等問題，不僅會對建筑價值評估與審核工作造成影響，甚至會影響到建筑后期投入使用。當此類工程項目為居民住宅建筑時，用戶會認為竣工的項目缺少標準的文件作為支撐，項目缺少可靠性，最終影響建筑工程項目竣工在使用投入后的預計收益。綜上所述，落實建筑工程檔案管理工作，完善并優化管理模式，對于助力建筑企業發展是可以起到促進作用的。

3 強化策略分析

3.1 建立建筑工程檔案管理數據庫

在明確建筑工程檔案管理重要性的基礎上，為了實現對其管理效果的進一步強化，首先需要針對其建筑工程檔案管理數據庫進行構建。在構建過程中，將全過程管理作為依托，構建如圖2所示的數據庫結構。

圖2 建筑工程檔案管理數據庫結構圖

根據圖2中所示的數據庫結構，將管理過程中產生的相關信息存儲在對應模塊當中，實現對各項信息的分層次管理。同時，在將各類數據信息匯入到上述各個存儲模塊時，還應當根據表2中所示的內容對數據信息進行格式上的統一，從而方便對其進行管理。

表2 工程檔案信息表

在表2所示數據庫基本內容的基礎上，在對各類檔案信息進行采集時，應當從多個渠道獲取相關資料數據，并通過計算機的掃描功能，完成對相應數據的存儲。例如，針對建筑工程設計圖紙、進度以及相關文件資料等進行統一歸檔，并將其包含的數據信息存儲在計算機數據庫當中，避免出現檔案信息的損壞或丟失問題，提高管理的質量和效率。在完成對相關數據信息的存檔后，按照全過程管理所需，將各類數據存儲在對應存儲模塊當中，方便后續使用時對其進行查找。通過上述建筑工程檔案管理數據庫的構建，能夠進一步提高檔案管理的效率，并且保證在全過程各個管理階段都有對應的數據信息，輔助完成整個建筑工程施工任務。同時，在對各個檔案文件中的信息數據進行管理時，還應當對數據挖掘技術合理利用，以此進一步促進檔案管理信息化水平的提高[8]。在數據挖掘技術的支撐下，從海量數據當中能夠更快提取出具有更高利用價值的數據信息，并將檔案文件當中原本存在的冗余信息過濾，提升數據庫整體的運行效率，充分展現數字化檔案管理的應用優勢。

3.2 增強檔案風險防范與檔案備份

建筑工程檔案在管理的過程中主要面臨的安全風險是信息泄露和被破壞，為了能夠不實現對檔案管理的進一步強化，降低管理過程中檔案信息的安全風險，需要增強檔案風險防范。首先，從信息技術的不確定性角度分析，通過采取相應的安全防護措施減少檔案信息管理過程中的安全隱患。例如，在檔案管理的過程中，結合檔案中的具體內容以及保密性質，采取相應的加密措施，提升檔案安全保護的力度。根據不同的檔案信息，利用加密技術、防護墻技術等，提高檔案信息數據的安全性，促進檔案管理質量的提升。同時，也可建立相應的安全保障機制，對建筑工程檔案信息、管理平臺等進行安全保護。結合現代化安全技術手段，針對檔案管理過程中可能出現的安全隱患問題，給出相應的安全防護方案。根據不同的安全風險，對其不同隱患類型進行劃分，包括檔案信息竊取、檔案信息文件受損、非法入侵、系統病毒等。根據不同的隱患類型，在結合相應安全防護技術的基礎上，給出相應的解決方案。

同時，為了能夠抵御多種隱患類型下對檔案信息數據造成的破壞，確保檔案信息的安全，還需要完成對檔案資源的備份工作。在備份時，引入多種技術手段和方式進行對原始檔案文件的復制，并構建“副本”，以此在檔案信息文件本身或管理平臺受到威脅或特殊情況下，確保檔案中具有重要價值的信息不丟失，以此減少安全隱患對檔案造成的損失，以此達到提升檔案文件內部信息安全性的目的。同時，在實際開展對檔案管理的過程中，還需要對重要性高的檔案以及相應電子文件進行異地備份處理，以此確保檔案具備長期可讀性，以此保證建筑工程檔案信息的絕對安全。在進行異地備份的過程中，應當選擇相距超過100 km的區域，并且備份不采用相同的電網。針對所有完成上述備份操作的檔案信息復制文件和原文件進行封存保管，并定期對其安全性進行檢查，若沒有特殊需要，則不再對外提供使用權限，以此防止檔案資源在使用過程中受到損壞。

3.3 引入信息化技術助力檔案管理

為了進一步促進檔案管理的規范化、系統化，還應當引入更多現代化信息技術手段，構建大規模的管理平臺，并為其配備各類運行設備。圖3為建筑工程檔案管理平臺示意圖。

圖3 建筑工程檔案管理平臺示意圖

根據圖3中所示的平臺結構，在引入BIM技術和GIM技術的基礎上，實現對建筑工程檔案協同管理平臺的構建。在這一平臺當中，信息化技術、GIM技術和BIM技術是其重要的基礎條件，通過與物聯網技術的聯合，實現對檔案管理全過程的一體化管控。通過上述平臺的構建也能夠為后期建筑工程的運營養護提供更加具有利用價值的基礎資料，并為檔案信息大數據分析奠定基礎。除此之外，檔案信息資源的利用價值還體現在信息的廣泛共享上，為了能夠進一步突出檔案信息的借鑒作用，將信息化技術貫穿在整個檔案管理的過程當中，結合檔案信息的存儲要求對其進行數字化轉換，并將工程檔案資源上傳到上述構建的管理平臺當中，完成對檔案的分類和整理。在完成對工程檔案的歸檔后，在管理平臺上完成對檔案信息的存儲，并為之后信息的采集和調取提供條件。通過上述管理平臺的構建，能夠進一步節省管理工作開展過程中的人力和物力，并實現對檔案管理成本的可控，促進檔案管理的自動化發展。

4 結束語

針對建筑工程檔案管理工作在實施中存在的問題，本次研究提出了三個方面的解決對策。而隨著建筑行業在市場內的規范化發展與建設，越來越多的參與方將關注到此項工作，因此，檔案管理工作勢必會在后續的發展中呈現一種更加完善的趨勢。此次研究并不是終點，在后續階段的深入研究中，還需要由專業人員、專家教授進行現有管理模式的指點，并通過不斷地嘗試實踐，實現對檔案管理模式的完善。