檔案數字化掃描工作錯情探析

2022-05-30 10:48:04方彥葉曦

北京檔案 2022年8期

方彥葉曦

摘要：掃描是檔案數字化過程的關鍵環節，看似簡單、機械，卻存在各種具體問題，直接影響檔案數字化成果質量。論文借助魚骨圖分析法，從“人”“機”“料”“法”“環”五個方面對檔案數字化掃描工作的錯情進行統計、研究，并據此從人力資源、軟硬件設施、工作環境建設等方面提出優化檔案數字化掃描工作質量的針對性措施。

關鍵詞：檔案數字化掃描檔案數字化檔案外包檔案信息資源開發

掃描工作作為檔案數字化工作的主體部分，直接決定了館藏檔案數字化成果質量。近年來，研究者從諸多角度探討檔案數字化工作，包括檔案數字化外包項目管理[1]、檔案數字化方案[2]、檔案數字化質量控制[3]、檔案數字化工作整體情況總結[4]等，但對于掃描這一具體工作尚缺乏較為深入的研究。

一、檔案數字化掃描工作錯情分類

從現有成果的驗收情況來看，檔案數字化掃描主要存在三大問題：一是“臟”，具體表現為圖像存在污漬、顏色不均勻、不同頁面的色差明顯等；二是“亂”，具體表現為圖像命名順序與檔案原件編頁順序不一致、重復掃描、遺漏掃描等；三是“殘”，具體表現為檔案幅面大小與原件不符、檔案破損、折角等。在實際工作中，我們通常根據錯情的嚴重程度進行分類管理。

（一）“零容忍”的重大錯誤

零容忍的重大錯誤主要指的是嚴重影響檔案數字化利用的錯誤，根據成因又細分為四種：一是檔案內容不完整，存在漏頁、圖像損壞等情況，導致檔案無法利用；二是檔案信息內容完整，但存在圖像明顯畸變、嚴重傾斜扭曲、掃描前處理不當等情況，導致可讀性極差；三是掃描件與原件不符，存在圖像錯誤、掃描順序錯誤、原始檔案與數字化副本圖像色差過大等情況，導致利用效果差或存在誤導利用者的可能；四是數字化掃描成果不符合相關標準要求，包括掃描技術參數設置錯誤、數據掛接錯誤等。

（二）可控制的明顯錯誤

可控制的明顯錯誤主要指對正常閱讀使用影響不大，且可以通過補掃等方式進行查缺補漏的錯誤。在大多數情況下，此類錯誤可以通過后期處理進行糾正。例如，檔案信息重復掃描、圖像背景色與實際要求不符、圖像方向不符合要求、圖像裁切錯誤等。此外，此類錯誤還包括部分需要重新掃描的情況，例如，圖像清晰度不夠；因褶皺壓字、透字、折角、混入異物等情況，輕微影響檔案數字化副本閱讀等。在檔案數字化加工中，可控制的明顯錯誤是檢查過程中最常見的錯誤類型。

（三）存疑義的輕微錯誤

存疑義的輕微錯誤主要指檔案數字化項目委托方和外包服務機構都無法明顯判定的、存在爭議的錯誤，以及在數字化加工標準中尚未明晰的問題。此類錯誤大多由檔案原件情況復雜導致，占比較低。例如，對于“高齡”檔案，前人未做妥善整理，無序混亂，如今難以考證，導致檔案邏輯難以理清，整理困難；檔案因老化、蟲蛀出現粘連、破碎等情況，導致檔案信息缺失等。此外，超出雙方約定范圍，但項目委托方判定需要修正的其他情況，也屬于待商榷的輕微錯誤。

二、檔案數字化掃描工作錯情的原因分析

本文借用5M因素分析法（魚骨圖），分別從人（Man）、機（Machinery）、料（Material）、法（Method）、環（Milieu）五個方面分析檔案掃描工作出現錯情的原因（見圖1）。

