淺析如何構(gòu)建獸藥科技檔案的有效體系

蘭瑩

摘要：隨著獸藥行業(yè)發(fā)展和信息技術的不斷進步，獸藥科技檔案的利用不斷增加，資源開發(fā)得到重視，獸藥科技檔案是獸藥行業(yè)科技發(fā)展的條件和基礎，獸藥科技檔案是知識產(chǎn)權(quán)保護的重要憑證，本文主要分析了目前獸藥科技檔案管理中存在的管理人員專業(yè)知識不夠硬、歸檔重視程度不夠、獸藥科技檔案流失和檔案管理保存條件差等問題，結(jié)合檔案管理實際工作探討如何構(gòu)建有效的工作管理體系，為獸藥管理人員提供合理的參考。

關鍵詞：獸藥科技檔案;管理存在問題;有效體系

獸藥科技檔案是指在獸藥監(jiān)察、科學研究、基本建設、生產(chǎn)技術及其它科技活動中形成的、具有保存價值、應當歸檔保存的科學技術文件的總稱，包括紙質(zhì)文件、照片、計算材料、圖紙、圖表、錄音、錄像、光盤等各種載體的文件[1]。這些資料具有較高參考和利用價值，并按照我國的檔案制度集中起來統(tǒng)一保管。在我國全面建成小康社會的背景下，充分發(fā)揮獸藥科技檔案作用，有助于我國獸藥行業(yè)科技水平的發(fā)展，提升我國獸藥行業(yè)經(jīng)濟整體實力，助推脫貧攻堅工作有效落實。

1 發(fā)揮獸藥科技檔案作用的重要性

1.1 獸藥科技檔案是獸藥行業(yè)科技發(fā)展的條件和基礎

獸藥科技檔案作為特殊媒介，能夠?qū)F藥研究成果很好地繼承和發(fā)展。獸藥技術人員在研發(fā)創(chuàng)造新檢測方法、新獸用標準物質(zhì)、新檢測試劑、新獸用疫苗、菌毒（蟲、種）制備等研究項目過程中必然需要對前人的研究成果進行參考和借鑒，便于傳承已獲取的技術，來促進新技術的產(chǎn)生。獸藥管理人員在制定每一項政策法規(guī)時，也都是建立在之前大量的調(diào)查研究基礎之上。比較詳盡完整的獸藥科技檔案不但記錄了關鍵技術參數(shù)，更能體現(xiàn)研究人員的邏輯思維模式以及整個研究的發(fā)展過程，這些寶貴的資料能夠幫助技術與管理人員總結(jié)經(jīng)驗，啟發(fā)思路，彌補“后來者”的個人知識不足，開闊視野，發(fā)揮技術“傳幫帶”，提高獸藥相關研究工作的效率和水平[2]，對穩(wěn)步推進新時代獸藥行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

1.2 獸藥科技檔案是知識產(chǎn)權(quán)保護的重要憑證

獸藥科技檔案涉及到大量的學科專業(yè)知識，是對于獸藥科技工作者研究活動的真實記錄，其中大量的科研數(shù)據(jù)及圖文資料是維護知識產(chǎn)權(quán)的有力憑證[3]。完整、系統(tǒng)、準確的獸藥科技檔案是保護知識產(chǎn)權(quán)的前提。眾所周知，科學技術是第一生產(chǎn)力，獸藥科技檔案記載的正是獸藥科技工作者的科學技術轉(zhuǎn)化為實際生產(chǎn)力的直接證據(jù)。因此，深度挖掘獸藥科技檔案內(nèi)容，充分借鑒前人的智慧結(jié)晶和經(jīng)驗教訓，有助于獸藥行業(yè)整體生產(chǎn)力水平的提升。

