信息化項目全過程檔案管理質量控制與管理研究

郭宇雄

檔案是指組織、個人或企業在社會活動中形成的具有保存價值的資料，以文字、圖片或其他各種形式為載體。檔案從本質上來說是一種信息資源，是信息和載體的統一體。但是隨著檔案數量的增加，檔案管理呈現出諸多需要解決的問題，對此，促進檔案管理信息化發展是解決這些問題的最好辦法。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃與組織下，在檔案管理活動中，全面應用現代信息技術對檔案資源進行處理、管理并為社會提供服務。促進檔案管理信息化發展，需要從管理意識、設備配備、管理機制構建、高素質管理團隊搭建等方面著手。

信息化項目

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。智能化工具又稱信息化的生產工具，它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用等功能。與智能化工具相適應的生產力，稱為信息化生產力。智能化生產工具與過去生產力中的生產工具有所不同，它不是一件孤立分散的物品，而是一個具有龐大規模的、自上而下的、有組織的信息網絡體系。這種網絡性生產工具將改變人們的生產方式、工作方式、學習方式、交往方式、生活方式、思維方式等，使人類社會發生極其深刻的變化。根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《2006—2020國家信息化發展戰略》，信息化是充分利用信息技術、開發利用信息資源、促進信息交流和知識共享、提高經濟增長質量、推動經濟社會發展轉型的歷史進程。信息化項目的關鍵要素是時間、成本、質量；信息化項目的風險也主要來自于技術風險、管理風險、系統風險。

信息化項目全過程檔案管理質量現存問題

檔案管理意識不強

在信息化項目的實施過程中，相關單位及各級人員對于檔案工作不夠重視，對檔案文件標準、規范、制度沒有做到嚴格執行，在工作過程中也沒有認真細致地檢查文件資料的生成和嚴格把控文件質量，認為信息化項目檔案管理就是將所生成的資料整理成冊即可，沒有對相關內容進行明確，導致其在人力、物力等方面的必要投入不足，有些單位甚至將部分信息化項目檔案管理工作付托給其他工作人員兼管或兼職人員進行處理，造成了職責不清，兼而不顧的問題，從而導致信息化項目檔案管理工作難以落實。除此之外，參與項目的相關單位更注重現實消息，對規范檔案管理的重要作用不能做到正確認識，這也在無形之中加劇了信息化項目檔案管理混亂的問題。

現階段信息化項目實施過程中，相關單位更注重對設備及人員等方面的管理，忽略了對于檔案資料的管理，各參加單位都認為其最終的項目質量與成本是更為重要的，而對于在項目過程中所產生的檔案資料的管理并沒有做到足夠的重視，這就導致在項目實際實施過程中，相關項目檔案管理并沒有做到專人負責，檔案管理制度的不健全也讓部分項目資料無法入檔，這些都是造成項目檔案資料不完善或者整理工作繁雜的原因。除此之外，在信息化項目的檔案管理中，由于管理人員的專業素養不高，或者相關管理人員變動頻繁，檔案資料的管理與收集不能隨著項目的進度開展，而是都在項目完成之后再進行資料整理，或者在項目驗收后補充資料，這對資料的真實性與準確性造成了嚴重影響。

檔案資料管理制度不完善

現階段，雖然國家與地方政府針對檔案資料管理制定了相應的規范與制度，明確了項目檔案資料管理的內容與標準，但是在實際操作過程中，項目實施方并沒有對項目檔案資料的收集與管理作出明確的規定，這就導致檔案資料的收集與管理并不能隨著項目的實施而開展，無形之中影響了檔案管理制度對參與項目的各個單位行為的約束，使管理制度難以發揮作用。

從業人員綜合素質有待提高

現階段，信息化項目檔案資料管理人員在開展項目全過程的管理工作中，對相關業務流程不熟悉，缺乏專業的檔案資料管理知識。這是因為在當前項目檔案資料管理工作中，大部分管理人員是兼職，甚至有一部分是高校實習生，由于管理人員沒有經過專業培訓就展開檔案管理工作，對實際檔案管理工作的內容并不熟悉，從而導致檔案管理工作呈現出管理無序的情況。除此之外，由于部分管理人員缺乏專業的法律法規知識以及相關的技術標準知識，導致其沒有嚴格按照相關標準進行項目檔案資料收集，使收集上來的檔案質量不達標，影響項目檔案歸檔時間，也難以為后續的項目實施提供完善的檔案信息服務。

信息化項目全過程檔案管理質量控制與管理探究

加強信息化項目全過程檔案管理信息化建設

1.建立網絡檔案信息系統

在項目實施過程中，構建數字化綜合應用平臺，建立健全的內部服務網絡與公眾服務網絡，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。通過網絡檔案信息系統的搭建，不僅可以促進檔案現行文件信息化標準的建設，還可以依據相關標準以及實際建設需求配備必要的硬件設備，為檔案系統的運行提供堅實的硬件基礎，提升檔案管理軟件的技術與應用水平，為檔案信息交換、檔案信息資源共享等創造良好條件。通過制定相關措施，可以確保檔案網站中資源的原始性、安全性與可靠性，更好地發揮項目檔案的功能。

