大型集團企業綜合智慧商旅平臺構建研究

梁國棟（高級經濟師）孫添博 劉海躍

（北京國網信通埃森哲信息技術有限公司 北京 100052）

一、前言

傳統上的企業商旅管理，具有審批流程慢、預定選擇難、出行體驗差、報銷時間長、合規管理難等顯著特點，作為大部分企業的第二大費用支出項目，差旅費支出缺乏有效管控手段，精益化管理程度不高。隨著我國經濟結構深度調整和企業自身高質量發展、精益化管理的強烈訴求，差旅費用管理作為企業降本增效的重點領域日益得到重視，大型央企國企、上市公司和規模型集團企業的可控費用年度支出規模數以億計，有著壓縮差旅成本、確保合規出行、提高工作效率的強烈意愿。財政部《關于印發〈中央和國家機關差旅費管理辦法〉的通知》（財行［2013］531號）要求建立健全公務出差審批制度。

當前，以“云大物移智鏈”為代表的新一代信息技術逐步成熟，RPA機器人流程自動化、語義識別、OCR光伏字符識別、大數據分析等技術在財務領域得到了廣泛應用，“互聯網+”、數字化轉型等對企業傳統財務管理模式、管理手段和管理方法帶來重大變革，數字化、自動化、智能化正在成為企業財務數字化轉型后的新特征。對于以差旅出行為核心的企業商旅業務而言，在國家政策規定、企業提質增效、合規風險管控和信息技術創新的綜合影響下，同樣面臨著管控模式的創新。

二、傳統商旅管理主要模式

目前，企業商旅管理歸納起來主要有四種典型的模式，分別是集團集采型、外部合作型、自建自用型、商旅平臺型四種，具體如下：

集團集采型管理模式，主要是由集團總部職能部門面向商旅市場中提供差旅產品的主體，如航空公司、酒店、商旅管理公司（TMC）等進行集中化采購、比價尋優，所屬單位必須使用集采確定的商旅產品供應商，供應商則向各單位提供商旅服務并分別結算。該模式的主要特點是商旅資源得到集中統一的管理，企業議價能力強，下屬單位直接采用，但是仍屬于傳統的商旅出行狀態，管理流程、費用結算等較為繁瑣，差旅政策可能無法完全落地執行。

外部合作型管理模式，集團企業通常會與外部商旅管理公司（TMC）深度合作，總部負責統一采購TMC的商旅產品和服務，由TMC來完成與集團的接口對接和系統集成工作，尤其是與內部財務系統的集成，并由TMC提供申請、審批、預訂、出行的一體化解決方案，該模式的特點是商旅管理的個性化屬性較強，一定程度上實現了商旅業務的全流程管控，但易受外部商旅服務商的影響。此外，因外部TMC系統介入了企業內部管理系統，其安全性和保密性尤其需要加強保護。

自建自用型管理模式，通常是由規模型集團企業為了提升自身的精益化管理水平，結合個性化管理需求，從而建設的商旅管理信息系統或員工報銷系統。通過與集團自身內部財務系統的深度集成，最終實現商旅業務財務的一體化聯動。該模式的應用初衷通常是由財務部門提出，目的是打通業財壁壘，減輕財務報銷工作量，并加強差旅報銷的合規性，目前成熟的財務信息系統模塊，已經包含商旅管理業務，并實現了閉環管理。

商旅平臺型管理模式，主要是特大型企業由于管理層級多、員工數量大、出行場景寬等原因，針對傳統商旅管理堵點，運用“互聯網+”技術自行建設商旅管理平臺和微應用APP，一方面引入航司、高鐵、酒店、商旅管理公司（TMC）等優質商旅資源，另一方面將全員差旅的申請、審批、預訂、結算全流程在線管理，有效管控合規風險。該模式的特點是財務投資大、建設難度高，資源整合難。

三、綜合智慧商旅管理的內涵與特征

（一）綜合智慧商旅的核心內涵

結合前述四種商旅管理模式的應用情況、存在問題和顯著特點，本文提出的綜合智慧商旅管理模式，主要針對大型能源企業商旅用戶的管理難點，改變原有不同資源、不同產品、不同服務的分散無序、單獨運行的傳統商旅模式，運用新一代信息技術手段，以數據為核心，以平臺為依托，提供差旅審批、預定出行、費用報銷、結算對賬等服務的商旅一體化解決方案，依托商旅服務平臺，實現橫向商旅多類型產品之間、縱向“資源-用戶-服務”商旅供應環節之間的協同和互動，是商旅管理數字化轉型發展的一種實現形式。

