國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新措施研究

萬晨

【摘? 要】檔案管理工作對于大型企業(yè)的發(fā)展至關重要，當前傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，需要在管理模式上進行一定的創(chuàng)新。為全面提高國有企業(yè)檔案管理工作的質量，論文首先簡單分析了國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的重要作用，其次根據(jù)檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，對該項工作開展中存在的問題進行了全面探討，最后結合問題出現(xiàn)的原因提出工作創(chuàng)新的措施，為推動國有企業(yè)在檔案管理領域的全面發(fā)展奠定基礎。

【關鍵詞】國有企業(yè);檔案管理;工作創(chuàng)新;問題;措施

【中圖分類號】G271;F276.1【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2022）06-0124-03

1 國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的重要作用

1.1 有助于促進檔案材料轉化為生產力

國有企業(yè)對我國社會的發(fā)展至關重要，這就要求國有企業(yè)在發(fā)展過程中不斷進行技術創(chuàng)新和管理優(yōu)化。技術創(chuàng)新和管理優(yōu)化的主要目的是解放生產力，進而全面提高企業(yè)的生產效率，增強企業(yè)在整個市場上的競爭力，使企業(yè)在開展市場競爭活動的過程中占得先機。在改革和發(fā)展的過程中，企業(yè)會積累大量的文字資料，涉及企業(yè)管理、技術創(chuàng)新、企業(yè)發(fā)展等方面。這些文字資料由不同部門的工作人員編制完成，最后由檔案管理人員進行整理，并將檔案存放在指定地點。與此同時，在歸檔過程中，工作人員需要對材料進行合理分類，如技術類材料可以統(tǒng)一存放，技術類型的材料可以為企業(yè)的技術研究工作提供參考依據(jù)。對于技術人員和一線工作人員來說，他們可以隨時查閱技術類材料，并合理使用這些材料，將文字資料轉化為生產力。

1.2 有助于提升檔案管理水平

檔案材料屬于企業(yè)長期發(fā)展的重要“見證者”，也是企業(yè)發(fā)展過程中所取得的重要成果，屬于全體員工共同智慧的結晶。檔案材料的產生所需要的時間較長，是由企業(yè)中多代員工共同努力所得到的成果，屬于企業(yè)的無形資產。在采取傳統(tǒng)檔案管理方法的過程中，由于管理理念相對落后，沒有引進先進的檔案管理措施，難以對企業(yè)中的檔案材料進行統(tǒng)一管理，也無法對已經產生的檔案材料進行合理的利用，無法為企業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)和支持。同時，傳統(tǒng)的檔案管理方法在應用過程中所需要的人力資源和時間資源較多，工作人員的工作效率相對低下。在對檔案管理工作進行全面創(chuàng)新后，可以合理升級管理理念和管理模式，形成良好的工作模式，減少檔案管理工作所需的時間，降低檔案管理工作過程中產生的成本，為促進企業(yè)全面發(fā)展奠定基礎。

2 國有企業(yè)檔案管理工作中的問題

2.1 未充分認識檔案管理的重要性

事實上，企業(yè)的管理工作可以分為多種類型，包括人員管理、設備管理以及檔案管理等，企業(yè)中大多數(shù)的管理工作是對人員以及設備進行管理，檔案管理主要是對大量的文字材料進行管理。通過全面調研發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)對于檔案管理這項工作的重視程度不足，受到領導人員不夠重視的影響，管理效率以及管理質量嚴重降低。事實上，檔案材料可以充分反映出企業(yè)的發(fā)展歷史，通過對檔案材料進行合理的利用，可以為推動企業(yè)的發(fā)展奠定基礎。首先，我國大多數(shù)企業(yè)都在進行改革轉型，并且在改革轉型過程中對于生產力的要求逐漸提升，工作人員主要將工作精力放在生產作業(yè)領域，極易忽視檔案管理工作;其次，部分領導人員對于檔案管理工作的開展存在一定的認知誤區(qū)，從思想上認為檔案管理屬于形式上的工作，該項工作并不會給企業(yè)帶來經濟效益，檔案管理只是單純地對檔案材料進行保存，在開展這項工作的過程中，只需要確保材料的安全性和嚴密性，沒有充分認識到該項工作的重要性以及長期價值;最后，由于領導人員對該方面工作不夠重視，導致檔案管理部門在企業(yè)中的地位較低，在該部門日常工作開展的過程中，大部分工作相對被動，由于工作的開展難度較高，無法得到其他部門的理解和支持，導致該部門人員的工作態(tài)度和工作積極性較差，這也是該項工作無法充分發(fā)揮自身作用的重要原因。

