機關事業單位工人檔案管理問題及對策研究

王桂燕

摘要：文章從事業單位的立場出發，首先對管理工人檔案所面臨問題進行了說明，包括管理制度有待更新、信息化程度偏低等，其次歸納了管理工作所表現出的特征，最后結合問題成因，分別提出了相應的解決策略，例如，完善現有管理制度、酌情引入信息技術，供相關人員參考。

關鍵詞：工人檔案;機關事業單位;檔案管理

引言：現階段，仍有部分單位沒有認識到管理工人檔案的重要性，而是將管理工作和保管檔案劃上等號，認為管理檔案的關鍵是確保檔案完整，在該理念指導下所開展管理工作，其效果往往難以得到保障。要想避免上述情況出現，關鍵是要幫助員工形成科學認知，真正做到以工人檔案為落腳點，有序開展相關管理工作。

一、單位管理工人檔案的現狀

（一）管理制度有待更新

目前，極少數事業單位仍沿用以往所制定管理制度，而沒有根據檔案管理形式、內容所發生變化，對制度進行更改，導致管理工作無據可循，長此以往，檔案管理所具有規范化還有制度化水平均會受到影響。

（二）信息化的程度偏低

隨著信息時代的來臨，各單位針對檔案管理所提出要求均較以往有所提高，現有管理模式及方法所能取得效果十分有限，引入信息技術勢在必行。雖然多數事業單位均意識到了引入信息技術的重要性，但尚未掌握將先進技術與現有管理模式高效結合的方法，導致先進技術所具有優勢無法得到充分發揮。

（三）員工認識較為片面

現階段，仍有一部分事業單位選擇沿用傳統手段進行檔案管理，例如，由管理人員整理并錄入檔案信息，該做法不僅會耗費大量的精力與時間，還會由于人為失誤，而導致管理效果無法達到預期[1]。此外，認知片面所引起問題，還包括管理層宣傳力度較弱，致使單位內部缺少良好的管理氛圍，多數部門均將管理檔案的工作視為管理部門的任務，而沒有意識到自身同樣需要承擔相應的職責。

（四）人員水平參差不齊

新形勢下，對檔案管理相關工作進行信息化建設成為大勢所趨，但在職人員多未接受過系統培訓，僅能完成簡單的工作，而無法對檔案管理所涉及業務技能、法律憑證等內容進行突出，若不盡快解決該問題，不僅會導致宣傳效果自然達到預期，還會給后續工作的開展造成負面影響。

二、工人檔案管理工作特征分析

（一）動態性

改革開放至今，工人檔案始終發揮著記錄單位干部、在職員工信息的功能，考慮到一部分員工需要承擔多項任務，為保證檔案可發揮出應有作用，有關人員往往會根據人事調整情況，對檔案內容進行更改，由此可見，無論是檔案本身、還是相關管理工作，均具有極為突出的動態性特征。新形勢下，為確保工人管理相關需求得到滿足，事業單位往往會選擇引入全新的模式或手段，對檔案進行管理。

（二）真實性

隨著改革的深入，事業單位對工人檔案所提出要求也變得更加嚴格，要求工人檔案所記錄信息完全真實。鑒于此，在管理工人檔案的過程中，有關人員應做到仔細且嚴格的核查檔案信息，確保檔案不存在造假或類似情況，同時保證檔案審批手續完整、所記錄情況與實際相符，明令禁止填寫虛假信息或是捏造事實等行為。事實證明，只有保證檔案完全真實，才能使其所具有作用得到發揮，基于工人檔案所開展選拔等工作，自然能夠取得應有的成效。

（三）保密性

作為事業單位機密文件，在管理工人檔案的過程中，有關人員應始終堅持以保密制度為依據，切記不得隨意泄露檔案所記錄信息，包括但不限于工人學歷、工作經歷以及年齡，以免給檔案所有者造成負面影響。

