企業費用報銷管理研究

王均惠

【摘? 要】費用報銷業務是企業財務管理的基礎性業務，在企業經營管理過程中較為普遍。財務報銷制度是企業財務管理中的一項十分重要的制度。規范企業的費用報銷業務，完善財務報銷管理制度，有助于提高企業的財務管理效率，助力企業長遠發展。論文從分析企業費用報銷管理的重要性入手，結合工作實踐經驗，分析當前企業費用報銷管理的常見問題，進而提出改進建議。

【關鍵詞】費用;報銷管理;規范

【中圖分類號】F275【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2022）06-0112-03

1 引言

按照我國《企業會計準則》中的定義，費用是指企業生產經營過程中發生的各項耗費。費用是企業經營管理的基礎，是反映企業經濟行為的重要依據，企業的任何經營活動都無法離開費用的流動。企業費用報銷主要指的是業務經辦部門將業務發生過程中產生的票據等原始憑證，經過有關部門（人員）審批后，通過財務部門成功辦理費用結算的過程。在費用發生及報銷過程中，一套完善的費用報銷管理系統可以大大提高企業費用報銷的效率，節約企業管理成本。

2 企業費用報銷管理的重要性

在市場競爭日益激烈的今天，提高企業的財務管理水平對于提高企業的核心競爭力具有重大影響。費用報銷管理是企業財務管理的重要一環，如何加強對企業費用報銷的管理就顯得愈發重要，其重要性主要體現在以下幾方面：

首先，加強費用報銷管理能夠保證企業財務秩序的正常運轉。費用的報銷發生在企業生產經營的各個環節，設備、原材料的采購需要報銷，辦公用品的采購需要報銷，員工出差的差旅費、日常補貼等也需要報銷，所有企業支出的費用均需要企業通過報銷的流程，才能實現最終報銷的目的。

其次，費用報銷流程往往涉及業務經辦部門、財務部門等多個部門，需要經過層層審批，是比較復雜的過程，如果不加強對其管理，將可能導致企業資產流失，阻礙企業的生存與發展。

再次，企業的費用報銷需要接受上級主管部門、稅務機關等部門的監管，加強對企業費用報銷的管理，有助于確保企業會計信息的質量，提升企業外在形象，為企業的長遠發展奠定基礎。

最后，企業加強對費用報銷的管理，在一定程度上有助于企業識別出在費用報銷過程中為了一己私利侵害企業利益的“蛀蟲”，實現對人才的有效管理。

3 企業費用報銷管理的常見問題

3.1 財務報銷制度不完善

完善的財務報銷制度有利于加強企業管理，提高財務報銷工作的規范性。近年來，為了加強對企業費用報銷的監管，我國相關部門出臺了一系列政策，要求企業盡快完善報銷管理制度。在此背景下，部分企業迫于壓力建立財務報銷管理制度，但是在各項管理制度的制定過程中，沒有充分考慮企業的實際情況，甚至只是照搬照用，導致財務報銷制度背離企業實際，缺乏操作性和可行性，在執行過程中極易遇到問題。另外，在制度的執行過程中，企業員工對制度的執行重視不夠，導致財務報銷制度落實不到位。報銷制度的不完善，在一定程度上會助長報銷人員的僥幸心理，其錯誤地認為企業對報銷管理不嚴格，進而故意鉆制度的漏洞，做出違規報銷行為。

3.2 費用預算管理不到位

費用預算管理，即企業預先制定費用開支預算，按照核定的絕對數額控制開支的管理方法。每到年底，通常企業會編制下一年度的費用預算，但是在預算編制的過程中，業務部門和財務部門之間的配合度不高，導致預算編制不合理，后續容易出現費用超支、管理失控的現象，業務部門在發現費用超支時，甚至會私下向企業負責人申請特批，從而導致企業的費用預算管理流于形式。長此以往，不利于加強費用報銷的事前控制。

