基于WEB的試驗室檔案管理系統方案的設計與應用

蔡宇飛，肖瑩，江思杰，徐海明，喬文霞，成厚龍，張海旺

（1.中國船舶重工集團公司第七二二研究所，湖北 430205；2.中國船舶重工集團公司第七〇九研究所，湖北 430079）

引言

隨著大數據時代的到來，計算機技術為文檔管理與存儲業務員帶來了革新，使用計算機技術對環境試驗室文本檔案的存檔進行管理具有手工管理所無法比擬的優點，基于web的試驗室檔案管理系統的應用，使得檔案文件能夠快速、便捷的導入與檢索，同時兼顧穩定性與保密性，從而提高試驗室檔案管理的效率。因此，設計一種適用于試驗室檔案業務的管理系顯得尤為重要[1]。

本文從環境試驗室的業務角度出發，分析了檔案管理系統應用的背景及實用性，在此基礎上提出了基于Web平臺開發環境試驗室檔案存檔智能系統，并將該系統應用于環境試驗室的日常管理，為環境試驗室的業務發展、規范化流程、無紙化辦公等起到了重要作用。

1 應用背景及實用性分析

722所計量檢測中心下轄中國船舶工業武漢機電產品環境與可靠性試驗檢測中心（以下簡稱“環境試驗室”）、國防科技工業4213計量站、電磁兼容試驗室、元器件檢測試驗室等第三方試驗、評判的權威機構，其中環境試驗室是722所計量檢測中心的龍頭支柱產業，每年承接大量的環境與可靠性試驗任務，同時也產生了大量的試驗任務委托單、過程資料以及試驗報告，依據722所程序文件，計量檢測中心必須要對這些文件資料及報告進行存檔以便待查。計量檢測事業部的管理和業務開展是依照國家軍用標準GJB 2725A-2001《測試試驗室和校準試驗室通用要求》及ISO/IEC 17025-2005《檢測和校準試驗室能力的通用要求》等要求，按照計量檢測中心編制的《質量手冊》和《程序文件》進行運作的。這些要求和文件涵蓋了事業部的質量管理、技術管理和行政管理的方方面面，這些要求和規范是嚴格的，但流程也是多樣的，各類數據也很龐雜，涉及的設備、人員和崗位眾多，對管理水平和細致程度要求高。

針對上述情況，計量檢測中心成立了專門的檔案管理室針對環境試驗室產生的大量文件進行歸檔。然而，隨著計量檢測中心環境試驗室的迅猛發展，傳統的檔案管理模式勢必會降低工作效率、也不利于部門信息化管理的發展，因此遵照標準和管理要求，建立一個完善、高效的信息化管理平臺，對標準要求的各種要素，包括質量監督、質量控制、內部審核、外部審核、管理評審、改進、人員、設備、設施及環境條件、檢測方法、溯源、樣品等數據和流程實現電子化，可以對事業部的管理和業務提供技術支撐，滿足質量標準對質量記錄和技術記錄的要求，使管理和業務運行能更加嚴格地按照質量管理的要求進行，減少人為失誤，使事業部的管理體系運行更加有效。同時通過信息系統平臺的運行，積累數據，通過分析，對管理體系的運行提供促進和改進。

綜上所述，為了提高環境試驗室的管理效率，開展檔案管理系統與現有的其它上級系統對接進行移交、審批等業務系統操作，實現更加自動化、系統化、規范化的試驗室檔案管理，建立一個基于Web的試驗室檔案管理系統顯得迫在眉睫。

2 技術要求

隨著環境試驗室信息化建設的需求愈加強烈，試驗室檔案管理系統的設計要求也更加趨近于實用化，為了突破傳統管理方式的壁壘，針對基于Web的試驗室檔案管理系統的要求也隨之提高：

2.1 兼容性和開放性要求

隨著社會的發展，越來越多的軟件產品接入人們的生活，如何保證軟件產品能夠長久的立足，不成為數據孤島、信息孤島和應用孤島，兼容性和開放性就成為了軟件產品架構設計時重點關注問題。

優秀的軟件產品必須具備開放性、標準化與通用化等特點，其兼容性和開放性之間有著密切的聯系，這種聯系主要通過協議標準化與系統內部平臺的開放程度來體現。試驗數據管理系統是依托于七二二研究所綜合辦公網絡，需與七二二研究所OA操作平臺進行對接，通過ID識別進行快速登錄。

2.2 可擴展性要求

軟件更新換代的速度之快是世所公認的，預留可擴展的功能接口與項目可以更好的適應時代的發展，同時，軟件設計者也須充分考慮如何以最小的代價實現系統維護與更新，從而形成一個易管理、可持續發展的體系結構。

