新時代學(xué)校綜合檔案室建設(shè)與管理研究

牛文娟

（晉江市紫峰中學(xué)，福建 晉江 362200）

1 新時代學(xué)校綜合檔案室面臨的挑戰(zhàn)與機遇

學(xué)校檔案是學(xué)校在從事教育、教學(xué)、德育、科研、黨工團等各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的原始記錄，是學(xué)校教育事業(yè)的重要組成部分。隨著我國進入中國特色社會主義新時代，學(xué)校教育面臨著新的歷史任務(wù)。在新時代背景下，學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)和管理也面臨著新的挑戰(zhàn)與機遇。

1.1 學(xué)校綜合檔案室面臨的挑戰(zhàn)

1.1.1 檔案儲藏分散

從檔案的形成來看，學(xué)校檔案是以校長室、校務(wù)辦公室、黨建辦公室、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處、保衛(wèi)處、團委會等處室為單位逐漸形成和積累的。長期以來，學(xué)校檔案龐雜無序，分散在各個處室。且各處室檔案的管理和使用各自為政，又因各處室沒有專職檔案人員，導(dǎo)致常年積累的檔案雜亂無序，甚至被丟棄。從檔案的利用情況來看，學(xué)校檔案利用者具有很大的隨意性。在名目繁多的工作檢查和個人使用中，檔案的利用手續(xù)不夠規(guī)范，不能及時返還歸檔，導(dǎo)致散落遺失。

1.1.2 檔案用房落后

雖然學(xué)校檔案隨著學(xué)校的建立而起步，隨著學(xué)校的發(fā)展而增長，但是綜合檔案室建設(shè)起步晚，基礎(chǔ)弱。一方面，很多學(xué)校在成立初期往往沒有檔案意識，沒有建設(shè)綜合檔案室。隨著學(xué)校的發(fā)展，檔案的重要性越來越凸顯。這就需要分門別類、豐富翔實的檔案來滿足學(xué)校發(fā)展的各項需求，但因為缺乏資金和場所等原因，很多學(xué)校都沒有建設(shè)完善的綜合檔案室。另一方面，學(xué)校教育往往以立德樹人為根本任務(wù)，在實施教育教學(xué)過程中都會緊緊圍繞學(xué)生來提供各種教育教學(xué)資源。學(xué)校大都會根據(jù)辦學(xué)條件要求，從實用的角度配備各種功能室來滿足教育教學(xué)的需求。但各級各類文件，不管是對于初中校的義務(wù)教育標準化驗收，還是高中校的達標評估，都沒有對配置綜合檔案室提出硬性要求。沒有明晰的評估指標以及評價標準，學(xué)校缺乏重視，這是導(dǎo)致綜合檔案室建設(shè)薄弱的重要原因。

1.1.3 檔案意識薄弱

社會檔案意識是一個國家、一個地區(qū)文明程度的標志之一，既取決于社會文明程度，反過來又對其產(chǎn)生影響。同樣地，學(xué)校檔案意識是衡量一個學(xué)校辦學(xué)水平和質(zhì)量的標志之一，既取決于學(xué)校辦學(xué)水平和質(zhì)量，反過來又對其產(chǎn)生很大影響。目前大多學(xué)校檔案意識薄弱，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，對檔案管理監(jiān)管力度不夠；二是負責檔案工作的人員檔案意識弱，業(yè)務(wù)能力差，大多是課時不夠的教學(xué)人員臨時兼職。學(xué)校應(yīng)重視檔案，只有分管領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的檔案意識增強，才能更好地實現(xiàn)檔案的利用價值，提升學(xué)校的辦學(xué)水平。

1.2 新時代學(xué)校綜合檔案面臨的機遇

1.2.1 國家對檔案的重視

新時代背景下，隨著國力的提高和社會的進步，我國對檔案的重視程度也越來越高。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，國家主席習(xí)近平簽署第47號主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行。時任國家檔案局局長陸國強指出：“修訂檔案法是貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作的重要指示，為做好新時代檔案工作提供法律制度遵循。”作為實施基礎(chǔ)教育的學(xué)校也要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》精神，做好學(xué)校檔案工作。國家對檔案的重視，為學(xué)校提高檔案管理水平提供了重要的工作導(dǎo)向。因此，學(xué)校要重視檔案工作，加大檔案管理力度，積極推進綜合檔案室建設(shè)，為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