3.3 報銷人員不熟悉報銷制度、流程

費用報銷流程主要是由業務部門的報銷人員發起，這就需要報銷人員熟悉財務報銷流程，但是在實際開展費用報銷工作的過程中發現，一些企業內部業務部門的員工對報銷流程、制度知之甚少，甚至并不知曉報銷所需單據，經常出現提交單據不完整、信息錯誤等現象。在報銷過程中邊報邊學，一方面，容易出錯;另一方面，報銷人員在報銷過程中提出類似報銷單據如何填寫、誰簽字審批等問題，均需要反復詢問財務人員，不僅會占用大量時間，導致工作效率低下，而且容易讓業務人員認為財務人員故意刁難找事，不利于營造良好的工作氛圍。結合實踐發現，不少報銷流程中的錯誤是由于報銷人員不熟悉流程所導致，具體如表1所示。

3.4 財務報銷崗位人員責任意識不強

財務報銷崗位人員的職責主要是審核報銷票據，從源頭上確保會計信息的真實合理。從事財務報銷崗位的工作人員不僅需要具有專業的財務知識，熟悉了解各項財務管理制度，更需要有較強的責任意識。當前，不少企業特別是中小企業不重視財務報銷崗位，對從事基礎性財務工作的人員資質要求較低，基礎性財務崗位人員收入水平不高，這就導致部分財務人員思想意識薄弱，工作過程中責任意識不強，對費用報銷單據、報銷金額等沒有認真審核，在費用報銷過程中出現錯誤，進而導致費用報銷不規范，損害企業利益。

另外，財務知識本身就具有更新快的特點，需要財務人員不斷加強自身專業知識積累。但是一些財務報銷崗位人員在日常工作過程中不注重對相關政策制度的學習，能力提升緩慢，導致在實際工作過程中出現違背最新財稅政策進行報銷的現象，對企業產生不良影響。

3.5 財務報銷的信息化程度較低

當前，會計信息化水平越來越高，但是有些企業特別是中小企業在財務信息系統建設方面尚不完善，仍然采取線下遞交單據、簽字審批等老一套流程，如果遇到簽字審批人員出差等情況，極易導致費用報銷過程耗時長，業務人員可能會因為“報銷難”不愿意自行墊支，影響企業業務的正常開展。

另外，企業財務報銷系統的信息化水平低，特別是在完全依靠線下提交報銷申請、報銷單據的模式下，財務審核人員需要逐項對報銷內容、票據進行認真審核，耗時耗力。同時，這種線下報銷模式極易導致財務部門和業務部門之間的溝通不暢，業務部門工作人員提交報銷票據之后，無法及時查詢報銷進度等。

4 加強企業費用報銷管理的建議

4.1 完善財務報銷管理制度

企業應根據國家財務管理費用報銷的標準，結合企業管理需求、發展現狀，制定和完善財務費用報銷管理制度及與之相適應的企業財務費用報銷監管制度，制定嚴明規范的報銷審批制度。在制定企業財務報銷管理制度時，一方面企業需要充分研讀上級主管部門的規章制度，全面考慮實際業務需要，例如，通過召開業務部門員工座談會等方式了解企業所涉及的報銷業務，分門別類地梳理報銷流程，針對所有報銷業務內容制定報銷管理制度，保證報銷制度的全面性;另一方面報銷管理制度的設計需要具有精細化特征，特別是常見報銷業務管理制度的內容一定要詳細全面，例如，差旅費、交通費、日常辦公費、業務招待費等報銷細則應盡可能細致具體。在各項報銷管理制度當中，必須詳細說明報銷范圍、報銷所需票據、報銷審批流程等，使其能夠幫助報銷人員充分了解報銷業務，盡可能地減少報銷過程中的退回、出錯等情況，提高報銷工作效率。

另外，財務報銷管理制度制定完成后，在執行過程中需要建立完善的監督機制，明確相關人員的責任，通過開展不定期內部檢查等方式監督財務報銷管理制度的執行情況，加大對報銷過程中違規行為的懲罰力度，確保財務報銷管理制度的有效實施，避免讓財務報銷管理制度流于形式，從而確保整個企業費用報銷的合規性，切實提高企業的財務管理水平。

當然，財務報銷管理制度的制定工作并不是一勞永逸的，需要在實踐中不斷發展、完善。在財務報銷管理制度實施后，企業可以定期通過調查問卷、召開員工座談會等形式總結、梳理報銷過程中的易錯點以及監管漏洞等，據此不斷完善企業的報銷管理制度。在國家政策、上級主管部門的規章制度等發生變更時，企業必須及時學習新要求，及時更新完善企業財務報銷管理制度，提高企業財務報銷管理制度的時效性。