2.2 檔案利用效率不高

為了充分實現(xiàn)檔案管理工作的價值，國有企業(yè)必須認識到檔案管理工作的作用，但是對于部分企業(yè)而言，其沒有充分認識到檔案管理工作的作用以及價值，只是較淺層次地對檔案材料進行利用，使得檔案資料無法充分發(fā)揮作用。事實上，對于部分企業(yè)而言在開展檔案管理的過程中存在重“藏”輕“用”的問題，即在任何工作開展的過程中都要求生成文字資料，并要求各個部門對相應的文字資料進行整理和歸檔，檔案管理部門也會對檔案資料進行嚴密的保存，出現(xiàn)檔案資料泄密和遺失問題的概率較低，但是企業(yè)沒有對這些檔案資料進行合理的利用，大量的檔案資料長期保存在檔案館內，相關人員沒有對已經生成的檔案資料進行合理的分析。工作人員借閱檔案資料的程序相對復雜，甚至部分工作人員不了解檔案資料借閱的流程，其他部門工作人員接觸已歸檔材料的機會較少，最終導致檔案資料的利用率較低。

2.3 檔案管理制度不健全

在開展檔案管理工作的過程中，雖然大多數(shù)企業(yè)已經制定了檔案管理制度，但是由于此類制度的制定時間較長，沒有及時對管理制度進行完善和創(chuàng)新，最終導致管理制度不全面，在開展檔案管理工作的過程中，采用的工作方法針對性不強，檔案管理流程不規(guī)范。這類問題有兩個主要原因：首先，檔案管理的理念相對落后，部分企業(yè)沒有引入信息技術和標準化部分。事實上，在科學技術飛速發(fā)展的前提下，應用信息技術是提高工作效率和工作質量的重要措施，由于信息技術在檔案管理領域的應用不全面、不充分，管理制度與信息技術的結合不緊密，導致檔案管理的實際開展情況與企業(yè)的發(fā)展需求不匹配。其次，企業(yè)內部的檔案管理制度不完善。通常，檔案管理制度包括驗收制度、日常管理機制、檔案借閱制度等，盡管部分企業(yè)建立了檔案管理制度，但是管理制度的形式化問題相對嚴重，管理措施沒有得到全面的貫徹落實，進而使得檔案管理工作的嚴肅性降低。對于企業(yè)中的任何制度而言，都需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況以及社會的發(fā)展情況進行不斷的完善以及改進，只有這樣才能充分發(fā)揮管理制度的作用，同時，在管理制度執(zhí)行的過程中需要強化監(jiān)督工作，這也是保證管理制度落到實處的關鍵所在。

2.4 檔案管理的信息化水平較低

目前，我國已進入大數(shù)據(jù)時代，同時，大多數(shù)國有企業(yè)的生產經營規(guī)模也在不斷地擴大，在企業(yè)發(fā)展過程中產生的檔案資料也會逐漸增多，在此背景下，將信息化技術和電子化技術引入檔案管理領域十分關鍵。通過對我國部分國有企業(yè)檔案管理工作的開展情況進行調研發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)的檔案資料仍然以紙質資料為主，紙質資料極易丟失以及損壞，在紙質資料長期保存后，受到紙張老化以及筆跡褪變的影響，紙質資料中的文字信息無法完全顯示。紙質檔案的管理模式與信息化管理要求之間存在一定的差距，由于企業(yè)內存在檔案資料信息源，導致檔案資料無法得到及時的更新。對于檔案管理部門而言，由于企業(yè)領導人員對于該項工作不夠重視，該部門內部的軟件設施和硬件設施都較為落后，使用這些設施無法順利開展信息化管理工作，這嚴重阻礙了檔案管理工作的進一步發(fā)展。

