設計院數字化績效管理新邏輯

文| 趙偉

當今世界，新一輪科技革命和產業變革蓬勃興起，數字技術快速發展。在新一輪科技革命推動下，千行百業正在義無反顧地加速數字化。

工程設計企業早在三十多年前就紛紛探索借助各類數字化工具提高工作效率和成果質量。如今，數字化技術幾乎融入了所有業務單元，推動著各項業務更加準確、高效的運轉。

與此同時，工程設計企業的信息化部門也在升級數字化管理能力，提高數字化資源的配置效率。這就相當于一個軍團中，作戰部隊已經換裝了超高音速導彈，而參謀與管理部門也要走出大刀長矛的莽山時代，將企業信息化的決策模式由經驗主導跨越到數據指引，以使自身的數字化進程與企業整體的數字化進程同步同頻。

目前而言，使用機器人流程自動化（RPA）系統來優化工程設計企業的數字化工具管理，并輔助評估個人用戶的工作績效，這一方法簡單高效。

一、工程設計企業面臨的數字化管理之困

隨著數字化的提速，工程設計企業中軟件工具的種類和構成變得十分復雜與多樣，給信息化部門的運營和管理帶來巨大挑戰。不僅每年都要投入大量精力調研軟件需求及使用現狀，定期與業務部門溝通，督促其通過郵件、報表等形式填報每年的信息化需求，以制定預算和升級計劃；還要在企業的資金計劃內盡可能的控制IT 投資成本，避免不必要的浪費，同時盡可能最大化的滿足各業務部門對數字化工具的持續和動態需求，并控制和避免盜版等合規性風險。

這些現象在工程設計行業的信息化領域普遍存在，由于人力不足以及缺乏有效的技術和工具等各類原因，絕大多數工程設計企業并不能真正厘清信息化投資的ROI 及與項目、單位（部門）和個人之間的對應關系，無法準確的評估軟件工具投放后的實際使用效果，進而無法準確量化每一期預算的合理性，也難以公平、合理的分攤信息化成本。

在此背景下，信息化部門經常陷入持續性的預算平衡、費用分攤糾葛。企業管理層在推進數字化業務時，也不得不考慮更多冗余配置，并面對更多的不確定性。要想改變現狀，信息化部門需要主動探索并采用RPA 和數字化工具績效洞察與管理這樣更智能的技術。

二、RPA 優化數字化工具配置

RPA 系統是一種應用程序，它通過模仿用戶的人工操作方式，提供了一種智能方式來實現流程自動化。它憑借其顯著的降本增效效應，在全球范圍內得到了越來越多CIO 的青睞。

Gartner 預計，2022年全球90%的大型組織將以某種形式應用RPA；到2024年，RPA市場繼續保持兩位數的高速增長。德勤發布的《2021年全球首席采購官(CPO)調查報告》顯示，在創新技術采購領域，RPA 已成為首席采購官們的采購重點；RPA 的采購率從2019年的2.4%上升到2021年的27.5%，增長了10 倍以上。

北京華軟世紀科技有限公司與多家著名行業龍頭企業合作，逐漸摸索出一條以數字化工具績效洞察與決策輔助為中心的技術創新應用路徑，即：以RPA 技術智能識別關鍵軟件的版本與細分模塊，甄別其工作與空閑狀態，并將自動檢測、收集到的操作運行狀態數據，導入以AI 算法為核心搭建的大數據模型進行深度分析與處理，以可視化的形式進行全員數字化屬性畫像，幫助企業繪制精確的數字化工具配屬和績效的“全息”版圖。創新性的實現關鍵軟件的需求分布、使用趨勢、授權負載與ROI洞察，并從升級淘汰、預算模擬、成本分攤、合規風控等多個方面為軟件資產的精細化運營提供決策輔助，助力企業達成優化數字化資源配置以及降本增效等目標。

三、輕松三步實現降本增效

數字化工具績效洞察RPA 的實施分三步走：感知、洞察、決策。在感知層面，目標軟件的運行信息包含且僅包含軟件的版本、模塊的啟動、結束以及工作、空閑狀態的行為數據，完全不會觸碰其操作、運行過程中的工作數據，更不會對客戶端進行任何干預，對知識創造者們來講此系統是安全、無感、透明的。根據大量實際用戶統計顯示，采用調研機器人后，在獲得更實時、更全面的上述數據的前提下，相關工作量減少了80%以上。

在洞察層面，一般來說分為用戶和軟件兩個維度。用戶既可以按需獲取從集團到個人所用關鍵軟件的在勤數量、涉及員工數量、裝機數量、關聯廠商、用時用量用次、授權占用峰值、均值等維度的信息，也可以聚焦于特定單個軟件或軟件組合在企業生產中的支撐作用。

在決策層面，RPA 則提供了異常分析及預警提醒、預算規劃及費用分攤參考、有效工時洞察等價值。

異常分析及預警提醒。RPA 系統可以篩查各類異常、高負載及到期預警、合規性風險，推送提醒至管理員及時處理，以保持業務助力的連續性。異常分析比較典型的是軟件授權超長占用和低頻、沉睡應用篩查。例如在超長占用方面，找到原因并提出解決方案，避免資源空轉，此功能應用的效益較為明顯且直觀，有多個工程設計企業僅在發現并解決了超長占用這一問題上，就直接節省了300-500 萬元的投資。

預算規劃及費用分攤參考。有些軟件到期需要續費，有些軟件因為需求不能滿足產生盜版，有些軟件因為不合理使用導致授權緊張，還有一些軟件長期處于低頻使用狀態，而另一些軟件則常在某些時段用量暴增，之后又長期休眠，這些錯綜復雜的軟件績效信息現在已經可以被全面洞察，從而被應用到企業的采購規劃和費用分攤中。

有效工時洞察。數字化工具績效洞察RPA具備智能識別并收集有效工作行為的數據。借助這些數據及有關技術，既可以作為員工人工時核算的輔助依據，也可以輕松梳理出設計項目的生產軌跡。比如：一個50 萬噸乙烯項目，需要多少專業、多少各級別工程師、使用多少軟件、消耗多少有效工時、產生多少圖紙和模型、歷時多少自然日才能真正順利交付，這些信息再掛接成本，就可以形成項目執行的知識資產，為將來此類項目投標報價、分解執行等提供指導。

這套系統還可以充當企業數字化轉型中的聽診器、校準儀和智能助理，幫助企業決策層更迅速、準確的定位數字化進程中的缺漏點，精準評估數字化指數與數字化工具應用成熟度，為企業的數字化轉型提供調校依據。