4.2 加強費用預算管理

目前，大多數企業在編制財務報銷支出預算的過程中，將依據財務報銷審核制度進行，企業預算的支出工作需要各部門的溝通及配合。針對之前提到的企業費用預算管理不到位問題，企業應提高對費用預算管理的重視程度，在編制預算的過程中，要全面考慮企業的實際情況，深入各部門開展調查，最大限度地細化各個費用項目，科學、合理地對各項費用進行預算。另外，在預算執行過程中，應加強對預算執行情況的監督，特別是加強對超預算費用的審批，對于實際報銷與預算偏差較大的情況以及費用預算超標的情況，一定要及時查明原因，必要時追究相關人員的責任。通過加強費用報銷預算的事前、事中、事后控制，真正讓預算管理工作落到實處，實現對企業費用報銷的全面管理，提高企業費用報銷管理工作的規范性。

4.3 提高財務報銷崗位人員的專業素質，加強對報銷人員的培訓

財務報銷崗位人員在企業費用報銷中發揮著十分重要的作用，財務報銷崗位人員整體素質的提升對于提高企業費用報銷的規范性具有重大意義。在日常工作過程中，應該對財務報銷崗位人員的工作流程進行嚴格要求，明確崗位職責，提升人員的責任意識，堅決杜絕不規范、不合理的報銷行為。業務報銷人員應該熟悉費用報銷流程及關于費用報銷的注意事項，進而降低報銷過程的出錯率，提高報銷效率，從根源上防止費用違規報銷行為的出現。因此，要加強對于財務報銷崗位人員的培訓。

首先，幫助財務報銷人員熟悉財務報銷流程，例如，各項費用報銷的審批流程、報銷單據如何正確填寫等。鑒于此，財務部門費用報銷審核人員可以定期對業務報銷人員進行培訓，講解報銷中常見的錯誤，也可以通過微信群等線上方式，解答報銷人員的提問。對于報銷單據的填寫，財務人員可以預先填好示范樣張，重點提醒特別注意事項，如此能夠在一定程度上減少財務人員審核后退單的情況，提高工作效率。

其次，及時更新相關專業知識，例如，最新的財經法規、費用管理政策等，只有全面提升財務報銷崗位人員的綜合素質，才能讓他們在今后的工作過程中保持高度的責任意識，嚴謹對待工作。

最后，企業可以考慮建立針對財務報銷崗位人員的績效考核指標，將業務技能、員工認可度、技能提升等考核指標相結合，激發財務報銷崗位人員的工作主動性和積極性。

4.4 建設費用報銷信息化系統

在互聯網信息技術高速發展的今天，企業要想提高費用報銷工作的效率，有效開展信息化建設勢在必行。企業可以直接采購（比較適合中小企業）或者自行開發（比較適合大型企業）費用報銷系統，將線下流程搬到線上，業務報銷人員直接在線上平臺發起報銷流程、提交單據掃描件等，系統可以自動識別不規范的票據、重復報銷的票據等，并報錯提醒自動駁回申請;報銷申請提交后，系統自動流轉審批，省去了線下“找人簽字”的麻煩。財務部門的報銷審核人員可以在線直接對票據等進行審核、付款。報銷系統的建設和運行可以使整個報銷流程的進度全部可查可追溯，報銷人員也可以及時獲取報銷進度。加強信息化的費用報銷系統建設，能夠優化報銷流程，縮短報銷實踐周期并且精簡審核工作，進而提升公司財務管理水平，合理分配企業財務資源，從而達到為企業降本增效的目的。

5 結語

綜上所述，費用能夠直接影響企業的利潤，并對企業的財務報表產生影響，企業的費用報銷管理也能體現企業的經營管理水平，對企業的費用報銷管理進行研究具有一定的現實意義。

本文通過分析企業進行費用報銷管理的重要性，結合實踐經驗，從財務報銷制度、費用預算管理、業務人員對報銷流程的熟悉程度、財務人員的責任意識以及企業財務報銷信息化程度等方面研究企業在費用報銷方面存在的問題，并提出相應的建議。當然，企業的費用報銷管理是一個持續發展的過程，企業在今后的生產經營過程中，需要不斷加強對費用報銷的監管，提高企業費用報銷的規范性，進而確保企業會計信息的真實性，確保企業實現持續健康發展。

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