2.5 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

任何工作的開展都需要人才的支持，檔案管理工作看似簡單，但是日常工作當中涉及的內容較多，對于工作人員的專業(yè)化水平要求較高。在檔案管理人員方面主要存在兩方面問題：首先，缺乏高層次的檔案管理人才。部分檔案管理人員由其他部門調任，專業(yè)化水平嚴重不足，這部分工作人員對檔案管理知識的了解不全面、不深入，不了解日常工作的流程，在信息技術引入后，沒有對員工進行全面培訓，導致員工的技術操作技能較低，檔案管理工作難以正常開展。其次，檔案管理部門的人員結構存在一定的問題。具體來說，人員結構包括知識結構、年齡結構等，部分企業(yè)檔案管理部門的人員老化現(xiàn)象嚴重，缺少高素質、年輕化的檔案管理人才隊伍，這是檔案管理無法創(chuàng)新的重要原因之一。

3 國有企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 創(chuàng)新管理工作方法

通過對檔案管理的方式方法進行全面創(chuàng)新，可以使企業(yè)中的檔案資料轉化為生產力，進而成為企業(yè)的無形資產，為推動企業(yè)全面發(fā)展奠定基礎。在開展檔案管理的過程中，必須樹立方法創(chuàng)新的工作理念，對目前已有的管理制度以及工作模式進行完善和改革，建立先進的工作模式，突破傳統(tǒng)管理模式存在的局限性。事實上，任何工作的開展都需要以企業(yè)的現(xiàn)狀為基礎，檔案管理工作也不例外。在全面創(chuàng)新工作方法和工作理念的過程中，要逐步延伸以往的工作內容，使檔案管理的內涵得到全面深化，引入多種類型的檔案管理措施，改變檔案管理部門單一工作模式的基本現(xiàn)狀，將檔案管理、統(tǒng)計分析、情報預測等多個方面的工作相互結合，在注重管理的前提下，加強對檔案資料的收集和整理。企業(yè)需要引進網絡技術和信息技術，建立完善的檔案管理平臺，通過使用檔案管理平臺達到檔案資料共享的目標。同時，企業(yè)可以引入大數(shù)據(jù)分析技術以及云計算技術等，通過利用這些先進的技術，使得檔案資料的利用率全面提升，推進檔案管理為企業(yè)的發(fā)展作出突出貢獻。

3.2 創(chuàng)建科學的管理模式

為全面完成檔案管理創(chuàng)新工作，國有企業(yè)必須創(chuàng)新管理模式。工作方式方法相對落后的重要原因是管理模式相對落后，根據(jù)國家有關要求，大型企業(yè)需要建立專門的檔案管理部門，這是充分發(fā)揮這項工作重要作用的基礎。當前，我國相關企業(yè)已全面落實這一要求，但該部門缺乏一定的獨立性，難以獨立管理檔案資料，這是檔案管理工作難以有效開展的重要原因之一。因此，在模式創(chuàng)新過程中，有必要提高本部門的獨立性和自主性，使該部門在日常工作過程中能夠主動作出相應的管理決策，這是確保檔案管理工作全面創(chuàng)新的重要手段。同時，在模式創(chuàng)新的過程中，要堅持貫徹前瞻性原則，在檔案管理的人力資源和物力資源方面進行合理創(chuàng)新，以提高工作的效率性和穩(wěn)定性。