其中，“綜合”強調商旅業務一體化解決方案，從用戶側思維出發，是“多種出行場景、多種資源供應、多種商旅產品、多種商旅服務、多種平臺對接”的融合。“智慧”體現為三個層次，一是信息技術智慧，通過運用移動互聯網、大數據分析、云計算等新興信息技術和信息高速公路，把商旅資源供應商、商旅服務提供商的現有系統平臺有機聯系起來；二是商旅算法智慧，通過綜合運用蟻群算法、遺傳算法、神經網絡、動態規劃、深度學習等算法對不同商旅產品之間、不同供應環節之間、不同用戶出行方案等進行優化計算，實現多維度、多場景的互補協同，降低平臺運行成本、精準匹配用戶需求；三是移動終端智慧，依托以手機為主的人工智能設備，通過OCR技術、語義識別，實現對發票、語音等結構化和非結構化數據的智能采集，實現差旅移動審批和費用報銷。

圖1 綜合智慧商旅內涵圖

綜合智慧商旅是央企等大型集團企業數字化轉型、智慧財務管理和移動互聯網技術結合的產物；是隨著商旅行業發展、資源協同利用以及信息技術變革催生出來的一種商旅管理新業態；是以用戶側思維主導的商旅服務新概念；是數字化企業、智慧型財務建設的重要基礎。

（二）綜合智慧商旅的典型特征

智能化：指應用“云大物移智鏈”等現代信息技術，提升商旅出行審批、資源匹配、服務提供、報銷結算、數據分析的智能化水平。通過建設綜合智慧商旅控制服務平臺，實現商旅管理各環節、全流程的優化計算，為商旅用戶提供可選擇、個性化、高附加值的商旅增值服務和解決方案，實現訂單式服務，智能化、可視化、可選擇性消費，多維度優化配置商旅資源要素。

交互化：基于用戶需求側管理理念，鼓勵商旅用戶積極參與商旅服務響應和感知反饋，根據商旅產品價格變化趨勢合理調節出行方式、出行次數和時間分布，引導商旅用戶錯峰出行和消費，在保證商旅服務質量的基礎上進一步降低各類成本，同時提高商旅資源供應側的產品和服務供給效率，分析用戶行為特征，刻畫用戶數字商旅畫像，為用戶提供個性化的商旅咨詢服務，持續創新商旅管理方式。

價值化：指以提質增效、創造價值為目標，實現企業商旅費用精益管控、員工商旅出行便捷高效。通過建立科學的商旅資源調配機制，優先采用符合差旅政策、出行安全便捷、體驗感受優異的商旅資源和服務提供商。借助數字化技術，改變以往效率低下、可能虛報錯報的傳統報銷，嵌入差旅政策、稽核規則和費用預算，有效控制企業商旅業務中的不合規行為。

四、綜合智慧商旅平臺建設要點

綜合智慧商旅管理體系，是秉承互聯網思維和共享服務價值理念，聚焦企業商旅管理需求和員工商旅出行感受，以“智慧服務、提質增效、生態共贏”為目標，以“申請、審核、預訂、報銷、對賬、結算”差旅全業務流程為主線，運用大數據、移動互聯、人工智能等新一代信息技術和先進算法，結合管控規則、供方資源和員工行為等各類數據信息，構筑綜合智慧商旅管理平臺，搭建智慧商旅運營服務體系，培育協同共贏商旅生態環境，實現商旅資源共享、規則共享、財務共享、服務共享。具體如下頁圖2所示。

圖2 綜合智慧商旅管理平臺

（一）定模式拓功能，打造智慧商旅管理平臺

樹立平臺化運營理念，以“共享、精益、智慧、賦能”為特征，以“商旅服務資源、風控稽核規則、財務結算對賬、資金結算支付”等共享服務為基礎，構建前、中、后“三位一體”的綜合智慧商旅平臺。商旅應用前臺，對接商旅應用和管理需求，實現“申請、預訂、報銷、管控”等環節的一體化服務，實現人工線下處理向全流程線上服務轉變。商旅資源中臺，全面整合商旅服務資源，采用“先匯聚、后精選”的管理策略，根據需求定向投放，形成企業專屬的商旅服務產品體系。運營管理后臺，針對商旅服務咨詢、資源預訂和退改、產品功能完善等需求，構建包括客服響應、票務處理、技術支持等全流程運營服務體系，組建專業服務團隊，建立完善的應急預案及機制，及時響應和滿足員工全業務線上服務保障需求。

（二）理流程優制度，固化商旅業務管控規則

綜合智慧商旅將企業的商旅管理政策、策略、制度等通過智能算法形成規則，內置于商旅平臺中，實現業財規范前移、校驗規則內置，由傳統線下事后管理，轉變為商旅云平臺智能線上管理，將事后控制轉變為事前控制，將零散控制轉變為統一源頭控制，將商旅行為管理轉變為數字化、在線化控制，增強商旅業務透明度、合規性。通過全面梳理商旅管理業務流程，并通過與內外部系統集成，實現員工商旅出行的全流程在線處理。事前，通過在線關聯預算、出行方式和出差事由，實現審批及時處理、信息快速傳遞。事中，通過系統內嵌差標、限定商旅產品預訂時間、路線、地點等手段，實現員工商旅行為合規透明。事后，通過費用報銷自動關聯出差申請、自動校驗、處理票據、計算差補，實現差旅報銷費用安全快速支付。