三、如何提高工人檔案管理質效

（一）完善現有管理制度

事實證明，立足實際對現行管理制度進行完善，可使管理效率得到顯著提升。在開展此項工作時，共有三方面的內容需要引起重視，一是事業單位視情況對現有制度加以調整，根據管理工作發展趨勢，對老舊且滯后的制度進行修改，確保制度所存在漏洞得到有效彌補。二是以工人檔案所具有特點為依據，提出與工人檔案相契合的監管制度，真正做到借助監管制度之手，推動管理工作高效開展。三是構建符合檔案管理需求的協調機制，拉近管理部門與其他部門間的距離，確保其他部門均能夠主動參與到管理過程中，為管理檔案的工作貢獻力量。

（二）酌情引入信息技術

新形勢下，事業單位應對工人檔案所具有價值進行充分發揮。要想達成該目標，關鍵是要酌情引入信息技術，憑借先進技術對管理質效進行提升，同時確保工人檔案所具有使用壽命得到最大程度的延長。在管理工人檔案的過程中，管理人員可對計算機網絡加以使用，在保證管理質量的前提下。對管理速度進行提升，確保書面信息能夠被盡數轉變成對應的數字信息，通過壓縮工作量的方式，使工作效率最大程度接近預期。如果條件允許，各單位還可構建以工人檔案為主體的數據庫，定期更新數據庫所存儲檔案信息，保證工人檔案所具有價值能夠得到應有發揮。

（三）盡快轉變員工認識

要想使工人檔案得到系統且高效的管理，關鍵是要給予管理工作充分的重視，借助管理層、領導層之手，加大對相關工作進行宣傳的力度，聯合電視、新媒體和報刊等平臺，搭建完善的宣傳網絡，使員工對管理工人檔案的必要性具有更加正確的認識[2]。在開展上述工作時，通常需要做到雙管齊下：一是要求專業人員前往單位，組織以檔案管理為主題的講座，憑借更加生動且直觀的方式，加深員工對管理工作所涉及知識的印象。二是密切關注檔案管理、使用情況，確保所采取管理模式符合實際情況，同時為管理工作配備相應的專業設施和人員，通過對檔案價值進行充分發揮的方式，吸引各崗位員工的目光，為管理工作的有序開展助力。

（四）定期組織人員培訓

管理人員所具有素質及專業能力，會在不同程度上影響著管理的質量和效率。現階段，事業單位普遍存在管理人才儲備不足的問題，在職人員的素質及能力均難以得到保證，無形中制約了管理工作的開展。要想盡快扭轉這一局勢，關鍵要做到三點：首先是加大人才引進力度，提高準入門檻，聘請可熟練使用計算機、黨性意識高且專業素質突出的優質人才，對現有管理隊伍整體結構進行優化;其次是為在職人員提供交流學習、考察的機會，組織表現突出的人員前往其他地區進行學習，掌握當地所積累管理經驗，將先進理念和技術用于日常工作中，確保工人檔案可得到有效管理;最后是對主動學習相關知識并考取證書的人員持鼓勵態度，幫助在職人員樹立起終身學習的意識，利用空閑時間學習錄入數據、操作計算機的方法，真正做到與時俱進，對管理工作所具有信息化水平進行提高，為管理質效提供保證。

結論：綜上，要想使管理工人檔案的工作發揮出應有作用，關鍵是要明確現階段所存在管理模式的問題，并擬定相應的改進方案，明確工人檔案在單位今后發展的道路上具有極為重要的作用，視情況制定并落實管理制度，憑借科學且先進的手段，對檔案進行高效管理。只有這樣才能使管理水平達到預期，工人檔案背后的價值自然能夠被充分挖掘出來，其現實意義有目共睹。

參考文獻：

[1]葛仁軍.為國企改革減負 讓退休職工安心——遼寧“退管檔案”工作紀實[J].中國檔案，2020（8）：2.

[2]李紅，孫虹.退休人員檔案移交工作思考——以安陽鋼鐵集團有限責任公司為例[J].檔案管理，2021，44（1）：3.