PDCA理論在醫院人事檔案管理中的應用

尹佳

摘要：醫院在進行人事檔案管理的時候傳統的檔案管理方法比較陳舊，這樣就會對整體人事檔案管理的效率產生影響，所以在這種背景之下，對醫院人事檔案管理的方法進行改革是十分必要的一項工作。PDCA管理方法是美國的質量管理學家沃特·阿曼德·休哈特首次提出并經過博士戴明采納宣傳普及的一種管理方式，也將其稱之為戴明環。本文主要研究將這種理論應用在醫院人事檔案管理當中所發揮的管理作用，期待所得的內容能夠為有關的管理工作提供有價值的參考。

關鍵詞：PDCA;醫院;人事檔案;管理

0.引言

在醫院中人事檔案是十分重要的檔案，這是對醫院職工基本信息、學習經歷、工作經驗、思想水平、道德水平、業績能力和工作能力等多種信息進行綜合整理歸檔的一種檔案，可以說醫院的人事檔案能夠綜合性的對醫院的員工整體水平加以反映。但從目前的情況來看，傳統的醫院人事檔案管理效率還普遍不高，而且其工作質量存在不佳的表現，這樣就導致其很難適應目前的時代發展。在這種背景之下，對醫院的人事檔案管理工作進行改善并充分的通過PDCA理論來進行處理，這對醫院人事檔案管理的流程進行優化具有重要意義。

1.PDCA理論的簡述

從大多數的醫療機構來說，基本上都不存在在人事檔案管理當中投入太多的資源的情況，所以很多醫療機構的人事檔案管理效率都不高，所以急需對當前人事檔案管理的情況進行改革。PDCA理論是美國的學者戴明博士發展和推廣起來的一種重要的管理學模型，主要包括 P-D-C-A4個角度，也就是計劃-執行-檢查-處理，從這4個階段實施管理能夠從中找出管理所存在的問題，并根據管理的需求采取相對應的措施進行積極的整改，這能夠促使管理效率得到極大的提高。PDCA理論具備循環性和發展性的特點，所以對提高效率管理質量具有重要的價值，能夠被應用在多個領域的管理工作當中并取得了顯著的成果。

將PDCA理論主要劃分為計劃-執行-檢查-處理4個階段，將這4個階段的工作應用，在各個領域的管理當中具有較好的作用，這能夠對管理的目的和思路進行進一步的理順，同時通過這種理論來使得相關計劃變得更加周密，然后再進行嚴謹的工作部署，就能使得相關工作取得良好的進展，這可以對有關的工作進行進一步的確認，使得相關問題得到根本性的解決。對醫院人事檔案管理當中所存在的問題作出進一步的整改，這能有效的完成計劃修訂的環節，使得管理效率得到根本提高。將其應用到醫院人事檔案的管理當中，需要對人事檔案管理的目標進行確定，然后根據目標來對具體的管理計劃予以確定，這樣就能夠制定高校的人事檔案管理執行制度，這能使得醫院的人事檔案管理的效率得到根本性的提高。

2.PDCA在醫院人事檔案管理中具體應用

2.1計劃階段

PDCA的計劃環節是比較重要的在具體上需要制定一個完善的醫院人事檔案計劃，計劃的制定就應該遵循5WH原則，主要是在具體的工作當中明確為什么要制定這項計劃，而且制定這項計劃應該達成哪種目標，具體要在哪里執行等等。計劃階段需要對人事檔案的具體情況了如指掌，在進行管理的過程中需要對計劃進行完善，明確具體管理的主要因素，想要達成的目的，開展管理的具體地點和負責人，還要標注必要的時間和所需應用的方法等等，就能夠體現出所制定的人事管理計劃的價值性和可實施性。在進行計劃制定的時候，首先應該對當前醫院的人事檔案管理所存在的問題進行深刻的剖析，并針對所存在的問題進行進一步的分析，以便于提出整改措施。比如在現階段醫院的人事檔案管理當中，普遍存在領導不重視的情況，所以針對這種情況可以建立檔案管理小組并面對這種問題進行處置，最終采取最有效的因素來進行劃分和問題的解決，能夠充分的使得醫院的管理工作得到質的提升。

2.2執行階段

執行階段也就是對計劃的落實階段，這項階段關系到管理措施是否能夠取得必要的成果。從醫院的人事檔案管理工作而言，在開展計劃執行時，應該建立必要的專職人事檔案管理工作小組，同時對檔案管理的流程和管理制度進行確定，使得醫院人事檔案的管理工作可以科學有序的落實下去。需要明確醫院人事檔案管理當中存在的問題，針對問題對有關的培訓制度予以完善，并且可以科學地開展培訓工作，這能夠確保人事檔案的相關管理人員具備有高超的職業素養和技能，能更更好的按照規定的流程來對管理工作予以落實。還要建立科學完善的檔案歸檔管理制度，這能及時發現但管理中存在的問題，并及時追究責任等，確保人事檔案管理的完整性。

2.3檢查階段

醫院人事檔案的管理制度改革的效果和在改革過程中是否能夠嚴格的落實檢查這一環節存在必然的關聯。檢查是 PDCA管理當中的一個重要的環節之一，為了在醫院人事檔案中落實切實可行的檢查計劃，應該采取有效的措施，保持執行的力度。在檢查階段，如果發現存在的信息和實際情況不相符，那么就應該及時的進行調出，做好有關的記錄工作，并對造成因素進行深刻的探究，以便于制定措施進行整改，避免今后發生同樣的事情。還要根據醫院檔案管理的實踐來對檔案管理中存在的各種問題的成因進行，總結考核相關工作人員的態度，使得人事檔案管理工作落實到位，嚴格的避免填寫錯誤等多種問題出現。

2.4處理階段

PDCA的處理階段的目的就是對于緩解進行檢查和鞏固，能夠針對具體的問題和具體的情況提出相對應的整改手段。在完成某一個階段的人事檔案管理工作之后，可以針對這一階段完成的目標和既定的目標進行對照分析，這樣就能確定最終執行的結果是否達到了標準。如果確定既定目標存在過高，那么可以說這一階段的PDCA管理工作取得了良好的效果。如果評估的最終結果和既定目標之間存在很大的差異，則說明這一問題尚未解決，所以需要將這個問題繼續的落實，到下一個循環當中來，不斷的完善并尋求最佳的解決措施。處理階段可以對各種問題進行科學性的分析，并能夠探究原因，制定完善的改善對策，這就可以使得醫院的人事檔案管理工作的后續工作得到合理有序的推進。在處理階段可以構建起符合醫院實際情況的人事檔案管理制度和工作流程，并能夠落實有關的檔案管理人員分配工作，綜合性的促進各個工作人員之間的相互配合，經過幾個循環的干預之后，可使得相關問題得到妥善的解決。

3.結語

綜上所述，本文主要簡單分析PDCA理論應用在醫院人事檔案管理當中的作用。通過本文的分析后可以看出，醫院的人事檔案管理工作還亟待于改善，將PDCA理論應用在人事檔案的管理中，可以提高整體檔案管理的效率，也能促使人事檔案的具體工作順利的推進，為醫院奠定了后勤基礎。

參考文獻：

[1]姚勇.PDCA理論在醫院人事檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2021（06）：218-219.

[2]張衛.醫院人事檔案管理中的PDCA應用[J].辦公室業務，2021（01）：150-151.

[3]周敏.PDCA理論在醫院基建檔案管理中的應用[J].檔案時空，2018（08）：28-29.