1.2.2 學(xué)校對檔案集中統(tǒng)一管理的需求

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中地管理國家全部檔案，是我國檔案工作的組織原則和管理體制，是多年來行之有效的檔案和檔案工作“集中統(tǒng)一管理”原則的繼續(xù)和發(fā)展。學(xué)校檔案來源分散，大多集中在各個處室。各處室既產(chǎn)生檔案，也保存、管理和使用檔案。每個處室既是檔案形成者又是檔案利用者。各處室檔案的管理和使用既彼此獨立又相互交叉，隨著檔案的增多和檔案利用的加強，就越來越需要建立一個單流型檔案信息系統(tǒng)來集中統(tǒng)一管理檔案。因此，學(xué)校建立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理學(xué)校各個處室形成的各種類別的檔案，不但有利于加強對學(xué)校檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，而且有利于維護檔案的完整和安全。

2 新時代學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)與管理

在新時代，學(xué)校在應(yīng)對檔案管理工作挑戰(zhàn)的同時，更應(yīng)該抓住機遇，建設(shè)和完善綜合檔案室，時刻用習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦，努力做好新時代學(xué)校檔案工作，滿足學(xué)校發(fā)展和教育教學(xué)等方面的檔案利用需求。

2.1 完善綜合檔案室建設(shè)，加強學(xué)校檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理

新時代背景下，學(xué)校在資金投入和場地分配上能更有條件支持綜合檔案室的建設(shè)，盡力做到檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開。對于新校區(qū)或者新建學(xué)校，綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可以一步到位，有利于檔案工作的開展。檔案庫房只用來保存檔案，有利用于保障庫房檔案的安全。辦公室用來作為檔案工作人員辦公的場所，方便工作人員做檔案入庫前的整理工作。單獨的閱覽室既方便查閱者查閱檔案，又可以配置監(jiān)控防止查閱者涂改、損毀、丟失檔案。三者中檔案庫房最重要，對于辦公場所有限的學(xué)校，應(yīng)首先保障檔案庫房用房。

綜合檔案室?guī)旆康奈恢眠x址和防護非常重要，完善學(xué)校綜合檔案室要從安全和長期保管檔案的需求出發(fā)。一般選擇樓房的某個部位作檔案室?guī)旆浚灰才旁诘叵率一蝽攲樱膊灰才旁跇欠績蓚?cè)，還要遠離衛(wèi)生間、熱水房、配電室等。學(xué)校綜合檔案室要在校長或者分管副校長領(lǐng)導(dǎo)下開展檔案工作，為方便領(lǐng)導(dǎo)查閱、監(jiān)督和檢查，綜合檔案室一般設(shè)置在領(lǐng)導(dǎo)辦公室同一樓層。檔案庫房的防護，要切實做好檔案“八防”即防高溫、防高濕、防光、防蟲、防塵、防霉、防火和防盜。保管檔案的條件或環(huán)境的變化很容易造成檔案的損毀。例如，在防火方面，庫房內(nèi)嚴禁煙火，檔案工作人員要在醒目的位置張貼“嚴禁煙火”的標識。將綜合檔案室建設(shè)納入學(xué)校常規(guī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給予適當?shù)馁Y金支持，確保綜合檔案室各項設(shè)備配備齊全。

我國檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。學(xué)校綜合檔案室受上級檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。學(xué)校綜合檔案室建設(shè)初期以及檔案管理中遇到困難都可以尋求上級檔案部門及教育主管部門的幫助與支持。完善的學(xué)校綜合檔案室，又可以為學(xué)校的各級達標驗收順利通過提供翔實的材料，從而進一步提高學(xué)校的辦學(xué)水平。為做好學(xué)校檔案工作，就要明確一名分管檔案工作的校級領(lǐng)導(dǎo)，并成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定職責分工。學(xué)校檔案工作是一項具有科學(xué)性、管理性的工作。學(xué)校檔案種類齊全、數(shù)量龐雜、形式多樣，要管理好這些檔案，必須進行科學(xué)有效的管理，在庫存檔案的基礎(chǔ)上進行檔案編研，最大限度地滿足學(xué)校各項工作對檔案的需求。