2.3 穩定性與可靠性要求

軟件的穩定性與可靠性是關于系統壽命與用戶體驗的重要指標，其具體要求主要體現在以下四個方面：

1）軟件根據規定的功能性能，在出現故障或接口定義錯誤的情況下，應具備維持其功能性能的能力；

2）軟件產品應穩定可靠，在出現故障后不應徹底癱瘓且具備基本的服務能力；

3）在出現故障時，軟件產品能自適應重建，并達到規定的功能性能要求；

4）軟件應與用戶產生強共鳴，方便用戶更好的學習與理解，在操作方式上適應用戶的各種需求。

3 系統設計方案

3.1 設計原則

環境試驗室檔案管理涉及到試驗大綱、試驗細則、試驗原始記錄、環境條件、故障信息等系統化的文檔編輯、生成與存檔管理工作，其工程復雜度極高。因此，為了建立一個廣大用戶認可的、智能化的檔案管理系統，它的設計需遵循以下原則：

1）由于前期檔案管理工作都是在專用計算機上完成，新建的檔案管理系統應充分考慮檔案移交與位置變更的工作量，建立對應的數據庫導入手段，實現新舊檔案信息的兼容與共享。

2）操作檔案管理系統需連接七二二所內網進行涉密辦公，同時，考慮到操作該系統的人員種類眾多，包含技術人員、管理人員與保密審查人員，因此其界面應該清晰簡潔，易于理解；

3）七二二所業務平臺上需處理大量的涉密文件，因此，軟件需按照七二二所保密規定，進行軟件評級與保密管控；

4）軟件應具備試試更新與后期擴產功能，在經過驗收評定后需提示用戶對軟件使用情況進行評價，并提出合理的意見與建議[2]。

3.2 系統架構

本試驗室檔案管理系統以LabVIEWCVI為編程平臺，運行框架采用B/S結構，搭建DB2數據庫，形成一個基于WEB的試驗室檔案管理平臺（圖1），其業務范圍主要包括試驗室檔案查詢、修改、移交等，該系統能夠在Windows平臺上運行，系統服務器支持WindowsXP、Linux、WindowsNTservice等操作系統，客戶端支持WindowsXP、Windows2000、WindowsNTworkstation、Win7、Win10、Linux等操作系統。系統遵循TCP/IP協議，在網絡結構上采用多IP層。

圖1 基于DB2技術實現的檔案管理系統演示圖

4 系統組成

環境試驗室檔案管理系統的建設目標是代替當前檔案管理的手工操作，并對接所內系統提升檔案管理安全移交方面的相關管理程序的一鍵自動化可操作性[3]。環境試驗室檔案管理系統主要由以下幾個部分組成。

4.1 安全模塊

安全模塊作為系統的權限控制單元，主要起到權限管控與保密安全管控等作用。該模塊將用戶權限分為系統管理者、信息管理者和普通使用者三類，并劃分了權限與職能范圍。其中，系統管理者擁有最高的權限，可以操作與設置本系統的基本參數，執行本系統的所有操作；信息管理者權限次于系統管理者，主要分配給業務管理人員，其可新增檔案信息并提交系統管理者審核，查詢全系統檔案信息；普通使用者則為外部訪問人員，僅具備系統檔案信息查詢權限[4]。

4.2 信息模塊

在該模塊中，系統管理者作為最高權限者，可以對檔案存檔信息進行增加、刪除、修改等操作（圖2），而信息管理者則不具備該權限，僅能增加數據（圖3），如需刪除還需交由系統管理者執行。

圖2 基于Web的檔案管理系統刪、改、查信息演示圖

圖3 基于Web的檔案管理系統增加信息的演示圖

4.3 人員信息管理模塊

該模塊的功能主要包括新增、刪除與修改人員信息，人員管理模塊中增加人員時應顯示人員的姓名，工號，涉密等級，系統中的權限等基本信息。人員的增加、刪除和修改只能由系統管理者來完成，其它兩類人員只能夠對信息進行查詢。

4.4 系統部分代碼

該信息管理系統部分代碼展示如圖4所示。

圖4 檔案管理系統部分Web代碼

5 結論

基于Web的試驗室檔案管理系統使得環境試驗室的管理水平與效率大幅度提高，完全實現了系統化、自動化、智能化的檔案管理工作，然而，由于軟件產品研發周期較短，上線比較倉促，也存在諸多問題和不足，表現在其并未實現數據的分析與統計功能，例如，對查詢的結果進行統計并打印制作報表以供管理者進行分析等，而且系統中還可能存在欠高級查詢或者分頁查詢等一些未涉及到但十分必要的模塊或者功能，又例如系統還需利用現代計算機技術修飾得更加美觀，具有親和力。今后，項目組將收集各方的使用建議，完善系統所存在的問題與不足，將其打造成為一個功能更加完全的試驗室檔案管理系統。