1.3 獸藥科技檔案的管理是獸藥企業(yè)發(fā)展的基礎

獸藥科技檔案是獸藥企業(yè)在生產(chǎn)和研發(fā)及日常管理中形成的具有一定參考價值的科學技術活動的文件，為獸藥企業(yè)后期開展科學研究提供有力的參考價值，也是獸藥生產(chǎn)可持續(xù)發(fā)展的保障。同時也是企業(yè)的寶貴財富，在企業(yè)的科研、經(jīng)營、管理過程中發(fā)揮著重要作用。首先獸藥科技檔案記載著企業(yè)經(jīng)濟運營過程及成果的重要信息，具有憑證和參考作用，獸藥企業(yè)在科研、經(jīng)營和管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應的記錄，獸藥研究、產(chǎn)品管理等工作都是建立在獸藥科技檔案的整理和分析的基礎之上的，對企業(yè)提升科研水平和經(jīng)營管理能力都具有很大的促進作用。其次獸藥科技檔案是在企業(yè)最核心的業(yè)務活動中所形成的原始記錄，真實可靠，是最令人信服的真憑實據(jù)，能夠在關鍵時刻保護企業(yè)和職工的合法權(quán)益，有利于明確各方面的責任，減少不必要的糾紛發(fā)生。此外獸藥科技檔案也是最寶貴的教育資源，它如實記錄了獸藥科研中產(chǎn)生的每一次成功或失敗的案例，其原始性和真實性是具有極強的說服力的，通過每一個真實的案例就可以反映出獸藥企業(yè)在科研中的每一次進步。也為日后的科研工作提供了最直接有力的參考依據(jù)，有利于獸藥企業(yè)不斷在成功和失敗的案例中汲取經(jīng)驗，更好地服務企業(yè)發(fā)展。最后獸藥科技檔案為企業(yè)文化建設提供了歷史借鑒和參考依據(jù)，企業(yè)的檔案管理是企業(yè)文化建設的重要組成部分，始終推動著企業(yè)文化建設的發(fā)展進程，企業(yè)文化建設影響著企業(yè)檔案的收集范圍及企業(yè)檔案的價值等，其價值受多重因素影響和制約而呈現(xiàn)出不一樣的價值體現(xiàn)，獸藥科技檔案作為獸藥企業(yè)的核心業(yè)務檔案，在價值鑒定過程中將體現(xiàn)一個企業(yè)的設立初衷、工作思路、經(jīng)營模式等重要信息，處處體現(xiàn)著企業(yè)的發(fā)展愿景及戰(zhàn)略意圖，是企業(yè)文化的一個良好的呈現(xiàn)方式[4]。

2 發(fā)揮獸藥科技檔案作用過程中的問題

2.1 管理人員專業(yè)知識不夠硬

獸藥科研檔案按照自然形成規(guī)律一般分為申報立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定、驗收階段、成果獎勵申報階段等五個階段。要求檔案員對項目立項，歸檔范圍、審批文件、任務書、方案論證、開題報告及合同書、協(xié)議書等在檔案文件形成的各個環(huán)節(jié)都有較強的專業(yè)知識和把控能力，然而檔案員不懂業(yè)務的問題已經(jīng)成為很多用人單位的通病，往往有很多單位采用兼職檔案員進行檔案整理，這些人員工作范圍僅限于檔案的收集整理以及歸檔，對業(yè)務知識毫不了解，導致很多檔案員在進行檔案歸集整理過程中無法甄別各類檔案文件的重要程度，甚至會存在業(yè)務部門給什么，檔案員就歸檔什么的現(xiàn)象，無法在歸檔前起到篩選、審核的作用。

2.2 管理人員對其重視程度不夠

技術人員或兼職檔案人員應及時收集技術研究資料，組建預立卷，等研究結(jié)束后按照有關規(guī)定進行歸檔，但在實際研究生產(chǎn)活動中，技術人員或兼職人員對資料收集工作的重視性不夠，往往只關注已經(jīng)形成的獸藥科研結(jié)果，對于沒有成果的技術資料不重視。而事實上科學研究過程中的每一環(huán)節(jié)都應加以記錄，失敗與成功的數(shù)據(jù)和經(jīng)驗同等重要，但技術人員往往只記錄與成果正相關的數(shù)據(jù)資料，忽略了對過程資料的收集，從而導致后來的研究人員在開展后續(xù)研究過程中進行重復勞動，造成了人力及物力的浪費現(xiàn)象。檔案整理工作是需要經(jīng)驗積累來完成的一項工作。然而有的單位的兼職檔案人員采用新人，缺乏穩(wěn)定性，專業(yè)技術能力不夠，往往對科技檔案形成的過程和內(nèi)容比較陌生，導致在最后結(jié)題歸檔時收集整理過程不順暢，出現(xiàn)重要文件流失或文件無效等問題[5]。

2.3 獸藥科技檔案流失

日常工作中，存在個別技術人員出于安全和使用方便等因素的考慮，將部分檔案留在自己手中，不愿移交給檔案部門的情況，甚至有些科研人員認為產(chǎn)生的檔案是自己的勞動成果，對檔案性質(zhì)認識不清，不配合檔案管理人員的工作。同時隨著技術人員流動性的增強，再加之保管不善，這些核心檔案往往會因為人員更替、保管不善而流失或損毀，導致獸藥科技檔案的完整、準確和系統(tǒng)性嚴重缺失，重要檔案不完整[6]。