（一）“人”方面主要原因：經驗缺失、職業倦怠

檔案館工作人員不足且不夠熟悉項目管理，在檔案數字化合同履行、質量控制等諸多方面難免力有不逮。為此，部分單位建立了檔案數字化監理模式，較好地彌補了委托方項目管理經驗不足的問題，也不可避免地造成管理層級和經費支出的增加。同時，由于長時間從事高強度的檔案掃描工作容易使工作人員產生職業倦怠，難以徹底實現專人專崗，而人員變更時工作交接不到位、不同工作人員專業素質與熟練程度存在差異等，都是增加錯情風險的重要原因。

（二）“機”方面主要原因：維護不佳、使用不當

在硬件方面，掃描設備“超齡服役”、未定時或及時清灰是導致圖像模糊失真、臟污、內容不完整等錯情的主要原因。此外，硬件設備選擇不當也會對掃描造成影響。例如，對于本身具有背景色的檔案（包括使用有色紙張承載的檔案、老化泛黃的檔案等），利用平板掃描儀進行掃描可以最大程度保持檔案原貌，而用高速掃描儀進行雙面掃描時，由于正反面進光情況不同、不同頁面進光情況不同等原因，容易出現同一張檔案正反面顏色不同、同一份檔案不同頁面間顏色不同等問題。

在軟件方面，預設參數設置出現差錯，也會導致整批次檔案數字化圖像質量不佳。例如，對頁面中帶有紅頭、印章、彩色插圖等元素的檔案進行掃描時，沒有采用彩色模式；對文字偏小、密集、清晰度較差的檔案，預設的分辨率偏低。此外，圖像處理系統存在的短板也是產生錯情的重要原因。

（三）“料”方面主要原因：材質有別、內容多元

檔案來源復雜，反映在載體上，主要表現為：一是檔案載體類型不同，雖同為紙質檔案，但文書、照片、工程等檔案在紙張材質、規格大小等方面有所差異，掃描要求和注意事項也不同；二是檔案存放形式不同，如幅面較大的，以折疊、筒子頁、冊頁等形式存放的檔案，掃描時容易出現圖像扭曲、順序混亂等問題；三是檔案載體老化破損程度不同。同時，檔案內容呈現風格多樣，例如，民國時期形成的檔案多為手寫，存在不少異體字、繁體字；各地特色檔案中多見方言俚語，內容的表達方式與社會規范表達迥異，掃描工作人員缺乏相應的文化背景容易導致掃描順序混亂。

（四）“法”方面主要原因：壓縮成本、風險難控

目前，各地檔案數字化工作普遍采取外包模式開展。但檔案數字化外包服務機構是以盈利為目的成立的組織，為了實現更高的利潤，必然努力控制成本。從檔案數字化工作的具體內容來看，壓縮外包成本主要有三個方向：一是提高效率，減少時間成本；二是充分利用人力資源，減少薪酬支出；三是發揮設備的最大價值，減少設備相關支出。公司的性質決定了檔案數字化掃描工作的錯情難以控制且不可避免。

（五）“環”方面主要原因：先天不足、后天失范

“先天不足”是指囿于經濟、建筑環境等各種客觀因素，并非所有的檔案館都能創造完全符合標準的數字化工作環境。例如，無法提供專門的數字化工作場地，數字化各環節工作區域界線不明，掃描工作和監督工作無法有序開展，增加了掃描錯情出現的風險?！昂筇焓Х丁笔侵钢贫拳h境不理想，沒有為檔案數字化掃描工作的開展提供強有力的管理支持。一方面，由于檔案外包服務機構、檔案部門未給予足夠重視，現有掃描操作規范和管理制度未落實或落實不到位的情況比比皆是；另一方面，制度建設不完善，尤其是檔案數字化的監管機制尚不完善，對外包工作人員的監管缺乏立竿見影、一針見血的舉措。

三、檔案數字化掃描工作質量控制的主要舉措

（一）加強溝通協作，搭建掃描工作“流水線”

對于多方參與、層級增加所帶來的管理問題，可建立高效溝通機制。首先，進一步明晰各方權責關系，厘清掃描工作不同階段的責任方；[5]其次，明確委托方、加工方與監理方的溝通方向，規定響應時間，提高溝通效率；最后，明確溝通方式與聯系人，將通訊錄與各人分工明細表相結合，及時更新，使溝通更加精準。此外，對溝通過程進行規范化記錄和分類整理，盡可能地避免對同類事件進行重復性問詢，減少不必要的溝通。