2.2 集中統(tǒng)一管理檔案，滿足學(xué)校檔案利用需求

學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本校形成的教學(xué)檔案、文書檔案、會計檔案、教科研檔案、基建檔案、科技檔案等各類檔案，既有利于維護學(xué)校檔案的完整與安全，又便于學(xué)校對檔案的利用。學(xué)校檔案以各處室為單位形成居多，所以綜合檔案室要制定完善的檔案收集歸檔制度，讓各處室定期將檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。檔案收集工作是檔案工作環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，是集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案的關(guān)鍵措施。只有將各處室檔案收集到學(xué)校綜合檔案室，才能做好后續(xù)的檔案整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。

學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理檔案，有效避免了各處室各自管理檔案的弊端，能夠更便捷地滿足學(xué)校、師生對檔案利用的需求。例如，學(xué)校迎接上級檢查時，各處室就不會出現(xiàn)拆借檔案而忘記歸還的現(xiàn)象。學(xué)校綜合檔案室會根據(jù)各處室提供的檔案需求材料清單提供復(fù)印件，如備檢材料中確需檔案原件或者需要用到的檔案材料非常多，檔案室會專門為同一類別的檔案裝盒以備檢查。提供備檢的檔案材料要做好登記，必須落實到誰借出誰簽名，借出人員歸還檔案時也要核對清楚借出檔案材料清單，如發(fā)現(xiàn)檔案材料錯裝在其他地方時，要盡快核實找回入庫。師生如需使用檔案時，也不用跑遍各個處室去詢問，到學(xué)校綜合檔案室就可以登記查詢，檔案的集中統(tǒng)一管理為師生帶來了極大的便利。

2.3 提高教職工檔案意識，培養(yǎng)素質(zhì)過硬的檔案管理人員

在新時代背景下，越來越多的人了解檔案和檔案工作，也增加了對檔案的需求與利用。學(xué)校更要注重教職工檔案意識的培養(yǎng)，從校級領(lǐng)導(dǎo)、處室主任到教師、教輔人員都要了解到檔案的重要性。通過教職工大會，組織全體教職工學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，加深對檔案的了解與重視，在個人工作中才能有意識地愛護檔案，主動移交檔案，并能提高個人對檔案的利用意識。學(xué)校檔案工作人員更要熟悉檔案法律法規(guī)，認真解讀《中華人民共和國檔案法》《檔案條例》《學(xué)校檔案管理暫行辦法》等專門文件精神，遵循學(xué)校制定的檔案方面的規(guī)章制度和工作條例等，才能在學(xué)校檔案管理工作中做到有法可依、有章可循。

在新時代，各行各業(yè)都十分重視人才培養(yǎng)，使各類人才都能各盡其才、才盡其用。學(xué)校應(yīng)該根據(jù)檔案室的規(guī)模和檔案工作業(yè)務(wù)量來確定需要配備的檔案管理人員人數(shù)。為避免檔案管理人員的不穩(wěn)定性，學(xué)校應(yīng)向教育主管部門申報師資需求時，單獨列出對檔案專業(yè)人員的需求，并且將檔案管理人員列入事業(yè)編制，使其享有同教師一樣的干部待遇。只有檔案管理人員穩(wěn)定，才能確保檔案工作有條不紊地開展。同時，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該具備良好的政治素質(zhì)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素養(yǎng)和理論修養(yǎng)，恪守檔案工作職業(yè)道德。其次，檔案管理人員應(yīng)具有檔案專業(yè)本科或以上學(xué)歷，通過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí)，入職后能夠勝任學(xué)校檔案工作。最后，檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新意識和檔案管理現(xiàn)代化能力，要具備檔案人員上崗證，取得檔案專業(yè)技術(shù)職稱，并積極參加省級、市級的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，及時更新檔案方面的知識，掌握系統(tǒng)完備的檔案專業(yè)知識，從而高效地、創(chuàng)造性地完成檔案工作。

綜上所述，新時代學(xué)校綜合檔案室挑戰(zhàn)和機遇并存。學(xué)校應(yīng)該樹立良好的檔案意識，抓住綜合檔案室建設(shè)與管理的機遇，克服困難，因校制宜，完善學(xué)校綜合檔案室建設(shè)，集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案。還需要進一步加強學(xué)校檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理，培養(yǎng)素質(zhì)過硬的檔案管理人員，為學(xué)校各項工作的順利開展提供檔案服務(wù)，從而為提升辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量做出貢獻。