（三）降成本提質效，推動業務財務深度融合

業財融合方面，貫通綜合智慧商旅平臺與人資、財務、協同辦公等系統之間的接口，實現員工標簽、商旅出行、費用結算等信息互聯與融合共享，促進管理要求、業務標準、工作流程的協同統一和有效落地，推動員工行為價值管理與企業精益管理的深度融合。票據管理方面，通過集中接收、掃描、上傳、歸檔原始票據憑證，開展票據電子化處理，實現票據的集約化管理、便捷化共享和無紙化報銷。價值洞察方面，深入挖掘海量商旅數據信息，建立日常運營、訂單明細、財務對賬、報銷分析、成本節約五大類數據分析模型，通過對核心指標的精細化分析和可視化展示，在企業規范管理、員工行為價值、商旅資源分析等方面提供管理建議。

五、智慧商旅平臺應用分析場景

基于綜合智慧商旅平臺的建設和運行，整合匯聚了商旅資源供方和員工出行行為的海量數據，通過刻畫員工商旅出行畫像和資源供方全景畫像，能夠對企業商旅費用、供應服務資源、員工出行行為等方面進行多維度、多視角、多層次的洞察分析，具體如圖3所示。

圖3 基于商旅數據的洞察分析

（一）開展行為分析，優化商旅管理制度

一是分析商旅行為數據。從微觀層面運用“5W1H”模型搜集并研究員工行為數據，運用“商旅頻度、商旅額度、商旅寬度、商旅近度”關鍵行為分析法，以差旅管理、預算控制、報銷流程和支付手段信息為基礎，從“出行頻率、花費金額、搭乘工具、最近時間”等角度綜合分析用戶行為屬性特征。二是洞察用戶商旅需求。采用多視角融合框架方法構建用戶畫像，高精度識別敏感用戶，解析商務出行習慣、報銷習慣，結合差旅出行場景，提煉用戶標簽，刻畫員工典型特征，一方面根據分析結果向員工精準推送具有相關標簽屬性的產品，另一方面自動帶出員工常用信息，自動填寫報銷單、申請單內容，全面提升員工使用體驗。三是持續優化平臺功能。整合業務數據、財務數據、資金數據，輔助開展差旅業務行為管理，如通過提前預訂天數折扣及退改費用分析，引導員工合理規劃機票預訂日期，選擇更低折扣，助力公司差旅業務降本節支；根據分析結果，與商旅資源方、服務商開展針對性商務談判，爭取更優惠的專屬價格和服務，壓縮出行成本，提升出行品質。

（二）開展資源分析，全面優化資源布局

一是精準刻劃供方數字畫像。在差旅資源服務供應商引入、準入、信息維護、服務提供、績效評估和退出的生命周期管理過程中，運用大數據分析、資質問卷、現場訪問等方法，對供應商進行全息畫像建模，將分散繁雜的供應商數據信息轉化為科學形象的標簽畫像，并推送至推廣、運營、產品等業務部門，為業務管理和決策提供參考。二是構建差旅服務評價體系。通過實時更新商旅服務供應商數據，動態維護供應商畫像，根據供應商履約標簽和質量標簽的不同，準確辨別出供應商履約能力和質量水平，從單價、總量、質量等方面集中對差旅產品及服務進行全面評價。三是建成運營監控分析平臺。通過對核心指標的精細化分析和可視化展示，滿足管理需求。提供日常運營、報銷分析、訂單明細、財務對賬、成本節省五類主題分析，支持分析主體、維度靈活配置，滿足多樣性、個性化數據需求。

（三）開展財務分析，提升價值管理能力

一是衡量價值精準激勵。以“人”為最小單位，支持員工多種行為價值信息的歸集和統計。以員工編號為唯一標識，融合出差、培訓、巡檢等日常行為，結合各類報銷信息，形成涵蓋員工基礎信息、日常工作、差旅費用、培訓經歷、雜費報銷等多維度的員工畫像。通過對比分析，推動企業建立精準激勵機制。二是實時分析助力決策。利用全流程在線處理優勢，針對一系列行程閉環、相互關聯的數據，經過數據收集、清洗、關聯、提煉等過程，在數小時內完成全集團企業系統的任意數據精準關聯，形成不同維度的企業報告和個人報告，通過可視化技術將抽象、非結構化的信息變得直觀清晰，突出數據中的異常值，展示相關財務分析數據的趨勢等方式，有力支撐集團高層管理決策。

六、結語

綜上，企業商旅出行和差旅費用管理是企業財務管理的重要內容，隨著“云大物移智鏈”等新一代信息技術方興未艾，大型集團企業商旅管理數字化轉型將逐步成為趨勢，綜合智慧商旅平臺能夠全面整合企業商旅管理要求、員工合規安全出行、商旅資源豐富供應之間的不同訴求，通過移動在線審批、智能合規預定、集中對賬支付、多維智慧分析等平臺功能，實現企業差旅費用精益管理、商旅業務管理高質高效、員工商務出行安心合規，助力企業經營管理水平持續提升。