3.3 完善管理理念和管理內容

管理理念的創(chuàng)新對于檔案管理工作的創(chuàng)新十分必要，在進行管理理念創(chuàng)新的過程中，首先，需要轉變傳統(tǒng)的工作觀念，在傳統(tǒng)的工作觀念中存在重“藏”輕“用”的問題，企業(yè)在未來需要強化檔案資料的使用工作，在日常工作開展的過程中，檔案管理部門需要建立主動服務的基本觀念，與其他多個部門之間建立良好的聯(lián)系，主動為其他部門提供檔案借閱服務，從而全面提高檔案資料的利用效率。在開展檔案管理的過程中還需要建立社會化的基本理念，推動各類檔案材料向知識化和技術化的方向發(fā)展。其次，需要對檔案管理的內容進行全面創(chuàng)新，轉變單調式的檔案管理模式，對檔案資料的內容進行補充和豐富。最后，需要對檔案資料進行合理的整理以及完善。事實上，在國有企業(yè)多年發(fā)展的過程中產生的檔案資料較多，部分檔案資料不夠完善，存在檔案資料內容缺失問題，檔案管理部門可以與其他部門進行全面合作，根據(jù)實際情況對檔案資料進行充實，進而使檔案資料滿足歸檔、使用的要求。檔案管理工作的系統(tǒng)化運行和規(guī)范化運行需要得到高度重視，以便檔案管理部門為企業(yè)其他部門服務。

3.4 創(chuàng)新實踐操作方法

人員因素屬于影響多種工作開展質量的重要因素，對于檔案管理而言也不例外，提高檔案管理人員的實踐操作水平十分必要。檔案管理工作人員在思想上需要樹立服務意識，主動為其他部門服務，同時，需要提升自身的服務水平。在創(chuàng)新實踐操作方法方面需要采取的措施包括以下3點：首先，需要重視人才的引進工作，企業(yè)需要及時吸納該領域的相關人才，提高該部門人員的專業(yè)度，在吸納新進人員之后，需要對其進行合理的引導，使其服務意識可以得到全面提升;其次，對人員進行及時的培訓和教育十分關鍵，培訓和教育的目的不只是提高專業(yè)化水平，而且可以對人員的知識量進行補充，提高人員的知識儲備，端正人員的工作思想，幫助員工厘清工作思路;最后，需要重視信息化建設工作，信息化建設屬于檔案管理部門工作開展的重點所在，國有企業(yè)可以引入先進的信息化技術，對檔案館內的資料進行優(yōu)化管理，提高檔案資料收集、信息傳遞以及檔案資料保存等方面的工作效率，對檔案管理部門的硬件設施和軟件設施分別進行升級，從軟硬件的角度出發(fā)對檔案管理工作進行合理的創(chuàng)新。

3.5 創(chuàng)新檔案管理指導思想

在創(chuàng)新檔案管理指導思想的過程中，首先，需要堅決落實實事求是的思想觀念，在對檔案管理工作進行指導的過程中，需要著重強調信息資料的原始性，通過保留檔案資料的原始性提高其真實度，只有對真實的檔案資料進行管理才有利于推動企業(yè)全面發(fā)展;其次，需要堅決落實勤于思考的觀念，要求檔案管理人員在日常工作開展的過程中勤于思考工作方法，對工作人員進行合理的思想引導，促使其可以對日常的工作方法、工作理念進行全面的創(chuàng)新，對工作中的問題進行及時的分析和查找，通過采取合理的措施提高檔案管理的科學性;最后，需要堅決落實高度敬業(yè)的觀念，在檔案管理中遇到問題之后可以及時向相關部門人員請教，以此提升檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系緊密度。

4 結語

檔案管理工作可以為企業(yè)的改革發(fā)展以及創(chuàng)新轉型提供資料支持，但是傳統(tǒng)的檔案管理方式以及程序已經不再滿足企業(yè)發(fā)展的需求，也無法充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，因此，企業(yè)需要根據(jù)自身的實際情況，引進信息化領域的相關技術，以此對傳統(tǒng)的工作方式進行改進和創(chuàng)新，推動這項工作為企業(yè)的發(fā)展作出應有的貢獻。

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