論全程干預式檔案館“軟安全”建設

王蒙

摘? 要：檔案館安全，依是否有人工干預，分為“軟安全”和“硬安全”。通過對“軟安全”和“硬安全”可靠度特性分析。發現在“硬安全”環境相對穩定的情況下，“軟安全”是影響檔案館安全的最大變量與風險，是檔案館安全工作的重中之重。南陽市城鄉規劃建設檔案館在貫徹“三位一體”安全工作原則時，加強了對以“人防”為核心的“軟安全”的全程干預，收效良好。

關鍵詞：檔案館;檔案安全;軟安全;硬安全;人工干預;安全管理

Abstract： Archives security， according to whether there is manual intervention， is divided into 'Soft security' and 'hard security'. By analyzing the reliability characteristics of 'soft security' and 'hard security'， It is found that under the relatively stable environment of 'hard security'， 'soft security' is the biggest variable and risk affecting the security of archives， and it is the top priority of the security work of archives. Nanyang Urban and Rural Planning and Construction Archives， when implementing the 'Trinity' security work principle， strengthened the whole-process intervention in 'soft security' with 'civil air defense' as the core， and achieved good results.

Keywords： Archives; File security; Soft security; Hard security; Manual intervention; Security management

“人防、物防、技防‘三位一體'的安全防范體系” [1]是我國檔案館普遍采用的安防體系，也是檔案館安全工作應當遵循的基本原則。在安全領域，有一種依照是否有人工干預，將安全“分為硬安全與軟安全”[2]進行研究的方法。依照這種方法，“硬安全”大致對應著檔案安全防范體系中的“物防、技防”，而“軟安全”對應著其中的“人防”。學界在檔案館安全研究上，對“三位一體”安全體系進行整體性研究的多，對人防、物防、技防分別進行研究的少，分“軟安全”“硬安全”研究的還未見有成果發表。

本文以南陽市城鄉規劃建設檔案館安全工作實踐為例，嘗試對檔案館“軟安全”進行初步探討。

1 檔案館“硬安全”“軟安全”定義

1.1 檔案館“硬安全”定義。陳健庚“把機械設備、物理環境等生產條件的安全（不需要人現時的參與）稱作本質安全[3]”，即“硬安全”。比照這個定義，我們將檔案館“硬安全”定義為：在檔案館安全工作中與自然、物理環境、設備裝具相關，不需要人現時的參與的安全稱作“硬安全”。

1.2 檔案館“軟安全”定義。陳健庚“把需要人現時地采取正確行為的安全稱作軟安全[4]”。比照這個定義，我們將檔案館“軟安全”定義為：在檔案館安全工作中與人相關，需要人現時地采取正確行為的安全稱作“軟安全”。

2 “軟安全”和“硬安全”界分及可靠程度分析

2.1 “軟安全”和“硬安全”界分。檔案界人防、物防、技防“三位一體”安全防范體系，與“軟安全”“硬安全”并不是完全重合或一一對等。但大體上“三位一體”安全防范體系中的“人防”對應“軟安全”的范疇，“物防”對應“硬安全”的范疇。只有“技防”比較特殊，從“技防”依賴和使用的設施設備看，它應該屬于“硬安全”的范疇;但如果從其發揮安全效能時，往往離不開人的參與，甚至必須有賴于人的參與行為看，它不應該完全歸入“硬安全”的范疇。

因此，實際工作中，并不能簡單地將“物防”“技防”對應“硬安全”、將“人防”對應“軟安全”。而是要以“有無人為參與”為標準，依據安全措施實施時，是否有人為參與進行再劃分。安全措施實施時，有人為參與的就是“軟安全”，沒有人為參與的就是“硬安全”。

2.2 “軟安全”和“硬安全”可靠程度特性分析。由于“軟安全”和“硬安全”構成成分的特性差異，其各自的可靠程度有所不同。“硬安全”的實現“主要是通過工程技術硬手段，且可靠度高[5]”，而“軟安全”往往“需要人現時地采取正確行為（或安全措施）來[6]”實現?！耙环矫嫒俗罹哂徐`活性和能動性[7]”，使得“軟安全”在包括檔案館安全在內的眾多具體生活實踐中得到廣泛應用，另一方面，“人容易受到各種因素的影響，具有不穩定性，使軟安全可靠度很低[8]”，成為檔案館安全的大隱患。而“人是否會現時采取正確行為，主要是通過教育管理、法制等軟手段來實現[9]”，具有可塑性。

3 檔案館“軟安全”可靠性控制的三個要點

檔案館“軟安全”的核心是“人防”，即要求我們在檔案館安全工作中“現時地采取正確行為”。[10]而正確行為的形成則需要長期的安全管理教育、安全技能訓練以及潛移默化的安全習慣養成。

3.1 安全意識形成。安全意識的形成，是一個長期刺激的積累過程。只有在檔案館工作的全過程、全環節、全方位上，利用一切形式對員工進行安全警示、提醒、提示。使每一位進入檔案館工作崗位的人，在潛意識中，形成安全意識，為日后的正確行為選擇奠定基礎。

3.2 肌肉記憶獲得。人體的肌肉是具有記憶效應的，同一種動作重復多次之后，肌肉就會形成條件反射。人體肌肉獲得記憶的速度十分緩慢，但一旦獲得，它就不會忘記這種狀態。[11]檔案安全行為中諸如滅火器使用，消防、消毒設備操作，備份發電機啟動，等等，不僅要有操作手冊指引，也需要通過反復演練、操練，獲得肌肉記憶。以便在面臨安全問題時，及時做出正確反應。

