高校干部人事檔案專項審核對檔案管理工作的啟示

于鳳仙

摘? 要：通過對高校干部人事檔案專項審核過程中發現的問題及原因分析，給人事檔案管理工作指明了工作方向，從注重檔案宣傳強化檔案意識、建立完善管理制度規范檔案管理、加強人才隊伍建設、推進檔案數字化建設、健全監督機制等措施達到提高干部人事檔案管理質量，為高校發展提供真實、準確的人才信息服務。

關鍵詞：人事檔案;專項審核;檔案管理

Abstract： Through the analysis of the problems and causes found in the special audit of the personnel archives of college cadres， the work direction for the management of personnel archives has been pointed out， from focusing on the publicity of archives to strengthen the awareness of archives， establishing and improving the management system to standardize archive management， strengthening the construction of talent teams， promoting the digital construction of archives， the improvement of the supervision mechanism and other measures can improve the management quality of cadre personnel archives， and provide true and accurate talent information services for the development of colleges and universities.

Keywords： Personnel archives; Special audit; Archive management

為全面貫徹落實黨中央作出的全面從嚴治黨的重要部署，中共中央組織部自2014年10月起在全國分級分批次開展了干部人事檔案專項審核工作，首先從省管干部檔案審核，再到中層以上干部檔案審核，再到目前的全覆蓋檔案審核，目的就是規范干部人事檔案管理，保證干部人事檔案的真實性和完整性，整治檔案造假行為，在選拔任用干部中充分發揮其憑證作用。

1 高校干部人事檔案專項審核中存在的問題及原因

干部人事檔案專項審核的重點內容是“三齡兩歷一身份”，三齡即年齡（出生時間）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間）;兩歷指學歷學位和工作經歷;一身份是指干部身份。三齡兩歷一身份是干部人事檔案管理工作的核心內容，也是高校干部管理的重要依據。

1.1 檔案材料缺失嚴重。干部人事檔案材料主要分為檔案主體的學籍檔案材料和工作經歷材料，缺失的材料也主要體現在這兩個方面。缺失的學籍檔案材料主要有：報考登記表、學生入學登記表、高校畢業生登記表、成績單、學位授予決定書、報考博士學位的專家推薦書、學歷學位證書的復印件、學歷學位認證報告等。缺失的工作經歷材料主要有：干部履歷表、年度考核登記表、職務職稱變動審批表、轉正定級審批表、工資變動審批表、干部調動審批表、下派掛職鍛煉、培訓、進修相關材料、干部任免審批表及相關考察材料、就業報到證、錄（聘）用審批表、應征入伍審批表、招工錄用審批表、獎勵及處分材料等。

這些材料的缺失的原因有個人和組織單位兩方面。屬于個人原因的，需要及時將缺失的檔案材料補充完整，例如，缺失年度考核表的，可以查詢并復印學校當年上報主管部門的全校年度考核結果加以補充;缺失考生報名登記表的，可以回考生母校復印報考當年的錄取花名冊;缺失學歷學位證書復印件的，及時將證書復印后交主管部門審驗后歸檔;缺失學歷學位認證報告的，主動在教育部網站進行學歷學位認證，并在認證報告獲取的第一時間交組織人事部門審核驗證后歸檔;缺失培訓進修材料的，及時將滯留在個人手中的檔案材料盡快歸檔。屬于組織單位原因的檔案材料缺失，由組織單位根據具體情況按規定補充，例如，早期干部任免審批表缺失的，可以從學校檔案館中查詢檔案主體干部任免的紅頭文件并復印加蓋公章歸檔，加以佐證;在高校任職前有企業工作經歷但未簽訂正式用工合同導致工作年限出現不連續現象的，可以回原工作單位查詢工資發放證明、社保養老、醫保等繳納的相關證明加以佐證。

1.2 檔案材料記載內容前后不一致。①出生日期記載不一致。檔案中早期記載材料和后期記載材料不同，有的是思想上不重視隨意填寫，有時填實歲有時填虛歲相差一年;有的是有時填陽歷日期有時填陰歷日期，相差一兩個月;還有的是為了上學、入團、入伍、招工、提干等，滿足個人利益而主觀地改大或改小年齡。②參加工作日期記載不一致。主要是由于檔案主體對參加工作的時間節點記不清，填寫相差幾個月時間，而且早期的重要材料又缺失（就業報到證、錄用審批表、招工合同等）無法確認。③入黨日期記載不一致。大部分這類情況是由于時間久了干部對入黨時間記憶模糊，非主觀填寫錯誤導致了檔案材料記載不一致;有一部分是由于對政策不了解，誤把轉正時間填寫成入黨日期而導致了不一致;當然還有一部分是干部本人為了在提拔晉升中獲利而主觀地把入黨日期提前而達到其目的導致了不一致，這類情況必須嚴格甄別有效遏制。④學歷學位記載不一致。有些干部在工作中攻讀了在職學歷，取得學歷學位后因缺乏檔案意識，沒有將學籍材料歸檔;還有一些干部受利益驅動，制造假的學歷學位，從而使學歷越填越高，前后記載不一致。