對于難以徹底實現專人專崗的問題，可從流程優化的角度切入，用流程的規范統一實現成果“質”“量”相統一。在檔案數字化掃描工作開展之前，組建研發設計小組，將檔案數字化掃描工作流程化，將檔案掃描工作專業知識和有效經驗具象化，以便工作人員規范地完成掃描工作。

（二）注重升級維護，共奏軟件硬件“和諧曲”

第一，強化檔案數字化掃描的硬件管理。給掃描設備貼上相應標簽，建立管理臺賬，詳細記錄設備型號、使用情況、使用時間等對掃描工作可能產生影響的信息，準確掌握設備的“背景”“年齡”，及時對老化的設備進行更換。同時，應結合掃描錯情實時監控情況，做好設備清污、維護，避免對檔案造成污染。

第二，強化檔案數字化掃描的軟件管理。可將掃描軟件的參數要求張貼于工作電腦桌面，規定每次重啟掃描設備之后對預設的參數進行對照檢查。另外，對軟件使用過程中遇到的問題進行記錄、反饋，密切關注軟件的更新迭代情況，提高檔案數字化掃描工作的質量和效率。

（三）完善應對措施，編制掃描工作“百寶書”

對于檔案材質有別、風格多樣的問題，可從“人”的角度入手，在流程化設計的基礎上，編制崗前培訓手冊和操作幫助手冊。崗前培訓手冊旨在保障培訓工作的規范化和培訓內容的一致性，避免因溝通不暢或表達不清而產生歧義，導致檔案數字化掃描成果標準不一、質量參差不齊。操作幫助手冊將檔案數字化掃描工作中可能遭遇的檔案載體情況和檔案內容情況進行分類總結，列出具體解決方案，便于工作人員掌握檔案情況、理解檔案內容，減少掃描失誤。

（四）嚴格資質審查，建設項目實施“防火墻”

第一，選取優質的檔案外包服務機構，為檔案數字化掃描工作建設第一道“防火墻”。發布采購項目前，檔案館需明確檔案數字化外包項目的主要訴求，深入了解項目招投標規則，做好檔案外包服務企業的背景調查，聽取行業專家意見，科學設置指標的剛性分數與彈性分數，避免不符合資質的企業以低價中標的惡性競爭方式承接項目。

第二，強化檔案外包工作從業人員的資質審查和專業水平的考核，為檔案數字化掃描工作建設第二道“防火墻”。針對不同層次的工作人員，審查和考核的側重點應有所不同：對于項目管理人員，要仔細審查其從業資格和技術職稱，確保其具有管理檔案數字化工作的能力；對于各個崗位的工作人員，可采取考試、考核等方式，著重審查其崗前培訓效果與上崗初期工作成果質量，確保其具有檔案數字化工作的實踐操作能力。

（五）優化加工環境，改善項目運作“生態圈”

對于檔案數字化掃描工作環境“先天不足”的問題，通過各方途徑，獲取充足的檔案事業發展經費是根本解決之道。一方面，緊跟國家的建設“大潮”，積極融入數字中國的發展計劃，申請專項經費，做好檔案數據支持工作；另一方面，在充分把握館藏情況的基礎上，進一步優化館藏檔案的分類工作，并根據不同分類形式，統計各類檔案數量，為申請不同渠道的社會資金支持做好前期準備工作。

對于檔案數字化掃描工作制度環境“后天失范”的問題，充分落實現有制度是關鍵，對此可采取以下措施：其一，注重對日常工作開展有效監督，通過查閱工作臺賬、現場監控等方式，密切跟蹤工作節點，定期檢查落實情況；其二，充分利用檔案專家庫資源，對現有規章制度的適用性進行評估，及時更新、完善相應條款；其三，注重開展跨地區的交流與學習，充分把握外出參會、調研機會，取長補短。