2.4 獸藥科技檔案管理保存條件較差

獸藥科技材料需要長時間的記錄和保存。但目前來看，部分單位的檔案管理技術較為落后，對于時間較長的檔案實體并沒有進行有效的維護和翻新，導致很多寶貴的獸藥科技材料遭到了遺失和損毀。這主要是由于檔案主體單位對于檔案文件的重視程度不高，沒有及時采購使用相應的硬件設備，增加了檔案損毀的風險。同時，由于保存設備的落后，檔案文件在查找時往往需要花費很多時間，使得很多單位的檔案查詢率比較低，利用率不高，很難發(fā)揮出獸藥檔案的積極作用[7-8]。

3 發(fā)揮獸藥科技檔案作用的對策

3.1 抓住檔案員這個“核心”，建設一支高素質(zhì)檔案管理隊伍

一份完整的檔案能夠記錄一項業(yè)務從產(chǎn)生到完成的全部過程，對日后的查考起到至關重要的作用，做好檔案管理工作，核心在打造一支成熟的檔案員隊伍。各科研組應指定一名兼職立卷歸檔人員，負責本部門立卷歸檔工作的督促、案卷質(zhì)量的檢查工作，兼職檔案員應有熱愛本職工作、忠于職守、刻苦學習、鉆研業(yè)務、具備專業(yè)知識等具體素養(yǎng)。還要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，以崗位培訓、職業(yè)技能培訓、各部門工作經(jīng)驗交流等形式，讓檔案員對業(yè)務具有宏觀的認知，掌握重點環(huán)節(jié)的重點工作，這樣在歸檔時，才能發(fā)揮檔案員作為檔案歸集最后一道環(huán)節(jié)的有效把控作用。對新入職人員要用老人帶新人方法，發(fā)揮“傳幫帶”的優(yōu)勢，在檔案管理工作中建設一支政治過硬、責任心強、業(yè)務熟練、人員穩(wěn)定的檔案管理隊伍，為扎實推進獸藥科技檔案事業(yè)提供堅強人才保障[9]。

3.2 完善獸藥科技檔案管理制度

只有健全的檔案管理體系，才能使檔案管理工作得到有序高效的實施。各單位要制定獸藥科技檔案管理制度及科技檔案歸檔程序，規(guī)范化管理應涵蓋檔案產(chǎn)生的全流程、檔案的收集審核、檔案的歸檔方式等各方面，實現(xiàn)全過程管理，使獸藥科技檔案內(nèi)容更加全面，有效準確。同時要建立檔案的借閱制度，明確檔案借閱的方式、安全性、借出歸還手續(xù)等，從多個維度保護檔案的安全性。獸藥行業(yè)科技水平發(fā)展有助于獸藥產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟實力提升，而想要提高獸藥行業(yè)科技水平發(fā)展的效率，就必須保護好獸藥科技檔案的關鍵性材料。對于以前留在技術人員手里或流失的獸藥科技資料，應進行尋回和補缺[10]。

3.3 有效開發(fā)獸藥科技檔案保管技術

根據(jù)實際情況，把珍貴的文物資料保存好就要運用現(xiàn)代化技術，建立恒溫恒濕的檔案管理保存條件，保證庫房環(huán)境的穩(wěn)定狀態(tài)，有效避免檔案的霉變及破損，對已破舊的檔案要進行專業(yè)的修裱操作，修復本著“同宗同源”，修復時要注重真實性。并讓科學管理方法成為一種程序化的檔案保護機制。只有讓保護材料的程序成為一種科學的機制，才能讓獸藥科技中的關鍵性材料得到很好的保存。用好數(shù)字化手段，把檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化、電子化載體永久保存起來。建立數(shù)字化檔案室，通過數(shù)據(jù)挖掘的特點，主動發(fā)現(xiàn)更有用的信息，同時可便于檔案的查找審閱，能夠有效規(guī)避因檔案借閱而產(chǎn)生的對檔案實體的損壞以及翻閱大量檔案而導致的時間上的浪費，大幅提高檔案的利用價值和利用效果[11]。

4 結(jié)語

發(fā)揮好獸藥科技檔案的作用，是助推獸藥行業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)也是獸藥企業(yè)創(chuàng)造財富體現(xiàn)價值的重要環(huán)節(jié)。獸藥科技檔案為快速提高獸藥科研水平提供了必不可少的資料依據(jù)。因此，要完善獸藥檔案管理機制，制定管理條例，加大投資力度，促進獸藥科技檔案作用的發(fā)揮，提高我國獸藥行業(yè)經(jīng)濟整體實力，為實現(xiàn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化作出應有貢獻。

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