3.3 錯誤的正常反應矯正。所謂錯誤的正常反應，是指在正常環境或情況下的某些反應和動作，在檔案館卻可能是錯誤或致命的。比如遇火用水、遇濕曬烤這種的常識性行為，在以紙質檔案為主的檔案館卻是錯誤的行為。2021年鄭州世紀洪水后，鄭大一附院曬檔案[12]就是一例。這種錯誤的正常反應必須矯正，而且只有通過矯正，才能保證在遇到安全風險時，做出正確的行為，不至于錯上加錯，造成更大損失。

4 “軟安全”全程干預實踐

南陽市城鄉規劃建設檔案館加強對以“人防”為核心的“軟安全”的全程干預，收效良好。

4.1 建立健全安全工作機制。南陽市城鄉規劃建設檔案館切實加強對檔案安全工作的領導，建立了安全工作領導小組，定期研究安全工作，切實保障安全工作經費落實，對影響檔案館安全工作的重大問題第一時間研判解決。例如，高標準配置檔案消防、監控等檔案安全保護設施設備。嚴格貫徹落實檔案館檔案安全“一把手”的主體負責制，每年與分管領導、各個部門科室的主要負責人簽訂安全管理工作目標責任書，納入各部門的年度安全工作發展目標和安全管理責任考核，把各部門科室的檔案安全工作逐條逐項細化分解，確保任務到人、責任到人，形成了檔案安全責任共同體，切實保障了檔案館安全工作的順利開展。

4.2 完善檔案館安全管理制度。南陽市城鄉規劃建設檔案館高度重視檔案館安全管理制度建設，堅持把制度建設覆蓋到檔案館各個工作環節和管理流程。一是編撰制度匯編，形成了比較完善的檔案安全管理制度體系，做到各個工作環節和管理流程都有制度可以遵循，對確保檔案安全發揮了重要作用。二是強化制度執行力度，堅持用制度管人，靠制度辦事，保證分工負責的同時還能有效協作配合，共同把檔案館安全工作抓實抓緊抓好。三是在對庫房的管理上，嚴格貫徹落實檔案庫房的安全監督管理體系，通過制定和實施日常精細化管理制度，從根本上嚴格抓好庫房安全工作。四是在檔案查閱、移交和接收等環節，嚴格工作規范和程序要求，嚴格執行檔案交付接收制度，認真履行手續，在檔案流轉過程中確保做到安全保密。

4.3 建立檔案信息安全保障體系。新修訂《中華人民共和國檔案法》要求要建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力;要求電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質進行移交。[13]

檔案館主要從以下四方面進行完善：一是不斷完善檔案信息安全管理有關規章制度，制定完備的信息安全策略，其中涉及設備、環境、系統、網絡、數據及數據載體安全等，認真貫徹執行，確保檔案信息數據的安全管理。二是對計算機及系統管理要求專人負責，數據利用區分權限，設定密碼管理。加強了保密管理手段，嚴格遵守國家保密網絡管理規范的要求，檢驗、認證了涉密檔案信息的主要存儲媒體和介質，規范了涉密檔案信息工作流程，手續管理流程更加嚴謹細致，對涉密檔案信息實施物理隔絕，禁止與非涉密網絡連接。三是充分利用館藏檔案資源。封存館藏已有復制件的檔案原件，做好館藏檔案保密級別鑒定和開放利用等級工作，嚴格審查審核開放利用的檔案，努力消除所有信息安全隱患。四是在開展檔案管理工作的實踐中，將檔案信息安全管理工作和檔案實體安全管理工作一起進行了相應的安排部署，加強工作人員思想政治教育，進一步提升安全保密意識，確保檔案信息不外傳泄露、檔案實體不損毀。

4.4 開展常態化檔案安全監督管理工作。一是健全各類檔案倉儲庫房的安全管理體系。定期、不定期地檢查各項安全設施裝備是否有效地運行、各個重點工作流程中是否有漏洞、各個重點部位是否存在安全隱患等情況，增加檢查頻次，認真地做好檢查記錄，切實做到及時發現問題、立即進行整改、嚴密防范。二是認真組織做好安全管理風險評估。組織相關部門專業技術力量針對檔案館的安全整體使用情況重點進行了安全和使用風險評估排查工作，做到了全方位覆蓋，對存在可能及時發現的安全隱患問題和可能存在的重大安全隱患，第一時間組織進行了排查整改并落實工作到位，切實做好有效防范，降低、化解了危害檔案安全的重大風險。

5 結語

檔案安全工作責任重大，只有堅持“安全第一，預防為主”理念，[14]強化安全意識，不斷改進檔案安全工作，“軟安全”“硬安全”兩手抓，兩手都要硬，才能確保檔案館的安全工作萬無一失。

參考文獻：

[1]倪代川，金波.數字檔案館生態系統生存環境培育研究[J].檔案學通訊，2017（04）：73-77.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2017.04.017.

[2-10]陳健庚.企業軟安全論析[J].河南科技，2013（05）：216-217.

[11]肌肉記憶.360百科.https：//baike.so.com/doc/5404075-5641774.html.

[12]吳雁平，梁艷麗，劉永.基于“新規劃”的檔案應急處置能力問題與典型案例分析[J].檔案管理，2022（01）：35-38+44.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2022.01.040.

[13].中華人民共和國檔案法[J].檔案天地，2020（07）：11-15.

[14]鄧麗.淺議施工現場安全管理工作[J].科技信息，2012（17）：377.

（作者單位：南陽市自然資源和規劃局 來稿日期：2022-02-11）