2 干部人事檔案專項審核對高校檔案管理工作的啟示

2.1.注重檔案宣傳，強化社會大眾的檔案意識。干部人事檔案由于其保密性要求，個人不能直接接觸檔案，導致大多數人對人事檔案不了解，對人事檔案工作所包括的內容也不了解。因此要注重檔案宣傳，揭開干部人事檔案的神秘面紗，提高社會大眾對人事檔案的認識，強化檔案意識，進而推動干部人事檔案工作的有序開展。通過檔案宣傳，一方面可以提高社會大眾對人事檔案的認識，另一方面，可以提高干部人事檔案管理層、工作人員以及檔案材料形成部門對人事檔案的認識，進而達到提高檔案意識的目的。社會大眾在日常學習工作中認真對待各類需要歸檔的材料，把該歸檔而未歸檔的滯留在自己手中的材料盡快歸檔，從而減少檔案形成環節的材料缺失及填寫內容不一致問題。

加強檔案宣傳可以從以下方面著手：①定期開展人事檔案專題講座。讓社會大眾意識到人事檔案是個人一生的財富，與自己息息相關，從而培養個人的檔案意識，注重個人檔案材料的積累。②借助網絡平臺，運用新媒體手段（微博、微信公眾號等），發布干部人事檔案的相關法律法規、規章制度、涵蓋內容、小知識等，多視角地宣傳人事檔案工作，讓社會大眾逐步了解檔案，從而重視檔案，不斷增強檔案意識。

2.2 建立完善的檔案管理制度，規范檔案管理工作。根據《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《關于干部人事檔案審核工作的問答》等，結合高校實際工作情況，對高校現有的干部人事檔案管理制度進行修訂并完善，從而建立健全一套切實可行的管理制度及實施細則，使高校的人事檔案管理步入法制化和科學化的道路。

用制度規范日常工作。①把好檔案材料形成、收集的源頭關。高校引進的人才、擬調入的干部以及軍轉干部等，可以嚴格按照干部人事檔案專項審核的要求，對“三齡兩歷一身份”等重要信息認真審核，把好進人的源頭關。檔案材料形成部門歸檔的材料，收集之初，嚴把入口，審核簽字、蓋章等手續是否齊全、是否真實有效、是否有涂改造假嫌疑等。②把好檔案收集、整理、轉入、轉出、查詢、借閱等利用的過程關。在干部人事檔案管理各個環節做到嚴格按照制度進行管理，審批手續齊全，認真登記，注重留痕管理。

2.3 加強干部人事檔案工作隊伍建設

2.3.1 注重檔案工作人員素質提高。干部人事檔案工作人員必須具備政治立場堅定的素養，要有強烈的責任心、較強的黨性修養、較高的理論水平和業務能力，要有依法管理檔案的意識和保密意識，能夠堅持原則、甘于奉獻，不受利益、人情的誘惑，不受強權的威壓，自覺抵制涂改造假等不法行為，堅決按照檔案管理的規章制度工作，保護好干部人事檔案的真實性和完整性。

2.3.2 定期組織檔案工作人員的專業知識培訓，增強業務能力。建立科學的人才引進機制，引進高素質的檔案專業人員;邀請業內專家學者，定期開展業務知識培訓，不斷提高檔案工作人員的業務水平;同時還要注重信息技術的培訓，讓檔案管理人員掌握現代化的技術，適應檔案數字化的要求，提高檔案利用效率。其次，還要為檔案管理人員提供外出學習交流的機會，走出家門觀摩學習外校或外單位豐富的經驗和先進的工作方法，進而提高自身的管理水平。

2.4 全面推進檔案數字化建設。干部人事檔案專項審核時，為了確保“三齡兩歷一身份”準確無誤，必須反復翻閱檔案材料，這不僅增加巨大的工作量，還會對紙質檔案材料造成破壞。干部人事檔案數字化建設的全面推進，可以使以上問題迎刃而解。

干部人事檔案數字化建設，必須以《干部人事檔案數字化技術規范》頒布的內容為準則，在利用干部人事檔案管理軟件基礎上，首先對人事檔案目錄電子化，其次，根照技術指標對人事檔案全文掃描并進行圖像處理;再次，對數字加工的圖像進行數據存儲、數據備份，確保電子檔案與紙質檔案一致，保證電子檔案的真實與完整。最后，加強檔案管理軟件權限的設定與使用管理，所有進入系統的操作過程電腦自動生成記錄，并全程跟蹤監督，保障電子檔案信息安全利用。

通過檔案數字化建設，實現紙質檔案與電子檔案的雙套管理，有效避免紙質檔案管理過程中出現人為涂改、抽取檔案材料的情況，杜絕干部人事檔案涂改造假現象。在校園網內建立干部人事檔案信息數據庫，并將在專項審核中認定的“三齡兩歷一身份”等重要信息發布在公共平臺上，教職工通過賬號密碼登錄，掌握自己的基本情況，保證之后產生的檔案材料中涉及的個人信息與認定結果保持一致。

2.5.健全人事檔案管理的監督機制。首先，制定監督制度.成立檔案管理監督領導小組，確保干部人事檔案嚴格按照法律法規辦事。其次，定期開展干部人事檔案專項審核工作。干部人事檔案的特點之一是它的動態變化，隨著個人的職務、職稱、學歷、工資等的不斷變化，檔案材料也會不斷增加。我們必須把干部人事檔案專項審核工作常態化，以便及時地查找糾正問題，對缺少的檔案材料進行補充，對發現的問題進行整改，防患于未然。

*基金項目：中國高等教育學會檔案工作分會2020年基金重點研究項目“高校檔案文化記憶與大學文化建設研究”（編號：ZGD-ZD-2020-15）

參考文獻：

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[4]劉志華，傅雪梅.從專項審核談干部人事檔案的管理工作，[J].山東檔案2019（05）：67-69.

（作者單位：河南財經政法大學人事檔案科 來稿日期：2022-02-17）