2.加強電子文件管理

在信息化項目建設過程中，所生成的資料大多是以電子文件的形式呈現的，但是電子文件這一載體存在穩定性差、易損壞等問題，對此，加強電子文件管理顯得十分重要。隨著計算機信息管理網絡的建立與發展，重要文件傳輸上網也逐漸被相關單位所認可。為加強電子文件管理，相關資料傳輸上網前需要依據信息管理部門的統一要求進行格式轉換，這在一定程度上確保了資料數據的可靠性與通用性，對于那些未上傳到計算機信息管理網絡上且具有保存價值的電子文檔，也需要由相關部門對其進行編目整理，之后再依托網絡技術向檔案部門進行傳輸。借助信息管理網絡，可以在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立起依附于信息管理網絡的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過系統傳輸給相關的檔案部門。

關于歸檔電子文件的格式要求，需由檔案部門與項目實施單位進行協商之后共同制定，無論采取何種途徑進行資料歸檔，都必須由電子文件形成單位按照統一格式進行編目整理后再傳輸給檔案部門。檔案部門不能自行從網絡下載相關資料，這是電子文件形成部門確保對數據真實性、準確性負責的重要手段。檔案部門在接收電子文件之后，要一律采取光盤存儲，最好不要使用磁盤存儲。

電子文件歸檔所涉及的問題相對比較廣泛，且其在歸檔過程中所受到的制約因素也比較多，僅依靠檔案部門很難完成這一系列的操作。因此，在信息化項目全過程檔案管理中，需要采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方結合的方式，共同對電子文件檔案歸檔工作進行負責與處理。在此過程中，電子文件的形成部門需要對各項管理業務做到了熟于心，對電子文件的形成規律與歷史聯系也要進行充分了解，從這一角度來看，電子文件的形成部門是歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時也最有發言權。檔案管理部門則需要掌握電子文件歸檔的原則與方法，并對整個項目實施情況有所了解，做好檔案資料的把關與統籌工作，發揮自身作用。而計算機與信息管理部門，不僅是電子文件的形成單位，也是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，因此，在電子文件歸檔制度化與標準化工作中，計算機與信息管理部門處于重要地位。三個部門要通力合作，各部門之間也要做到相互滲透、揚長避短，發揮自身的優勢，三者要在電子文件歸檔中合為一體，共同為形成高質量的電子檔案而努力。

3.做好信息化項目電子文件的歸檔處理

隨著信息化項目的不斷發展，采用新型文件材料進行歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、整理以及存儲工作給予指導，從源頭對電子文件的原始信息進行保護，并對文件信息重新組合的來龍去脈有所了解。因此，對信息化項目全過程中所生成的資料，需要采取一定的技術進行處理，將已歸檔的電子文件修改為只讀性文件，即相關部門在調取文件時只能查看而不能更改，從而對電子文件的原始結構進行識別與保護，確保電子文件的準確性與可靠性，使其能與紙質文件一樣發揮其應有的社會效用。

4.解決好信息化項目電子文件檔案的保存問題

由于信息化項目所形成的檔案主要以電子文件的形式呈現，而電子文件存在穩定性差、易損壞等問題，因此，解決好文件的保存問題是加強其質量與管理的關鍵環節。以化學磁性材料作為載體的電子文件，從理論上講可以做到長期保存，這是因為對其信息進行讀取時是無接觸的，不存在磨損情況，電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層中，不受外界磁場的影響，同時也不會受到環境中所存在的灰塵、水分及有害氣體的影響。但是由于電子文件形成的時間較短，缺乏實際存儲的驗證，因此，有關電子文件原始信息長期保存的問題，仍需要檔案工作者展開深入研究。現階段，對于需要長期保存的電子文件，可以通過定期復制的方式，來避免信息損失問題的發生。

全面推行信息化項目檔案管理

信息化項目建設全過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質資料的收集與整理，到后續電子版的生成與上傳，這些都是需要相關人員做到仔細再仔細的，容不得出一點差錯。因此，為實現信息化的有效管理，需從多個方面提升檔案管理的效率與效益。

首先，要加強內部檔案信息化建設，選取合適的專業的檔案管理人員，并制定出適合本企業實際工作的檔案信息化管理規章制度，對于不符合當前檔案信息化要求的管理體制及時進行改革與優化，通過制度保障以及軟、硬件設備的支撐來提升內部信息交換及共享水平，創造出更多有利于內部檔案資料管理利用的條件。

其次，要構建多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度與考評制度，全面提升相關崗位管理人員的綜合工作素養與工作能力，從人力方面來確保信息化項目全過程檔案資料的高效管理。

再次，要確保檔案管理的工作人員不斷進行計算機知識與信息管理化知識的學習，只有確保相關管理人員對計算機信息管理系統有充足的了解，才能使其參與本單位的軟件開發工作，從而在提出正確的信息需求時，使內部檔案的信息系統運行保持在良好的狀態中。

最后，檔案的數據質量是決定計算機管理系統建設成敗的關鍵，因此需要嚴格做好檔案資料的數據把關工作，確保相關部門所輸入的資料是全面、準確的，否則將影響系統的正常運行。可以通過建立資料審核制度，在檔案資料輸入之前，對相關資料進行審核，在資料輸入之后，對相關檔案進行校對，以確保檔案資料的質量。

綜上所述，項目檔案是項目實施全過程的真實記錄，可以為項目今后的稽查、監督、管理、驗收、維護等環節提供最為可靠的原始信息，具備較高的保存價值。因此，要充分認識到項目實施檔案全過程控制管理的意義，并采取有效的措施，力爭在項目實施的各個環節，都能做到檔案資料的真實記錄與及時積累，確保項目檔案資料的完整性與真實性，并為項目檔案整理歸檔和日后服務奠定良好的基礎。

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